5. Come coordinare TUTTI questi processi in un’unica, grande
organizzazione internazionale?
XPP
eXchange Program Policies
Le XPP sono un documento comune in tutti i 113 paesi AIESEC del mondo e
definiscono LEGGI E REGOLAMENTI interni all’organizzazione.
Tali regolamenti sono utili a tutelare tanto lo stagista quanto il comitato
ospitante durante l’intera procedura di exchange, e definiscono
tempistiche, modalità, gestione delle controversie… tutto!
Il mancato perseguimento delle XPP può portare a indagini interne ed
eventuale sospensione/chiusura del comitato.
6. SELLING Creazione del progetto
Il SELLING coinvolge tutte le aree funzionale e i processi di sinergie!
ER Contatti con enti esterni per acquisire TN takes,
main partners e sponsors
COM Creazione eventi di progetto, gestione di
agenda, relatori e contatti media
FIN Stipulazione del budget e monitoraggio
costi&ricavi e cash flow
7. RAISING Cos’è un TN FORM?
Il TN Form è un documento di myaiesec.net. Esso rappresenta il
CONTRATTO che lo stagista accetta, e ne definisce:
Dates & Duration
Job Description
Background required
Measurable Results
Preparation Required
Working Conditions
Learning Points
8.
9.
10. Internal Positioning
Perché il network dovrebbe scegliere Torino?
Affinché sia scelta come meta da molti comitati
nel mondo serve che abbia un buon
positioning nel network! Cioè quando si
nomina Torino devono venire in mente parole
come : stage di “qualità”, comitato
“accogliente” etc etc. Ovviamente da evitare il
contrario =)
Come ottenere ciò?
11. Internal Promotion
Come promuovere all’interno del network?
1.MyAIESEC WIKI
Le WIKI servono non solo come fonte di istruzione, ma
anche come output di congressi e come spiegazione di
progetti ICX.
2.Gruppi Facebook AIESECer
Oltre che per uno scambio culturale, l’esistenza di questi
gruppi è specialmente rivolta alla promozione di tn/ep
form!
Questi sono i 2 principali canali di diffusione,
ma non è detto che non ne esistano di altri!
12. LC2LC Cooperation
La cooperazione tra comitati avviene quando noi (ICX di Torino)
prendiamo accordi con un OGX del mondo (es: OGX di Ufa, in Russia):
NOI promettiamo di riservare un TOT numero di TN form disponibili di un
determinato progetto ai candidati di quel comitato in OGX ci proporrà
LORO promettono di proporci TOT numero di candidati EP che sono
interessati a partecipare a questo progetto in Torino, e quindi ci promettono
TOT EP matched della loro città!
14. MATCHING
MATCHING Selection Process
Il processo selettivo degli EP segue questi passi:
1.APPLICATION: il team riceve la candidatura dell’ EP interessato,
supportata da CV e Motivation Letter
2.APPUNTAMENTO: attraverso le mail si prende appuntamento con l’EP per procedere
all’intervista su Skype (*spreadsheet) tenendo conto del fuso orario del paese in cui si
trova.
3.SKYPE INTERVIEW: si intervista l’EP su skype, con chiamata e possibilmente webcam.
4.XPP: secondo il regolamento, dobbiamo dare risposta all’EP, selezionato o meno, entro
e non oltre 8 giorni dall’intervista!
15. Interview Criteria
L’intervista è supportata da domande standard che potete fare al candidato.
CONSIGLI:
•Intervista sempre condotta da almeno due persone
•Organizzarsi prima su come dividersi le domande e gli spazi, per non
interrompersi a vicenda
•Se l’EP fatica a rispondere, lasciategli tempo… il silenzio gli metterà ansia e
pressione a sufficienza
•Se una risposta non vi convince, andate a fondo: «Perché? In che senso?»
•Durata massima: 40 minuti. Se avete un EP loquace, interrompetelo!
NB: Professionalità e cordialità sono le carte vincenti! Dovete trovare
l’equilibrio tra il mettere il candidato a suo agio e mostrare serietà e rigore.
17. EP matched
Dopo aver selezionato l’EP più adatto al progetto, si passa a matcharlo
ufficialmente su myaiesec.net. E’ una procedura legale che comporta 3 passaggi
fondamentali:
EP ACCEPTANCE NOTE: è il documento standard che l’EP deve mandare al
comitato ospitante. In esso si attesta ufficialmente la partecipazione a
determinato progetto, specificandone nome, date e obbiettivi.
TN ACCEPTANCE NOTE: è il documento standard che il comitato ospitante
deve mandare all’EP, una volta ricevuto il suo. In esso attesta che ospiterà lo
stagista per l’esecuzione di determinato progetto, specificandone nome, date e
obbiettivi.
18. EP matched
MATCH UFFICIALE: soltanto una volta avvenuto lo scambio di entrambe le
AN tra l’EP e il comitato ospitante, si procede al match su myaiesec.net
19. PREPARATION VISA Procedures
Alcuni paesi del mondo richiedono l’ottenimento di un VISTO per entrare in
Europa. Compito del comitato ospitante (da XPP) è di facilitare queste
procedure, fornendo tutti i documenti utili da portare in ambasciata.
Tali documenti sono:
Invitation letter
Dichiarazione di residenza
Riconoscimento giuridico di AIESEC Italia
Endorsment
Fotocopia carta d’identità del LCP
20. PREPARATION Accomodation
La maggior parte dei nostri prodotti prevede che vitto e alloggio siano garantiti dal
comitato ospitante. Possiamo usare diverse tipologie di alloggio:
•Appartamento privato
•Hosting Family
•Residence – Hotel
CHECK IN PROCEDURE:
al suo arrivo, lo stagista deve firmare un EP CONTRACT: è un documento che
esplicita regolamenti e sanzioni dell’accomodation in cui è ospitato.
Inoltre, lo stagista deve consegnare 50 Euro di DAMAGE FEE, che ci tutela nel caso di
danni all’interno dell’accomodation, e che sarà restituita alla fine del progetto dopo
aver controllato che tutto sia nella norma.
21. PREPARATION Welcome preparation
Accorgimenti per preparare l’accoglienza e l’esperienza
dell’EP:
Assegnazione di un BUDDY
Booklet di comitato e/o di progetto
Expectations chat
Preparazione della logistica degli arrivi
22. REALIZATION Reception
La Reception include tutti i primi passi logistici e di team dell’esperienza dell’EP
appena arrivato nel comitato ospitante, e occupa la sua PRIMA SETTIMANA:
•Logistica degli ARRIVI (andare a prendere in aereoporto, accompagnare all’alloggio)
•Check IN e legal management
•Get to know the city (Reception weekend, visita della città)
•SIM card italiana & abbonamento ai mezzi di trasporto pubblico
•Meeting di expectations (team locale + internazionale)
•Team building
•Rapporto con il Buddy
23. REALIZATION Quality of iGCDP Projects
I 3 principali criteri che definiscono la qualità di un progetto iGCDP sono:
1.Rispetto del TN form, della Job Description e delle Working Conditions
2.Food & Accomodation provided
3.Integrazione all’interno del comitato ospitante!
24. REALIZATION Delivery & Reintegration
TRACKING: durante tutto il periodo di realizzazione, l’EP viene costantemente
seguito e coordinato dal team locale e dal buddy.
FEEDBACK SURVEY: modulo di feedback da far compilare all’EP dopo 2 e 4
settimane dal suo arrivo, per monitorare la sua soddisfazione e eventuali problemi.
CHECK OUT: alla fine del progetto, il giorno in cui lo stagista ha il volo per tornare a
casa, si passa a controllare le condizioni dell’appartamento e si decide se restituire o
meno la Damage Fee. Il buddy si deve inoltre occupare di facilitare lo stagista a
tornare a casa, accompagnandolo e fornendogli tutte le informazioni di cui necessita.
25. FOLLOW UP Statistiche e contatti
Il Follow UP è il mantenimento di tutti i contatti aperti e ottenuti durante tutto lo
svolgimento del progetto. Coinvolge quindi sponsors, partners, contatti, relatori,
media partnership, professori… ma anche gli EP!
La loro esperienza è la nostra pubblicità nel mondo, e contribuisce al nostro
POSITIONING: come un circolo vizioso, determinerà i nostri prossimi raising e le
prossime persone che accoglieremo.
SATISFACTION SURVEY: modulo di feedback da far compilare all’EP alla fine della
sua esperienza, per trarre statistiche della qualità del progetto e migliorare il nostro
prodotto verso la prossima realizzazione.
LC2LC Cooperation: feedback chiesti anche al comitato con cui abbiamo lavorato, in
vista di una possibile nuova collaborazione.
