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Exemple de proposition EGRH avant audit

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Client :
Projet d’externalisation
gestion des Ressources
Humaines.
« L’homme n’est pas une ressource de l’entreprise
mais son capital »
Alain RIZZO
Directeur Associé
4 rue Danjou
92100 Boulogne
Billancourt
2 LEA PARTNERS – EXTERNALISATION RH
SOMMAIRE
Votre Projet ……………………………………………..4
Notre approche…………………………………………6
Présentation détaillée …………………………………8
Proposition financière …………………………..…….12
Validation du projet …………………………………....14
4 LEA PARTNERS – EXTERNALISATION RH
Votre projet
5
VOTRE PROJET
CONTEXTE
CONSTAT
Le Groupe XXXXXXXXX est un XXXXXXX en pleine expansion sur le marché de la xxxxxxx
indépendante. Avec plus de 1200 personnes à travers le monde, et grâce à un concept innovant, et
une offre de services rapide et de qualité, il est un partenaire reconnu des constructeurs et du
marché de la xxxxxxx indépendante.
La progression annuelle de la filiale française dépasse régulièrement les 30 % depuis plusieurs
années, elle est devenue ainsi un acteur stratégique de l’IAM Français. Avec l’objectif affirmé de
devenir une marque leader sur son marché.
PERSPECTIVES
La forte progression prévue va entraîner une augmentation importante des collaborateurs de
l’entreprise. A ce jour l’effectif de l’entreprise est de xx personnes (xx CDI +xx CDD) complété de 8
intérimaires.
L’entreprise souhaite accompagner cette croissance par la mise en place d’un système de gestion
des ressources humaines adapté. A ce jour il n’existe pas de service dédié à la gestion des
ressources humaines en interne, l’essentiel des missions est assuré en particulier par l’assistante de
direction, seule la gestion de la paye est externalisée auprès du cabinet comptable.
BESOINS EN EXTERNALISATION
L’entreprise a identifié que l’externalisation de la gestion des ressources humaines pourrait être une
adaptation stratégique, composant un réseau-système expert afin de ne plus « subir » les missions
RH et pouvoir ainsi consacrer 100 % de ses énergies à développer sa compétitivité et sa croissance
sur son cœur de métier.
CINQ FACTEURS FAVORISANT L’EXTERNALISATION
1. Le besoin de création de valeur
2. La complexification de la législation
3. Les variations d’effectif et les fluctuations de l’activité RH
4. La propagation de la pratique d’externalisation
5. Le développement des technologies dédiées aux RH
6
Notre approche

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  • 1. Client : Projet d’externalisation gestion des Ressources Humaines. « L’homme n’est pas une ressource de l’entreprise mais son capital » Alain RIZZO Directeur Associé 4 rue Danjou 92100 Boulogne Billancourt
  • 2. 2 LEA PARTNERS – EXTERNALISATION RH SOMMAIRE Votre Projet ……………………………………………..4 Notre approche…………………………………………6
  • 3. Présentation détaillée …………………………………8 Proposition financière …………………………..…….12 Validation du projet …………………………………....14
  • 4. 4 LEA PARTNERS – EXTERNALISATION RH Votre projet
  • 5. 5 VOTRE PROJET CONTEXTE CONSTAT Le Groupe XXXXXXXXX est un XXXXXXX en pleine expansion sur le marché de la xxxxxxx indépendante. Avec plus de 1200 personnes à travers le monde, et grâce à un concept innovant, et une offre de services rapide et de qualité, il est un partenaire reconnu des constructeurs et du marché de la xxxxxxx indépendante. La progression annuelle de la filiale française dépasse régulièrement les 30 % depuis plusieurs années, elle est devenue ainsi un acteur stratégique de l’IAM Français. Avec l’objectif affirmé de devenir une marque leader sur son marché. PERSPECTIVES La forte progression prévue va entraîner une augmentation importante des collaborateurs de l’entreprise. A ce jour l’effectif de l’entreprise est de xx personnes (xx CDI +xx CDD) complété de 8 intérimaires. L’entreprise souhaite accompagner cette croissance par la mise en place d’un système de gestion des ressources humaines adapté. A ce jour il n’existe pas de service dédié à la gestion des ressources humaines en interne, l’essentiel des missions est assuré en particulier par l’assistante de direction, seule la gestion de la paye est externalisée auprès du cabinet comptable. BESOINS EN EXTERNALISATION L’entreprise a identifié que l’externalisation de la gestion des ressources humaines pourrait être une adaptation stratégique, composant un réseau-système expert afin de ne plus « subir » les missions RH et pouvoir ainsi consacrer 100 % de ses énergies à développer sa compétitivité et sa croissance sur son cœur de métier. CINQ FACTEURS FAVORISANT L’EXTERNALISATION 1. Le besoin de création de valeur 2. La complexification de la législation 3. Les variations d’effectif et les fluctuations de l’activité RH 4. La propagation de la pratique d’externalisation 5. Le développement des technologies dédiées aux RH
  • 7. 7 NOTRE APPROCHE Nous souhaitons partager avec vous la conviction que le secret d’une externalisation réussie est la mise en place d’un modèle de partenariat fort et transparent entre le client et son prestataire. Cette notion de partenariat implique l’existence d’une finalité commune entre les deux entreprises, mais aussi un investissement mutuel, un partage des risques et une mutualisation des moyens. L’objectif final étant la sécurisation et le traitement de l’information RH, dans la conformité légale et sociale. LES DOMAINES RH CONCERNES PAR L’EXTERNALISATION PROPOSEE : Gestion de la formation Gestion administrative du personnel Gestion des entretiens annuels d’évaluation Accompagnement à la gestion de la rémunération et du dialogue social Gestion du recrutement Gestion du temps et des activités Gestion des frais LES FORMES D’EXTERNALISATION PROPOSEES : Elles seront complémentaires et adaptées aux besoins avec une révision annuelle sur les process et sur les méthodes : A.S.P – Application Service Provider soit location via Internet de certaines applications RH (gestion des absences, planning des congés RTT etc.) Fourniture de services de traitement récurrent du type veille légale & sociale B.P.O – Business Process Outsourcing soit externalisation complète de la gestion des frais, de la gestion du temps et des activités. Mise en place d’une permanence sur site par l’intermédiaire d’un(e) consultant(te) dédié(e) Mise en place d’une hot line RH L’ensemble des éléments ci-dessus est repris dans la proposition détaillée qui suit. Le contrat proposé est pluri annuel (trois ans reconductible) et fait l’objet d’une révision annuelle sur la base du nombre de collaborateurs présents à l’ouverture de l’exercice légal. Ce contrat ne deviendra définitif qu’à l’issue d’une phase de diagnostic et d’étude de faisabilité de cinq jours.
  • 9. 9 L’ensemble de la prestation d’externalisation RH peut s’analyser sur la base de 20 modules et de 6 ateliers qui seront déployés durant la phase de diagnostic ~ ATELIER N°1 - L A GESTION PREVISIONNELLE DES EMPLOIS ET DES COMPETENCES Module 1 - Le développement de la fonction Ressources Humaines De la Gestion du personnel à la Gestion des Ressources Humaines. Les activités de la fonction (administration du personnel, gestion des Ressources Humaines et des coûts, la formation, le développement social, l’information et la communication, l’amélioration des conditions de travail, les relations sociales, le conseil à la hiérarchie dans la gestion du personnel, les relations externes). Module 2 - Introduction à la GPEC Stratégie d'entreprise, gestion de projets, management des entreprises en croissance, gestion prévisionnelle des emplois et des compétences GPEC, scénarios, pyramide des âges. Module 3 -_Les définitions de postes Politiques de recrutement, La fiche de définition de fonction / descriptif de poste Module 4 - Le recrutement Politiques de recrutement, entraînement aux entretiens, recrutement par Internet, procédures de sélection, tests psychologiques, analyse de CV, lettres de motivation. Module 5 -_Le Contrat de travail La formation et la modification du contrat de travail : les éléments distinctifs du contrat - les principales clauses - la modification des clauses contractuelles. La Convention Collective Nationale du Commerce de Gros. Module 6 -_L’appréciation du personnel Appréciation des performances, grilles d'évaluation, plan de formation, évaluation de la formation, gestion de la mobilité interne. Module 7 -_L’exécution du Contrat de travail Les congés payés - la durée du travail - incidences de la maladie et de l'accident du travail - le droit de la formation continue - le droit disciplinaire Module 8 - Les départs, la rupture du Contrat de travail La gestion des licenciements. Les départs « autres ».
  • 10. 10 ATELIER N° 2 – L ES RELATIONS SOCIALES Module 9 - Le cadre juridique L’Inspection du Travail – Les obligations des employeurs Module 10 - Les partenaires sociaux – Les « délégués » Les délégués du personnel – Les délégués syndicaux – Les Syndicats – Le Comité d’Entreprise – Le CHSCT. Module 11 - Les Prud’hommes Les litiges – Les recours – La compétence ATELIER N° 3 – L A REMUNERATION Module 12 - Gestion des rémunérations Analyse, profit, évaluation de poste, gestion de la paye, la feuille de salaire, les politiques salariales : du saupoudrage à l'élitisme, la gestion des augmentations, le "rémunération - mix" et les systèmes cafétéria, anticiper les carrières, les pratiques de prévoyance. Module 13 - Intéressement – Participation - Actionnariat Signification économique, caractère aléatoire, calcul contractuel – Article L.441 -1 sur l’intéressement – Article L.442-1 sur la participation – L’actionnariat réconciliation capital et travail. ATELIER N° 4 – C OMMUNICATION – INFORMATION - NEGOCIATION Module 14 -_Communication / Information Les journaux ou bulletins internes – Les flashes d’informations – Le livret d’accueil – L’Intranet – La plaquette d’Entreprise. Module 15 – Négociation La « check-list » préalable – Les principes de conduite de négociation – Le dossier – Le terrain
  • 11. 11 ATELIER N° 5 – L’ EFFICACITE AU TRAVAIL Module 16 - Les motivations Maslow et la théorie des besoins – F.Herzberg et la théorie des motivations - Salaire et motivation. Pour être performante et assurer ainsi sa pérennité, chacun s’accorde sur le fait que l’entreprise a besoin de professionnels motivés, impliqués. Module 17 - Le règlement intérieur - La durée du travail Acte unilatéral de la part de l’employeur et obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 20 salariés. Loi n°98- 461 du 13 juin 1998 – La durée légale du Travail – Les accords de RTT Module 18 - Leadership et management Entendre le management comme levier de créativité et d'innovation dans les entreprises - Mettre en évidence les liens entre le style de management et le niveau d'implication des équipes - Sensibiliser au besoin de tenir compte des émotions des équipes et les accompagner lors de changements dans l'entreprise - Évoquer les principes de la conduite du changement ATELIER N° 6 – L A FORMATION Module 19 -Le cadre législatif L’Accord National Interprofessionnel du 20 septembre 2003 La loi 2004 relative à la formation professionnelle tout au long de la vie et au dialogue social. Accord paritaire national relatif à la VAE Accord paritaire national relatif au DIF Accord paritaire national relatif à l’entretien professionnel. Module 20 -_Le plan de formation de l’Entreprise L’employeur est libre de mettre en place ou non un plan de formation. Le plan de formation n’est pas un document négocié.
  • 13. 13 PROPOSITION FINANCIERE TARIFS DES PRESTATIONS 1 – Prestation d’externalisation nombre de collaborateurs coût annuel par collaborateur coût total annuel en € HT Comprenant les prestations de préparation, la phase de diagnostic, et les accords d’externalisation : A.S.P – Application Service Provider soit location via Internet de certaines applications RH (gestion des absences, planning des congés RTT etc.) Fourniture de services de traitement récurrent du type veille légale & sociale B.P.O – Business Process Outsourcing soit externalisation complète de la gestion des frais, de la gestion du temps et des activités. Mise en place d’une permanence sur site par l’intermédiaire d’un(e) consultant(te) dédié(e) Mise en place d’une hot line RH X X X Les éventuels frais de vie liés à la prestation de suivi et d’animation vous seront refacturés, au réel, sur présentation de justificatifs. 2 – Frais de vie du consultant dédié (Déplacement, hébergement, restauration)
  • 15. VALIDATION DU PROJET Délai de validité et droit de rétractation Notre proposition est valable 1 mois à compter de sa date d’émission, soit jusqu’au xxxxxxxx. Pour LEA PARTNERS Date RIZZO Alain Directeur associé Signature Pour le Client Date Nom du signataire, précédé de la mention ‘lu et validé’ Signature Conditions générales de vente Toutes les prestations de LEA PARTNERS feront l’objet d’un acompte, à hauteur de 30 %, versé par le client au moment de la commande. Ensuite la prestation sera facturée en régie mensuelle sur la base du montant annuel déduction faite de l’acompte. Les factures de LEA PARTNERS seront réglées par le client dans un délai de 30 (trente) jours, à compter de la date de facturation. Passé ce délai, des pénalités de retard pourront être facturées. Obligations des parties Conformément aux Articles L122-4 et L122-5 du Code de la Propriété Intellectuelle, aucune utilisation de ce document ne peut être faite sans l'autorisation expresse de LEA PARTNERS ; Chacune des parties s'engage à préserver la confidentialité et s'interdit de communiquer à des tiers les informations qui lui auront été transmises dans le cadre de l'exécution de la prestation.
  • 17. DESCRIPTION DE LA PHASE DE DIAGNOSTIC L’objectif du diagnostic est de déterminer la faisabilité de l’externalisation des missions RH par l’analyse de l’existant, l’interview des collaborateurs et des managers sur leurs attentes et implication dans ce projet sur les bases d’une méthodologie proche du bilan social. Déclinaison de problématique(s) Les freins internes dans le cadre d’un projet d’externalisation RH sont parfaitement identifiés : La perte de contrôle (managers) La dépendance vis-à-vis du prestataire La perte de savoir et de compétences La dégradation du climat social Les coûts trop élevés La moindre qualité L’objectif du diagnostic est de lever ces freins internes dans le cadre d’une série d’actions qui va permettre de rassurer les collaborateurs sur la bonne connaissance des mécanismes, des valeurs et du projet d’entreprise. Les solutions produits de l’externalisation RH ont fait leur preuve et ne sont pas en cause. C’est sur la qualité humaine du service qu’il convient d’être à la hauteur des attentes de l’entreprise. Plus les techniques sont sophistiquées, plus il est besoin de contacts humains sophistiqués pour en assurer la bonne gestion. Approche méthodologique de type « bilan social » : Les sept chapitres contenant les indicateurs type du bilan social seront abordés durant cette phase de diagnostic : 1. emploi : ventilation des effectifs suivant plusieurs critères, variations intervenues au cours de l’année, absentéismes… ; 2. rémunération et charges accessoires : masse salariale, rapport entre les rémunérations des cadres et celles des ouvriers, part des frais de personnel… ; 3. conditions d’hygiène et de sécurité : accidents de travail, maladies professionnelles, dépenses en matière de sécurité ; 4. autres conditions de travail : durée du travail, organisation du travail, dépenses d’amélioration des conditions de travail ; 5. relations professionnelles : composition du comité d’entreprise, accords signés dans l’entreprise, mesures d’information et de communication… ; 6. autres conditions de vie relevant de l’entreprise : œuvres sociales, charges complémentaires pour des prestataires telles que la maladie, la vieillesse ; 7. formation. .
  • 18. DESCRIPTION DE LA PHASE DE DIAGNOSTIC . LIVRABLES DU DIAGNOSTIC : A l’issue du diagnostic un certain nombre de livrables permettront de décider du lancement ou non du programme d’externalisation : Un bilan socio -démographique avec pyramide des âges : Une synthèse des emplois et des compétences présentes dans l’entreprise : (sur la base de l’analyse des CV et des interviews) Et la synthèse de l’ensemble des critères du bilan social sur la base des sept chapitres : 1. emploi 2. rémunération et charges accessoires 3. conditions d’hygiène et de sécurité 4. autres conditions de travail 5. relations professionnelles 6. autres conditions de vie relevant de l’entreprise 7. formation