Este documento resume os principais pontos sobre gerenciamento de stakeholders de acordo com o Guia PMBOK 5a edição. Ele descreve os quatro processos de gerenciamento de stakeholders: identificar, planejar a gestão, gerenciar o engajamento e controlar o engajamento. Além disso, fornece detalhes sobre técnicas como análise de stakeholders e matrizes para mapear poder, interesse e nível de engajamento.

1. segundo o Guia PMBOK 5ª ed
Gerenciamento de Stakeholders

2. Dimitri Campana, é consultor, agile coaching, professor e gerente de projetos sênior. Graduado como Bacharel em Sistemas de Informação, possui especialização em Gestão de Projetos pela University of La Verne/CA. Além da certificação PMP/PMI, possui a certificação PRINCE2 Foundation e certificações específicas emitidas pela Microsoft e Scrum Alliance e é filiado ao Capítulo do PMI em Santa Catarina. Em sua carreira já conquistou prêmios concebidos por projetos de excelência por empresas Microsoft, Oracle, McAfee e Dell.

3. Tópicos
1. Conceitos Fundamentais
2. Processos do Gerenciamento dos Stakeholders
Visão geral dos 4 processos
Processo 1: Identificar
Processo 2: Planejar sua gestão
Processo 3: Gerenciar seus engajamentos
Processo 4: Controlar seus engajamentos

4. Conceitos Fundamentais

5. Principais papéis ou funções no gerenciamento de projetos
Gerente de Projetos
Patrocinador
Stakeholders

7. Stakeholders ou Partes Interessadas
Todos os ENVOLVIDOS no projeto
“Um indivíduo, grupo ou organização que possa afetar, ser afetado ou sentir-se afetado por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto”
Guia PMBOK, 5ª ed.

8. Stakeholders típicos
Socie-dade
Concorrentes
Funcionários

9. Reflexões
Você envolve adequadamente os stakeholders de seus projetos?
Você já foi surpreendido ao receber uma reclamação de um stakeholder chave de seu projeto?
Seu chefe lhe entrega um escopo do projeto e um termo de abertura prontos, você simplesmente já o inicia?
Expectativas
Influências
Requisitos

10. Processos do Gerenciamento dos Stakeholders

11. Visão Geral dos Processos
O gerenciamento dos stakeholders deve ocorrer durante todo ciclo de vida do projeto
Processos
Realizado durante
Identificar as partes interessadas
Grupo ‘Processos de Iniciação’
Planejar o gerenciamento das partes interessadas
Grupo ‘Processos de Planejamento’
Gerenciar o engajamento das partes interessadas
Grupo ‘Processos de Execução’
Controlar o engajamento das partes interessadas
Grupo ‘Processos de Monitoramento e Controle’

12. Durante o projeto…
Identificá-los o quanto antes
Mapear suas expectativas (‘espero que...’)
Mapear seus requisitos
Mapear seus níveis de interesses
Mapear seus níveis de influência (+/-)
Planejar sua comunicação com elas e fazê- la
Gerenciar seus engajamentos

13. Identificar os Stakeholders

14. Identificar os Stakeholders
Ocorre no Grupo ‘Iniciação do Projeto’
Por que isto é uma das primeiras coisas a serem feitas?
Se você não identificá-los, eles ‘aparecerão’ no meio do projeto. Provavelmente solicitarão mudanças.
Exercem maior influência no início do projeto. Não no meio, durante ou no final.

15. Identificar os Stakeholders
Entradas:
•Infos sobre partes internas e externas
•Patrocinador, cliente, departamentos, etc
Termo de abertura
•Contratantes e contratados do Projeto
Documentos de aquisição
•Cultura, padrões
Fatores ambientais
•Formulário para registrar stakeholders
•Lições aprendidas e stakeholders mapeados anteriormente
Ativos de processos organizacionais

16. Identificar os Stakeholders
Ferramentas e Técnicas:
•Coleta e análise de informações, classificação, relacionamentos entre eles
•1) Identifique os principais
•2) Entreviste-os e escute suas expectativas “Por que este Projeto é necessário? Quando “você” considerará que o projeto está finalizado a contento?”
•Classifique-os
Análise de partes interessadas

17. Técnica de Análise de Stakeholders
Modelos de classificação:
Poder: autoridade ou capacidade de impor sua vontade
Interesse: nível de preocupação
Influência: engajamento (quanto pode afetar de forma positiva ou negativa)
Matriz:
Poder x Interesse
Poder x influência

18. Matriz Poder x Interesse
Muito útil em fornecer idéias e em ajudar com os detalhes menores do projeto. Devem ser mantidos informados e consultados regularmente
Assegurar-se de que sejam consultados, mantidos informados sobre os progressos, e estejam satisfeitos com o andamento do projeto
Não deman- dá-los excessivamen- te pois poderão reagir e reduzir ou retirar o seu apoio
Monitorar para ver se haverá uma mudança em relação a poder/ interesse
PODER
INTERESSE

19. Entrevistas e Reuniões
Entrevista e conversa com os principais stakeholders, especialistas de negócio, outros Gerentes de Projetos
“Na sua opinião quem mais vai sofrer ‘impacto’ durante a execução ou ao final do projeto?”

20. Mapeamento de Necessidades e Expectativas
1.Quais os resultados esperados para o projeto em termos de finalidade, custo e prazo?
2.De que forma poderemos avaliar se conseguimos alcançar os objetivos do projeto?
3.Quais as mudanças você acredita que deverá realizar para se adaptar as mudanças provocadas pelo projeto?
4.Como você enxerga o papel de sua área no projeto?
5.Que mudanças você acredita que sua área ou você podem implementar para que o projeto seja mais eficiente?

21. DICA
Siga o DINHEIRO
Siga os RECURSOS
Siga os ENTREGÁVEIS e
Siga as ASSINATURAS

22. Identificar os Stakeholders
SAÍDA = Registro das partes interessadas
Identificação básica: nome, posição no organograma, local, email,..
Informações de avaliação: requisitos essenciais, expectativas, influência, fase de maior interesse
Tipo de apoio: positivo, neutro ou resistente

23. Registro das partes interessadas

24. Registro das partes interessadas

25. Planejar o gerenciamento das partes interessadas

26. Planejar o gerenciamento das partes interessadas
Entradas:
Plano de Gerenciamento do Projeto
Registro de Stakeholders
Fatores Ambientais e Ativos

27. Planejar o gerenciamento das partes interessadas
Técnicas:
Opinião Especializada
Reuniões
Técnicas Analíticas: classificação quanto ao nível de engajamento (atual x desejado)

28. Planejar o Engajamento
•Sem conhecimento e impactos do projeto
DESINFORMADO
•Resistente a mudança
RESISTENTE
•Não dá apoio ou resiste
NEUTRO
•Dá apoio a mudança
DÁ APOIO
•Ativamente engajado em garantir o êxito
LIDERA

29. Matriz de avaliação do nível de engajamento
Stake- holder
Poder
Interesse
Não Infor- mado
Resis- tente
Neutro
Dá Apoio
Lidera
Stake 1
A
D
Stake 2
A
D
Stake 3
A
D
A = Nível Atual D = Nível Desejado

30. Planejar o gerenciamento das partes interessadas
SAÍDA
Atualizações nos documentos de projetos: cronograma e registro de partes interessadas
Plano de Gerenciamento das Partes Interessadas
Contém estratégias para engajar os stakeholders
Pode ser Formal, informal, estruturado ou mais detalhado
Contém o Registro das Partes Interessadas
Matriz de avaliação do nível de engajamento
Matriz de Comunicação (quem recebe o que, em qual formato, em que frequência)
Matriz Poder x Interesse + Matriz Dedicação Tempo

31. Planejar o gerenciamento das partes interessadas
STAKEHOLDER
DETALHAMENTO DE INFORMAÇÕES
FREQUÊNCIA
FORMA DE
COMUNICAÇÃO
Matriz de Comunicação

32. Exemplos de ações de engajamento
Ações
1. Convidá-los para participarem do processo de gerenciamento dos riscos
2. Assegurar que os requisitos sejam claros. Enviar relatórios.
3. Envolvê-los nas reuniões da equipe, reportar a essas pessoas e incluir informações solicitadas
4. Convidá-los para ingressarem oficialmente na equipe de gerenciamento de projetos
5. Planejar reuniões periódicas durante o projeto para verificar se identificaram mais riscos

33. Planejar o gerenciamento das partes interessadas
STAKE- HOLDER
Classificação Poder x Interesse
Nível de engaja- mento
Forma dedicação
Valores mais fortes
Frequência
João
Gerenciar com Atenção
Dá Apoio
Conversa em almoço, café
Honestidade
Quinzenal
José
Manter Informado
Neutro
Email
Transparência
Quinzenal
Matriz de Dedicação de Tempo

34. DICA
Cuidado ao integrar o Plano de Gerenciamento de Stakeholders ao Plano do Projeto! Quem irá ler o Plano??

35. Gerenciar o engajamento das partes interessadas

36. Gerenciar o engajamento das partes interessadas

37. Gerenciar o engajamento das partes interessadas
•Aplicar os métodos planejados para cada stakeholder
Métodos de Comunicação
•Mediação e arbitragem
•Técnicas de Negociação
•Resolução de Conflitos
Habilidades Interpessoais
•Organização
•Facilitar o consenso
•Coordenar e harmonizar o grupo
Habilidades de Gerenciamento
Técnica e Ferramentas

38. DICA
Reuniões presenciais são a forma mais eficiente de comunicação e resolução de problemas com os Stakeholders

39. DICA
“.. está me faltando tempo para gerenciar todos os stakeholders! O que eu faço?”

40. Controlar o engajamento das partes interessadas

41. Controlar o engajamento das partes interessadas
Monitorar os relacionamentos
Ajustar as estratégias / plano

42. Referências bibliográficas
•Project Management Institute – PMI. (2012). “Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK)”, 5ª Edição.
•Vargas, Ricardo Viana. (2014). “Manual Prático do Plano de Projeto: utilizando o PMBOK Guide”, 5ª Edição.
•Mulcahy, Rita. (2013). “Preparatório para o exame de PMP”, 8ª Edição.
•Do Valle, José Angelo Santos . (2014). “Gerenciamento de stakeholders em projetos”, 1ª Edição.

43. Contatos
E-mail: dimitricampana@hotmail.com
Skype: dimitri.campana
Blogs:
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