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Conférences Documation 2012
                                  planning provisoire au 10 février 2012

Mercredi 21 mars



9h30-10h15 IBM

Dématérialisation des documents RH à grande échelle : retour d'expérience d'IBM

A l’heure de la dématérialisation, l’archivage à valeur probante des documents RH -bulletins de paie, demandes
de congés, contrats de travail, comptes-rendus d’entretien annuel, etc.- susceptible de garantir la pérennité
des documents électroniques, est un enjeu critique pour les DRH. Au sein d'IBM, l’archivage des bulletins de
paie s’effectue à travers IBM Content Manager, une solution qui permet d’optimiser la conservation et la
sécurisation des documents et de faciliter les recherches et la restitution, tout en offrant d’importantes
garanties. Quels bénéfices attendre de l’implémentation d’une telle solution ? Quels sont les facteurs clé de
succès d'un projet de dématérialisation à grande échelle ? IBM partagera son expérience à l’échelle mondiale.




11h30-12h45 Plénière 1 Pourquoi et comment bâtir une gouvernance documentaire dans l’entreprise

* La nécessaire mise en cohérence des volets techniques, juridiques et organisationnels : les obstacles qui
restent encore à lever dans les entreprises/organisations
* Quelles solutions organisationnelles pour parvenir une approche globale de la gestion du cycle de vie des
documents en entreprise/administration ?
* Les contraintes, juridiques, techniques et financières à intégrer
* Les enjeux-clé de la sécurité et confidentialité de l’information
*L’intégration de la notion de capital immatériel : portée et impacts
* Bonnes pratiques et pièges à éviter




13h30 – 14h15 Eric Archivage

CT 20b- Enjeux et défis de la dématérialisation des procédures administratives

La dématérialisation complète des procédures au sein de la MDPH du Finistère

*Objectif : suppression du papier
*Contraintes légales, informatiques et organisationnelles
*La démarche
*Premiers résultats et enseignements

Intervenants :
Yannick Deimat, Directeur Adjoint MDPH DU Finistère (Maison Départementale du Handicap)
Etienne Paillard, Président, ERIC Archivage




                                                                                                              1
15h30-16h15 SINEQUA

« L’Accès unifié à l’Information » : le nouveau marché du Search en entreprise

Le search se déplace de la périphérie vers le centre du système d’information des entreprises. Les informations
traitées par le search sont de plus en plus critiques pour l’entreprise, et utilisées dans des processus métier.
Elles proviennent de sources très hétérogènes, d’applications métier, même transactionnelles, de bases de
données et de système de BI, et – plus traditionnellement – des bases documentaires, sites Web et intranet,
emails, etc. Le search offre un accès unique et « sensé » à toutes ces données par ses capacités d’analyse
rapide de très gros volumes de données.

Les utilisateurs peuvent ainsi accéder rapidement à toutes les informations nécessaires pour prendre une
décision ou poursuivre un processus métier

*Introduction
L'émergence d’un nouveau marché (exemple Rachat d’Autonomy et d’Endeca) & Les nouveaux défis de
l’entreprise (fusion BI, Big Data…)
L’évolution des usages IT : quels outils pour une gestion efficace ? Le rôle du Business Search - La solution
Sinequa Business Search ou « l’accès unifié à l’information »
* Retour d’expérience avec un témoignage de Locarchives
Pourquoi un business search ?
Choix de la solution
Déploiement

Intervenants :

Hans-Josef Jeanrond, Directeur Marketing, Sinequa
Marc Frossard, Directeur des Systèmes d’Information, Locarchives

16h30-17h15 Polyspot

Organiser l’accessibilité de l’information dans l’entreprise

Démultiplication des données, des formats, des sources, des supports et des utilisateurs ; l’entreprise ne doit
plus seulement gérer ses propres documents, mais également savoir tirer parti du déluge d’information auquel
elle est exposée. Les outils traditionnels de gestion de l’information ne pouvant plus faire face à ce nouveau
challenge, l’entreprise 2.0 doit adopter de nouveaux outils permettant l’exploitation de ces données. Dans cet
environnement, le Search n’a plus simplement comme mission l’accès à l’information, mais aussi l’extraction
d’un résultat synthétique et pertinent du chaos informationnel.

*Du chaos informationnel à la connaissance : faire parler le Big Data
*L’information multidirectionnelle et non structurée : démultiplication des sources et des formats de
l’information
*Des systèmes d’information agile, flexible et évolutif au service du volume, de la vélocité et de la versatilité
des données

Intervenants : Gilles André, PDG, Polyspot




                                                                                                                    2
Jeudi 22 mars



9h15-10h00 – Serda/Archimag

Les clés financières pour réussir votre projet de dématérialisation et d’archivage électronique : de la
méthode du Business Case au calcul du ROI
* Comment évaluer les enjeux, les coûts, les risques et les gains escomptés, et comment utiliser les benchmark
pour mieux positionner son projet.
* Méthode du Business Case et calcul du ROI : un véritable outil d’aide à la décision. Présentation du 1er outil
en ligne de calcul de ROI dans les projets de dématérialisation et d’archivage électronique.
 * Retour d’expérience : le ROI levier de décision pour une stratégie de dématérialisation

Intervenants :
Pierre Fuzeau, Président du groupe Serda
Serge Masanovic, Economiste, VCM Conseil
Franck Richou, Chef de Projet Archivage, Swiss Life




11h15-12h15 Plénière 2

Icônes et des images: comment améliorer leur facilité d'utilisation graphique dans nos informations ?

Depuis la création de son premièr manuel sans paroles en 1993, Patrick Hofmann a passé toute sa carrière à
évaluer et à améliorer la facilité d'utilisation d'images - dans la documentation technique, les informations en
ligne, et les interfaces digitales. Maintenant à Google Maps, Patrick continue sa quête pour créer des
visuels significatifs, et il demande constamment: comment pouvons-nous créer des images afin qu'elles
soient les plus puissantes dans notre information, et le plus utiles à nos utilisateurs? Essayons de répondre à
ces questions, de nous laisser inspirer par les possibilités ouvertes , et même de nous amuser dans les
différentes situations. Il y a des moyens simples de rendre notre information plus efficace visuellement.


Patrick Hofmann, Senior User Experience Designer, Google Sydney




                                                                                                                   3
12h45 -13h30 ADETEM

Dématérialisation des documents : quelle technologie privilégier ?

Réunion exceptionnelle du Club T.I.C. de L’ADETEM dans le cadre du Salon Documation
Les entreprises et les administrations développent des services qui s’appuient sur la dématérialisation des
documents.
Par exemple, les opérateurs télécom proposent à leurs clients des factures dématérialisées, les administrations
des procédures dématérialisées, et des sociétés se spécialisent pour l’archivage de documents dans le "Cloud
computing' ...
Face à cette masse de documents de plus en plus importante, la numérisation est proposée comme un
avantage, qui se décline sur plusieurs niveaux : la contribution au développement durable, la facilité
d’archivage et la sécurité dans la conservation.
L'obsolescence, inscrite dans l’ADN des technologies de l’information et de la communication, conjuguée à la
croissance spectaculaire des volumes, peuvent certes laisser perplexe.
Quelles sont donc les technologies qui vont garantir ces avantages dans le temps ?
Christophe CLEMENT-COTTUZ, consultant chez S.A.P et Président du Club Adetem T.I.C, viendra donc faire le
point sur les technologies qui permettent de proposer un service de qualité et une conservation des documents
dans le temps sur des échéances de 10, 20, 30 ans; et vous donner les clefs pour y voir plus clair ...




13h45-14h30 Primobox

La contractualisation en ligne : comment doper vos ventes et automatiser le traitement des pièces
justificatives

Les solutions de contractualisation en ligne permettent une nette augmentation du taux de
transformation grâce à la simultanéité entre l’opération de vente et sa conclusion.
Au delà de l'amélioration des performances commerciales, elle permet également la création d'un nouveau
réseau de distribution et une diminution significative des coûts de traitement, mais :
Quels en sont les enjeux?
Quel est le contexte légal et réglementaire ?
Comment répondre aux exigences de confiance, de l’enrôlement à la signature, en passant par la
dématérialisation des preuves ?
Comment mettre en œuvre une telle solution?
Quels sont les principaux domaines de mise en œuvre et le ROI attendu sur ce type de projet?

Intervenants :

Xavier Laine, Directeur Général, Primobox
Ludovic Partyka, Chief Operating Officer, Primobox
Eric Barbry, Avocat spécialiste en droit numérique, Cabinet Alain Bensoussan




                                                                                                             4
14h45 -15h30 Kélis

La documentation technique multi-contextes et multilingues avec SCENARI
La société Quick a choisi la solution SCENARI pour la rédaction, la gestion et la publication de l'ensemble de sa
documentation technique : procédures, dossiers d'homologation, documents de référence, pour ses
restaurants en France et à l'international.
L'enjeu est d'assister la production, de former les collaborateurs et de capitaliser les connaissances en :
*Optimisant les temps de mise à disposition de l'information
*Réduisant les coûts de maintenance
*Contrôlant la fiabilité de l'information
*Adaptant les documents au contexte linguistique, culturel et réglementaire

Ces objectifs sont atteints grâce aux fonctionnalités de SCENARI : rédaction collaborative, gestion de contenu
multimédia structuré, publication multi-canal et multilingue

Intervenants :

Anne Goulois - Responsable documentation I2M (Institut du Management et des Métiers), Quick
Xavier Hennequin - Chef de projet, Kelis
Stéphane Crozat, Responsable de l'unité ICS (Ingénierie des Contenus et Savoirs), Université de Technologies de
Compiègne (UTC)

Animation : Marie-L. Flacke, Senior Technical Writer – CI3M


15h45-16h30 Eric Archivage

CT22 - Focus PME : les évolutions de la gestion de l’information en entreprise au service de la performance et
de la réduction des coûts


Intégration complète d’une GED au sein d’un outil métier « expertise »
*Problématique liée au métier de l’expertise : le document au cœur du métier
*L’intégration indispensable : la GED invisible
*Les écueils rencontrés
*Les gains : temps, efficacité, euros


Intervenants :
Annick Sonnier, DG, RASE (Rhône Alpes Savoie Expertise)
Etienne Paillard, Président, ERIC Archivage




                                                                                                                    5

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Pré-programme des conférences thématiques de Documation 2012

  • 1. Conférences Documation 2012 planning provisoire au 10 février 2012 Mercredi 21 mars 9h30-10h15 IBM Dématérialisation des documents RH à grande échelle : retour d'expérience d'IBM A l’heure de la dématérialisation, l’archivage à valeur probante des documents RH -bulletins de paie, demandes de congés, contrats de travail, comptes-rendus d’entretien annuel, etc.- susceptible de garantir la pérennité des documents électroniques, est un enjeu critique pour les DRH. Au sein d'IBM, l’archivage des bulletins de paie s’effectue à travers IBM Content Manager, une solution qui permet d’optimiser la conservation et la sécurisation des documents et de faciliter les recherches et la restitution, tout en offrant d’importantes garanties. Quels bénéfices attendre de l’implémentation d’une telle solution ? Quels sont les facteurs clé de succès d'un projet de dématérialisation à grande échelle ? IBM partagera son expérience à l’échelle mondiale. 11h30-12h45 Plénière 1 Pourquoi et comment bâtir une gouvernance documentaire dans l’entreprise * La nécessaire mise en cohérence des volets techniques, juridiques et organisationnels : les obstacles qui restent encore à lever dans les entreprises/organisations * Quelles solutions organisationnelles pour parvenir une approche globale de la gestion du cycle de vie des documents en entreprise/administration ? * Les contraintes, juridiques, techniques et financières à intégrer * Les enjeux-clé de la sécurité et confidentialité de l’information *L’intégration de la notion de capital immatériel : portée et impacts * Bonnes pratiques et pièges à éviter 13h30 – 14h15 Eric Archivage CT 20b- Enjeux et défis de la dématérialisation des procédures administratives La dématérialisation complète des procédures au sein de la MDPH du Finistère *Objectif : suppression du papier *Contraintes légales, informatiques et organisationnelles *La démarche *Premiers résultats et enseignements Intervenants : Yannick Deimat, Directeur Adjoint MDPH DU Finistère (Maison Départementale du Handicap) Etienne Paillard, Président, ERIC Archivage 1
  • 2. 15h30-16h15 SINEQUA « L’Accès unifié à l’Information » : le nouveau marché du Search en entreprise Le search se déplace de la périphérie vers le centre du système d’information des entreprises. Les informations traitées par le search sont de plus en plus critiques pour l’entreprise, et utilisées dans des processus métier. Elles proviennent de sources très hétérogènes, d’applications métier, même transactionnelles, de bases de données et de système de BI, et – plus traditionnellement – des bases documentaires, sites Web et intranet, emails, etc. Le search offre un accès unique et « sensé » à toutes ces données par ses capacités d’analyse rapide de très gros volumes de données. Les utilisateurs peuvent ainsi accéder rapidement à toutes les informations nécessaires pour prendre une décision ou poursuivre un processus métier *Introduction L'émergence d’un nouveau marché (exemple Rachat d’Autonomy et d’Endeca) & Les nouveaux défis de l’entreprise (fusion BI, Big Data…) L’évolution des usages IT : quels outils pour une gestion efficace ? Le rôle du Business Search - La solution Sinequa Business Search ou « l’accès unifié à l’information » * Retour d’expérience avec un témoignage de Locarchives Pourquoi un business search ? Choix de la solution Déploiement Intervenants : Hans-Josef Jeanrond, Directeur Marketing, Sinequa Marc Frossard, Directeur des Systèmes d’Information, Locarchives 16h30-17h15 Polyspot Organiser l’accessibilité de l’information dans l’entreprise Démultiplication des données, des formats, des sources, des supports et des utilisateurs ; l’entreprise ne doit plus seulement gérer ses propres documents, mais également savoir tirer parti du déluge d’information auquel elle est exposée. Les outils traditionnels de gestion de l’information ne pouvant plus faire face à ce nouveau challenge, l’entreprise 2.0 doit adopter de nouveaux outils permettant l’exploitation de ces données. Dans cet environnement, le Search n’a plus simplement comme mission l’accès à l’information, mais aussi l’extraction d’un résultat synthétique et pertinent du chaos informationnel. *Du chaos informationnel à la connaissance : faire parler le Big Data *L’information multidirectionnelle et non structurée : démultiplication des sources et des formats de l’information *Des systèmes d’information agile, flexible et évolutif au service du volume, de la vélocité et de la versatilité des données Intervenants : Gilles André, PDG, Polyspot 2
  • 3. Jeudi 22 mars 9h15-10h00 – Serda/Archimag Les clés financières pour réussir votre projet de dématérialisation et d’archivage électronique : de la méthode du Business Case au calcul du ROI * Comment évaluer les enjeux, les coûts, les risques et les gains escomptés, et comment utiliser les benchmark pour mieux positionner son projet. * Méthode du Business Case et calcul du ROI : un véritable outil d’aide à la décision. Présentation du 1er outil en ligne de calcul de ROI dans les projets de dématérialisation et d’archivage électronique. * Retour d’expérience : le ROI levier de décision pour une stratégie de dématérialisation Intervenants : Pierre Fuzeau, Président du groupe Serda Serge Masanovic, Economiste, VCM Conseil Franck Richou, Chef de Projet Archivage, Swiss Life 11h15-12h15 Plénière 2 Icônes et des images: comment améliorer leur facilité d'utilisation graphique dans nos informations ? Depuis la création de son premièr manuel sans paroles en 1993, Patrick Hofmann a passé toute sa carrière à évaluer et à améliorer la facilité d'utilisation d'images - dans la documentation technique, les informations en ligne, et les interfaces digitales. Maintenant à Google Maps, Patrick continue sa quête pour créer des visuels significatifs, et il demande constamment: comment pouvons-nous créer des images afin qu'elles soient les plus puissantes dans notre information, et le plus utiles à nos utilisateurs? Essayons de répondre à ces questions, de nous laisser inspirer par les possibilités ouvertes , et même de nous amuser dans les différentes situations. Il y a des moyens simples de rendre notre information plus efficace visuellement. Patrick Hofmann, Senior User Experience Designer, Google Sydney 3
  • 4. 12h45 -13h30 ADETEM Dématérialisation des documents : quelle technologie privilégier ? Réunion exceptionnelle du Club T.I.C. de L’ADETEM dans le cadre du Salon Documation Les entreprises et les administrations développent des services qui s’appuient sur la dématérialisation des documents. Par exemple, les opérateurs télécom proposent à leurs clients des factures dématérialisées, les administrations des procédures dématérialisées, et des sociétés se spécialisent pour l’archivage de documents dans le "Cloud computing' ... Face à cette masse de documents de plus en plus importante, la numérisation est proposée comme un avantage, qui se décline sur plusieurs niveaux : la contribution au développement durable, la facilité d’archivage et la sécurité dans la conservation. L'obsolescence, inscrite dans l’ADN des technologies de l’information et de la communication, conjuguée à la croissance spectaculaire des volumes, peuvent certes laisser perplexe. Quelles sont donc les technologies qui vont garantir ces avantages dans le temps ? Christophe CLEMENT-COTTUZ, consultant chez S.A.P et Président du Club Adetem T.I.C, viendra donc faire le point sur les technologies qui permettent de proposer un service de qualité et une conservation des documents dans le temps sur des échéances de 10, 20, 30 ans; et vous donner les clefs pour y voir plus clair ... 13h45-14h30 Primobox La contractualisation en ligne : comment doper vos ventes et automatiser le traitement des pièces justificatives Les solutions de contractualisation en ligne permettent une nette augmentation du taux de transformation grâce à la simultanéité entre l’opération de vente et sa conclusion. Au delà de l'amélioration des performances commerciales, elle permet également la création d'un nouveau réseau de distribution et une diminution significative des coûts de traitement, mais : Quels en sont les enjeux? Quel est le contexte légal et réglementaire ? Comment répondre aux exigences de confiance, de l’enrôlement à la signature, en passant par la dématérialisation des preuves ? Comment mettre en œuvre une telle solution? Quels sont les principaux domaines de mise en œuvre et le ROI attendu sur ce type de projet? Intervenants : Xavier Laine, Directeur Général, Primobox Ludovic Partyka, Chief Operating Officer, Primobox Eric Barbry, Avocat spécialiste en droit numérique, Cabinet Alain Bensoussan 4
  • 5. 14h45 -15h30 Kélis La documentation technique multi-contextes et multilingues avec SCENARI La société Quick a choisi la solution SCENARI pour la rédaction, la gestion et la publication de l'ensemble de sa documentation technique : procédures, dossiers d'homologation, documents de référence, pour ses restaurants en France et à l'international. L'enjeu est d'assister la production, de former les collaborateurs et de capitaliser les connaissances en : *Optimisant les temps de mise à disposition de l'information *Réduisant les coûts de maintenance *Contrôlant la fiabilité de l'information *Adaptant les documents au contexte linguistique, culturel et réglementaire Ces objectifs sont atteints grâce aux fonctionnalités de SCENARI : rédaction collaborative, gestion de contenu multimédia structuré, publication multi-canal et multilingue Intervenants : Anne Goulois - Responsable documentation I2M (Institut du Management et des Métiers), Quick Xavier Hennequin - Chef de projet, Kelis Stéphane Crozat, Responsable de l'unité ICS (Ingénierie des Contenus et Savoirs), Université de Technologies de Compiègne (UTC) Animation : Marie-L. Flacke, Senior Technical Writer – CI3M 15h45-16h30 Eric Archivage CT22 - Focus PME : les évolutions de la gestion de l’information en entreprise au service de la performance et de la réduction des coûts Intégration complète d’une GED au sein d’un outil métier « expertise » *Problématique liée au métier de l’expertise : le document au cœur du métier *L’intégration indispensable : la GED invisible *Les écueils rencontrés *Les gains : temps, efficacité, euros Intervenants : Annick Sonnier, DG, RASE (Rhône Alpes Savoie Expertise) Etienne Paillard, Président, ERIC Archivage 5