Avis d’expert : Bien choisir son progiciel d’archivage mixte Partie 2 – Le cas de l’archive hybride

1. Avis d’expert : Bien choisir son progiciel d’archivage mixte
Partie 2 – Le cas de l’archive hybride
par Noureddine LAMRIRI, Responsable consultants ECM
Après avoir entrevu les fondamentaux de l’archivage mixte, nous allons étudier le cas de
l’archivage hybride qui se positionne comme un objet clé des projets de conservation de
documents rencontrés au sein des entreprises. Dans un projet d’archivage mixte, la capacité
de l’outil informatique retenu à gérer indifféremment tous les supports d’archives est en effet
déterminante. Une attention particulière doit alors être portée sur la capacité du progiciel à
assurer une gestion aisée et cohérente des archives hybrides quelles que soient leurs natures
(bulletins de paies, factures ou contrats…).
Focus sur l’archivage hybride
Malgré la croissance exponentielle des échanges électroniques, le tout numérique n’existe pas ou peu
aujourd’hui. Il existe de nombreux documents « hybrides », c'est-à-dire qui peuvent cohabiter à la fois
au format physique et électronique. Ces changements de statut rendent primordial de s’assurer, avec
la même confiance, de l’intégrité et de la fiabilité des informations.
Dans ce cadre, une attention particulière doit être portée sur la capacité de la solution à assurer une
gestion aisée et cohérente des archives hybrides. Le logiciel de gestion d’archives mixtes, comme le
référentiel documentaire, doit pouvoir prendre en charge tous les documents quels que soient leur
support, leur format et leur provenance (GED, Bureautique, E-mail, applications métier…). Il doit
permettre de traiter uniformément les archives papier et électroniques en utilisant les mêmes
règles de gestion afin que l’utilisateur puisse passer en toute confiance du support numérique au
papier et inversement.
Le contrat comme exemple d’archive hybride
Partons d’un exemple précis : dès lors que l’original d’un contrat est un exemplaire papier, il est
obligatoire de le conserver sous cette forme. S’il s’agit d’un document très utilisé par les
collaborateurs dans l’entreprise, c’est bien entendu sa copie électronique qui sera consultée, diffusée,
partagée... Ponctuellement (cession, renouvellement du contrat…), il sera pourtant nécessaire d’avoir
la certitude que l’original papier existe, qu’il est strictement identique à la copie diffusée auprès des
tiers extérieurs à l’entreprise et que cet original est disponible rapidement si un de ces tiers en fait la
demande.
A l’échelle de l’entreprise, est-il aisé de parvenir à cette certitude si l’on n’a pas couplé la gestion des
documents électroniques avec celle du papier et ce, depuis la création de l’original papier et de son
double électronique ? Les dossiers sont naturellement composés d’originaux papier (contrats,
avenants, courriers…) et d’originaux électroniques (e-mails, factures clients transmises
électroniquement, fichiers clients issus d’une application de gestion…). Fort de ce constat, il est
évident que si deux systèmes d’archivage subsistent, il sera nécessaire de mener deux recherches
parallèles.

2. La nécessité d’un logiciel adapté à la gestion des archives hybrides
Plusieurs inconvénients peuvent apparaître rapidement dans le cadre d’une approche « non mixte »
qui gère deux référentiels de manière séparée. Ces deux systèmes peuvent manquer de cohérence
entre eux en termes de droits d’accès, de délais de conservation, etc., et plus globalement de sécurité
de l’information alors que les documents ont la même valeur. On soulève également la difficulté
d’accès à l’archive pour les utilisateurs finaux, qui ne se préoccupent pas du format du document lors
de leur recherche d’information et ont donc besoin d’un outil de recherche fédérée.
Une nouvelle fois, l’on comprend donc parfaitement la nécessité de s’appuyer sur un logiciel de
gestion d’archives mixtes. Un outil de pilotage centralisé est un pré requis pour gagner en
performance tout en respectant des contraintes organisationnelles et réglementaires. L’archivage
mixte permet de sécuriser ses processus, d’accroître le confort de travail et de mettre en place une
gestion normalisée.
Dans notre prochain développement, nous nous pencherons sur la mise en place d’une équipe projet
adaptée.