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Comment préparer une mission de conseil?
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Préparer une
mission:
pourquoi est-ce
important?
"By failing to prepare, you are preparing to fail."
- Benjamin Franklin
Néanmoins, et pour de multiples raisons, la préparation n’est pas (toujours)
systématique
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Quelles conséquences?Pourquoi?
▪ L’intervention démarre juste après l’annonce que
la mission est gagnée, ne laissant pas le temps à
l’équipe de se préparer
▪ Les membres de l’équipe, en particulier le
Manager, sont mobilisés à 100% sur d’autres
missions
▪ Le Manager préfère les interventions en free
style…
▪ Le Manager n’a pas budgété de temps de
preparation et ne veut pas menacer la rentabilité
de la mission dès avant son démarrage
▪ Les actions qui devraient normalement
être effectuées pendant la préparation
sont soit abandonnées soit reportées
après le démarrage sur le terrain
▪ Un manque de préparation a
donc inévitablement des effets sur la
qualité, les délais ou les deux
Préparer une mission met en jeu 4 catégories d’actions fortement interconnectées
entre elles
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Finaliser l’équipePréparer le travail
Régler la logistiqueRécolter de l’info
Pas d’ordre standard pour effectuer ces tâches
qui sont fortement interdépendantes les unes
des autres
Cycle de vie d’une mission
Voir https://www.slideshare.net/ConsultoramaConsulto/mission-de-conseil-le-
ba-ba/ConsultoramaConsulto/mission-de-conseil-le-ba-ba
The Manager joue un rôle clef pendant la phase de préparation, même si
des contributions sont attendues de toute l’équipe
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Régler la logistique
Assistantes, fonctions
support et consultants
junior s’occupent de la
logistique …. Hormis
pour les aspects
commerciaux qui sont
pilotés directement
par le Manager ou
l’Associé
Récolter de l’info
Les consultants Junior
sont généralement
chargés de récolter les
infos, sous l’oeil
attentive des senior et
du Manager de la
mission
Préparer le travail
La préparation du
travail de terrain, que
ce soit sur l’approche,
le planning ou tout
autre aspect, est
l’apanage du Manager
de la mission
Finaliser l’équipe
Le Manager est
responsable de la
finalisation de
l’équipe s’il reste des
points à trancher à
l’issue de la phase
commerciale*
*voir https://www.slideshare.net/ConsultoramaConsulto/comment-constituer-
une-quipe-de-consultants/
Le rôle des fonctions support est critique dans la phase de préparation, en allégeant
la charge du Manager et en favorisant l’industrialisation de certaines tâches
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Finance 3 Code mission et
facturation
Finaliser l’équipe Récolter de l’info
Knowledge Management 4
Infos maison
(credentials, articles)
ou publiques
5 Templates
Préparer le travail
Staffing 2
Constitution de
l’équipe
Ressources Humaines 6
Recrutements ou
formations
Assistant(e)s Voyages et hôtel1
Régler la logistique
Logistique:
s’assurer que
tout est en place
pour que l’équipe
terrain soit
opérationnelle
dès le premier
jour
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Trois catégories de tâches liées à la logistique doivent être effectuées lors de
la période de préparation
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Utiliser une check-list pour ne rien oublier
1
Client
1
Equipe
1
Cabinet
Les points liés aux clients se traitent plus facilement avec l’aide de l’assistant(e)
du clientOrganisationde
meetings,visioou
conferencecalls
Unaccèsplus
facileauclienten
casdebesoin
Assistanceavecles
fournitures,
imprimantes,
photocopieuses
Au-delà de la politesse, cultivar de bonnes relations avec l’assistant(e) de vos clients présente de
nombreux bénéfices
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▪ Collectez les coordonnées des assistant(e)s de
tous vos clients (# de téléphone, e-mail, # de
bureau, etc.)
▪ Présentez-vous (préférablement) en personne
ou au telephone et clarifiez comment vous
interagirez et le type d’aide que vous pourrez
recevoir
▪ Respectez les règles que vous fixez ensemble
et n’oubliez pas de vous excuser en cas
d’impossibilité
▪ En fin d’année, une boîte de chocolats peut
faire des merveilles
Logistique client | Les principaux enjeux
Badge d’accès, badge parking …
Accès à l’intranet et aux
systems du client,
messagerie + adresse e-
mail
NDA (Non Disclosure Agreement) ou tout autre
document lié à la confidentialité
Téléphone + numéros
pour l’équipe, mot de
passe wi-fi … Accès aux services client
de réservation de salles,
visio ou conference calls
Salle, bureau, ordinateur,
armoire ….
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Logistique client | Quelques bonnes pratiques
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01
Faire parvenir rapidement au client quelques informations clefs :
▪ Le planning avec les dates d’intervention de tous les membres de l’équipe
(y compris les dates de vacances, de formation etc.)
▪ Les besoins de l’équipe en matière d’équipement / accès
02
Familiarisez-vous avec les règles régissant la confidentialité.
Il se peut que vous ne puissiez accéder aux locaux, infos et systèmes d’un
client qu’après signature d’un NDA, signé en votre nom propre et au nom
de votre cabinet.
03
Comme cela peut prendre des jours si ce n’est des semaines pour
obtenir l’ensemble des accès et des équipements, n’hésitez pas à
prendre contact avec le client le plus tôt possible, même avant le début
de l’intervention sur le terrain.
Logistique équipe | Les principaux enjeux
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Elaboration du plan de staffing
Mise en place de
conditions propices à la
coopération
Circulation de l’information clef au
sein de l’équipe
Logistique équipe | Quelques bonnes pratiques
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04
Elaborez un who’s who avec la photo et les coordonnées de l’équipe (à
diffuser éventuellement au client)
Occupez-vous d’organizer le transport et l’hébergement (en particulier
pour les membres de l’équipe issus d’autres bureaux)
05
Avant le démarrage, faîtes circuler les infos suivantes à l’équipe:
▪ Adresse du client, coordonnées, lieu et heure du rdv le premier jour
▪ Equipment & documents à amener par chacun pour la mission
(fournitures, fichiers, ordinateurs, routeur Wi-Fi, cordons, cartes ….)
▪ Détails administratifs (case code pour le time-tracking & les notes de frais
…)
06
Mettez en place les conditions favorables pour une bonne coopération:
▪ Disque partagé ou share-point,
▪ Templates,
▪ Liste de distribution …
Logistique interne au cabinet | Les principaux enjeux
Time-tracking et
facturation Contrat client
Evaluation de la
performance
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Logistique interne au cabinet | Quelques bonnes pratiques
4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 15
07
Si vous n’avez pas de fonction support dédiée, faîtes signer le contrat
client par le Partner. C’est parfois difficile car seuls les Associés ont
généralement le droit de signature et qu’ils voyagent souvent beaucoup.
Familiarisez-vous avec les règles prévalant dans votre cabinet en la
matière
08
Faîtes créer un case code (référence mission) et assurez-vous que les
processus opérationnels sont en place:
▪ Staffing
▪ Time tracking - accessible par tous les membres de l’équipe,
▪ Facturation
▪ Monitoring de la rentabilité
09
Initiez le processus de mesure de la performance des consultants.
Les feuilles d’objectifs et les autres documents du même genre peuvent
commencer à être remplis pendant la phase de préparation
Faîtes les
derniers
ajustements sur
la composition
de l’équipe
4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 16
Equipe
Différentes circonstances requièrent des décisions ou des ajustements sur la
composition de l’équipe
5/1/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 17
Partagez votre plan de staffing et
register d’équipe avec vos clients et
équipiers
Ajustements
requis par le
client
Pas
d’équipe
dans la
propale
Problèmes
de
disponibilité
de dernière
minute
Une partie
seulement
de l’équipe
dans la
propale
Quelques bonnes pratiques en matière de staffing …
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Bénéficiez de
l’influence du Partner
de la mission
En cas d’arbitrage ou
de négociation
Conservez une
attitude pro-active
Les problèmes de staffing
ne se resolvent que
rarement d’eux-mêmes
Cultivez de bonnes
relations avec le
staffing
… et développez votre
réseau interne
… et des mauvaises pratiques à éviter
5/1/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 19
Ne prenez pas de
risques inconsidérés
avec un staffing
hasardeux
‘Sell first deliver next’
n’est pas toujours le
meilleur conseil à
suivre
Ne prenez pas
vos clients pour
des idiots
Ils détestent autant la sur-
vente que le manque de
transparence
Ne soyez pas naïfs
La plupart des tensions
avec les Managers /
Partners sont liés au
staffing
Une mission
requiert la
collecte et le
traitement d’un
gros volume
d’infos
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Plusieurs sources d’information peuvent être utilisées pendant la
préparation … et tout au long de la mission ensuite
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Publiques
Articles de presse et
universitaires
Bases de données
publiques ou payantes
Livres et support de
formation
Etats financiers et
documents de référence
Maison
Proposition financière et
documents liés
Documents mission et
templates non confidentiels
Feedbacks de collègues
Publications maison et
support de formation
Client
Appel d’offre et
documentation liée
Documentation client
Par définition, pendant la phase
de péparation, vous n’avez
(presque) aucun doc client ->
envoyez une liste à votre face-off
avec les infos clefs requises à
votre arrivée
Conservez une trace de tous les
documents utilises via un
registre
Les informations à collecter pendant la phase de preparation couvrent 4
domaines principaux
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Problématiques
standard
Techniques d’analyse
Templates
Technique
Client
Activités
Chiffres clefs
Organisation
Fonction
Eléments de benchmark
Hot topics
Publications récentes
Secteur
Chiffres clefs
Acteurs majeurs
Tendances
Préparez
l’intervention
‘sur le terrain’ en
peaufinant
l’approche, le
plan de travail et
en organisant le
premier jour de
mission
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DAY 1
L’approche présentée dans la phase commerciale est un premier draft qui
requiert souvent des modifications, des précisions et des approfondissements
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En réunissant les templates utiles
(documentation mission, pilotage de
l’équipe et du client, livrables …)
En débutant le document de cadrage
Mais ils peuvent être initiés pendant la préparation:
La majeure partie de ces
aménagements se fait après le
démarrage de la mission, à partir
des feedbacks clients et des infos
collectées sur le terrain.
Le conseil n’est pas évidemment pas un travail conduit au petit Bonheur la
chance
5/1/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 25
Compte tenu du fort niveau d’incertitude
et de la faible quantité d’infos disponibles
à ce stade il est impossible construire un
plan de travail détaillé sur toute la période
de la mission lors de la phase de
préparation.
N
S
O E
▪ Recueillir votre propre vision de la problématique
et des attentes clients
▪ Convenir d’une heure d’arrivée en J1 avec votre
client et vérifiez la veille que vous êtes toujours
attendus à cette heure-là
▪ Rassembler l’équipe 45 min avant l’heure
convenue pour un café
▪ Se présenter à l’accueil du client 15 min en
avance pour éviter l’affluence et assurez-vous
que tous les membres de l’équipe ont une
pièce d’identité ou une carte de visite à portée
Il est néanmoins possible d’élaborer un plan de travail
détaillé couvrant le démarrage de la mission:
Organiser le premier jour (J1)
Elaborer le plan de travail de la Semaine 1 (S1)
▪ Mettre en place la gouvernance et le monitoring
Le kick-off meeting est l’occasion de rencontrer les autres membres de
l’équipe et de …
4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 26
Faire connaissance, surtout s’il y a
des nouveaux embauchés ou des
consultants d’autres bureaux
Présenter vos habitudes de travail et
échanger sur les forces et les
faiblesses de chacun pour la mission
Partager les infos collectées à ce
stade (via l’AO, le data crunching, les
interviews client …)
Discuter des objectifs individuels et
collectifs à atteindre au cours de la
mission
Dispatcher les tâches de préparation
restant à effectuer s’il y en a
Présenter le déroulement des
travaux et les règles à suivre
(avancement, templates, plan de
travail J1 et S1)
Le kick-off d’équipe peut prendre plusieurs forms en function des
circonstances et de vos habitudes de travail
4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 27
Conférence call
En personne
Visio conférence
Certains livrables
internes cruciaux
sont démarrés
lors de la phase
de préparation
4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 28
Afin de gagner du temps, vous pouvez utiliser des templates pour chacun de ces
différents documents
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v
Check list
Dossier de
mission
Plan de staffing
Registre de
documents
Plan de travail J1
et S1
Registre d’équipe
Livrables
internes clefs
Document de
cadrage
Document de cadrage
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▪ Circonstances ayant conduit le client à requérir de
l’assistance
▪ Contexte general de l’intervention
▪ Question / problématique à laquelle la mission
doit apporter une solution
▪ Critères permettant au client
de mesurer le succès de la
mission
▪ Périmètre adressé par la
mission
▪ Périmètre non adressé par la mission
Check list
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▪ L’objectif de la check-list de est de s’assurer que tous les
aspects logistiques sont sous contrôle, depuis la phase de
préparation phase jusqu’au lancement et à l’exécution.
▪ La check-list peut prendre de nombreuses formes (une
simple liste sous MS XL, une app dédiée, un module de ma
messagerie électronique …). Le format et l’utilisation sont
identiques à ceux de n’importe quelle to do list (voir
https://www.slideshare.net/ConsultoramaConsulto/to-do-list-template-et-
conditions-dutilisation/)
Les principaux points à addresser pendant la période de préparation:
Equipement
Répertoires partagés
Sharepoint
Outils collaboratifs
Contrat
Plan de facturation
Time tracking
Accès physiques et
informatiques chez le
client
Informations clefs
sur le client, la
problématique
Templates
Plan de travail
Plan de staffing
Dossier de mission
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▪ Appel d’offre, contrat, case code
▪ Info de time tracking
▪ Plan de facturation, factures, notes de
frais, reporting de rentabilité
▪ Adresse du client, plan d’accès, nom
et coordonnées du face-off
▪ Proposition financière, documents et
recherches associées
▪ Plan de staffing et registre d’équipe
▪ Plan de travail
▪ Registre de documents
Les infos confidentielles
ne doivent pas
nécessairement être
partagées avec toute
l’équipe
Le dossier de mission rassemble
les infos sur la mission et le client.
L’objectif est de les rassemblers
toutes dans un endroit pour
accélérer l’on-boarding et faciliter
l’intégration de nouveaux member
à tout stade de la mission.
Il peut prendre des forms variées
(disque partagé, cloud, app
collaborative …) sachant qu’une
partie des infos est disponible
dans les systems du cabinet
(staffing, facturation, time
tracking…)
Le dossier de
mission est initié lors
de la période de
préparation …
… puis il est mis à jour
tout au long de la
mission et complété …
Dossier de mission
Contenu
… avec les
procédures clients,
contacts utiles…
… et les livrables clefs
produits
Registre d’équipe
▪ L’objectif est de presenter les noms, coordonnées, photos
and responsabilitiés de tous les membres de l’équipe
▪ Le register de l’équipe peut prendre plusieurs formes (simple
liste MS XL, app collaborative, présentation PPT …)
▪ Il est d’autant plus nécessaire que la taille de l’équipe est
significative
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L’équipe rencontre un turn-over
important (attendu ou non)
Responsabilités et expertise sont
clairement délimitées au sein de
l’équipe
Un nombre important d’experts /
ressources interviennent seulement
ponctuellement
L’équipe doit rencontrer un grand
nombre d’interlocuteurs dans toute
l’organisation
A partager avec le client, notamment dans les circonstances suivantes
Plan de staffing
4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 34
▪ L’objectif du plan de staffing est de fournir de la
visibilité sur quels consultants interviendront à
quel moment sur la mission.
▪ Le plan de staffing couvre à la fois l’équipe
‘permanente’ ainsi que les interventions
ponctuelles.
▪ Il peut prendre plusieurs formes (fichier MS XL,
présentation MS PPT, app de calendrier…)
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L’équipe rencontre un turn-over
important (attendu ou non)
Responsabilités et expertise sont
clairement délimitées au sein de
l’équipe
Un nombre important d’experts /
ressources interviennent seulement
ponctuellement
L’équipe doit rencontrer un grand
nombre d’interlocuteurs dans toute
l’organisation
A partager avec le client, notamment dans les circonstances suivantes
Registre des documents
4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 35
v
▪ L’objectif du registre de documents est de centraliser l’info sur
tous les documents collectés dans le cadre de la mission
(depuis le pitch initial jusqu’à la phase d’exécution)
▪ The registre de documents doit être mis à la disposition de
toute l’équipe pour garantir un accès rapide de tous les
membres de l’équipe à la documentation
▪ Il prend généralement la forme d’une liste (MS XL par exemple).
Nom du document
Titre
# de référence
Type
Fourni par
Auteur
Date & # de version
Overview
Idées ou infos clefs Status (analysed – not
used yet …)
Emplacement et
chemin d’accès
Format (digital ou
papier)
Les principaux champs sont les suivants:
5/1/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 36
Consultorama

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Préparer une mission de conseil

  • 1. 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 1 Comment préparer une mission de conseil?
  • 2. 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 2 Préparer une mission: pourquoi est-ce important? "By failing to prepare, you are preparing to fail." - Benjamin Franklin
  • 3. Néanmoins, et pour de multiples raisons, la préparation n’est pas (toujours) systématique 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 3 Quelles conséquences?Pourquoi? ▪ L’intervention démarre juste après l’annonce que la mission est gagnée, ne laissant pas le temps à l’équipe de se préparer ▪ Les membres de l’équipe, en particulier le Manager, sont mobilisés à 100% sur d’autres missions ▪ Le Manager préfère les interventions en free style… ▪ Le Manager n’a pas budgété de temps de preparation et ne veut pas menacer la rentabilité de la mission dès avant son démarrage ▪ Les actions qui devraient normalement être effectuées pendant la préparation sont soit abandonnées soit reportées après le démarrage sur le terrain ▪ Un manque de préparation a donc inévitablement des effets sur la qualité, les délais ou les deux
  • 4. Préparer une mission met en jeu 4 catégories d’actions fortement interconnectées entre elles 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 4 Finaliser l’équipePréparer le travail Régler la logistiqueRécolter de l’info Pas d’ordre standard pour effectuer ces tâches qui sont fortement interdépendantes les unes des autres Cycle de vie d’une mission Voir https://www.slideshare.net/ConsultoramaConsulto/mission-de-conseil-le- ba-ba/ConsultoramaConsulto/mission-de-conseil-le-ba-ba
  • 5. The Manager joue un rôle clef pendant la phase de préparation, même si des contributions sont attendues de toute l’équipe 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 5 Régler la logistique Assistantes, fonctions support et consultants junior s’occupent de la logistique …. Hormis pour les aspects commerciaux qui sont pilotés directement par le Manager ou l’Associé Récolter de l’info Les consultants Junior sont généralement chargés de récolter les infos, sous l’oeil attentive des senior et du Manager de la mission Préparer le travail La préparation du travail de terrain, que ce soit sur l’approche, le planning ou tout autre aspect, est l’apanage du Manager de la mission Finaliser l’équipe Le Manager est responsable de la finalisation de l’équipe s’il reste des points à trancher à l’issue de la phase commerciale* *voir https://www.slideshare.net/ConsultoramaConsulto/comment-constituer- une-quipe-de-consultants/
  • 6. Le rôle des fonctions support est critique dans la phase de préparation, en allégeant la charge du Manager et en favorisant l’industrialisation de certaines tâches 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 6 Finance 3 Code mission et facturation Finaliser l’équipe Récolter de l’info Knowledge Management 4 Infos maison (credentials, articles) ou publiques 5 Templates Préparer le travail Staffing 2 Constitution de l’équipe Ressources Humaines 6 Recrutements ou formations Assistant(e)s Voyages et hôtel1 Régler la logistique
  • 7. Logistique: s’assurer que tout est en place pour que l’équipe terrain soit opérationnelle dès le premier jour 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 7
  • 8. Trois catégories de tâches liées à la logistique doivent être effectuées lors de la période de préparation 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 8 Utiliser une check-list pour ne rien oublier 1 Client 1 Equipe 1 Cabinet
  • 9. Les points liés aux clients se traitent plus facilement avec l’aide de l’assistant(e) du clientOrganisationde meetings,visioou conferencecalls Unaccèsplus facileauclienten casdebesoin Assistanceavecles fournitures, imprimantes, photocopieuses Au-delà de la politesse, cultivar de bonnes relations avec l’assistant(e) de vos clients présente de nombreux bénéfices 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 9 ▪ Collectez les coordonnées des assistant(e)s de tous vos clients (# de téléphone, e-mail, # de bureau, etc.) ▪ Présentez-vous (préférablement) en personne ou au telephone et clarifiez comment vous interagirez et le type d’aide que vous pourrez recevoir ▪ Respectez les règles que vous fixez ensemble et n’oubliez pas de vous excuser en cas d’impossibilité ▪ En fin d’année, une boîte de chocolats peut faire des merveilles
  • 10. Logistique client | Les principaux enjeux Badge d’accès, badge parking … Accès à l’intranet et aux systems du client, messagerie + adresse e- mail NDA (Non Disclosure Agreement) ou tout autre document lié à la confidentialité Téléphone + numéros pour l’équipe, mot de passe wi-fi … Accès aux services client de réservation de salles, visio ou conference calls Salle, bureau, ordinateur, armoire …. 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 10
  • 11. Logistique client | Quelques bonnes pratiques 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 11 01 Faire parvenir rapidement au client quelques informations clefs : ▪ Le planning avec les dates d’intervention de tous les membres de l’équipe (y compris les dates de vacances, de formation etc.) ▪ Les besoins de l’équipe en matière d’équipement / accès 02 Familiarisez-vous avec les règles régissant la confidentialité. Il se peut que vous ne puissiez accéder aux locaux, infos et systèmes d’un client qu’après signature d’un NDA, signé en votre nom propre et au nom de votre cabinet. 03 Comme cela peut prendre des jours si ce n’est des semaines pour obtenir l’ensemble des accès et des équipements, n’hésitez pas à prendre contact avec le client le plus tôt possible, même avant le début de l’intervention sur le terrain.
  • 12. Logistique équipe | Les principaux enjeux 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 12 Elaboration du plan de staffing Mise en place de conditions propices à la coopération Circulation de l’information clef au sein de l’équipe
  • 13. Logistique équipe | Quelques bonnes pratiques 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 13 04 Elaborez un who’s who avec la photo et les coordonnées de l’équipe (à diffuser éventuellement au client) Occupez-vous d’organizer le transport et l’hébergement (en particulier pour les membres de l’équipe issus d’autres bureaux) 05 Avant le démarrage, faîtes circuler les infos suivantes à l’équipe: ▪ Adresse du client, coordonnées, lieu et heure du rdv le premier jour ▪ Equipment & documents à amener par chacun pour la mission (fournitures, fichiers, ordinateurs, routeur Wi-Fi, cordons, cartes ….) ▪ Détails administratifs (case code pour le time-tracking & les notes de frais …) 06 Mettez en place les conditions favorables pour une bonne coopération: ▪ Disque partagé ou share-point, ▪ Templates, ▪ Liste de distribution …
  • 14. Logistique interne au cabinet | Les principaux enjeux Time-tracking et facturation Contrat client Evaluation de la performance 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 14
  • 15. Logistique interne au cabinet | Quelques bonnes pratiques 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 15 07 Si vous n’avez pas de fonction support dédiée, faîtes signer le contrat client par le Partner. C’est parfois difficile car seuls les Associés ont généralement le droit de signature et qu’ils voyagent souvent beaucoup. Familiarisez-vous avec les règles prévalant dans votre cabinet en la matière 08 Faîtes créer un case code (référence mission) et assurez-vous que les processus opérationnels sont en place: ▪ Staffing ▪ Time tracking - accessible par tous les membres de l’équipe, ▪ Facturation ▪ Monitoring de la rentabilité 09 Initiez le processus de mesure de la performance des consultants. Les feuilles d’objectifs et les autres documents du même genre peuvent commencer à être remplis pendant la phase de préparation
  • 16. Faîtes les derniers ajustements sur la composition de l’équipe 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 16 Equipe
  • 17. Différentes circonstances requièrent des décisions ou des ajustements sur la composition de l’équipe 5/1/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 17 Partagez votre plan de staffing et register d’équipe avec vos clients et équipiers Ajustements requis par le client Pas d’équipe dans la propale Problèmes de disponibilité de dernière minute Une partie seulement de l’équipe dans la propale
  • 18. Quelques bonnes pratiques en matière de staffing … 5/1/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 18 Bénéficiez de l’influence du Partner de la mission En cas d’arbitrage ou de négociation Conservez une attitude pro-active Les problèmes de staffing ne se resolvent que rarement d’eux-mêmes Cultivez de bonnes relations avec le staffing … et développez votre réseau interne
  • 19. … et des mauvaises pratiques à éviter 5/1/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 19 Ne prenez pas de risques inconsidérés avec un staffing hasardeux ‘Sell first deliver next’ n’est pas toujours le meilleur conseil à suivre Ne prenez pas vos clients pour des idiots Ils détestent autant la sur- vente que le manque de transparence Ne soyez pas naïfs La plupart des tensions avec les Managers / Partners sont liés au staffing
  • 20. Une mission requiert la collecte et le traitement d’un gros volume d’infos 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 20
  • 21. Plusieurs sources d’information peuvent être utilisées pendant la préparation … et tout au long de la mission ensuite 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 21 Publiques Articles de presse et universitaires Bases de données publiques ou payantes Livres et support de formation Etats financiers et documents de référence Maison Proposition financière et documents liés Documents mission et templates non confidentiels Feedbacks de collègues Publications maison et support de formation Client Appel d’offre et documentation liée Documentation client Par définition, pendant la phase de péparation, vous n’avez (presque) aucun doc client -> envoyez une liste à votre face-off avec les infos clefs requises à votre arrivée
  • 22. Conservez une trace de tous les documents utilises via un registre Les informations à collecter pendant la phase de preparation couvrent 4 domaines principaux 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 22 Problématiques standard Techniques d’analyse Templates Technique Client Activités Chiffres clefs Organisation Fonction Eléments de benchmark Hot topics Publications récentes Secteur Chiffres clefs Acteurs majeurs Tendances
  • 23. Préparez l’intervention ‘sur le terrain’ en peaufinant l’approche, le plan de travail et en organisant le premier jour de mission 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 23 DAY 1
  • 24. L’approche présentée dans la phase commerciale est un premier draft qui requiert souvent des modifications, des précisions et des approfondissements 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 24 En réunissant les templates utiles (documentation mission, pilotage de l’équipe et du client, livrables …) En débutant le document de cadrage Mais ils peuvent être initiés pendant la préparation: La majeure partie de ces aménagements se fait après le démarrage de la mission, à partir des feedbacks clients et des infos collectées sur le terrain.
  • 25. Le conseil n’est pas évidemment pas un travail conduit au petit Bonheur la chance 5/1/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 25 Compte tenu du fort niveau d’incertitude et de la faible quantité d’infos disponibles à ce stade il est impossible construire un plan de travail détaillé sur toute la période de la mission lors de la phase de préparation. N S O E ▪ Recueillir votre propre vision de la problématique et des attentes clients ▪ Convenir d’une heure d’arrivée en J1 avec votre client et vérifiez la veille que vous êtes toujours attendus à cette heure-là ▪ Rassembler l’équipe 45 min avant l’heure convenue pour un café ▪ Se présenter à l’accueil du client 15 min en avance pour éviter l’affluence et assurez-vous que tous les membres de l’équipe ont une pièce d’identité ou une carte de visite à portée Il est néanmoins possible d’élaborer un plan de travail détaillé couvrant le démarrage de la mission: Organiser le premier jour (J1) Elaborer le plan de travail de la Semaine 1 (S1) ▪ Mettre en place la gouvernance et le monitoring
  • 26. Le kick-off meeting est l’occasion de rencontrer les autres membres de l’équipe et de … 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 26 Faire connaissance, surtout s’il y a des nouveaux embauchés ou des consultants d’autres bureaux Présenter vos habitudes de travail et échanger sur les forces et les faiblesses de chacun pour la mission Partager les infos collectées à ce stade (via l’AO, le data crunching, les interviews client …) Discuter des objectifs individuels et collectifs à atteindre au cours de la mission Dispatcher les tâches de préparation restant à effectuer s’il y en a Présenter le déroulement des travaux et les règles à suivre (avancement, templates, plan de travail J1 et S1)
  • 27. Le kick-off d’équipe peut prendre plusieurs forms en function des circonstances et de vos habitudes de travail 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 27 Conférence call En personne Visio conférence
  • 28. Certains livrables internes cruciaux sont démarrés lors de la phase de préparation 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 28
  • 29. Afin de gagner du temps, vous pouvez utiliser des templates pour chacun de ces différents documents 4/30/2017 29consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 2017 janvier 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 février 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 mars 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 avril 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 mai 17 lu 1 ma me je ve sa di 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 juin 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 juillet 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 août 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 septembre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 octobre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 novembre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 décembre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 2017 janvier 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 février 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 mars 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 avril 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 mai 17 lu 1 ma me je ve sa di 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 juin 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 juillet 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 août 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 septembre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 octobre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 novembre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 décembre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 v Check list Dossier de mission Plan de staffing Registre de documents Plan de travail J1 et S1 Registre d’équipe Livrables internes clefs Document de cadrage
  • 30. Document de cadrage 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 30 ▪ Circonstances ayant conduit le client à requérir de l’assistance ▪ Contexte general de l’intervention ▪ Question / problématique à laquelle la mission doit apporter une solution ▪ Critères permettant au client de mesurer le succès de la mission ▪ Périmètre adressé par la mission ▪ Périmètre non adressé par la mission
  • 31. Check list 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 31 ▪ L’objectif de la check-list de est de s’assurer que tous les aspects logistiques sont sous contrôle, depuis la phase de préparation phase jusqu’au lancement et à l’exécution. ▪ La check-list peut prendre de nombreuses formes (une simple liste sous MS XL, une app dédiée, un module de ma messagerie électronique …). Le format et l’utilisation sont identiques à ceux de n’importe quelle to do list (voir https://www.slideshare.net/ConsultoramaConsulto/to-do-list-template-et- conditions-dutilisation/) Les principaux points à addresser pendant la période de préparation: Equipement Répertoires partagés Sharepoint Outils collaboratifs Contrat Plan de facturation Time tracking Accès physiques et informatiques chez le client Informations clefs sur le client, la problématique Templates Plan de travail Plan de staffing
  • 32. Dossier de mission 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 32 ▪ Appel d’offre, contrat, case code ▪ Info de time tracking ▪ Plan de facturation, factures, notes de frais, reporting de rentabilité ▪ Adresse du client, plan d’accès, nom et coordonnées du face-off ▪ Proposition financière, documents et recherches associées ▪ Plan de staffing et registre d’équipe ▪ Plan de travail ▪ Registre de documents Les infos confidentielles ne doivent pas nécessairement être partagées avec toute l’équipe Le dossier de mission rassemble les infos sur la mission et le client. L’objectif est de les rassemblers toutes dans un endroit pour accélérer l’on-boarding et faciliter l’intégration de nouveaux member à tout stade de la mission. Il peut prendre des forms variées (disque partagé, cloud, app collaborative …) sachant qu’une partie des infos est disponible dans les systems du cabinet (staffing, facturation, time tracking…) Le dossier de mission est initié lors de la période de préparation … … puis il est mis à jour tout au long de la mission et complété … Dossier de mission Contenu … avec les procédures clients, contacts utiles… … et les livrables clefs produits
  • 33. Registre d’équipe ▪ L’objectif est de presenter les noms, coordonnées, photos and responsabilitiés de tous les membres de l’équipe ▪ Le register de l’équipe peut prendre plusieurs formes (simple liste MS XL, app collaborative, présentation PPT …) ▪ Il est d’autant plus nécessaire que la taille de l’équipe est significative 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 33 L’équipe rencontre un turn-over important (attendu ou non) Responsabilités et expertise sont clairement délimitées au sein de l’équipe Un nombre important d’experts / ressources interviennent seulement ponctuellement L’équipe doit rencontrer un grand nombre d’interlocuteurs dans toute l’organisation A partager avec le client, notamment dans les circonstances suivantes
  • 34. Plan de staffing 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 34 ▪ L’objectif du plan de staffing est de fournir de la visibilité sur quels consultants interviendront à quel moment sur la mission. ▪ Le plan de staffing couvre à la fois l’équipe ‘permanente’ ainsi que les interventions ponctuelles. ▪ Il peut prendre plusieurs formes (fichier MS XL, présentation MS PPT, app de calendrier…) 2017 janvier 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 février 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 mars 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 avril 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 mai 17 lu 1 ma me je ve sa di 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 juin 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 juillet 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 août 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 septembre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 octobre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 novembre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 décembre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 2017 janvier 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 février 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 mars 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 avril 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 mai 17 lu 1 ma me je ve sa di 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 juin 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 juillet 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 août 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 septembre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 octobre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 novembre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 décembre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 2017 janvier 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 février 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 mars 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 avril 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 mai 17 lu 1 ma me je ve sa di 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 juin 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 juillet 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 août 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 septembre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 octobre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 novembre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 décembre 17 lu ma me je ve sa di 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 L’équipe rencontre un turn-over important (attendu ou non) Responsabilités et expertise sont clairement délimitées au sein de l’équipe Un nombre important d’experts / ressources interviennent seulement ponctuellement L’équipe doit rencontrer un grand nombre d’interlocuteurs dans toute l’organisation A partager avec le client, notamment dans les circonstances suivantes
  • 35. Registre des documents 4/30/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 35 v ▪ L’objectif du registre de documents est de centraliser l’info sur tous les documents collectés dans le cadre de la mission (depuis le pitch initial jusqu’à la phase d’exécution) ▪ The registre de documents doit être mis à la disposition de toute l’équipe pour garantir un accès rapide de tous les membres de l’équipe à la documentation ▪ Il prend généralement la forme d’une liste (MS XL par exemple). Nom du document Titre # de référence Type Fourni par Auteur Date & # de version Overview Idées ou infos clefs Status (analysed – not used yet …) Emplacement et chemin d’accès Format (digital ou papier) Les principaux champs sont les suivants:
  • 36. 5/1/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 36 Consultorama