TUGAS MAKALAH
ADMINISTRASI KANTOR
Disusun Oleh
 EDI SAPUTRA
 FEMMY ARDIYATNA
KELAS : X (OTKP)
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMK NEGERI 6 MUKOMUKO
2021

i
KATA PENGANTAR
Puji syukur penyusun ucapkan kepada Allah SWT, yang telah memberikan
rahmat dan karunia-Nya sehingga makalah ini dapat diselesaikan dengan baik.
Tidak lupa shalawat dan salam semoga terlimpahkan kepada Rasulullah
Muhammad SAW, keluarganya, sahabatnya, dan kepada kita selaku umatnya.
Makalah ini kami susun untuk melengkapi tugas kelompok kelas X Jurusan
Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Kami ucapkan terima kasih kepada
semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini. Dan kami
juga menyadari pentingnya akan sumber bacaan dan referensi internet yang
telah membantu dalam memberikan informasi yang akan menjadi bahan
makalah.
Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
memberikan arahan serta bimbingannya selama ini sehingga penyusunan
makalah dapat dibuat dengan sebaik-baiknya. Kami menyadari masih banyak
kekurangan dalam penulisan makalah ini sehingga kami mengharapkan kritik dan
saran yang bersifat membangun demi penyempurnaan makalah ini.
Kami mohon maaf jika di dalam makalah ini terdapat banyak kesalahan
dan kekurangan, karena kesempurnaan hanya milik Yang Maha Kuasa yaitu Allah
SWT, dan kekurangan pasti milik kita sebagai manusia. Semoga makalah ini dapat
bermanfaat bagi kita semuanya.
Penarik, Juli 2021
Penyusun

ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR....................................................................................... i
DAFTAR ISI................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang......................................................................................... 1
B. Rumusan masalah ................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi Perkantoran..................................................... 4
B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran .................................................. 4
C. Tujuan Administrasi Perkantoran ........................................................... 6
D. Fungsi Administrasi Perkantoran ............................................................ 6
E. Karakteristik Administrasi Perkantoran .................................................. 7
F. Sasaran Administrasi Perkantoran.......................................................... 7
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan.............................................................................................. 10
B. Saran........................................................................................................ 10
DAFTAR PUSTAKA

1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang
dilakukan dalam organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau
fasilitas yang ada dalam kantor yang bersangkutan. Administrasi perkantoran
merupakan sub sistem dalam organisasi kantor yang berfungsi sebagai
pendukung utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan
dalam bentuk pelayanan ke dalam dan ke luar organisasi.
Administrasi perkantoran berbeda dengan tata-usaha perkantoran.
Faktor pembedanya adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai
tempat pelaksanaan kegiatan. Tata usaha perkantoran adalah suatu kegiatan
yang merupakan bagian dari administrasi perkantoran, yang bergerak di
setiap bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan
tata-usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui
keterampilannya.
Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan
pelayanan timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan
administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran
pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan. Fungsi
perkantoran secara umum adalah sebagai pusat pemikiran, pusat
administrasi (pelayanan) dan pusat data dan informasi. Dengan fungsi
demikian itu maka perkantoran berperan besar dalam membantu proses
pencapaian tujuan organisasi.
Untuk melaksanakan fungsi perkantoran secara baik dan berdaya
guna ada empat macam kegiatan yang dilakukan dalam perkantoran. Empat
kegiatan tersebut adalah kegiatan pencatatan, kegiatan pengelompokan,
kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi. Kegiatan pencatatan dan

2
kegiatan pengelompokan bersifat kegiatan keterampilan yang dilakukan oleh
pegawai-pegawai golongan I dan II (pegawai negeri sipil), sedangkan kegiatan
komunikasi dan kegiatan manipulasi bersifat manajerial yang dilakukan oleh
setiap manajer pada semua tingkat. Meskipun demikian kegiatan-kegiatan
tersebut dimaksudkan untuk melayani manajemen ke dalam dan ke luar
kepada orang/badan/instansi yang berkepentingan.
Produk perkantoran yang akan menjadi barang berharga bagi
penerima layanan adalah surat-surat dalam segala bentuk dan jenis, formulir
untuk berbagai macam keperluan sebagai sarana kelancaran dalam tata-
persatuan dan produk sampingan berupa arsip.
Arsip beserta data harus ditangani secara sungguh-sungguh karena
sifatnya yang senantiasa bertambah jumlahnya dan karena manfaatnya
terhadap manajemen dalam rangka pengambilan keputusan yang tepat.
Klasifikasi arsip sehubungan dengan sistem penyimpangan ada empat macam
yaitu: tidak penting, bermanfaat, penting dan sangat penting. Agar terdapat
efektivitas dan efisiensi yang konsisten, perlu diadakan program penyusutan
arsip secara terpadu.
B. Rumusan masalah
1. Apa pengertian administrasi perkantoran?
2. Apa saja unsur-unsur administrasi perkantoran?
3. Apa saja tujuan administrasi perkantoran?
4. Apa saja fungsi administrasi perkantoran?
5. Bagaimana karakteristik administrasi perkantoran?
6. Bagaimana sasaran administrasi perkantoran?

3

4
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi Perkantoran
Secara etimologi kata administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu ad
yang memiliki arti intensif dan ministrare yang memiliki arti melayani,
membantu, dan memenuhi. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran
adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu
perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap
pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan
juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan
rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan
menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta
menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau
pekerjaan ketatausahaan.
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak
tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran
pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan
keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan
kemajuan organisasi.
B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran
1. Unsur Pengorganisasian
Unsur pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari
kegiatan untuk menyusun suatu kerangka dari organisasi yang akan
menjadi wadah atau tempat untuk setiap kegiatan dalam usaha kerja
sama mencapai segala tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
2. Unsur Manajemen

5
Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para
karyawan dan menggunakan seluruh fasilitas kerja sehingga tujuan kerja
sama yang telah ditetapkan bersama bisa benar-benar tercapai.
3. Unsur Tata Hubungan
Tata hubungan merupakan salah satu dari 8 rangkaian kegiatan
yang berfungsi untuk menyampaikan warta/berita dari kedua belah pihak
agar terjalinnya proses kerja sama.
4. Unsur Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk
mengatur dan mengurus masalah tenaga kerja yang diperlukan dalam
usaha kerja sama/dalam sebuah kantor.
5. Unsur Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi
pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
6. Unsur Perbekalan
Perbekalan merupakan rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk
pemakaian, mendaftar, mengadakan, mengatur dan memelihara sampai
dengan menyingkirkan/melenyapkan seluruh perlengkapan yang sudah
tidak dibutuhkan lagi dalam sebuah kantor.
7. Unsur Tata Usaha
Tata usaha merupakan rangkaian kegiatan menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.
8. Unsur Perwakilan
Unsur Perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang
berfungsi untuk menciptakan sebuah hubungan baik dan berusaha untuk
memperoleh banyak dukungan dari masyarakat sekitar tempat
usaha/perusahaan.

6
C. Tujuan Administrasi Perkantoran
1. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi baik lisan
maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan
lingkungan masyarakat.
2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi
untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan,
melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi
tanggung jawabnya.
4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola
surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung
tugas pokok lembaga.
5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga
diperoleh manfaat masing-masing pihak.
6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi
keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan
dipertanggungjawabkan.
D. Fungsi Administrasi Perkantoran
Ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran, yaitu
fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi
manajerial.
1. Fungsi Rutin
Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan
pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi Teknis
Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan
pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.

7
3. Fungsi Analisis
Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan
pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil
keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang.
4. Fungsi Interpersonal
Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan
penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta
keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti
mengoordinasi tim.
5. Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan
perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan memotivasikan.
E. Karakteristik Administrasi Perkantoran
1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan kantor memiliki karakteristik bersifat pelayanan, karena
berfungsi untuk membantu pekerjaan utama agar dapat terlaksana
secara efektif dan efisien.
2. Bersifat Terbuka dan Luas
Administrasi perkantoran bersifat terbuka dan luas, artinya semua
pelaksanaan tugas kantor dapat dilakukan di mana saja, tidak harus
dalam gedung sebagai acuannya.
3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak
Pekerjaan kantor dapat dilakukan semua pihak dalam organisasi
atau perusahaan, mulai dari pimpinan hingga karyawan yang paling
rendah jabatannya.
F. Sasaran Administrasi Perkantoran

8
Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya
adalah pekerjaan perkantoran (office work). Walaupun demikian, sasaran
administrasi perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang
disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut:
1. Ruang Perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruang,
pemanasan dan peredaran udara, pendinginan udara, pantulan suara,
lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan, faktor keselamatan,
pemindahan kantor, perubahan-perubahan, pemeliharaan.
2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi pengiriman surat, pelayanan pesuruh,
telepon, susunan kabel, sistem telepon antar kantor, papan
pengumuman, pelayanan terima tamu.
3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian Perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan,
latihan, pengujian, kenaikan pangkat, pergantian, sistem saran,
keterlambatan, wawancara pemberhentian, fasilitas ruang, semangat
kerja sama dan disiplin.
4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan meliputi meja kerja, kursi, meja
panjang, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional,
perabotan gudang, pemeliharaan dan perbaikan, lemari perbekalan dan
penempatan rak dan perabotan perpustakaan.
5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan mesin meliputi mesin ketik, mesin hitung,
perlengkapan kirim surat dan lain-lain perkantoran, perlengkapan
kebersihan, pemeliharaan dan perbaikan, penilaian peralatan dan mesin
baru.

9
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang keperluan
tulis, kertas surat, formulir, perbekalan kebersihan, perbekalan
penggandaan, penilaian perbekalan baru.
7. Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan, penyelidikan
perkantoran, pengukuran hasil kerja tulis, penjadwalan prosedur rutin.
8. Warkat (Records)
Warkat meliputi pengoordinasian formulir, perancangan formulir,
pelayanan surat- menyurat, pola surat, peninjauan surat-menyurat, pusat
pengetikan, (typing rools), metode pelaporan, jadwal penyimpanan,
praktik kearsipan dan penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi perencanaan organisasi,
pemusatan atau pemencaran pelayanan, perencanaan anggaran,
perkiraan (forecasting), pedoman petunjuk kerja, latihan pemindahan
tugas, dan Analisis tugas pekerjaan.
Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian
administrasi yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi
sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (science) atau ilmu terapan, karena
kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip- prinsip, diterapkan untuk
meningkatkan mutu pelbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara.
Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang
dipraktikkannya dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa
sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. Ia berhasil dan sukses
melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori
dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia
memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan
pengalaman di dalam melaksanakan tugasnya.

10
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan
rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan
menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta
menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau
pekerjaan ketatausahaan.
Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan
pelayanan timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan
administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran
pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak
tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran
pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan
keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan
kemajuan organisasi.
B. Saran
Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang
menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian
administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting di bagian
lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di
bagiannya.

DAFTAR PUSTAKA
Haryadi, Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen. Bandung:
Sinar Baru.
Sugandha, Danna. 1986. Manajemen Administrasi. Suatu Pendekatan Sistem
Dalam Manajemen Perkantoran. Bandung: Sinar Baru.
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta: Erlangga.