1. Premio FORUM PA 2017: 10x10 = cento progetti per cambiare la PA
Documentazione di progetto della soluzione: PP-ER – Procurement Paperless Emilia
Romagna
INDICE (da seguire come traccia guida)
1. Descrizione progetto;
La Regione Emilia Romagna da tempo ha puntato sulla dematerializzazione dell’intero ciclo
degli acquisti pubblici, a partire dalla ricognizione dei fabbisogni e dalla realizzazione di
procedure di gara in modalità telematica, fino alla gestione elettronica di ordini, documenti
di trasporto (DDT) e fatture.
Per raggiungere tale obiettivo, affidato all’Agenzia regionale per lo sviluppo dei mercati
telematici Intercent-ER, è andata alla ricerca di una soluzione tecnologica che fosse in grado
di ricomprendere tutte le casistiche degli approvvigionamenti e che facesse riferimento a
un unico standard, il più condiviso possibile. In quest’ottica, dunque, già nel 2008 Intercent-
ER ha aderito al progetto europeo PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line), che
coinvolgeva stazioni appaltanti di 12 diversi Paesi al fine di individuare soluzioni e standard
tecnologici comuni in materia di e-procurement, con particolare riferimento a fatture,
ordini e DDT.
Il buon esito del progetto e delle sperimentazioni successive ha fatto sì che la Regione
adottasse lo standard PEPPOL e mettesse in campo un quadro di azioni coordinate per lo
sviluppo della dematerializzazione degli acquisti. In particolare, con la legge regionale n. 17
del 2013, l’Emilia-Romagna ha istituito il Sistema regionale per la dematerializzazione del
ciclo passivo (SiCiPa-ER), finalizzato a semplificare i processi di acquisizione della Pubblica
Amministrazione e ridurne i costi di gestione, nonché a garantire il monitoraggio della spesa
pubblica, la trasparenza e la tracciabilità dei processi di acquisto.
Nell’ambito del SiCiPa-ER, Intercent-ER ha sviluppato e implementato il Nodo Telematico di
Interscambio (NoTI-ER), un'infrastruttura tecnologica basata su standard europei e messa
gratuitamente a disposizione degli Enti dell’Emilia-Romagna per gestire la
dematerializzazione, la trasmissione e l'invio in conservazione di tutti i documenti del ciclo
degli acquisti, dall'ordine al documento di trasporto alla fattura.

2. Già da novembre 2014, dunque, in largo anticipo rispetto agli obblighi individuati a livello
nazionale in materia di fatturazione elettronica, in Emilia-Romagna le Aziende Sanitarie
regionali erano in grado di scambiare fatture in formato elettronico.
Con Delibera di Giunta Regionale n. 287/2015 la Regione Emilia Romagna ha imposto che a
far data 30 giugno 2016, inoltre, le Aziende sanitarie emettano e ricevano in formato
elettronico, su standard PEPPOL, non solo le fatture, ma anche ordini e DDT.
Pertanto nelle gare effettuate dopo il 31/1/2016 e le richieste di acquisto successive a tale
data indicano come obbligo per le aziende sanitarie di emettere ordini in formato
elettronico secondo lo standard Peppol e per gli Operatori Economici di emettere DDT
sempre in modalità elettronica secondo lo stesso standard.
Il progetto implementa una soluzione interoperabile di scambio in xml UBL-PEPPOL
attraverso la rete europea di Access Point PEPPOL, ovvero una soluzione open e
completamente riusabile, che consente di superare i singoli canali di filiera e di gestire gli
ordini di tutte le tipologie di acquisti effettuate dalle Pubbliche Amministrazioni (farmaci,
dispositivi medici, beni economali e servizi immateriali).
I SW gestionali delle aziende sanitarie sono stati adattati affinché possano emettere ordini
in formato XML Peppol e ricevere DDT elettronici nella stessa modalità, questo comporta
una facilitazione per l’adesione dialtre aziende sanitarie di altre regioni che utilizzano già i
medesimi SW gestionali. .Infatti, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) che ha inserito Peppol
come standard di riferimento nella propria Circolare n. 3 del 6 dicembre 2016 “Regole
Tecniche aggiuntive per garantire il colloquio e la condivisione dei dati tra sistemi telematici
di acquisto e di negoziazione” per l’Italia. Inoltre, AGID è divenuta Peppol Autority Nazionale
con il supporto della Regione Emilia-Romagna.
A oggi, tramite il nodo di interscambio NoTI-ER, sono stati trasmessi complessivamente
128.000 ordini e ricevuti 254.000 Documenti di trasporto, oltre alle 1,8 milioni fatture
elettroniche gestite.
2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze;
Il team di progetto è costituito dal servizio ICT di Intercenter che fa da coordinamento sia
degli sviluppi del sistema centrale NoTIER che delle modalità di adozione e cambiamento
organizzativo delle PA aderenti. Per la realizzazione degli adeguamenti software presso

3. tutte le aziende sanitarie regionali l’Agenzia si avvale della società in house CUP 2000 che
effettua i collaudi delle integrazioni e fornisce il supporto tecnico ai fornitori dei software
gestionali installati. Per lo sviluppo, la manutenzione e l’assistenza del Nodo Telematico di
Interscambio NoTIER, che rappresenta l’infrastruttura centrale, è gestito da Intercenter
attraverso un affidamento ad un soggetto esterno individuato tramite gara europea.
Per l’individuazione di processi omogenei di emissione ordine e gestione dei documenti di
trasporto è stato istituito un gruppo di lavoro che vede la partecipazione di un referente
tecnico informatico e di un referente di processo per ciascuna azienda sanitaria al fine di
condividere le Linee Guida regionali sulla gestione ordini e DDT.
Sono stati realizzati degli accordi di servizio per la condivisione degli obiettivi di progetto
con i principali stakeholders, in particolare con Farmindustria, Assobiomedica e
Assosoftware.
3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare;
I bisogni che vengono soddisfatti dal progetto sono quelli di semplificazione del processo di
gestione amministrativa con i fornitori rendendolo più veloce e automatico, in grado di
assicurare una maggiore trasparenza e possibilità di controllo degli acquisti. Il prossimo
passaggio è la realizzazione di un DataWareHouse nel quale finiranno tutti gli ordini, i
documenti di trasporto e le fatture in modo da consentire una raccolta dati puntuale sugli
articoli utilizzati e quindi anche una miglior gestione dei fabbisogni ai fini della effettuazione
delle procedure di gara.
In tutto questo si determina un risparmio economico dovuto ad uno snellimento dei
processi e una maggior rapidità anche nell’effettuazione dei controlli finalizzati alla
liquidazione fatture.
Il progetto rappresenta un’importante miglioramento ed efficientamento del rapporto tra
la PA e gli Operatori Economici con conseguenti economie nei processi amministrativi.
4. Descrizione dei destinatari della misura;
I principali destinatari del progetto sono le Aziende Sanitarie della Regione, la Regione, oltre
che le Aziende ed Istituti partecipati in misura maggioritaria o totalitaria a diretto controllo

4. regionale. Inoltre, hanno la facoltà di aderire tutti i Comuni, Enti Locali del territorio
regionale, i loro enti ed organismi, le loro associazioni, unioni e consorzi (quali le aziende e
gli istituti, anche autonomi), le istituzioni, gli organismi di diritto pubblico e le società
strumentali partecipate in misura totalitaria o maggioritaria da tali soggetti, nonché gli
istituti di istruzione scolastica e universitaria presenti nel territorio regionale.
Sono, inoltre, destinatari della soluzione gli operatori economici che ricevendo un ordine in
modalità strutturata lo possono acquisire automaticamente sul proprio sistema informativo
con un netto risparmio di attività per l’inserimento, determinando anche una maggior
rapidità nella evasione dello stesso, una maggior precisone e quindi minori errori dovuti
alla interpretazione del cartaceo, inoltre l’emissione dell’ordine elettronico deve
necessariamente avvenire tramite l’utilizzo del codice articolo fornitore quale elemento
riconoscimento del bene. Ciò consente al fornitore una puntuale gestione dell’ordine oltre
che facilitare una gestione centralizzata di listini e gare di acquisto avendo sempre e
comunque un codice di riferimento unico per tutte le aziende che effettuano quell’acquisto.
Da qui un vantaggio per la PA che può effettuare confronti e analisi sui consumi sapendo di
avere con certezza lo stesso articolo di riferimento in quanto accoppiando codice articolo
fornitore alla Partita Iva dello stesso si ha un codice di riferimento certamente univoco.
Inoltre la ricezione del DDT elettronico consente una serie di benefici per la PA, in primo
luogo la possibilità di conoscere in anticipo le merci che saranno oggetto della consegna e
quindi la possibilità di anticipare le fasi di carico a magazzino e soprattutto facilitarle,
pensiamo alla gestione dei beni in conto deposito per i quali occorre registrare lotto e seriale
di ogni articolo consegnato, dati presenti sul DDT.
Il DDT elettronico che all’atto della ricezione viene immediatamente mandato in
conservazione presso il polo archivistico regionale PARER ne consente la completa gestione
dematerializzata andando ad eliminare il documento cartaceo e la sua relativa
conservazione fisica.
Inoltre attraverso il DDT elettronico vi è un completamento nella gestione dematerializzata
del ciclo passivo in quanto va a chiudere correttamente il processo della fattura elettronica
in quanto essendo il DDT una componente essenziale della fattura differita, l’introduzione
della fattura elettronica ha creato una frattura tra la stessa e il documento di completamento
che è il DDT gestito in modalità cartacea.
Il DDT elettronico appunto supera questo disallineamento e ne facilita la gestione
dematerializzata di tutto il ciclo semplificando anche i controlli ai fini della liquidazione e
quindi consentendo anche una accelerazione nei tempi di pagamento.

5. 5. Descrizione della tecnologia adottata;
Il Nodo Telematico di Interscambio è composto da un Access Point PEPPOL (pertanto basato
su una soluzione open source (http://peppol.eu/downloads/?rel=tab94) e da un SMP
(http://peppol.eu/downloads/?rel=tab245). Per quanto riguarda la gestione della fattura
elettronica funge anche da Intermediario verso il sistema SDI di Sogei attestato su SPCoop
e Porte di Dominio.
NoTIER implementa tecnologia REST per i web service di integrazione con le Aziende
Sanitarie e un modello di autenticazione forte mediante certificati digitali. Per quanto
attiene alle specifiche per i documenti (ordine, DDT e fattura) è stata adottata la sintassi xml
UBL – PEPPOL.
6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti necessari);
I costi per la realizzazione del sistema centrale NoTIER, delle integrazioni software di tutte
le 14 aziende sanitarie regionali, nonché del coordinamento del progetto e supporto ai
fornitori ammontano complessivamente ad un investimento di circa 750.000 €.
Per quanto riguarda i risparmi si sono considerati a riferimento i valori stimati nel 2014
dall’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del Politecnico di Milano che riportano un
risparmio ipotizzato fra i 25€ ed i 65€ a ciclo, nell’ipotesi che tutti i documenti (ordine, DDT
e fattura) siano scambiati e gestiti in modalità elettronica strutturata e conservati in forma
digitale.
7. Tempi di progetto.
I tempi per la realizzazione degli interventi, la formazione e la messa in produzione sono stati
di 18 mesi a partire dal marzo 2015.