1. 21.3.2017
Kuinka digitoin yritykseni
paperiarkistossa olevan tiedon?

2. Tänään äänessä 2
Antero Hiisijärvi
Director of Operations
Xerox Oy
Kaj Seeste
myynti- ja
markkinointijohtaja
Eetu Uotinen
digitaalinen
markkinointi

3. Digitalisaatio asiakirjan elinkaarella 3

4. Agenda
 Arkiston digitointi palveluna
 Eri palvelutuotteet
 Digitointiprosessi
 Milloin digitointipalvelu kannattaa
 Mistä aloittaa arkiston digitointi?
 Case esimerkki - Outotec
4

5. Arkistointi digitointi palveluna
 Pääasiassa tarjotaan arkistojen digitointipalvelua Suomen markkinoille
 Kielinä ovat suomi, ruotsi, norja, tanska, viro, venäjä, saksa ja englanti
 Digitointikeskuksen osaaminen vuodesta 1995 lähtien
 40 työntekijää
 Yli 1000 asiakkuutta
 Tuotamme palvelun palvelukeskuksissa Salossa ja Kuopiossa
5

6. Palvelutuotteet
 Arkiston digitointi
 Asiakkaan arkiston muuttaminen sähköiseen muotoon sekä siihen liittyvät palvelut
 Lomakkeiden digitointi
 Määrämuotoisilta eli strukturoiduilta lomakkeilta voidaan kerätä tietosisältö nopeasti ja
luotettavasti.
 Esim. Mittarinlukukortit, ilmoittautumislomakkeet tai muut lomakkeet
6

7. Arkiston digitoinnin edut
 Digitoimalla paperinen arkisto päästään merkittäviin kustannussäästöihin,
ympäristöystävällisesti
 Yksinkertaisuus: digitoitu arkisto on käytettävissä missä ja milloin vain
 Mitattavuus: hyllymetrit ja neliöt muuttuvat biteiksi
 Tehokkuus: tiedonhakuaika nopeutuu tunneista sekunteihin
 Mukautuvuus: palveluna tarpeen mukaan
 Käytettävyys: tieto yhdessä muodossa, helposti hyödynnettävissä
7

8. Digitointiprosessi 8
1.
Lähdeaineiston
vastaanotto
2.
Aineiston tarkistus
3.
Aineiston esikäsittely
4.
Kuvantaminen
5.
Lähdeaineiston jälkikäsittely
•Arkistointi
•Palautus
•Tietoturvallinen tuhoaminen
6.
Kuvanparannus
7.
Indeksointi eli
tietojen poiminta
8.
Laadun tarkistus -
oikeellisuus
9.
Toimitus
10
.
Työn sulkeminen - Raportointi

9. Palvelumme kulmakiviä
 Laatu: kuvien luettavuus ja tiedon oikeellisuus
 Laatu varmistetaan visuaalisesti, ei pelkkä OCR/ICR
 Tietojen yhdistäminen joustavasti
 Teknologiaa hyväksikäyttäen voidaan yhdistää dokumentista tunnistettua tietoa
asiakkaan toimittamaan tietoon (esim. toimittajarekisteristä tehtävät tarkistukset)
 Tehokas teknologian/prosessien hyödyntäminen osana palvelua
 Modulaarinen teknologia/prosessit mahdollistavat palvelun laajentamisen ja
hajauttamisen globaalisti, nopeasti ja kustannustehokkaasti
 Osaaminen ja suurten volyymien hallinta
 Yli 100 miljoonaa transaktiota vuodessa ja määrä kasvaa
 Volyymien mukanaan tuoma kilpailukykyinen hinnoittelu
9

10. Palvelumme kulmakiviä
 Henkilöstöresursseja vaativien prosessien kustannustehokkuuden
optimointi
 Digitointipalvelun validointi suoritetaan near-shore -ratkaisulla, keskitetty hallinta Salossa
 ISO-sertifioitu (9001:2008) palvelu
 Sertifioitu palveluntarjoaja
 Kaikki prosessit kuvattu ja mitattu
 Mittareilla varmistetaan tehokas ja toimiva palvelu
 Globaali palvelu mahdollinen
 Digitointi- ja tulostuskeskukset globaalisti:
Suomi, Ruotsi, UK, Ranska, Belgia, Saksa, Italia, USA, Brasilia, Singapore, Kiina jne
 Palvelun hallinta keskitetysti Salossa
10

11. Milloin digitointipalvelu kannattaa
 Runsaasti dokumentointia vaativa toimiala
 Vakuutusyhtiöt ja pankit
 Lääkäriasemat
 Logistiikkayritykset
 Yritys keskittää palvelujaan/toimitilojaan
 Kustannustehokkaat toimitilat tekevät usein paperista ”ongelmajätettä”
 Yrityksellä on erikoismateriaalia arkistossaan
 Esim. röntgenkuvat, mikrofilmit, suurkokoiset kuvat (rakenne- ja pohjapiirustukset)
 Globaali yritys, jolle asiakirjojen saatavuus online on kriittistä
11

12. Lisäpalvelut
 Paperiarkistopalvelut
 Paperiarkiston hallinnointi (haut, materiaalin toimitus sähköpostilla) skannausprojektin
aikana ja mahdollisesti myös projektin päätyttyä
 Sähköinen arkistopalvelu
 Tarjotaan pilvipalvelussa pyörivä softa asiakkaan tarpeisiin
 Nouto- ja pakkauspalvelut
 Muut jatkuvat palvelut
 Päivittäisellä tai kuukausittaisella tasolla pyörivä arkistoskannaus esim. matkalaskuille,
kuormakirjoille tms.
12

13. Mistä aloittaa digitointipalvelu
Tarvittavat taustatiedot:
 Arkiston sijainti
 Voidaanko tehdä keskitetysti palvelukeskuksessa
 Ainoastaan todella isoon arkistoon voi suosittaa on-site –skannausta
 Arkiston koko
 Mikäli määrä ei ole tiedossa, hyllymetrien avulla voidaan rakentaa alustava arvio
 Digitoidun materiaalin toimitustapa ja muoto
 Onko yrityksellä oma arkistosofta
 Missä muodossa skannattu materiaali tulee toimittaa?
 Tyypillisesti PDF + XML, mikäli tarvitaan indeksitietoja
 Tarvittavat indeksi- eli metatiedot
 Näillä tiedoilla saadaan projektille jo alustava hinta laskettua
13

14. Case esimerkki
 Kaivoslaitteiden huoltodokumentit ja piirustukset
 Sopimukset sekä muuta sekalaista materiaalia
 1,5M sivua -> 3 km arkistoa >30k isoa kuvaa
 Asiakkaan haasteet:
 Valtavat arkistotilat ja niihin liittyvät kulut
 Arkistohenkilökunta sekä vaihteleva tarve fyysisille hauille
 Henkilöstökulut sekä vaihteleva henkilöstön tarve
 Globaali saatavuus heikko
 Koko arkisto keskitetysti Suomessa
 Pitkät hakuajat
 Pahimmillaan hakuajat olivat ennen useita päiviä, jopa viikkoja, koska
materiaaleja toimitettiin postitse joka puolelle maailmaa
 Tapaukset, joissa materiaalia tarvittiin yhtä aikaa eri puolilla maailmaa
14

15. Case esimerkki
 Materiaalit:
 Mapitettu A4
 Piirustukset A0 ylipitkään kokoon saakka
 Kalvoja, ohjekirjoja
 Pahvitaskuja (tunnisteiden vuoksi skannattiin myös itse taskut)
 Projekti
 Käyttöönotto 1kk
 Määritykset
 Implementointi
 Testaus
 Tuotantovaihe 7kk
 Digitoitiin 10 rullakon erissä
 Digitoidut erät toimitettiin fyysisellä medialla (luovutus aineiston vaihdon yhteydessä)
 Aineistohakuja projektin aikana
 Tyypillinen vasteaika 2h (pyynnön saapumisesta materiaalin toimittamiseen asiakkaalle)
 Noudettavat aineistot skannattiin sähköpostiin
 Korkea laatu, uudelleenskannausten ja virheellisten korjausten määrä <0,1%
15

16. Case esimerkki
 Lopputulos:
 Aikataulussa suoritettu projekti
 Toimitilasäästöt
 Henkilöstösäästöt
 Korkealaatuisesti digitoitu materiaali
 Koko arkisto digitaalisessa muodossa
 Saatavuusongelmat selvitetty, 24/7 globaali saatavuus
 Hakuajat muutamia sekunteja
 "Koko kannattavuutemme parani projektin ansiosta.”
16

17. Haluatko tietää lisää?
0207 888 200