La conférence d'Everial sur le salon Documation 2011 Commandez votre badge visiteur gratuit pour l'édition 2012: http://bit.ly/vZlsN4

1. EVERIAL- - Département Numérique
EVERIAL Département Numérique 1 1
Vélizy, le 30 mars 2011

2. NumérisationPRESENTATION
TITRE DE LA
des dossiers
Affaires Réglementaires
EVERIAL- - Département Numérique
EVERIAL Département Numérique 2 2
Vélizy, le 30 mars 2011

3. EVERIAL
Département Numérique
Agenda
] Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD
] Présentation du Projet
] Solution proposée
] Résultats et Bénéfices
] Conclusion
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4. INTRODUCTION
Présentation du Projet
• Sécuriser des documents sous format électronique.
• Faciliter la recherche et la restitution des documents
archivés.
• Construire une structure documentaire simple et conviviale
parfaitement compatible avec la solution GED future.

5. Présentation EVERIAL
EVERIAL – Un groupe leader en gestion documentaire
En quelques chiffres
] Créé en 1989 (ex-Archiv-Alpha)
] Un chiffre d’affaires 2010 de 40 M€
] 400 collaborateurs
] 12 sites couvrant la France métropolitaine et des franchises aux Antilles et en Polynésie
françaises
] 4 filiales en Espagne, en Suisse, à Monaco et à l’Ile Maurice
] Capacité de stockage : 12 millions de conteneurs (soit 6 000 km de linéaires)
] Le plus grand et moderne centre de conservation d’archives en Europe à moins d’1h de
Paris certifié ISO 14001
] Capacité de numérisation de plus de 250 000 pages/jour
] Plus de 5000 clients parmi lesquels les principales banques et compagnies d’assurances,
les groupes industriels, les PME, ainsi que de nombreux établissements publiques
] Des références qualités et normes : ISO 9001 (version 2008), NF Z 40-350 , NF Z 42-013
5 5

6. Présentation EVERIAL
NOTRE NOUVEAU SITE DE CONSERVATION :
LE MEGASTORE
Construction du plus grand centre de conservation européen, situé à Chartres (28), soit à moins d’1h de Paris.
4 cellules de conservation à ce jour / 2 en construction (livraison à l’été 2011)
Un bâtiment d’exploitation respectant les dernières normes DRIRE en vigueur (enceinte close, contrôle d’accès global, sprinklage de l’ensemble des 5
niveaux de conservation, vidéosurveillance complète du site…).
A l’issue du projet (2013) :
Bâtiment de 13 cellules sécurisées sur un site de 19 hectares
Surface au sol de 78 000 m² sur 5 étages de stockage
Capacité de stockage de 390 000 m² soit l’équivalent de 60 terrains de foot, et de 7 020 000 unités de stockage
Le Mégastore est certifié ISO 14001.
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7. Présentation SWORD Group
Fournisseur d’applications métiers à forte valeur ajoutée
Top 100 des éditeurs et intégrateur spécialisé : ECM / SIG / BI….
Partenariats avec les plus grand éditeurs
Siège social à Lyon, Opérations dans 37 pays
1 800 personnes à travers le monde
180 m€ de CA consolidé en 2009
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8. Présentation SWORD IDL
Dématérialisation
Groupe Caisse d’Epargne
des documents et informations
Archivage et gestion du dossier
réglementaire client
Recherche
& Gestion des documents Dématérialisation des dossiers et
courriers entrants
Consultation des documents
Dématérialisation des processus
Workflow - BPM Gestion de processus métiers
Archivage à valeur probante
Archivage Opérationnel
& Archivage à valeur probante
Intégrateur global 100 Millions de documents / an
de solutions
d’Entreprise / EMC Captiva Input Accel
IBM FileNet P8
AMOA
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9. Présentation MERIAL
Qui sommes-nous ?
Un leader innovant spécialisé dans les produits et
solutions destinés à améliorer la santé, le bien-être
et les performances des animaux.

10. Présentation MERIAL
MERIAL en un clin d’œil
• Créé en 1997 par la fusion de Rhône-Mérieux
(Rhône-Poulenc, France) et MSD AgVet (Merck &
C°, USA)
• Expertise en produits pharmaceutiques et
vaccins vétérinaires (biologie)
• En 2009 Merial devient la division santé animale
de sanofi-aventis

11. Présentation MERIAL
MERIAL : chiffres clés 2010
Des activités dans plus de 150 pays
CA 2010 : 2,6 milliards $
5 600 salariés dans le monde
9 centres de R&D
16 sites de production dans 9 pays (France, Brésil, USA,
Italie, Chine, Royaume-Uni, Nouvelle-Zélande, Pays-Bas,
Uruguay)

12. EVERIAL
Département Numérique
Agenda
] Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD
] Présentation du Projet
] Solution proposée
] Résultats et Bénéfices
] Conclusion
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13. Le Contexte des Affaires Réglementaires
L’industrie de la santé animale - un environnement hautement régulé :
A toutes les étapes de la vie du produit :
- Recherche & Développement
- Soumission réglementaire & Approbation
- Fabrication
- Approvisionnement
- Commercialisation & Promotion
- Support du produit
- Pharmacovigilance
Cadre juridique clair, sujet à une continuelle évolution.

14. Nos Missions
En accord avec les valeurs, les principes d’excellences et la stratégie
de Mérial nous obtenons l’approbation en temps opportun de nos
produits et nous gérons activement le portefeuille de nos produits
dans le cadre de la réglementation.
Nous mettons à profit notre expertise diversifiée et notre implication
dans les associations professionnelles et autres forums afin de créer
un environnement favorable qui optimisera le potentiel de notre
société.
Nous gérons ainsi un portefeuille 662 produits commercialisés sur
162 pays.

15. DULUTH, USA LYON, FRANCE
GAINESVILLE, USA
Autours du monde, les équipes
“Regulatory Affairs Corporate” sont
localisées sur 6 sites différents.
CAMPINAS, BRAZIL
SINGAPORE, SINGAPORE
ATHENS, USA

16. Les Objectifs du Projet
• Sécuriser des documents sous format électronique.
• Faciliter la recherche et la restitution des documents
archivés.
• Construire une structure documentaire simple et conviviale
mais surtout parfaitement compatible avec une solution
finale futur: “Documentum”.

17. Les contraintes
• Grand nombre de documents à traiter: 2
631 dossiers / 772 930 pages à scanner.
• Délais courts: projet devant être finalisé en moins de 7 mois
• Contenants variés: Pochettes, boites, documents agrafés, sertis, classeurs
création de sous-fichiers.
• Restitution possible sous 48h du document
• Confidentialité et sécurité maximale dans toutes les étapes du projet.
• Utilisateurs présents tout autours du globe.
• Recherche intuitive basées sur des données métiers.
• Administration simple de l’application.

18. EVERIAL
Département Numérique
Agenda
] Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD
] Présentation du Projet
] Solution proposée
] Résultats et Bénéfices
] Conclusion
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19. EVERIAL
SLIDE SPEED DEMO
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20. EVERIAL
Département Numérisation Haute Volumétrie
Trois sites de numérisation industrielle
• Paris IDF
• Lyon
• Site spécialisé dans la gestion de fonds spéciaux à Chalon
sur Saône (71)
Certification norme ISO 9001 Version 2008
Respect des recommandations de la norme AFNOR NFZ42-013
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21. Contraintes d’intégration dans le système documentaire
Fichiers Image :
1 fichier PDF/A1B par classeur produit, décomposition en onglets,
N&B, 300 dpi
Traitements OCR
Nom du fichier pdf : CodeProduit-No Volume-TypeDocument.pdf
Fichiers d’index
1 fichier d’index par lot (DVD), RestitutionAAAAMMJJ_nolot.csv
Index métier retenus : code produit, volume, type de document, no de
boite, statut international
Structure des lots (DVD)
1 fichier d’index à la racine, 1 sous-répertoire par produit, 1 ou n fichiers
PDF par sous-répertoire produit
Gestion des classeurs multi-produits : sous-répertoire spécifique 001&002
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22. Procédures Qualité mises en œuvre
Procédures EVERIAL
Contrôles croisés durant la production :
- contrôles d’images : contraste, suppression des pages blanches,
suppression des traits, redressement, détection de double pages, de pages
cornées….
-contrôles d’index : format de saisie, cohérence avec l’inventaire Excel…
Procédures MERIAL
Contrôles par échantillon, avec variation de la taille d’échantillon selon la
qualité des lots
Validation des images : qualité d’image, contrôle de séquences de no de
page, présence d’onglets, validité du fichier PDF/A…
Validation des index : vérification du nb de lignes / nb de fichiers, format
des champs, contrôles OCR dans les fichiers…
Contrôle de doublons : en utilisant le fichier Excel d’inventaire
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23. Application de consultation
4 zones géographiques
Ecran de recherche multi-critères, intégrant
un lien sur le document PDF
Recherche full-texte à l’intérieur des documents
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24. Application de consultation : Administration fonctionnelle
Gestion des imports de document
Dépôt des fichiers dans un répertoire partagé
Lancement d’un programme
Alertes en cas d’erreur et analyse du fichier de log
Gestion des référentiels
Code Produit, Nom Produit, Type de document
Référentiels utilisés lors des injections de document et lors des
recherches
Gestion des utilisateurs
Connexion à 4 serveurs Active Directory pour l’authentification et
l’identification des utilisateurs
SSO
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25. Les dates importantes du projet
• Juin à Octobre 2009:
Organisation du projet
Inventaire et typologies des documents à scanner
• 12 Octobre 2009:
Choix des sociétés EVERIAL & SWORD
• 23 Octobre 2009:
Réunion de lancement du projet
• 13 et 27 Novembre, 4 et 11 décembre 2009:
Enlèvements sécurisés Everial des documents
• 16/17 Décembre 2009:
Validation de l’application e-Doc et formation utilisateurs
• 21 Décembre 2009:
Recette définitive des documents scannés

26. EVERIAL
Département Numérique
Agenda
] Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD
] Présentation du Projet
] Solution proposée
] Résultats et Bénéfices
] Conclusion
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27. Contrôles Qualité
Result of Quality Control done by Merial
35
Number of Documents
30 30 30 30
30
25 Number of
documents
20 controlled
15 Number of deviation
10
5 2 3
1 0
0
Batch 1 Batch 2 Batch 3 Batch 4
Result of Quality Control done by Everial
Batch
120%
100%
100%
80% Total of
documents
60%
Number of
40% deviation (Everial)
20%
2%
0%
1
proportion of documents

28. Résultats
• Le 21 Décembre 2009, après 7 mois de travail,
l’ensemble des documents (2 650 fichiers)
étaient disponibles en consultation par tous nos
utilisateurs (équipes France, Asie, Latine
Amérique et USA).

29. Bénéfices
• Sécurité des documents.
• Gain de temps pour les équipes.
• Organisation documentaire.
Opération renouvelée début 2010 pour les
documents BIO
(850 Doc / 170 000 Pages / 4 Mois)

30. Questions / Réponses
Stand B09
30 30

31. www.everial.com
Siège social
27 rue de la Villette
69003 Lyon ISO 9001 Version 2008
N°AZUR : 0811 23 12 12 ISO 14001
Fax : 0811 23 10 10 NFZ 40350 – NFZ 42013
EVERIAL- -TITRE DU DOSSIER
EVERIAL – Département Numérique
Département Numérique 31 31
Vélizy, le 30 mars 2011