El documento resume el primer encuentro entre EEB y sus proveedores y contratistas. El objetivo fue promover una comunicación abierta para identificar fortalezas y oportunidades. Se presentaron varios temas como la política de abastecimiento y responsabilidad social. Se realizó una encuesta de satisfacción y se reconocieron historias de éxito de 6 contratistas. El evento tuvo éxito gracias al apoyo de las vicepresidencias y la definición clara de la agenda, invitados y temas.

1. RESUMEN EJECUTIVO PRIMER ENCUENTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS EEB
En relación con la experiencia del Corporativo, el 1 de Diciembre de 2011 se articuló el primer
encuentro de proveedores y contratistas de la Vicepresidencia Administrativa y la Dirección de
Relaciones Externas denominado “Diálogos Proveedores y Contratistas”; se invitaron 90
proveedores y contratistas entre personas naturales y jurídicas de las cuales nos acompañaron en
el evento 41 empresas.
El propósito de este evento fue promover una comunicación directa, franca y cordial en pro de
reconocer las debilidades, oportunidades, amenazas y fortalezas que se presentan entre EEB y la
red de abastecimiento.
Algunos de los temas tratados fueron los siguientes:
1 – Presentación de un Video Corporativo
2 - Descripción de la Vicepresidencia Administrativa
3 - Sistema de Gestión Integrado
4 - Marco de Actuación Contractual
5 - Política de Abastecimiento
6 - Sistema de Gestión de Información de Proveedores
7 - Responsabilidad Social
8 - Proceso de Facturación
9 - Pacto Global de las Naciones Unidas
10 - Gestión Ambiental
11 - Control Interno
12 - Encuestas de satisfacción a proveedores y contratistas
Fue un evento concentrado en dos funciones de la Organización la Vicepresidencia Administrativa
y la Dirección de Relaciones Externas para asegurar el éxito del evento.
Algunos de los factores críticos de que contribuyeron al éxito de este evento fueron los siguientes:
1 – Aprobación y apoyo de la Vicepresidencia Administrativa y la Dirección de Relaciones Externas

2. 2 - Definición de temas a tratar
3 - Acercamiento con cada uno de los participantes de las charlas
3 – Definición de la base de datos de proveedores y contratistas a invitar.
4 - Definición y consecución del lugar para realizar el evento.
5 - Elaboración de la agenda a desarrollar.
6 – Pendones, escarapelas,
7 - Souvenirs (agendas,esferos, placas y trofeos para premiar las historias de éxito)
LECCIONES APRENDIDAS
1- Consecución anticipada de un lugar amplio, cómodo, con buen sonido e iluminación.
2- Acercamiento con cada uno de los participantes en las charlas por parte de la empresa.
3- Diseño, elaboración y aprobación de las invitaciones.
4- Definición de la lista de invitados.
5- Confirmación de las compañías interesadas en participar.
6- Selección de los temas a presentar.
7- Acompañamiento a los contratistas seleccionados en la preparación de sus historias de
éxito.
8- El respaldo total de la doctora Marielly Moya Vicepresidente Administrativa y la doctora
Elizabeth Melo Directora de Relaciones Externas.
ENCUENTA DE SATISFACCION DE PROVEEDORES
Se confeccionó una encuesta contratada con el Centro Nacional de Consultoría para establecer los
niveles de satisfacción que reportan nuestros contratistas y proveedores en temas como
oportunidad de la comunicación con EEB, y los compromisos pactados para pagos de
obligaciones, desarrollo de relaciones de confianza a lo largo del contrato, entre otros. Esta
medición nos facilitará dibujar un panorama estándar para las unidades de negocio y trabajar
conjuntamente en planes de mejora.
HISTORIAS DE ÉXITO
Mención aparte merece el tema de Historias de Éxito: Se seleccionaron 6 contratistas que
evolucionaron a través de la relación comercial con la empresa por medio de una mejora en su
portafolio de servicios, implementación de nuevas tecnologías, capacitación al personal para
estructurar sus servicios, etc. Aquellos seleccionados se sintieron honrados y destacados en sus
logros. Incluso algunos manifestaron su extrañeza por no haber sido reconocidos.
CONCLUSION
Se logró que los participantes conocieran la conformación de la EEB, cómo se ha transformado en
el tiempo, cuál es su composición, quiénes son sus socios, cuáles son los lineamientos, políticas y
directrices que deben seguir y los procedimientos que deben proceder para facilitar los diferentes
procesos.
La segunda parte del evento era “escuchar a los proveedores y contratistas”, conocer sus
expectativas, cómo ven a la EEB, qué esperan de la empresa, cómo podemos mejorar nuestro

3. canal de comunicación para contribuir a la construcción de confianza; el resultado fue excelente ya
que hubo muchos comentarios, ideas y sugerencia de los invitados.
La experiencia fue muy enriquecedora ya que se propició el espacio adecuado para escuchar a los
proveedores y contratistas; hubo interés por propiciar comunicación entre ellos por medio de un
intercambio de tarjetas con la posibilidad de establecer sinergias.