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DOCFLOW
                                                                      LA FUNZIONE ACQUISTI
                                                                      NELL’ EPOCA DEL DOCUMENTO
                                                                      INFORMATICO

                                                                      La gestione dei documenti e del processo di 
                                                                      approvvigionamento




                                                                      Vincenzo Cocciolo – Partner & Sales Director


                                                                       DocFlow Italia Spa   Tel 02 57 50 33 66   marketing@docflow.it   www.docflow.com
             SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I                                                                                        w w w . d o c f l o w . c o m
Agenda

             • Il “Digital Accounting”
                           – Documenti e Processi Amministrativi Elettronici


             • L’ufficio Acquisti
                           – I Processi ed i Documenti


             • L’applicazione
                           – Docflow Synergy per gli Acquisti


             • Conclusioni
                           – Benefici
                           – Estensioni




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IL DIGITAL ACCOUNTING
                                                                Documenti e Processi Amministrativi elettronici




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L’amministrazione ed i documenti

 •         I  processi  documentali            presenti  presso  l’ufficio 
           amministrazione  delle  aziende  non  hanno  avuto  sostanziali 
           modifiche  negli ultimi decenni, malgrado i progressi ottenuti (e 
           gli investimenti fatti) nell’information technology. 

 •         Il  documento  cartaceo continua  a  svolgere  un  ruolo  di  rilievo 
           individuando  in  esso  il  contenitore  in  grado  di  descrivere 
           compiutamente qualsiasi transazione aziendale.

 •         Siamo di fronte in questi casi ad una doppia gestione del fatto 
           amministrativo  :  molto  veloce  ed  efficiente  la  parte 
           transazionale,  sostanzialmente  lenta  e  e  costosa  la  parte 
           documentale




S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I                  w w w . d o c f l o w . c o m
La “nuova amministrazione digitale”

•         La convergenza di tre fattori ha reso possibile negli ultimi anni 
          una completa ridefinizione dei processi documentali:

             – La  diffusione  di  internet che  consente  la  facile  condivisione  di  dati  e 
               documenti

             – Lo sviluppo della tecnologia di document management

             – La completezza delle normative sul documento informatico estese a livello 
               europeo


•         E’ già possibile  oggi  ipotizzare  una  organizzazione  della 
          amministrazione completamente automatizzata per il ciclo che 
          inizia  con  l’ordine  e  termina  con  il  pagamento  passando  per 
          l’emissione (o la ricezione) della fattura.

•         Il punto chiave è che sia il documento che la gestione dei suoi 
          processi di business diventano elettronici

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L’UFFICIO ACQUISTI
                                                                      I processi e i documenti




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w w w . d o c f l o w . c o m
                                                                                    PROCESSO DOCUMENTALE
                                                                                    PROCESSO DOCUMENTALE
                                                             PROCESSO DECISIONALE
                                                             PROCESSO DECISIONALE




                              Formal. Proposta
                               Aggiudicazione
                          Analisi e Valutaz. Offerte 
                                   Fornitori
                          Formalizzazione Rich. di 
                                  Offerta
                          Individuazione Fornitori
                             Preparazione pre‐
                                 selezione
Un processo di Acquisto




                          Formalizzazione pratica        Conferma di Ordine di 
                                 acquisto                      Acquisto




                                                                                                           S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 
                             Analisi Richiesta di       Approvazione ed Invio al 
                                  Acquisto                    fornitore
                          Analisi prelim. e assegn.       Creazione Ordine di 
                                    Buyer                      Acquisto
Quando agire

       •         Il Processo amministrativo degli acquisti è in genere coperto 
                 dal sistema gestionale ed in alcuni casi da un proprio SRM 
                 (Supplier Relationship Management)

       •         Ci troviamo però spesso nella condizione dove il processo 
                 documentale viene totalmente ignorato per:
                     –       Archiviazione e protocollazione dei documenti
                     –       Distribuzione da e per il fornitore
                     –       Accesso e Ricerca storico
                     –       Tematiche di Compliance e Governance


       •         Infine l’estensione del gestionale o del SRM ai documenti non 
                 è percorribile per:
                     – Change Management
                     – Tecnologia
                     – Costi



S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I                w w w . d o c f l o w . c o m
La Soluzione Docflow



                                                                      DocFlow propone un sistema di 
                                                                      acquisizione, archiviazione e 
                                                                      distribuzione dei documenti a 
                                                                      supporto dei Processi Acquisti in 
                                                                      grado di dare efficienza ed 
                                                                      efficacia al processo 
                                                                      approvvigionamenti 
                                                                      minimizzando gli impatti 
                                                                      organizzativi




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La Pratica di Acquisto
                                                                      Richiesta di Acquisto
                                                                      Richiesta/e di Offerta

                                                                      Specifiche tecniche

                                                                      Offerta/e Fornitori

                                                                      Lettera di assegnazione
     Con la semplice tecnica
     di andare ad archiviare                                          Lettera di accettazione
     automaticamente ognuno
     dei documenti otteniamo:                                         Ordine/i
          –          composizione della Pratica                       Corrispondenza Ufficiale Entrante
                     Acquisti Elettronica
          –          Tracciatura dei principali passi 
                     del processo.                                    Corrispondenza Ufficiale Uscita

                                                                      Bandi Gara


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L’APPLICAZIONE
                                                                       DocFlow Synergy per gli Acquisti




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Funzionalità di Synergy APPR
• Archiviazione Documenti
             –        Cartacei da multi‐funzione o scanner dedicati
             –        Immagini da Fax Server
             –        Elettronici da posta elettronica o PC
             –        Automatici e manuali da sistema gestionale
• Gestione Documenti
             –        Raggruppamento per pratica acquisti
             –        Registrazione del protocollo
             –        Riconciliazione automatica via BarCode
             –        Conservazione Sostitutiva
• Distribuzione Documenti
             – Invio automatico documenti al fornitore via email e fax
             – “Portalino” fornitori
• Ricerca e Navigazione
             – Ricerca per i dati gestionali della pratica
             – Ricerca a testo libero sul contenuto
             – Viste personalizzabili e navigabili



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Archiviazione e Protocollazione Documenti
                                                                           2
                                                                               I documenti che necessitano di essere prodotti in carta 
     3                                                                         vengono dotati nativamente di BarCode stampati e quindi 
        I documenti in ingresso                                                pronti al ritorno per la scansione una volta lavorati
        ed uscita vengono 
        protocollati con un 
        BarCode stampato “al 
        momento” e acquisiti con 
        scanner multi‐funzione o 
        dedicato




                                                                                             Synergy/APPR
                                                                                                                                           1
                                                                                                                                                I documenti emessi dal gestionale vengono 
                                                                                                                                                catturati in PDF ed archiviati insime ai dati 
                                                                                                                                                necessari per la ricerca e la catalogazione




                                                                      4

                                                                          I documenti direttamente 
                                                                          generati dagli utenti con                    4
                                                                          applicazioni di produttività                  Le eMail ed I documenti allegati 
                                                                          personale come Office vengono                 vengono archiviati e protocollati in 
                                                                          automaticamente archiviati e                  Synergy direttamente dal client 
                                                                          protocollati in Synergy                       Outlook/Notes e posti nella 
                                                                          direttamente nella pratica relativa           pratica relativa




S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I                                                                                                            w w w . d o c f l o w . c o m
Distribuzione Gestione ed Accesso Documenti
                                                                         5
                                                                         Un operatore, dotato di smart card Poste, effettuerà
                                                                         quindicinalmente la masterizzazione di CD contente i documenti 
                                                                         conservati a norme CNIPA                                                   AipaDocs.
                                                                                                                                                   Operatore
                                                                                                                                                Conservazione


                          Gestionale                                                   Synergy/APPR




                                                                                                                         Dispatcher
                                                                                                                         Dispatcher
                                                                                                                                          1
                                                                                                                                              Il modulo dispatcher si occuperà di inviare 
                                                                                                                                              le fatture secondo i diversi canali attivati 
                                                                                                                                              per lo specifico cliente




       Utenti ERP SAP                                       Utenti ERP               Utenti Web interni                                       Clienti/Fornitori
                                                                             3                                                        4
 2
     I Gli utenti ERP saranno in grado di accedere ai singoli                    Gli utenti Web disporranno di un’applicazione            I clienti/fornitori disporranno di un 
     documenti ed alla pratica completadirettamente dalle                        Web in  grado di effettuare qualsiasi                    un’applicazione Web in  grado di ricercare, 
     transazioni/mappe relative                                                  ricerca/operazione sui documenti archiviati              mostrare e stampare i propri documenti.




S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I                                                                                                      w w w . d o c f l o w . c o m
CONCLUSIONI
                                                                       •Caratteristiche e benefici
                                                                       •Estensioni




S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I                                   w w w . d o c f l o w . c o m
Caratteristiche
           •         A  differenza  di  altri  approcci  informatici  minimizza  l’effort (spesso  nullo) 
                     legato all’archiviazione dei documenti
           •         Accedibile via Web senza che sia richiesta l’installazione di moduli client
           •         Implementabile  in  tempi  brevi  (tipicamente  in  produzione  in  due  mesi 
                     dall’avvio)
           •         Altamente ingegnerizzato: sono previste solo attività di configurazione del 
                     sistema e non di sviluppo
           •         Scalabile  per  ambienti  complessi  multi‐site e  multi‐societari.  Anche  in 
                     versione “alta disponibilità”
           •         Certificazione SAP per moduli specifici




S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I                                w w w . d o c f l o w . c o m
Benefici tangibili

      •         Automazione dell’invio dei documenti (dispatching) 
                con conseguente risparmio di “FTE” dedicate              Agilità del
                                                                         Business
      •         Archivio cartaceo ridotto al minimo grazie alla 
                conservazione sostitutiva e, dove necessario, 
                spostato in magazzino o remotizzato                      Costi/
                                                                         Efficenza
      •         Aderenza a normative di Compliance & Governance
                collegate ai processi di approvvigionamento

      •         Il Buyer ha più tempo a disposizione per le sue          Ricavi
                attività “core” (qualità delle forniture, trattative) 
                grazie a l’accesso informatizzato a tutte le pratiche 
                gestite.
      •         Le altre funzioni aziendali possono accedere             Compliance &
                facilmente alla base documentale e ricercare             Governance
                documenti per i loro scopi
      •         Ritorno d’immagine adottando tecniche di gestione 
                elettronica degli interscambi documentali (email e 
                portale)                                                 Soddisfazione
                                                                         Dipendenti



S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I                w w w . d o c f l o w . c o m
Estensioni possibili

         • Implementazione dei Workflow non gestiti dall’ERP:
                       – Richiesta d’Acquisto
                       – Approvazione ordini
         •         Applicazione  per  la  gestione  dei  documenti  e  dei  processi  legati alla 
                   “Qualifica dei Fornitori”
         •         Estensione  delle  funzionalità del  portale  fornitori  per  tutti  i  processi 
                   aziendali
         •         Tecniche  di  crittografia  dei  documenti  (archiviazione  e  riservatezza  nelle 
                   comunicazioni)
         •         Tecniche  di  firma  digitale  qualificata  per  minimizzare  la  gestione  dei 
                   documenti cartacei
                                                                          Claims Processing Workflow




S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I                             w w w . d o c f l o w . c o m
grazie                                Per maggiori informazioni



                                                                      DOCFLOW ITALIA
                                                                      Vincenzo Cocciolo
                                                                      Partner & Sales Director
                                                                      TEL: 02 57 50 33 66




                                                                        www.docflow.com
   DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 marketing@docflow.it
S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I                                                                     w w w . d o c f l o w . c o m

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DOCFLOW SYNERGY APPR: gestione dei documenti e del processo di approvvigionamento

  • 1. DOCFLOW LA FUNZIONE ACQUISTI NELL’ EPOCA DEL DOCUMENTO INFORMATICO La gestione dei documenti e del processo di  approvvigionamento Vincenzo Cocciolo – Partner & Sales Director DocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 marketing@docflow.it www.docflow.com SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 2. Agenda • Il “Digital Accounting” – Documenti e Processi Amministrativi Elettronici • L’ufficio Acquisti – I Processi ed i Documenti • L’applicazione – Docflow Synergy per gli Acquisti • Conclusioni – Benefici – Estensioni S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 3. IL DIGITAL ACCOUNTING Documenti e Processi Amministrativi elettronici S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 4. L’amministrazione ed i documenti • I  processi  documentali presenti  presso  l’ufficio  amministrazione  delle  aziende  non  hanno  avuto  sostanziali  modifiche  negli ultimi decenni, malgrado i progressi ottenuti (e  gli investimenti fatti) nell’information technology.  • Il  documento  cartaceo continua  a  svolgere  un  ruolo  di  rilievo  individuando  in  esso  il  contenitore  in  grado  di  descrivere  compiutamente qualsiasi transazione aziendale. • Siamo di fronte in questi casi ad una doppia gestione del fatto  amministrativo  :  molto  veloce  ed  efficiente  la  parte  transazionale,  sostanzialmente  lenta  e  e  costosa  la  parte  documentale S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 5. La “nuova amministrazione digitale” • La convergenza di tre fattori ha reso possibile negli ultimi anni  una completa ridefinizione dei processi documentali: – La  diffusione  di  internet che  consente  la  facile  condivisione  di  dati  e  documenti – Lo sviluppo della tecnologia di document management – La completezza delle normative sul documento informatico estese a livello  europeo • E’ già possibile  oggi  ipotizzare  una  organizzazione  della  amministrazione completamente automatizzata per il ciclo che  inizia  con  l’ordine  e  termina  con  il  pagamento  passando  per  l’emissione (o la ricezione) della fattura. • Il punto chiave è che sia il documento che la gestione dei suoi  processi di business diventano elettronici S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 6. L’UFFICIO ACQUISTI I processi e i documenti S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 7. w w w . d o c f l o w . c o m PROCESSO DOCUMENTALE PROCESSO DOCUMENTALE PROCESSO DECISIONALE PROCESSO DECISIONALE Formal. Proposta Aggiudicazione Analisi e Valutaz. Offerte  Fornitori Formalizzazione Rich. di  Offerta Individuazione Fornitori Preparazione pre‐ selezione Un processo di Acquisto Formalizzazione pratica  Conferma di Ordine di  acquisto Acquisto S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  Analisi Richiesta di  Approvazione ed Invio al  Acquisto fornitore Analisi prelim. e assegn.  Creazione Ordine di  Buyer Acquisto
  • 8. Quando agire • Il Processo amministrativo degli acquisti è in genere coperto  dal sistema gestionale ed in alcuni casi da un proprio SRM  (Supplier Relationship Management) • Ci troviamo però spesso nella condizione dove il processo  documentale viene totalmente ignorato per: – Archiviazione e protocollazione dei documenti – Distribuzione da e per il fornitore – Accesso e Ricerca storico – Tematiche di Compliance e Governance • Infine l’estensione del gestionale o del SRM ai documenti non  è percorribile per: – Change Management – Tecnologia – Costi S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 9. La Soluzione Docflow DocFlow propone un sistema di  acquisizione, archiviazione e  distribuzione dei documenti a  supporto dei Processi Acquisti in  grado di dare efficienza ed  efficacia al processo  approvvigionamenti  minimizzando gli impatti  organizzativi S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 10. La Pratica di Acquisto Richiesta di Acquisto Richiesta/e di Offerta Specifiche tecniche Offerta/e Fornitori Lettera di assegnazione Con la semplice tecnica di andare ad archiviare Lettera di accettazione automaticamente ognuno dei documenti otteniamo: Ordine/i – composizione della Pratica  Corrispondenza Ufficiale Entrante Acquisti Elettronica – Tracciatura dei principali passi  del processo. Corrispondenza Ufficiale Uscita Bandi Gara S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 11. L’APPLICAZIONE DocFlow Synergy per gli Acquisti S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 12. Funzionalità di Synergy APPR • Archiviazione Documenti – Cartacei da multi‐funzione o scanner dedicati – Immagini da Fax Server – Elettronici da posta elettronica o PC – Automatici e manuali da sistema gestionale • Gestione Documenti – Raggruppamento per pratica acquisti – Registrazione del protocollo – Riconciliazione automatica via BarCode – Conservazione Sostitutiva • Distribuzione Documenti – Invio automatico documenti al fornitore via email e fax – “Portalino” fornitori • Ricerca e Navigazione – Ricerca per i dati gestionali della pratica – Ricerca a testo libero sul contenuto – Viste personalizzabili e navigabili S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 13. Archiviazione e Protocollazione Documenti 2 I documenti che necessitano di essere prodotti in carta  3 vengono dotati nativamente di BarCode stampati e quindi  I documenti in ingresso  pronti al ritorno per la scansione una volta lavorati ed uscita vengono  protocollati con un  BarCode stampato “al  momento” e acquisiti con  scanner multi‐funzione o  dedicato Synergy/APPR 1 I documenti emessi dal gestionale vengono  catturati in PDF ed archiviati insime ai dati  necessari per la ricerca e la catalogazione 4 I documenti direttamente  generati dagli utenti con  4 applicazioni di produttività Le eMail ed I documenti allegati  personale come Office vengono  vengono archiviati e protocollati in  automaticamente archiviati e  Synergy direttamente dal client  protocollati in Synergy Outlook/Notes e posti nella  direttamente nella pratica relativa pratica relativa S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 14. Distribuzione Gestione ed Accesso Documenti 5 Un operatore, dotato di smart card Poste, effettuerà quindicinalmente la masterizzazione di CD contente i documenti  conservati a norme CNIPA AipaDocs. Operatore Conservazione Gestionale Synergy/APPR Dispatcher Dispatcher 1 Il modulo dispatcher si occuperà di inviare  le fatture secondo i diversi canali attivati  per lo specifico cliente Utenti ERP SAP Utenti ERP Utenti Web interni Clienti/Fornitori 3 4 2 I Gli utenti ERP saranno in grado di accedere ai singoli  Gli utenti Web disporranno di un’applicazione  I clienti/fornitori disporranno di un  documenti ed alla pratica completadirettamente dalle  Web in  grado di effettuare qualsiasi  un’applicazione Web in  grado di ricercare,  transazioni/mappe relative ricerca/operazione sui documenti archiviati mostrare e stampare i propri documenti. S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 15. CONCLUSIONI •Caratteristiche e benefici •Estensioni S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 16. Caratteristiche • A  differenza  di  altri  approcci  informatici  minimizza  l’effort (spesso  nullo)  legato all’archiviazione dei documenti • Accedibile via Web senza che sia richiesta l’installazione di moduli client • Implementabile  in  tempi  brevi  (tipicamente  in  produzione  in  due  mesi  dall’avvio) • Altamente ingegnerizzato: sono previste solo attività di configurazione del  sistema e non di sviluppo • Scalabile  per  ambienti  complessi  multi‐site e  multi‐societari.  Anche  in  versione “alta disponibilità” • Certificazione SAP per moduli specifici S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 17. Benefici tangibili • Automazione dell’invio dei documenti (dispatching)  con conseguente risparmio di “FTE” dedicate Agilità del Business • Archivio cartaceo ridotto al minimo grazie alla  conservazione sostitutiva e, dove necessario,  spostato in magazzino o remotizzato Costi/ Efficenza • Aderenza a normative di Compliance & Governance collegate ai processi di approvvigionamento • Il Buyer ha più tempo a disposizione per le sue  Ricavi attività “core” (qualità delle forniture, trattative)  grazie a l’accesso informatizzato a tutte le pratiche  gestite. • Le altre funzioni aziendali possono accedere  Compliance & facilmente alla base documentale e ricercare  Governance documenti per i loro scopi • Ritorno d’immagine adottando tecniche di gestione  elettronica degli interscambi documentali (email e  portale) Soddisfazione Dipendenti S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 18. Estensioni possibili • Implementazione dei Workflow non gestiti dall’ERP: – Richiesta d’Acquisto – Approvazione ordini • Applicazione  per  la  gestione  dei  documenti  e  dei  processi  legati alla  “Qualifica dei Fornitori” • Estensione  delle  funzionalità del  portale  fornitori  per  tutti  i  processi  aziendali • Tecniche  di  crittografia  dei  documenti  (archiviazione  e  riservatezza  nelle  comunicazioni) • Tecniche  di  firma  digitale  qualificata  per  minimizzare  la  gestione  dei  documenti cartacei Claims Processing Workflow S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  • 19. grazie Per maggiori informazioni DOCFLOW ITALIA Vincenzo Cocciolo Partner & Sales Director TEL: 02 57 50 33 66 www.docflow.com DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 marketing@docflow.it S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m