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La Conduite de projet

Le support de formation en conduite de projet avec l'analyse d'un cas pratique en entreprise.

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Bienvenue dans notre formation
sur la conduite de projet
1
Philippe DORNBUSCH
Manager à la Direction des Ressources Humaines du Crédit
Agricole d’Ile-de-France
Fondateur et Directeur d’Echecs & Stratégie
Conduite de projet
Le tour de table des participants à cette formation
2
3
Tu me dis, j’oublie
Tu m’enseignes, je me souviens
Tu m’impliques, j’apprends
Benjamin Franklin, (1706-1790), écrivain, inventeur et homme politique américain
L’importance de la mise en pratique pendant cette formation
Organisation pratique de cette journée
9h-9h30 Accueil des participants et tour de table
9h30 - 10h30 La notion de projet et ses caractéristiques clés
10h30 - 11h00 Pause
4
13h30 - 15h00 Etude de cas pratiques
11h00 – 12h30 Le réseau PERT et le diagramme de GANTT
12h30 - 13h30 Pause Déjeuner
15h00 - 15h30 Pause
15h30 - 16h30 Quiz individuel noté (10 questions)
16h30 - 17h00 Correction du Quiz et Conclusion de la journée
Programme de la formation
C’est quoi un projet ?
Atelier fil rouge : mise en pratique avec le projet PROF EXPRESS
Nos objectifs sont-ils toujours SMART ?
Les outils de base pour conduire un projet ?
5
Quiz
Quiz
Quelques outils pratiques et facteurs clés de succès
Comment gérer le risque ?
Conduite de projet 6
Introduction : C’est quoi la gestion de projet ?
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La Conduite de projet

  • 1. Bienvenue dans notre formation sur la conduite de projet 1 Philippe DORNBUSCH Manager à la Direction des Ressources Humaines du Crédit Agricole d’Ile-de-France Fondateur et Directeur d’Echecs & Stratégie Conduite de projet
  • 2. Le tour de table des participants à cette formation 2
  • 3. 3 Tu me dis, j’oublie Tu m’enseignes, je me souviens Tu m’impliques, j’apprends Benjamin Franklin, (1706-1790), écrivain, inventeur et homme politique américain L’importance de la mise en pratique pendant cette formation
  • 4. Organisation pratique de cette journée 9h-9h30 Accueil des participants et tour de table 9h30 - 10h30 La notion de projet et ses caractéristiques clés 10h30 - 11h00 Pause 4 13h30 - 15h00 Etude de cas pratiques 11h00 – 12h30 Le réseau PERT et le diagramme de GANTT 12h30 - 13h30 Pause Déjeuner 15h00 - 15h30 Pause 15h30 - 16h30 Quiz individuel noté (10 questions) 16h30 - 17h00 Correction du Quiz et Conclusion de la journée
  • 5. Programme de la formation C’est quoi un projet ? Atelier fil rouge : mise en pratique avec le projet PROF EXPRESS Nos objectifs sont-ils toujours SMART ? Les outils de base pour conduire un projet ? 5 Quiz Quiz Quelques outils pratiques et facteurs clés de succès Comment gérer le risque ?
  • 6. Conduite de projet 6 Introduction : C’est quoi la gestion de projet ? La gestion de projet en 2 min : https://www.youtube.com/watch?v=KstwnJm4OO0
  • 7. Conduite de projet 7 Travailler par projet s’impose petit à petit Une méthode solideL’art du pilotage Des outils efficacesLe sens du collectif Le sens de l’organisation Introduction : c’est quoi un projet dans une entreprise ?
  • 8.  Un projet est un ensemble de tâches indissociables permettant de répondre à des besoins  Il comprend également les ressources nécessaires à sa réalisation  Il a une durée finie, caractérisée par une date de début et une date de fin  Il peut être multi technique, mono technique, collectif ou individuel Conduite de projet 8 Introduction : définition ISO 10 006 d’un projet « Processus unique, qui consiste en un ensemble d'activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entreprises dans le but d'atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que des contraintes de délais, de coûts et de ressources » [ISO 10006, 1997]
  • 9. La naissance, qui marque l’émergence de l’idée originelle. La maturation, au cours de laquelle cette idée est validée par des enquêtes et/ou un travail de concertation. La préparation, qui consiste essentiellement dans l’élaboration d’un planning prévisionnel repérant les grandes échéances et reposant sur un compte à rebours. L’expérimentation, qui permet de procéder aux ajustements nécessaires lorsque le projet se trouve confronté à la réalité. Le lancement, dont la date doit être choisie avec soin. Le suivi, qui doit prendre en compte le temps passé sur le terrain et le retour d’informations, et peut inclure un temps d’arrêt si cela est nécessaire. Le bilan, qui à partir de l’évaluation des résultats sur la base des critères choisis en amont, permet de tirer les enseignements du projet. Naissance et maturation correspondent au fondement du projet Préparation, expérimentation et lancement du projet sont parties intégrantes du plan d’action (temps 2 de tout projet) Suivi et bilan constituent le plan d’animation (temps 3 de tout projet) 1 2 3 9 Introduction : Les temps fort de la vie d’un projet
  • 10. Les caractéristiques d'un projet La caractéristique d'un projet est d'avoir un début et une fin : Vrai ou Faux ? Conduite de projet 10 Parmi les adjectifs suivants, lesquels peuvent caractériser le résultat d'un projet : Immatériel, matériel, unique, mesurable, quantifié, flou, national, régional. Parmi les expressions suivantes, identifier celles qui ne s'appliquent jamais à un projet : Structuré, permanent, répétitif, innovant, transverse, temporaire.
  • 11. ✓ Tournée vers l'atteinte d'un objectif clair et quantifié ✓ Non répétitive (Mise en place d'une structure temporaire) ✓ Réactive  Aléas de la réalisation, ré arbitrages...  Modification du cahier des charges, évolution de l'environnement... ✓ Personnalisée par un chef de projet ayant une obligation de résultat ✓ Soumise à des contraintes (Délai, Coût, Qualité) Conduite de projet 11 Introduction : les caractéristiques de la conduite de projet
  • 12. 12 Un projet est basé sur 4 éléments. Lesquels, selon vous ? Conduite de projet
  • 13. Des acteurs Responsable Projet, contributeurs… Des bonnes pratiques Des étapes Cadrage, conception, bilan… Trois contraintes 13Conduite de projet Introduction : Un projet est basé sur 4 éléments
  • 14. C’est quoi un projet ? Une autre définition plus simple Projet = opération ponctuelle ayant un début et une fin, nécessitant la mise en œuvre de ressources humaines et matérielles pour sa réalisation. 14Conduite de projet
  • 15. Dans le choix , la mise en œuvre et la construction d'un logiciel, environ 75% des erreurs sont dues à des exigences mal formulées ou à un cahier des charges mal construit. Or une erreur commise lors de la phase d'exigences coûte moins cher à corriger (jusqu'à 100 fois) si elle est décelée durant cette phase qu'en phase d'exploitation. Spécifier les besoins avec soin est donc un investissement très rentable, qui peut rapporter plus de cent fois ce qu'il aura coûté. Etapes préparatoire Définition du concept et des objectifs Trois actions doivent être menées avant de procéder au recueil des besoins proprement dit : ➢Déterminer les objectifs (à quoi servira le futur système ?) ➢Définir le périmètre (quelles seront les limites du système ?) ➢Analyser les parties prenantes (qui sera concerné ?) Interdépendantes, ces actions peuvent être parallélisées Démarche générale d'élaboration d’un logiciel
  • 16. Planification La planification du projet d'élaboration du cahier des charges fait suite à la définition du concept et des objectifs. Elle consiste à préciser les détails de la méthodologie et à planifier les différentes actions à mener Processus global d'élaboration Ce processus cyclique comporte 4 activités indépendantes : 1. Recueil : rechercher les besoins et favoriser leur expression 2. Analyse : prioriser les exigences et maintenir leur cohérence 3. Spécification : décrire formellement et documenter les exigences 4. Validation : obtenir un accord formel sur les exigences spécifiées Analyse Cahier des chargesRecueil Spécifications Validation Démarche générale d'élaboration d’un logiciel
  • 17. La notion de niveau d’exigence est fondamentale Elle permet à la fois de : - Planifier les étapes du recueil (qui interviewer, avec quels moyens) - Structurer le cahier des charges en une démarche « top - down » L’interlocuteur à interviewer (ou les autres sources d’exigences, comme les textes réglementaires) et les techniques de recueil à utiliser dépendent en particulier du niveau de l’exigence à exprimer. Objectifs ------------------------------ Exigences d’entreprise ou organisationnelles ---------------------------------------------- Cas d’utilisation, exigences normatives et réglementaires, règles d’interopérabilités, de sécurité… --------------------------------------------- Exigences élémentaires fonctionnelles et non fonctionnelles, contraintes, exigences d’interface A chaque niveau, les exigences seront recueillies auprès d’interlocuteurs divers, selon des techniques différentes : interview du directeur général pour les objectifs, analyse des procédures pour les exigences d’entreprise, groupes de travail pour les besoins utilisateur…Conduite de projet Démarche générale d'élaboration d’un logiciel
  • 18. Avant de procéder au recueil des besoins proprement dit, il est indispensable de définir les objectifs (à quoi servira le futur système ?), les parties prenantes (qui sera concerné ?) et le périmètre (les limites du système). Il est également utile de spécifier l’objectif du cahier des charges lui-même (développement spécifique, choix de progiciel, intégration ou autre). Grille du cadrage ❑ Qui est à l’origine de la demande ? ❑ Qu’est-ce qui a motivé la demande ? ❑ Que veut-on obtenir ? ❑ Comment saura-t-on que l’objectif a été atteint ? ❑ Quels sont les bénéfices attendus ? ❑ Qui va utiliser, payer, exploiter ? Qui décide ? ❑ Que veut-on inclure, exclure ? Avec quelles contraintes ? ❑ Quelles fonctions veut-on décrire ? ❑ Quelle sera la portée du système : l’entreprise, un seul service …? ❑ A quel niveau veut-on spécifier : stratégique, utilisateur, détaillé ? ❑ Qui a intérêt à quoi ? Avec quel pouvoir ? Démarche générale d'élaboration d’un logiciel 18Conduite de projet
  • 19. Déterminer l’objectif L’objectif devra être présenté sur une page maximum et approuvé au plus haut niveau. Il pourra être multiple et formulé sous la forme : ➢ Finalité : ce qui est attendu du système (en un court paragraphe) ➢ Avantages : ce que le système apportera, la valeur ajoutée ➢ Mesure : l’indicateur permettant de s’assurer que l’objectif est atteint Démarche générale d'élaboration d’un logiciel 19Conduite de projet
  • 20. Les objectifs SMART sont généralement attribués au management par objectif introduit par Peter Drucker. Selon ce paradigme, un objectif répond à plusieurs critères dont cinq qui se regroupent sous l’acronyme SMART : 1. Simple/Spécifique 2. Mesurable 3. Atteignable 4. Réaliste 5. Temporel Conduite de projet 20 Nos objectifs sont-ils toujours SMART ?
  • 21. Savez-vous bien formuler vos objectifs ? Formuler des objectifs correctement ne va pas de soi. Pour vous y entraîner, citez dans la liste suivante ce qui vous semble des objectifs bien formulés (SMART) : 2 – Avoir réduit de 7% le prix de revient du produit X au 1er juin 2018. Vrai 3 – Promouvoir l’image de marque auprès de vos clients étrangers. Faux 4 – Arrêter de fumer sans prendre de poids. Faux 5 – Etre moins stressé. Faux 6 – Améliorer les techniques de travail du département logistique. Faux 1 – Améliorer la qualité de vos produits grand public d’ici la fin de l’année. Faux 21Conduite de projet
  • 22. Savez-vous bien formuler vos objectifs ? Formuler des objectifs correctement ne va pas de soi. Pour vous y entraîner, citez dans la liste suivante ce qui vous semble des objectifs bien formulés (SMART) : 8 – Ouvrir un restaurant d’entreprise de 150 couverts. Faux 9 – Améliorer la satisfaction de la clientèle « entreprises ». Faux 10 – Avoir pris 5% du marché des produits Y dans la Région PACA au 31 décembre 2017. Vrai 11 – Avoir diminué ma consommation de cigarettes de 40 à 10 / jour dans 6 mois. Vrai 12 – Changer de locaux pour vous agrandir de 350 mètres carrés. Faux 7 – Avoir des chefs de service capables d’ici deux ans d’assurer la gestion complète du personnel de leurs unités (embauche, gestion des salaires et des qualifications, définition du potentiel d’évolution). Vrai 22Conduite de projet
  • 23. Rappelez-vous que pour formuler clairement un objectif, il faut que : ➢Ce que vous visez soit énoncé ; pour autant, vous ne devez pas confondre cet objectif avec les moyens qui vont vous permettre de l’atteindre ; ➢Les résultats à atteindre soient mesurables, c’est-à-dire chiffrés ou exprimés en termes de comportements observables ; ➢Vous précisiez l’échéance de votre objectif ; ➢Vos contraintes soient précisées (matérielles, budgétaires, humaines, etc.). Conduite de projet 23 Ce qu’il faut retenir Savez-vous bien formuler vos objectifs ?
  • 24. La maîtrise d’ouvrage (MOA) et la maîtrise d’œuvre (MOE) 24
  • 25. 25Conduite de projet Il faut bien distinguer la maîtrise d’ouvrage (celui qui est à l’origine de la commande du produit final) de la maîtrise d’œuvre (celui qui le réalise). La maîtrise d'ouvrage (MOA), aussi dénommée maître d'ouvrage est l'entité porteuse d'un besoin, définissant l'objectif d'un projet, son calendrier et le budget consacré à ce projet. Le résultat attendu du projet est la réalisation d'un produit, appelé ouvrage. La maîtrise d'ouvrage est à l'origine de l'idée de base du projet et représente, à ce titre, les utilisateurs finaux à qui l'ouvrage est destiné. La maîtrise d'œuvre (MOE) est la personne ou l'entité choisie par le maître d'ouvrage pour la réalisation, soit la mise en œuvre d'un projet dans les conditions de délais, de qualité ainsi que de coûts fixés par ledit projet, le tout conformément à un contrat ou un cahier des charges. La maîtrise d’ouvrage (MOA) et la maîtrise d’œuvre (MOE)
  • 26. 26Conduite de projet L'assistant à maîtrise d'ouvrage (AMO ou AMOA) a pour mission d'aider le maître d'ouvrage à définir, piloter et exploiter, le projet. L'assistant a un rôle de conseil et/ou d'assistance, et de proposition, le décideur restant le maître d'ouvrage. Il facilite la coordination de projet et permet au maître d'ouvrage de remplir pleinement ses obligations au titre de la gestion du projet en réalisant une mission d'assistance à maîtrise d'ouvrage. Ces 3 termes MOA, MOE et AMOA sont fréquemment utilisés lors d’un projet. En dépit de leurs ressemblances, il convient de bien distinguer les responsabilités très différentes qui incombent la MOA et à la MOE. La maîtrise d’ouvrage (MOA) et la maîtrise d’œuvre (MOE)
  • 27. Le Maître d’ouvrage (MOA) Le Maître d’œuvre (MOE) Défend ou valide l’opportunité du projet Etudie le problème posé et élabore un plan de réalisation Assure le cadrage stratégique Négocie les modifications du cahier des charges Fixe les objectifs de performance, coûts, délais Anime l’équipe projet Traduit les besoins des clients Organise, coordonne et pilote la réalisation Assure la cohérence du projet et son articulation avec le reste de l’organisation Organise le passage d’une étape à une autre Orchestre et supervise la communication sur le projet Livre le produit du projet Choisit un chef de projet et définit sa mission Effectue le bilan Assume les décisions majeures, gère le risque Rend compte au commanditaire Rend les arbitrages au cours du projet Assume le coût du projet Valide les étapes successives Réceptionne le livrable 27Conduite de projet La maîtrise d’ouvrage (MOA) et la maîtrise d’œuvre (MOE)
  • 28. 1. Instaurer systématique d'une phase d'exploration en amont des projets  Évaluer l'opportunité du projet  Préciser ses objectifs de coût, de délai et de performance  Identifier les marges de manœuvre 2. Désigner la Maîtrise d’œuvre MOE  Mobiliser et coordonner l'ensemble des compétences nécessaires 3. Désigner la Maîtrise d'ouvrage MOA (ou une Assistance à Maîtrise d’ouvrage = AMOA)  Fixer des objectifs clairs (SMART)  Réorienter si nécessaire Conduite de projet 28 Introduction : Les 3 principes fondamentaux
  • 29. Garantir l'atteinte d'un objectif en réalisant le meilleur compromis par la bonne gestion des contraintes :  Qualité  Coûts  Délais Favoriser l'atteinte des résultats attendus  Par l'optimisation de la planification et des moyens  Par l'optimisation de l'organisation Conduite de projet 29 Pourquoi une gestion de projet ?
  • 30. 30 La mise en pratique en sous-groupe avec le projet PROF EXPRESS Conduite de projet
  • 31. Le projet Prof Express Mise en situation par sous-groupes PROF EXPRESS est un service d'aide aux devoirs en ligne personnalisé.  Dans le cadre de la Qualité de Vie au Travail, ce service est proposé aux enfants des salariés du Crédit Agricole d'Ile-de-France (de 6 à 20 ans). Cible potentielle = les 2.300 enfants des salariés de 6 à 20 ans.  Le coût du service est pris en charge à 100% par notre entreprise => Gratuité totale pour les salariés Conduite de projet 31 La plateforme Prof Express QUALITE DE VIE AU TRAVAIL
  • 32. Le projet Prof Express ❑ Comment réaliser le cadrage du projet ? ❑ Qui sont les parties prenantes du projet et quelles sont leurs interactions? Conduite de projet 32 Projet Vous êtes chef de projet. A vous de jouer !
  • 33. 33 NOM DU PROJET « EXEMPLE » Date de lancement : 14 septembre 2017 Commanditaire : Jean-Marc Sponsor désigné sur le projet : Anthony Responsable du projet : Philippe ENJEUX La qualité de vie au travail désigne les « actions d’amélioration des conditions de travail des salariés et de la performance globale des entreprises, d’autant plus quand leurs organisations se transforment. Il s’agit de créer les conditions afin que le Crédit Agricole d’IDF soit un employeur où le bien être est partagé afin d’attirer et fidéliser les talents et compétences. Développement PNB (O/N + macro-chiffrage) N Diminution charges (O/N + macro-chiffrage) N ROI  Mesuré dans l’enquête annuelle satisfaction collaborateur  Baisse du taux de Turnover OBJECTIFS Lancer un projet de soutien scolaire des enfants des collaborateurs CA IDF à la rentrée de septembre 2017 pour décharger les salariés du souci de l’aide au devoir de leurs enfants après leur travail Sujet de QVT sur la thématique de l’équilibre vie privé/vie professionnelle IMPACTS DU PROJET Bien maîtriser la confidentialité des données de nos salariés (nom , prénom, email pro et ceux de leurs enfants) – Aspect organisationnel à contractualiser avec le prestataire qui sera choisi pour l’aide au devoir. PLANNING DU PROJET Le projet doit être mené en 5 mois d’avril à septembre 2017 Déploiement opportun au moment de la rentrée scolaire de septembre 2017 GOUVERNANCE DU PROJET Instance de pilotage (COPIL) Jean-Marc, Anthony, Dominique et Philippe Instance opérationnelle (COPRO) Philippe, Dominique, Florian, Céline, Marina, Oudavone et Françoise NOTE DE CADRAGE METIER OU FICHE PROJET
  • 34. La note de cadrage ou fiche projet Conduite de projet 34 La fiche projet constitue la carte d’identité du projet. Elle formalise l’acte de naissance du projet et en décrit les données structurantes. Focalisée sur les besoins et les enjeux, elle est utilisée lors des prises de décision pour s’assurer du maintien de l’alignement du projet. Synthétique, elle fixe le premier cadre de réflexion qui conduira à un futur document plus détaillé : le cahier des charges d’un projet. Objectif La fiche projet décrit l’ensemble des informations fondatrices du projet. Elle permet au chef de projet de disposer de points de repère pérennes pour : - Réaliser le développement détaillé du projet ; - Identifier les compétences requises ; - Mettre en marche le projet ; - Construire les dossiers d’aide à la décision en cours de réalisation ; - Préparer les comités de pilotage - Structurer les dossiers de validation des livrables produits
  • 35. 35 NOM DU PROJET « EXEMPLE » Date de lancement Commanditaire Sponsor désigné sur le projet Responsable du projet ENJEUX > que se passe t il si le projet n’est pas fait ? > quels sont les bénéfices attendus ? PNB / Optimisation / etc. Développement PNB (O/N + macro-chiffrage) Diminution charges (O/N + macro-chiffrage) ROI OBJECTIFS > quels sont les résultats attendus à la fin du projet ? IMPACTS DU PROJET > quels sont les impacts du projet en terme organisationnel, commercial, technique ? PLANNING DU PROJET > sous quel délai le projet doit il être mené ? > au delà de quel date butoir il perd de son intérêt ? > quand est il opportun de déployer commercialement ? GOUVERNANCE DU PROJET Instance de pilotage (COPIL) > Désigner les membres permanents Instance opérationnelle (COPRO) > Désigner les membres permanents NOTE DE CADRAGE METIER / FICHE PROJET
  • 36. Conduite de projet 36 Quelles sont les parties prenantes du projet ?
  • 37. Conduite de projet 37 PROF EXPRESS MOE Utilisateurs Enfants de 6 à 20 ans des salariés CADIF Equipe Projet QVT Donneurs d’ordre DRH+DRE Professeurs de l’Education Nationale reporte oriente renforce guide installe spécifie réalise sous-traite Les parties prenantes et leurs interactions
  • 38. Qui sont les parties prenantes d’un projet ? Conduite de projet 38
  • 39. Conduite de projet 39 Les 5 parties prenantes d’un projet
  • 40. Conduite de projet 40 Donneur d’ordre Equipe Projet Fonction soutien • Fixe les objectifs • Désigne les principaux acteurs • Valide la progression (en comité de pilotage) • Construit le plan d’action • Elabore le budget prévisionnel • Conduit les études amont • Supervise • Pilote le changement • Supervise les tests/essais • Organise le support • Apporte méthodes et outils à l’équipe projet • Assure le suivi du planning et du budget Futurs utilisateurs exploitants MOE et sous-traitants • Participent à l’expression du besoin et aux essais de validation • Contribuent aux tâches de gestion du changement • S’approprient le nouveau système • Produisent les études techniques détaillées • Réalisent et testent • Installent Les contributions des parties prenantes d’un projet
  • 41. Un animateur – Il fédère l'équipe projet Un communicateur – Il est en mesure à tous les stades d'informer le comité de pilotage – Il informe également ses partenaires Un responsable – Il dispose de moyens et d'obligations – Il doit tenir ses objectifs Il ne porte pas tout sur ses épaules... Conduite de projet 41 Les acteurs : le chef de projet
  • 42. Les missions du Chef de projet  Définition du projet  Planification du projet  Pilotage du projet  Négociations internes et externes au projet  Animation des équipes  Reporting interne et externe  Gestion du fonds documentaire Conduite de projet 42 Les acteurs : le chef de projet
  • 43. Quelles sont les qualités du chef de projet ? Conduite de projet 43
  • 44. 44 Les compétences du chef de projet : une rose des vents !
  • 45. Un élément indispensable au déroulement du processus  Prises de décisions  Arbitrage Un élément indispensable à la pérennisation de la démarche  Sollicitation de la Direction  Facilitation auprès des autres services (transversalités)  Soutien au chef de projet Un garant  De la cohérence du projet avec la stratégie et les objectifs de l'entité Conduite de projet 45 Les acteurs : la structure de pilotage
  • 46. La créativité permanente – L'innovation et l'optimisation doivent rester un souci permanent Des partenaires – En considérant le projet dans sa globalité et non exclusivement au niveau de la tâche La transparence – Par la communication – Plus tôt une dérive est connue, mieux elle se gère Conduite de projet 46 Les acteurs : l'équipe projet
  • 47. Application de la règle des 5 W (concept utilisé en journalisme. En anglais, cette méthode est abrégée en Five W's (« Who, Why, What, When, hoW,») – Communiquer vers qui ? (Who) • Utilisateurs finaux, équipe projet, Direction du projet – Communiquer pourquoi ? (Why) • Fédérer, mobiliser l'équipe projet • Associer les utilisateurs finaux – Communiquer quoi ? (What) • Les objectifs, les enjeux, les risques, les résultats intermédiaires, l'organisation, le planning, l'avancement... – Communiquer quand ? (When) • Au lancement, aux échéances annoncées, lors de tout évènement – Communiquer comment ? (hoW) • Tous les moyens sont bons, mais l'implication du chef de projet et de l'équipe est primordiale... Conduite de projet 47 La communication est essentielle
  • 48. • Synthétique : Avec des données chiffrées et des commentaires • Aidant à la prise de décision • Disponible à chaque revue du projet Il doit privilégier les représentations graphiques ainsi que le qualitatif... Conduite de projet 48 Le tableau de bord de suivi du projet
  • 49. Délais Visibilité Dossier projet Tableau de bord... Les règles du jeu (définis lors de la réunion de lancement) Communication Maîtrise des risques Le projet Risques CoûtsQualité Conduite de projet 49 Ce qui rassemble les acteurs
  • 50. 50 La mise en pratique en sous-groupe avec le projet PROF EXPRESS Conduite de projet
  • 51. Le projet Prof Express ❑ Quels sont les risques anticipés du projet et comment les réduire ? Conduite de projet 51 Projet Vous êtes chef de projet. A vous de jouer !
  • 52. Conduite de projet 52 Identifiez plusieurs risques du projet Prof Express
  • 53. Conduite de projet 53 Les risques potentiels identifiés ❑Défaillance de Prof Express ❑Désintérêt des salariés pour le service proposé ❑Qualité de service dégradée: exemple indisponibilité des professeurs, délai long de prise en charge des questions des enfants… Identification des risques du projet
  • 54. Conduite de projet 54 Comment contenir / réduire ces risques ?
  • 55. Conduite de projet 55 Les risques potentiels identifiés ❑Défaillance de Prof Express ❑Désintérêt des salariés pour le service proposé ❑Qualité de service dégradée: exemple indisponibilité des professeurs, délai long de prise en charge des questions des enfants… Comment contenir/réduire ces risques ? ✓ Analyse financière de la société Prof Express ✓ Benchmark des entités utilisatrices du groupe (les Caisses Régionales et Crédit Agricole Technologies) ✓ Mise en place d’un pilote CADIF (3 testeurs) Comment contenir ces risques ?
  • 56. Le pilotage des risques projet : Le triangle Qualité-Coût-Délai 56Conduite de projet
  • 57. ► Un risque projet est « un événement ou situation dont la concrétisation, incertaine, aurait une incidence positive ou négative sur les objectifs du projet » ► Un risque a toujours : ▪ Une cause ▪ Un niveau d’impact ▪ Une probabilité d’occurrence ▪ Une criticité ▪ Des actions que l’on choisit de mettre en face ou pas… ► Le risque est à différencier du problème 57 La gestion des risques du projet Conduite de projet
  • 58. ► Les risques sont représentés via une matrice : 58 La gestion des risques du projet Conduite de projet
  • 59. La finalité de tous les outils et méthodes liés au management de projet, c'est la maîtrise des risques Le chef de projet n'est donc pas nommé pour "faire un planning", mais pour prendre des mesures préventives Il faut donc :  Développer la capacité d'analyse au préalable  Identifier et mettre en place les mesures préventives Conduite de projet 59 La gestion des risques du projet
  • 60. Risques organisationnels  Clarté des objectifs, cahier des charges... Risques de type humain  Disponibilité des ressources, compétences, formation, motivation... Risques commerciaux et marketing  Offres de la concurrence, clients... Risques techniques  Normalisation, cohérence des spécifications, documentation... Risques liés à la maîtrise de la sous-traitance Risques juridiques  Le délit de marchandage et le risque d’immixtion Risques liés à la sécurité Conduite de projet 60 La typologie des des risques du projet
  • 61. Je choisis dans la liste, les risques qui concernent le projet Conduite de projet 61 ❑Besoins imprécis ❑Indisponibilité ❑Défaillance d’un sous-traitant ❑Concurrence ❑Evolution de la réglementation... Délais Risques CoûtsQualité Réaliser une check-list des risques du projet
  • 62. Nature – Réaffectation de moyens – Affectation de nouvelles ressources – Modification de la cible technique – Nouveau découpage des tâches – Arrêt du projet Validation suivant l'importance de ces actions – Par le chef de projet – Par la maîtrise d'ouvrage – Par le comité de pilotage Le principe : déclencher des actions correctives
  • 63. 63 La mise en pratique en sous-groupe avec le projet PROF EXPRESS Conduite de projet
  • 64. Le projet Prof Express ❑ Le planning Comment organiser la mise en œuvre des tâches à réaliser suivant un planning ? Lister les tâches et les ordonnancer sur un diagramme de Gantt Conduite de projet 64 Projet Vous êtes chef de projet. A vous de jouer !
  • 65. Conduite de projet 65 Le planning du projet Prof Express (Gantt)
  • 66. Conduite de projet 66 Outil : Diagramme de Gantt simplifié avec les tâches, les acteurs et la planification
  • 67. Lister les tâches et établir un planning 67
  • 68. Conduite de projet 68 Le graphe PERT (program evaluation and review technique) Le graphe ou réseau PERT est une méthode conventionnelle utilisable en gestion de projet, ordonnancement et planification développée aux États-Unis par la marine de guerre américaine dans les années 1950. Elle fournit une méthode et des moyens pratiques pour décrire, représenter, analyser et suivre de manière logique les tâches et le réseau des tâches à réaliser dans le cadre d'une action à entreprendre ou à suivre. Le lien vers la vidéo
  • 69. Conduite de projet 69 Le diagramme d’enchaînement des activités
  • 70. Conduite de projet 70 Diagramme de calcul des dates prévisionnelles au plus tôt Le calcul des dates au plus tôt se fait en descendant le diagramme du début jusqu'à la fin du projet, ou de la phase. La date de fin au plus tôt d'une activité est reportée comme date de début au plus tôt de l'activité ou des activités suivantes. Quand les valeurs possibles sont différentes (cas du schéma ci-dessous, où 8 et 10 sont des candidats possibles pour l'activité D), on reporte la date la plus défavorable : la plus grande des dates de fin au plus tôt, soit 10. Calcul des dates au plus tôt
  • 71. Conduite de projet 71 Diagramme de calcul des dates prévisionnelles au plus tard Le calcul des dates au plus tard se fait de la fin du projet ou de la phase, en remontant vers le début. La date de début au plus tard d'une activité est reportée comme date de fin au plus tard de l'activité ou des activités précédentes. Quand les valeurs possibles sont différentes (cas du schéma ci-dessus, où 10 et 8 sont des candidats possibles pour l'activité A), on reporte la date la plus défavorable : la plus petite des dates de début au plus tard soit 8 ici. MT = Date de début au plus tard - Date de début au plus tôt ML = Date de début au plus tôt des activités suivantes - Date de fin au plus tôt MT ML 8 | 11 Calcul des dates au plus tard
  • 72. Conduite de projet 72 Diagramme de calcul des dates prévisionnelles de réalisation Le chemin critique du diagramme correspond aux activités marqués en gras Il n’y a ni marge libre, ni marge totale sur ces activités
  • 73. Conduite de projet 73 Diagramme de calcul des dates prévisionnelles de réalisation Détermination du chemin critique Le chemin critique est un sous-réseau au sein du diagramme d'enchaînement des activités. Il comprend toutes les activités qui ne peuvent être retardées ou allongées sans mettre en péril la date de fin de projet, ou la date de fin de phase. Il contient donc toutes les activités dont les dates au plus tôt sont égales aux dates au plus tard. Calcul de la marge libre et de la marge totale d’une activité La marge libre (ML) d'une activité est le retard ou l'allongement de durée de l'activité qu'il est possible de réaliser sans aucune conséquence sur aucune des autres activités suivantes. ML = Date de début au plus tôt des activités suivantes - Date de fin au plus tôt La marge totale (MT) d'une activité est le retard ou l'allongement de durée de l'activité qu'il est possible de réaliser sans aucune conséquence sur la date de fin prévue du projet. La marge totale d'une activité est égale à la date de début au plus tard diminué de la date de début au plus tôt.
  • 74. Conduite de projet 74 Le diagramme de Gantt Le lien vers la vidéo
  • 75. Conduite de projet 75 Le diagramme de Gantt Le diagramme de Gantt propose une représentation visuelle du planning. C'est le principal outil de communication du déroulement du projet : il est le pivot pour la présentation du planning initial, et pour l'affichage des mises à jour. Il permet la visualisation de la marge libre et de la marge totale du projet, concepts peu connus et très peu pratiqués, mais pourtant très utiles pour l'optimisation de l'emploi des ressources et pour la flexibilité du planning.
  • 76. Gestion de projet 76 Le diagramme de Gantt Pourquoi l’utiliser ? Objectif Le diagramme de Gantt permet de : • Monter à toutes les parties intéressées du projet l’ensemble des travaux prévus, et leur positionnement dans le temps. • Afficher les données du planning initial et préparer les affichages des futures replanifications et avancements physiques des travaux. • Faciliter l’affichage des tâches de regroupement pour disposer de vues de synthèse du planning. • Assurer la cohérence avec la description des travaux de l’organigramme des tâches.
  • 77. Gestion de projet 77 Le diagramme de Gantt Pourquoi l’utiliser ? Contexte Le diagramme de Gantt est l’aboutissement de la démarche de planification initiale. C’est avant tout un outil de communication. Il permet de faire figurer la quasi-totalité des informations concernant le management des délais. Le diagramme de Gantt est fréquemment inclus dans les tableau de bord de projet. Le diagramme peut être fléché ou non fléché. A l’origine, le diagramme de Gantt n’était pas fléché. Aujourd’hui, il est presque toujours affiché dans sa version fléchée.
  • 78. Gestion de projet 78 Le diagramme de Gantt Comment l’utiliser ? Etapes ➢ Sans logiciel de planification : ▪ L’utilisateur d’un tableur (Excel) permet de réaliser ce diagramme sans difficulté, en définissant à l’avance un quadrillage fait de colonne de largeur fixe (égale à une période unitaire : jour, semaine, mois, trimestre). Les cellules de la feuille de calcul peuvent être accolées pour représenter les barres de Gantt. ➢ Avec logiciel de planification : ▪ Généralement , le mode par défaut des logiciels est le diagramme de Gantt. Les activités sont inscrites avec leur durée prévisionnelle, et les barres se construisent automatiquement. ▪ L’affinage des options d’affichage permet de faire figurer les seules information utiles : marge libre, marge totale, liaisons entre activité, chemin critique.
  • 79. Gestion de projet 79 Le diagramme de Gantt Comment l’utiliser ? Méthodologie et conseils L’utilisation des codes de couleur enrichit la lisibilité du schéma. A minima, il est conseillé de faire figurer le chemin critique en rouge et les autres activité en bleu (convention habituelle). Il est aussi possible de définir des codes de couleur par type de travaux. L’utilisation des différents modes de filtres et de tris des activités permet de produire, de manière dynamique, des affichages facilitant les analyse de situation.
  • 80. Gestion de projet 80 Le diagramme de Gantt Avantages Précaution à prendre • Le diagramme de Gantt est l’outil le plus populaire du management de projet. Il est simple, intuitif et ne nécessite aucun mode d’emploi. • Il établit les fondation de la maîtrise des délais du projet. • L’ordre des activités dans le diagramme de Gantt est généralement celui de l’organigramme des tâches. • Cet ordre peut ne pas faciliter le lecture des liaisons de dépendance entre activités; • Les choix d’ordre d’affichage doivent systématiquement privilégier la simplicité de lecture pour les parties intéressées.
  • 81. L’accompagnement au changement des utilisateurs finaux 81Conduite de projet
  • 82. Conduite de projet 82 • L’implication des métiers dans la phase amont de description des besoins • L’information voire la formation des opérationnels pour une bonne prise en main des livrables • Le bagage collaborateur et manager bien documenté et à jour • L’importance des visuels dans les bagages pour synthétiser les concepts L’accompagnement au changement des utilisateurs finaux
  • 83. 83 La mise en pratique en sous-groupe avec le projet PROF EXPRESS Conduite de projet
  • 84. Le projet Prof Express ❑ La communication Comment mettre en marché le projet pour un lancement de PROF EXPRESS en mode Big Bang (déploiement en une fois sur tous les salariés CADIF) Conduite de projet 84 Projet Vous êtes chef de projet. A vous de jouer !
  • 85. Conduite de projet 85 La communication du projet Prof Express
  • 86. Le lancement orchestré Conduite de projet 86 Lancement • 13 septembre : Réunion du cercle 2 des managers • 14 septembre : Mail du DRH à l’ensemble des collaborateurs • 15 septembre : Article dans l’IDF Flash Deux animations au T4 2017 • à l’entrée du RIE du Siège Rapée • à la plénière Dir. Rég. d’Etampes
  • 87. La communication Chorale net Conduite de projet 87
  • 88. La communication IDFLASH Conduite de projet 88 La page dédiée chorale net Le dispositif de pilotage
  • 89. Le suivi des coûts du projet 89Conduite de projet
  • 90. Il est nécessaire de faire un suivi des coûts à avancement donné  Nécessaire à la reprogrammation éventuelle du projet  Nécessaire à la connaissance du coût final prévisionnel Il est également nécessaire de faire un suivi des coûts à échéance donnée  Nécessaire aux financiers Conduite de projet 90 La particularité du suivi des coûts
  • 91. La courbe en "S" à la date "t" – Estimer le reste à faire en fonction du pourcentage d'avancement – Calculer le coût final prévisionnel, donc l'écart final prévisionnel Coût à date d'achèvement Coût prévu à date "t" Coût réalisé à date "t" Coût Evaluation du "Reste à faire" Temps date "t" Fin Initiale Fin prévisionnelle Ecart coût final prévisionnel Conduite de projet 91 Délai final prévisionnel Le suivi des coûts du projet
  • 92. 92 La mise en pratique en sous-groupe avec le projet PROF EXPRESS Le projet est lancé…Passons au suivi post bascule Conduite de projet
  • 93. Le pilotage de la montée en charge Conduite de projet 93 Suivi détaillé des inscriptions des collaborateurs et suivi global CA IDF via un espace Partenaire
  • 94. Le pilotage de la montée en charge Conduite de projet 94
  • 95. Le principe des bilans et les clés de la réussite 95Conduite de projet
  • 96. Le bilan quantitatif du 1er trimestre de mise en service Conduite de projet 96 Après 2 mois et demi de mise en service, le taux d’adhésion ressort à 44% de la population cible. En effet 1011, enfants de salariés CA IDF sont inscrits à Prof Express sur la population cible des 2.300 enfants des salariés de 6 à 20 ans. Par ailleurs, le service Prof Express est bien utilisé par les inscrits, avec 153h de soutien scolaire dispensés au T4 2017. Ceci représente environ 400 sessions enfant/enseignant d’aide aux devoirs pou une moyenne de 23 minutes d’échange par session.
  • 97. Quelques Verbatim pour le bilan qualitatif du 1er trimestre Conduite de projet 97 La maman me dit que Louna aime beaucoup consulter les fiches de cours et plus particulièrement en mathématiques. C’est complet et ça l’aide beaucoup à mieux comprendre le cours, car souvent elle n’a pas le temps de bien tout copier en classe et ose encore moins demander aux professeurs de répéter… La maman trouve le concept de Prof Express vraiment très bien et intéressant pour les enfants. Elle transmettra sa satisfaction auprès de sa direction. J'ai discuté avec le papa qui travaille au Crédit Agricole, il a 4 enfants de différents niveaux donc Prof Express est le bienvenu ! Monsieur D. nous félicite pour notre réactivité, son aîné a fait plusieurs fois appel aux enseignants et à chaque fois dans le quart d'heure qui suit il a le prof en ligne, c'est super car il n'a pas le temps de perdre le fil de sa réflexion. Une analyse qualitative portant sur un échantillon de 12 salariés CA IDF interrogés par téléphone en février 2018 (représentant 19 enfants) pour obtenir le retour de familles bénéficiaires. Les verbatim collectés montrent une forte satisfaction quant à la qualité du service rendu par Prof Express qui confirme la première enquête quelques semaines après le lancement du service.
  • 98. Le principe : faire des bilans Des bilans intermédiaires et de fin de réalisation – Mesurer les écarts par rapport aux prévisions initiales – Analyser ces écarts – Capitaliser pour les futures réalisations Des bilans d'exploitation – Mesurer les retours opérationnels et financiers obtenus – Comparer à l'étude de justification – Capitaliser pour les futures réalisations Conduite de projet 98 Le retour d’expérience ou bilan
  • 99. Les bilans intermédiaires  Vérifier que les jalons sont respectés  Analyser les causes de dérapage  Aider à la prise de décision Le bilan de fin de réalisation  Tirer les enseignements du projet  Faciliter la capitalisation pour des expériences futures  Préparer les modalités de transfert à la maîtrise d'ouvrage Le ou les bilans d'exploitation  Vérifier que le projet rapporte bien ce pour quoi il a été lancé (notion de retour sur investissement)  Il peut s'agir d'analyse de produits, de réduction de coûts ou de charges, d'amélioration du climat social, des conditions de travail... Conduite de projet 99 La finalité des bilans
  • 100. A chaque jalon d'étape  Par le maître d’œuvre pour le maître d'ouvrage A chaque livrable  Par le contributeur responsable pour le chef de projet A la fin de réalisation  Par le maître d‘œuvre et l'équipe projet pour la maîtrise d'ouvrage et la structure de pilotage Après une première étape d'exploitation  Par le contrôleur de gestion pour la structure de pilotage de l'entité Conduite de projet 100 Quand faire un bilan, pour qui, par qui ?...
  • 101. Organisation des tâches  Paralléliser et anticiper (enchaînement des tâches avec avance et retard)  Limiter au maximum le chemin critique  Etre vigilants aux points de rencontre (jalons) Affectation des ressources  Bien identifier les ressources rares  Planifier avec le calendrier des ressources (absences…)  Se donner un « coussin d’air » suffisant (10 à 20%)  Etre vigilant aux ressources partagées Dispositif de suivi  Tenir un tableau de bord de suivi avec quelques indicateurs clés (KPI) Conduite de projet 101 Conclusion : Quelques clés de réussite
  • 102. Merci de votre attention 102