EVERIAL- - Département Numérique EVERIAL Département Numérique     1                       1                              ...
NumérisationPRESENTATION                                      TITRE DE LA                                                 ...
EVERIALDépartement Numérique             Agenda                   ]    Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD              ...
INTRODUCTIONPrésentation du Projet                • Sécuriser des documents sous format électronique.                • Fac...
Présentation EVERIAL      EVERIAL – Un groupe leader en gestion documentaire      En quelques chiffres      ]   Créé en 19...
Présentation EVERIALNOTRE NOUVEAU SITE DE CONSERVATION :LE MEGASTOREConstruction du plus grand centre de conservation euro...
Présentation SWORD GroupFournisseur d’applications métiers à forte valeur ajoutéeTop 100 des éditeurs et intégrateur spéci...
Présentation SWORD IDL Dématérialisation                                       Groupe Caisse d’Epargne des documents et in...
Présentation MERIAL    Qui sommes-nous ?    Un leader innovant spécialisé dans les produits et    solutions destinés à amé...
Présentation MERIAL   MERIAL en un clin d’œil    • Créé en 1997 par la fusion de Rhône-Mérieux    (Rhône-Poulenc, France) ...
Présentation MERIAL                    MERIAL : chiffres clés 2010 Des activités dans plus de 150 pays CA 2010 : 2,6   mil...
EVERIALDépartement Numérique             Agenda                   ]    Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD              ...
Le Contexte des Affaires Réglementaires  L’industrie de la santé animale - un environnement hautement régulé :            ...
Nos Missions     En accord avec les valeurs, les principes d’excellences et la stratégie     de Mérial nous obtenons l’app...
DULUTH, USA                      LYON, FRANCEGAINESVILLE, USA                              Autours du monde, les équipes  ...
Les Objectifs du Projet          • Sécuriser des documents sous format électronique.          • Faciliter la recherche et ...
Les contraintes        • Grand nombre de documents à traiter:                                         2          631 dossi...
EVERIALDépartement Numérique             Agenda                   ]    Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD              ...
EVERIAL   SLIDE SPEED DEMO                      19
EVERIAL    Département Numérisation Haute Volumétrie   Trois sites de numérisation industrielle                     • Pari...
Contraintes d’intégration dans le système documentaire    Fichiers Image :        1 fichier PDF/A1B par classeur produit, ...
Procédures Qualité mises en œuvre  Procédures EVERIAL     Contrôles croisés durant la production :        - contrôles d’im...
Application de consultation 4 zones géographiques Ecran de recherche multi-critères, intégrantun lien sur le document PDF ...
Application de consultation : Administration fonctionnelle     Gestion des imports de document         Dépôt des fichiers ...
Les dates importantes du projet      • Juin à Octobre 2009:           Organisation du projet           Inventaire et typol...
EVERIALDépartement Numérique             Agenda                   ]    Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD              ...
Contrôles Qualité                              Result of Quality Control done by Merial                        35  Number ...
Résultats    • Le 21 Décembre 2009, après 7 mois de travail,      l’ensemble des documents (2 650 fichiers)      étaient d...
Bénéfices    • Sécurité des documents.    • Gain de temps pour les équipes.    • Organisation documentaire.        Opérati...
Questions / Réponses         Stand B0930                     30
www.everial.comSiège social27 rue de la Villette69003 Lyon                               ISO 9001 Version 2008N°AZUR : 081...
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Everial - Témoignage client dans la dématérialisation de documents stratégiques sans impact sur l'activité

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Everial - Témoignage client dans la dématérialisation de documents stratégiques sans impact sur l'activité

  1. 1. EVERIAL- - Département Numérique EVERIAL Département Numérique 1 1 Vélizy, le 30 mars 2011
  2. 2. NumérisationPRESENTATION TITRE DE LA des dossiers Affaires RéglementairesEVERIAL- - Département Numérique EVERIAL Département Numérique 2 2 Vélizy, le 30 mars 2011
  3. 3. EVERIALDépartement Numérique Agenda ] Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD ] Présentation du Projet ] Solution proposée ] Résultats et Bénéfices ] Conclusion 3
  4. 4. INTRODUCTIONPrésentation du Projet • Sécuriser des documents sous format électronique. • Faciliter la recherche et la restitution des documents archivés. • Construire une structure documentaire simple et conviviale parfaitement compatible avec la solution GED future.
  5. 5. Présentation EVERIAL EVERIAL – Un groupe leader en gestion documentaire En quelques chiffres ] Créé en 1989 (ex-Archiv-Alpha) ] Un chiffre d’affaires 2010 de 40 M€ ] 400 collaborateurs ] 12 sites couvrant la France métropolitaine et des franchises aux Antilles et en Polynésie françaises ] 4 filiales en Espagne, en Suisse, à Monaco et à l’Ile Maurice ] Capacité de stockage : 12 millions de conteneurs (soit 6 000 km de linéaires) ] Le plus grand et moderne centre de conservation d’archives en Europe à moins d’1h de Paris certifié ISO 14001 ] Capacité de numérisation de plus de 250 000 pages/jour ] Plus de 5000 clients parmi lesquels les principales banques et compagnies d’assurances, les groupes industriels, les PME, ainsi que de nombreux établissements publiques ] Des références qualités et normes : ISO 9001 (version 2008), NF Z 40-350 , NF Z 42-013 5 5
  6. 6. Présentation EVERIALNOTRE NOUVEAU SITE DE CONSERVATION :LE MEGASTOREConstruction du plus grand centre de conservation européen, situé à Chartres (28), soit à moins d’1h de Paris.4 cellules de conservation à ce jour / 2 en construction (livraison à l’été 2011)Un bâtiment d’exploitation respectant les dernières normes DRIRE en vigueur (enceinte close, contrôle d’accès global, sprinklage de l’ensemble des 5niveaux de conservation, vidéosurveillance complète du site…).A l’issue du projet (2013) :Bâtiment de 13 cellules sécurisées sur un site de 19 hectaresSurface au sol de 78 000 m² sur 5 étages de stockageCapacité de stockage de 390 000 m² soit l’équivalent de 60 terrains de foot, et de 7 020 000 unités de stockageLe Mégastore est certifié ISO 14001. 6
  7. 7. Présentation SWORD GroupFournisseur d’applications métiers à forte valeur ajoutéeTop 100 des éditeurs et intégrateur spécialisé : ECM / SIG / BI….Partenariats avec les plus grand éditeursSiège social à Lyon, Opérations dans 37 pays1 800 personnes à travers le monde180 m€ de CA consolidé en 2009 7
  8. 8. Présentation SWORD IDL Dématérialisation Groupe Caisse d’Epargne des documents et informations Archivage et gestion du dossier réglementaire client Recherche & Gestion des documents Dématérialisation des dossiers et courriers entrants Consultation des documents Dématérialisation des processus Workflow - BPM Gestion de processus métiers Archivage à valeur probante Archivage Opérationnel & Archivage à valeur probante Intégrateur global 100 Millions de documents / an de solutions d’Entreprise / EMC Captiva Input Accel IBM FileNet P8 AMOA 8
  9. 9. Présentation MERIAL Qui sommes-nous ? Un leader innovant spécialisé dans les produits et solutions destinés à améliorer la santé, le bien-être et les performances des animaux.
  10. 10. Présentation MERIAL MERIAL en un clin d’œil • Créé en 1997 par la fusion de Rhône-Mérieux (Rhône-Poulenc, France) et MSD AgVet (Merck & C°, USA) • Expertise en produits pharmaceutiques et vaccins vétérinaires (biologie) • En 2009 Merial devient la division santé animale de sanofi-aventis
  11. 11. Présentation MERIAL MERIAL : chiffres clés 2010 Des activités dans plus de 150 pays CA 2010 : 2,6 milliards $ 5 600 salariés dans le monde 9 centres de R&D 16 sites de production dans 9 pays (France, Brésil, USA, Italie, Chine, Royaume-Uni, Nouvelle-Zélande, Pays-Bas, Uruguay)
  12. 12. EVERIALDépartement Numérique Agenda ] Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD ] Présentation du Projet ] Solution proposée ] Résultats et Bénéfices ] Conclusion 12
  13. 13. Le Contexte des Affaires Réglementaires L’industrie de la santé animale - un environnement hautement régulé : A toutes les étapes de la vie du produit : - Recherche & Développement - Soumission réglementaire & Approbation - Fabrication - Approvisionnement - Commercialisation & Promotion - Support du produit - Pharmacovigilance Cadre juridique clair, sujet à une continuelle évolution.
  14. 14. Nos Missions En accord avec les valeurs, les principes d’excellences et la stratégie de Mérial nous obtenons l’approbation en temps opportun de nos produits et nous gérons activement le portefeuille de nos produits dans le cadre de la réglementation. Nous mettons à profit notre expertise diversifiée et notre implication dans les associations professionnelles et autres forums afin de créer un environnement favorable qui optimisera le potentiel de notre société. Nous gérons ainsi un portefeuille 662 produits commercialisés sur 162 pays.
  15. 15. DULUTH, USA LYON, FRANCEGAINESVILLE, USA Autours du monde, les équipes “Regulatory Affairs Corporate” sont localisées sur 6 sites différents. CAMPINAS, BRAZIL SINGAPORE, SINGAPORE ATHENS, USA
  16. 16. Les Objectifs du Projet • Sécuriser des documents sous format électronique. • Faciliter la recherche et la restitution des documents archivés. • Construire une structure documentaire simple et conviviale mais surtout parfaitement compatible avec une solution finale futur: “Documentum”.
  17. 17. Les contraintes • Grand nombre de documents à traiter: 2 631 dossiers / 772 930 pages à scanner. • Délais courts: projet devant être finalisé en moins de 7 mois • Contenants variés: Pochettes, boites, documents agrafés, sertis, classeurs création de sous-fichiers. • Restitution possible sous 48h du document • Confidentialité et sécurité maximale dans toutes les étapes du projet. • Utilisateurs présents tout autours du globe. • Recherche intuitive basées sur des données métiers. • Administration simple de l’application.
  18. 18. EVERIALDépartement Numérique Agenda ] Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD ] Présentation du Projet ] Solution proposée ] Résultats et Bénéfices ] Conclusion 18
  19. 19. EVERIAL SLIDE SPEED DEMO 19
  20. 20. EVERIAL Département Numérisation Haute Volumétrie Trois sites de numérisation industrielle • Paris IDF • Lyon • Site spécialisé dans la gestion de fonds spéciaux à Chalon sur Saône (71) Certification norme ISO 9001 Version 2008 Respect des recommandations de la norme AFNOR NFZ42-013 20
  21. 21. Contraintes d’intégration dans le système documentaire Fichiers Image : 1 fichier PDF/A1B par classeur produit, décomposition en onglets, N&B, 300 dpi Traitements OCR Nom du fichier pdf : CodeProduit-No Volume-TypeDocument.pdf Fichiers d’index 1 fichier d’index par lot (DVD), RestitutionAAAAMMJJ_nolot.csv Index métier retenus : code produit, volume, type de document, no de boite, statut international Structure des lots (DVD) 1 fichier d’index à la racine, 1 sous-répertoire par produit, 1 ou n fichiers PDF par sous-répertoire produit Gestion des classeurs multi-produits : sous-répertoire spécifique 001&002 21
  22. 22. Procédures Qualité mises en œuvre Procédures EVERIAL Contrôles croisés durant la production : - contrôles d’images : contraste, suppression des pages blanches, suppression des traits, redressement, détection de double pages, de pages cornées…. -contrôles d’index : format de saisie, cohérence avec l’inventaire Excel… Procédures MERIAL Contrôles par échantillon, avec variation de la taille d’échantillon selon la qualité des lots Validation des images : qualité d’image, contrôle de séquences de no de page, présence d’onglets, validité du fichier PDF/A… Validation des index : vérification du nb de lignes / nb de fichiers, format des champs, contrôles OCR dans les fichiers… Contrôle de doublons : en utilisant le fichier Excel d’inventaire 22
  23. 23. Application de consultation 4 zones géographiques Ecran de recherche multi-critères, intégrantun lien sur le document PDF Recherche full-texte à l’intérieur des documents 23
  24. 24. Application de consultation : Administration fonctionnelle Gestion des imports de document Dépôt des fichiers dans un répertoire partagé Lancement d’un programme Alertes en cas d’erreur et analyse du fichier de log Gestion des référentiels Code Produit, Nom Produit, Type de document Référentiels utilisés lors des injections de document et lors des recherches Gestion des utilisateurs Connexion à 4 serveurs Active Directory pour l’authentification et l’identification des utilisateurs SSO 24
  25. 25. Les dates importantes du projet • Juin à Octobre 2009: Organisation du projet Inventaire et typologies des documents à scanner • 12 Octobre 2009: Choix des sociétés EVERIAL & SWORD • 23 Octobre 2009: Réunion de lancement du projet • 13 et 27 Novembre, 4 et 11 décembre 2009: Enlèvements sécurisés Everial des documents • 16/17 Décembre 2009: Validation de l’application e-Doc et formation utilisateurs • 21 Décembre 2009: Recette définitive des documents scannés
  26. 26. EVERIALDépartement Numérique Agenda ] Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD ] Présentation du Projet ] Solution proposée ] Résultats et Bénéfices ] Conclusion 26
  27. 27. Contrôles Qualité Result of Quality Control done by Merial 35 Number of Documents 30 30 30 30 30 25 Number of documents 20 controlled 15 Number of deviation 10 5 2 3 1 0 0 Batch 1 Batch 2 Batch 3 Batch 4 Result of Quality Control done by Everial Batch 120% 100% 100% 80% Total of documents 60% Number of 40% deviation (Everial) 20% 2% 0% 1 proportion of documents
  28. 28. Résultats • Le 21 Décembre 2009, après 7 mois de travail, l’ensemble des documents (2 650 fichiers) étaient disponibles en consultation par tous nos utilisateurs (équipes France, Asie, Latine Amérique et USA).
  29. 29. Bénéfices • Sécurité des documents. • Gain de temps pour les équipes. • Organisation documentaire. Opération renouvelée début 2010 pour les documents BIO (850 Doc / 170 000 Pages / 4 Mois)
  30. 30. Questions / Réponses Stand B0930 30
  31. 31. www.everial.comSiège social27 rue de la Villette69003 Lyon ISO 9001 Version 2008N°AZUR : 0811 23 12 12 ISO 14001Fax : 0811 23 10 10 NFZ 40350 – NFZ 42013EVERIAL- -TITRE DU DOSSIER EVERIAL – Département Numérique Département Numérique 31 31 Vélizy, le 30 mars 2011

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