Docflow propone un sistema di acquisizione, archiviazione e distribuzione dei documenti a supporto dei Processi Acquisti in grado di dare efficienza ed efficacia al processo approvvigionamenti minimizzando gli impatti organizzativi.
Con la semplice tecnica di andare ad archiviare automaticamente ognuno dei documenti otteniamo composizione della pratica acquisti elettronica e tracciatura dei principali passi del processo.
DOCFLOW SYNERGY APPR: gestione dei documenti e del processo di approvvigionamento
1. DOCFLOW
LA FUNZIONE ACQUISTI
NELL’ EPOCA DEL DOCUMENTO
INFORMATICO
La gestione dei documenti e del processo di
approvvigionamento
Vincenzo Cocciolo – Partner & Sales Director
DocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 marketing@docflow.it www.docflow.com
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
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2. Agenda
• Il “Digital Accounting”
– Documenti e Processi Amministrativi Elettronici
• L’ufficio Acquisti
– I Processi ed i Documenti
• L’applicazione
– Docflow Synergy per gli Acquisti
• Conclusioni
– Benefici
– Estensioni
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3. IL DIGITAL ACCOUNTING
Documenti e Processi Amministrativi elettronici
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4. L’amministrazione ed i documenti
• I processi documentali presenti presso l’ufficio
amministrazione delle aziende non hanno avuto sostanziali
modifiche negli ultimi decenni, malgrado i progressi ottenuti (e
gli investimenti fatti) nell’information technology.
• Il documento cartaceo continua a svolgere un ruolo di rilievo
individuando in esso il contenitore in grado di descrivere
compiutamente qualsiasi transazione aziendale.
• Siamo di fronte in questi casi ad una doppia gestione del fatto
amministrativo : molto veloce ed efficiente la parte
transazionale, sostanzialmente lenta e e costosa la parte
documentale
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5. La “nuova amministrazione digitale”
• La convergenza di tre fattori ha reso possibile negli ultimi anni
una completa ridefinizione dei processi documentali:
– La diffusione di internet che consente la facile condivisione di dati e
documenti
– Lo sviluppo della tecnologia di document management
– La completezza delle normative sul documento informatico estese a livello
europeo
• E’ già possibile oggi ipotizzare una organizzazione della
amministrazione completamente automatizzata per il ciclo che
inizia con l’ordine e termina con il pagamento passando per
l’emissione (o la ricezione) della fattura.
• Il punto chiave è che sia il documento che la gestione dei suoi
processi di business diventano elettronici
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6. L’UFFICIO ACQUISTI
I processi e i documenti
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7. w w w . d o c f l o w . c o m
PROCESSO DOCUMENTALE
PROCESSO DOCUMENTALE
PROCESSO DECISIONALE
PROCESSO DECISIONALE
Formal. Proposta
Aggiudicazione
Analisi e Valutaz. Offerte
Fornitori
Formalizzazione Rich. di
Offerta
Individuazione Fornitori
Preparazione pre‐
selezione
Un processo di Acquisto
Formalizzazione pratica Conferma di Ordine di
acquisto Acquisto
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Analisi Richiesta di Approvazione ed Invio al
Acquisto fornitore
Analisi prelim. e assegn. Creazione Ordine di
Buyer Acquisto
8. Quando agire
• Il Processo amministrativo degli acquisti è in genere coperto
dal sistema gestionale ed in alcuni casi da un proprio SRM
(Supplier Relationship Management)
• Ci troviamo però spesso nella condizione dove il processo
documentale viene totalmente ignorato per:
– Archiviazione e protocollazione dei documenti
– Distribuzione da e per il fornitore
– Accesso e Ricerca storico
– Tematiche di Compliance e Governance
• Infine l’estensione del gestionale o del SRM ai documenti non
è percorribile per:
– Change Management
– Tecnologia
– Costi
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9. La Soluzione Docflow
DocFlow propone un sistema di
acquisizione, archiviazione e
distribuzione dei documenti a
supporto dei Processi Acquisti in
grado di dare efficienza ed
efficacia al processo
approvvigionamenti
minimizzando gli impatti
organizzativi
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10. La Pratica di Acquisto
Richiesta di Acquisto
Richiesta/e di Offerta
Specifiche tecniche
Offerta/e Fornitori
Lettera di assegnazione
Con la semplice tecnica
di andare ad archiviare Lettera di accettazione
automaticamente ognuno
dei documenti otteniamo: Ordine/i
– composizione della Pratica Corrispondenza Ufficiale Entrante
Acquisti Elettronica
– Tracciatura dei principali passi
del processo. Corrispondenza Ufficiale Uscita
Bandi Gara
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11. L’APPLICAZIONE
DocFlow Synergy per gli Acquisti
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12. Funzionalità di Synergy APPR
• Archiviazione Documenti
– Cartacei da multi‐funzione o scanner dedicati
– Immagini da Fax Server
– Elettronici da posta elettronica o PC
– Automatici e manuali da sistema gestionale
• Gestione Documenti
– Raggruppamento per pratica acquisti
– Registrazione del protocollo
– Riconciliazione automatica via BarCode
– Conservazione Sostitutiva
• Distribuzione Documenti
– Invio automatico documenti al fornitore via email e fax
– “Portalino” fornitori
• Ricerca e Navigazione
– Ricerca per i dati gestionali della pratica
– Ricerca a testo libero sul contenuto
– Viste personalizzabili e navigabili
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13. Archiviazione e Protocollazione Documenti
2
I documenti che necessitano di essere prodotti in carta
3 vengono dotati nativamente di BarCode stampati e quindi
I documenti in ingresso pronti al ritorno per la scansione una volta lavorati
ed uscita vengono
protocollati con un
BarCode stampato “al
momento” e acquisiti con
scanner multi‐funzione o
dedicato
Synergy/APPR
1
I documenti emessi dal gestionale vengono
catturati in PDF ed archiviati insime ai dati
necessari per la ricerca e la catalogazione
4
I documenti direttamente
generati dagli utenti con 4
applicazioni di produttività Le eMail ed I documenti allegati
personale come Office vengono vengono archiviati e protocollati in
automaticamente archiviati e Synergy direttamente dal client
protocollati in Synergy Outlook/Notes e posti nella
direttamente nella pratica relativa pratica relativa
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14. Distribuzione Gestione ed Accesso Documenti
5
Un operatore, dotato di smart card Poste, effettuerà
quindicinalmente la masterizzazione di CD contente i documenti
conservati a norme CNIPA AipaDocs.
Operatore
Conservazione
Gestionale Synergy/APPR
Dispatcher
Dispatcher
1
Il modulo dispatcher si occuperà di inviare
le fatture secondo i diversi canali attivati
per lo specifico cliente
Utenti ERP SAP Utenti ERP Utenti Web interni Clienti/Fornitori
3 4
2
I Gli utenti ERP saranno in grado di accedere ai singoli Gli utenti Web disporranno di un’applicazione I clienti/fornitori disporranno di un
documenti ed alla pratica completadirettamente dalle Web in grado di effettuare qualsiasi un’applicazione Web in grado di ricercare,
transazioni/mappe relative ricerca/operazione sui documenti archiviati mostrare e stampare i propri documenti.
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15. CONCLUSIONI
•Caratteristiche e benefici
•Estensioni
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16. Caratteristiche
• A differenza di altri approcci informatici minimizza l’effort (spesso nullo)
legato all’archiviazione dei documenti
• Accedibile via Web senza che sia richiesta l’installazione di moduli client
• Implementabile in tempi brevi (tipicamente in produzione in due mesi
dall’avvio)
• Altamente ingegnerizzato: sono previste solo attività di configurazione del
sistema e non di sviluppo
• Scalabile per ambienti complessi multi‐site e multi‐societari. Anche in
versione “alta disponibilità”
• Certificazione SAP per moduli specifici
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17. Benefici tangibili
• Automazione dell’invio dei documenti (dispatching)
con conseguente risparmio di “FTE” dedicate Agilità del
Business
• Archivio cartaceo ridotto al minimo grazie alla
conservazione sostitutiva e, dove necessario,
spostato in magazzino o remotizzato Costi/
Efficenza
• Aderenza a normative di Compliance & Governance
collegate ai processi di approvvigionamento
• Il Buyer ha più tempo a disposizione per le sue Ricavi
attività “core” (qualità delle forniture, trattative)
grazie a l’accesso informatizzato a tutte le pratiche
gestite.
• Le altre funzioni aziendali possono accedere Compliance &
facilmente alla base documentale e ricercare Governance
documenti per i loro scopi
• Ritorno d’immagine adottando tecniche di gestione
elettronica degli interscambi documentali (email e
portale) Soddisfazione
Dipendenti
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18. Estensioni possibili
• Implementazione dei Workflow non gestiti dall’ERP:
– Richiesta d’Acquisto
– Approvazione ordini
• Applicazione per la gestione dei documenti e dei processi legati alla
“Qualifica dei Fornitori”
• Estensione delle funzionalità del portale fornitori per tutti i processi
aziendali
• Tecniche di crittografia dei documenti (archiviazione e riservatezza nelle
comunicazioni)
• Tecniche di firma digitale qualificata per minimizzare la gestione dei
documenti cartacei
Claims Processing Workflow
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19. grazie Per maggiori informazioni
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Vincenzo Cocciolo
Partner & Sales Director
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