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Déploiement d'une
solution de GED (Gestion
Electronique de Documents)
et conduite du changement

Thomas DECHILLY - SOLLAN
Jean-Marc BITTOUN – DSNA
Le 20 octobre 2009
Agenda
Sommaire


Introduction
•



Présentation Sollan
•



Thomas Dechilly, Sollan
Principaux enjeux
Principales réponses fonctionnelles

Conduite du changement
•



Jean-Marc Bittoun, DSNA

GEODe: une GED basée sur Alfresco
•
•
•



Thomas Dechilly, Sollan

Présentation du contexte Projet
DSNA/GEODe
•



Bruno Barret, Sollan

Jean-Marc Bittoun, DSNA

Questions / Réponses
Présentation
A propos de Sollan
 Société franco-anglaise fondée en 2001
•

Une expertise fonctionnelle et technique éprouvée

 Présent en France, Bénélux, Royaume-Uni, Espagne et
Pologne
•

Plus de 150 références clients en Europe

 Des services étudiés pour vous accompagner dans tous vos
projets ECM
•

14/01/2014

Dématérialisation, Production documentaire, Collaboratif, RSE, GED,
DAM, CMS, Intranet, Moteurs de recherche, BPM, Case Management
© SOLLAN - Structure the unstructured

3
Présentation
 Trois activités

Conseils, audits, expertise
fonctionnelle et technique

Intégration de solutions,
développements spécifiques

Edition de solutions
logicielles ECM

Expertise, Neutralité, Expérience

Expertise fonctionnelle et
technique

VCM - SME

14/01/2014

© SOLLAN - Structure the unstructured

4
Présentation
Spécialiste de l’informatique documentaire





Création de valeur via la structuration de
contenu : structure the unstructured



14/01/2014

Expertise fonctionnelle et technique sur
l'ensemble de la chaîne documentaire

Accompagnement de vos prises de
décision en amont et lors de la mise en
œuvre de vos projets d'ECM

© SOLLAN - Structure the unstructured

5
Références

14/01/2014

© SOLLAN - Structure the unstructured

6
Compétences

Facilitateur d’ECM

Technologies et partenaires

14/01/2014

© SOLLAN - Structure the unstructured

7
Les missions de la DSNA
 Assurer le service du contrôle aérien
•
•

En adéquation avec la réglementation européenne
Avec des objectifs en matière de sécurité, de qualité et de
respect de l’environnement très fort

 Assurer le développement et la maintenance de ses
systèmes techniques opérationnels
 Participer activement aux programmes européens
majeurs
Le trafic aérien
 Près de 8000 vols par jour
 29% du trafic européen
Les personnels de la DSNA
Les entités de la DSNA

DSNA

DO

DTI

CESNAC

5 CRNA

SIA

15 SNA
La gestion des documents
 La DSNA dispose d’un nombre important de bases
documentaires et d’outils, plus ou moins hermétiques,
et surtout incohérents
•
•
•

Au niveau DSNA: Intranet DO, Portail DO, Intranet
DGAC, Bases LOTUS…
Au niveau des entités: applications GED (rare),
répertoires réseaux (90%), Bases LOTUS, Portails
Intranet locaux
Au niveau des agents eux-mêmes: répertoires de travail
sur le disque dur local ou sur son espace réseau.
Les constats



L’accessibilité est médiocre
Les bases ne sont pas tenues à jour (cohérence):
•
•
•



Des médias inadaptés pour
•
•



beaucoup de doublons,
documents périmés,
jusqu’à 80% de documents impropres
gérer correctement les documents (conception,
validation, mise à jour et surtout archivage),
partager, diffuser facilement les documents.

Peu de documents archivés
GEODe - une GED pour la
DSNA
 Le but du projet GEODe est de mettre en œuvre
•
•

un outil de GED
• Application GEODe
une organisation adéquate pour maîtriser nos documents
• Procédure de maîtrise documentaire
Une GED pour la DSNA
DSNA/EC
DO/EC
DTI

GEODe
5 CRNA
CESNAC

SIA

DOM-TOM

11 SNA
Ce que va apporter GEODe
 Avec la rationalisation des outils (70%), une amélioration
considérable de l’accessibilité des documents
 Maîtrise des documents sur l’ensemble du cycle de vie
 Une meilleure diffusion des référentiels national/locaux
• Textes règlementaires,
• Procédures et consignes nationales,
• Procédures locales d’exploitation (manuel du contrôleur)
 La collaboration entre les différentes entités
• Facilité le partage de documents dans le cadre des
projet et programmes et projets
• Accès direct à la documentation des systèmes
techniques opérationnels
Quels documents dans
GEODe?
 GEODe sera en mesure de gérer les documents:
• Applicables,
• Frappés d’une notion de validité,
• Partagés (publiés, diffusés, mis à la disposition
de…),
• Non confidentiel.
 Mais GEODe n’abritera pas:
• Les documents confidentiels
• Les documents personnels,
• Les documents ne rentrant dans aucune des
catégories explicitées ci-dessus.
Enjeux
 Assurer la maîtrise documentaire tout en adressant
les spécificités locales
• Plan de classement / orientation des utilisateurs
• Règles communes pour un plan de classement unique
• Prise en charge des plans de classement locaux compatibles aux
usages documentaires spécifiques
• Navigation transversale « par catégories » afin d’offrir un accès aux
organisations spécifiques
• Accueil personnalisé pour les utilisateurs afin d’éviter la désorientation

• Processus documentaires
• Procédure unique de gestion documentaire
• Prise en compte des exceptions afin d’adapter cette procédure aux
besoins spécifiques

• Production documentaire normalisée
• Permettre à chaque entité/service de définir ses propres modèles
documentaires tout en appliquant les règles stabilisées
Alfresco
 Besoin: un socle « GED » flexible afin de profiter des
mécanismes établis de la Gestion Electronique des
Documents:
•
•
•
•
•

Référencement, organisation, gestion des droits
Partage, gestion des versions
Recherche sur métadonnées ou plein texte
Moteur de processus documentaires (workflow)
Protocoles variés et unifiés pour accéder au référentiel
(Web, Cifs, WebDAV, FTP…)
• Personnalisation des IHM et règles de fonctionnement pour
l’adapter aux besoins métier.
Alfresco
GEODe
Classement et orientation


Environnement personnalisé « Entité, Service»
• Charte graphique intégrée
• Raccourcis personnalisés par rapport à l’annuaire
d’entreprise
• Accès direct à « son entité, son service »
– Sur la base d’un plan de classement
reprenant l’organisation de la DSNA en
entités / services
• Espaces et mécanismes unifiés pour la
« publication » des documents
• Délégation de la gestion fonctionnelle par entité
• La gestion et l’animation de menus
complémentaires
• La diffusion de « news » spécifiques à
l’actualités du référentiel documentaire
• Personnalisation de modèles documentaires
• Ajustement de processus documentaires
récurrents
Navigation transversale
 Jeux de catégories unifiées
• Indexation automatique de certains documents
• Indexation document par document
 Outil de navigation par « catégories »
• Définition de filtres personnalisés
Processus documentaires
assistées


Une procédure documentaire maîtrisée:
•
•
•
•
•



Capacité de définir des processus « par
défaut » applicables dans certains
contextes du plan de classement
•
•



Relecture
Vérification
Approbation
Publication
Diffusion

Délégation de la définition des processus
Simplifier l’intervention des utilisateurs
« ponctuels »

Gestion fine de l’avancement
•
•
•

Notification pour chaque étape
Tableaux de bord pour le suivi
Action de réassignation, annulation
Production documentaire assistée
 Production documentaire assistée
• Création dynamique de documents
à partir de la sélection d’un modèle
• Les modèles peuvent être définis à
différents niveaux hiérarchiques et
sont applicables par les entités et
services qui dépendent de ces
niveaux
• Chaque entité peut enrichir sa liste
de modèle et a la main sur la
présentation graphique des
formulaires de saisie présentés aux
utilisateurs
• La fusion de données métiers est
assurée automatiquement par le
générateur (numéro chrono,
identifiant de service, autres valeurs
invariantes de l’organisation)
La démarche
 Mise en œuvre progressive, site par site:
• planning fonction des impératifs et de la maturité de l’entité

 Le groupe projet GEODe assurera:
• les formations des différents acteurs
• une assistance sur site sur la phase de démarrage
• le support et le suivi à distance sur les phases suivantes

 Le projet sera piloté localement dans les centres
Le déploiement
 Le déploiement se fera en trois phases
• Phase P1
• Mise en service de l’Espace de publication

• Phase P2
• Gestion progressive des documents avec GEODe
• Au rythme de la mise à jour des référentiels locaux
• Puis avec les autres documents qui partagé
quotidiennement

• Phase P3 Archivage (plus tard)
Le projet
Le projet aujourd’hui
Le projet
 Déploiement des échelons centraux DSNA et DO
• Démarrage le 4 avril 2009
• Mise en service fin novembre 2009

 Les autres sites
• La Direction de la Technique et de l’Innovation --> fin
2010
• Pour les entités de la Direction des Opérations
• À partir de janvier 2010
• SNA/NE (Strasbourg)
• CRNA/O (Brest)
• CRNA/SE (Aix-en-Provence)
Le déploiement

 Mettre en service une GED est finalement peu
compliqué
 La faire accepter par ses utilisateurs est en règle
générale assez difficile, parfois cauchemardesque
• La GED révolutionne les usages courants en matière de
gestion documentaire
• L’être humain, et plus particulièrement les gaulois que
nous sommes, sont culturellement réfractaires au
changement
Le déploiement
 Pour minimiser les risques d’échec
• Mettre en œuvre un outil fonctionnel, intuitif et convivial
• Assurer la promotion de l’outil auprès des agents
• Minimiser l’ampleur des changements en
• Adaptant au mieux l’outil aux usages courants
• Sensibilisant les agent sur les bénéfices apportés par
l’outil
• Se préparant au mieux à son arrivée
Le plan de communication
 Volet majeur de la conduite du changement, il
permettra de:
• toucher l’ensemble des acteurs, décideurs et utilisateurs,
avec des messages consistants et organisés dans le
temps,
• créer les conditions de l’appropriation,
• aider les utilisateurs à dépasser leur résistance
« naturelle » au changement,
• transférer les compétences pour conduire le changement
« de l’intérieur ».
Les pilotes de projets locaux
Référents
●
●

SMQS « moteurs »
Autres personnes impliquées dans
le management intermédiaire et
moteur (chef de div, sub ou cellule
doc)

En amont du déploiement de GEODe, il :
• assurera la coordination avec le chef de projet national,
• pilotera la conduite du changement de l'intérieur en assurant la
promotion du projet et de l'outil,
• pilotera les tâches préalables au déploiement
Les actions de
communications







Organisation d'un séminaire
La tournée du groupe projet dans les centres
Interventions au sein de groupes de travail
Mise en œuvre d'un portail intranet
Les bulletin Info-GEODe
Les articles de presse
Le bilan
 La GED est une nécessité pour la DSNA
• Audit de certification ISO en avril 2009
• 4 écarts mineurs dont 3 concerne la gestion
documentaire
• Audit de suivi courant mars 2010

 La « mayonnaise a pris », GEODe est attendu
• Particulièrement dans les centres opérationnels
• Moins vrai au sein des échelons centraux

 Nous sommes attendu au tournant, il ne faudra pas
décevoir
SOLLAN France
54, rue Emile Zola, 93100 Montreuil | www.sollan.com
Tél : +33 (0)1 48 51 15 40
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Déploiement d'une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) et conduite du changement à la DSNA

  • 1. Déploiement d'une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) et conduite du changement Thomas DECHILLY - SOLLAN Jean-Marc BITTOUN – DSNA Le 20 octobre 2009
  • 2. Agenda Sommaire  Introduction •  Présentation Sollan •  Thomas Dechilly, Sollan Principaux enjeux Principales réponses fonctionnelles Conduite du changement •  Jean-Marc Bittoun, DSNA GEODe: une GED basée sur Alfresco • • •  Thomas Dechilly, Sollan Présentation du contexte Projet DSNA/GEODe •  Bruno Barret, Sollan Jean-Marc Bittoun, DSNA Questions / Réponses
  • 3. Présentation A propos de Sollan  Société franco-anglaise fondée en 2001 • Une expertise fonctionnelle et technique éprouvée  Présent en France, Bénélux, Royaume-Uni, Espagne et Pologne • Plus de 150 références clients en Europe  Des services étudiés pour vous accompagner dans tous vos projets ECM • 14/01/2014 Dématérialisation, Production documentaire, Collaboratif, RSE, GED, DAM, CMS, Intranet, Moteurs de recherche, BPM, Case Management © SOLLAN - Structure the unstructured 3
  • 4. Présentation  Trois activités Conseils, audits, expertise fonctionnelle et technique Intégration de solutions, développements spécifiques Edition de solutions logicielles ECM Expertise, Neutralité, Expérience Expertise fonctionnelle et technique VCM - SME 14/01/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 4
  • 5. Présentation Spécialiste de l’informatique documentaire   Création de valeur via la structuration de contenu : structure the unstructured  14/01/2014 Expertise fonctionnelle et technique sur l'ensemble de la chaîne documentaire Accompagnement de vos prises de décision en amont et lors de la mise en œuvre de vos projets d'ECM © SOLLAN - Structure the unstructured 5
  • 6. Références 14/01/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 6
  • 7. Compétences Facilitateur d’ECM Technologies et partenaires 14/01/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 7
  • 8. Les missions de la DSNA  Assurer le service du contrôle aérien • • En adéquation avec la réglementation européenne Avec des objectifs en matière de sécurité, de qualité et de respect de l’environnement très fort  Assurer le développement et la maintenance de ses systèmes techniques opérationnels  Participer activement aux programmes européens majeurs
  • 9. Le trafic aérien  Près de 8000 vols par jour  29% du trafic européen
  • 10. Les personnels de la DSNA
  • 11. Les entités de la DSNA DSNA DO DTI CESNAC 5 CRNA SIA 15 SNA
  • 12. La gestion des documents  La DSNA dispose d’un nombre important de bases documentaires et d’outils, plus ou moins hermétiques, et surtout incohérents • • • Au niveau DSNA: Intranet DO, Portail DO, Intranet DGAC, Bases LOTUS… Au niveau des entités: applications GED (rare), répertoires réseaux (90%), Bases LOTUS, Portails Intranet locaux Au niveau des agents eux-mêmes: répertoires de travail sur le disque dur local ou sur son espace réseau.
  • 13. Les constats   L’accessibilité est médiocre Les bases ne sont pas tenues à jour (cohérence): • • •  Des médias inadaptés pour • •  beaucoup de doublons, documents périmés, jusqu’à 80% de documents impropres gérer correctement les documents (conception, validation, mise à jour et surtout archivage), partager, diffuser facilement les documents. Peu de documents archivés
  • 14. GEODe - une GED pour la DSNA  Le but du projet GEODe est de mettre en œuvre • • un outil de GED • Application GEODe une organisation adéquate pour maîtriser nos documents • Procédure de maîtrise documentaire
  • 15. Une GED pour la DSNA DSNA/EC DO/EC DTI GEODe 5 CRNA CESNAC SIA DOM-TOM 11 SNA
  • 16. Ce que va apporter GEODe  Avec la rationalisation des outils (70%), une amélioration considérable de l’accessibilité des documents  Maîtrise des documents sur l’ensemble du cycle de vie  Une meilleure diffusion des référentiels national/locaux • Textes règlementaires, • Procédures et consignes nationales, • Procédures locales d’exploitation (manuel du contrôleur)  La collaboration entre les différentes entités • Facilité le partage de documents dans le cadre des projet et programmes et projets • Accès direct à la documentation des systèmes techniques opérationnels
  • 17. Quels documents dans GEODe?  GEODe sera en mesure de gérer les documents: • Applicables, • Frappés d’une notion de validité, • Partagés (publiés, diffusés, mis à la disposition de…), • Non confidentiel.  Mais GEODe n’abritera pas: • Les documents confidentiels • Les documents personnels, • Les documents ne rentrant dans aucune des catégories explicitées ci-dessus.
  • 18. Enjeux  Assurer la maîtrise documentaire tout en adressant les spécificités locales • Plan de classement / orientation des utilisateurs • Règles communes pour un plan de classement unique • Prise en charge des plans de classement locaux compatibles aux usages documentaires spécifiques • Navigation transversale « par catégories » afin d’offrir un accès aux organisations spécifiques • Accueil personnalisé pour les utilisateurs afin d’éviter la désorientation • Processus documentaires • Procédure unique de gestion documentaire • Prise en compte des exceptions afin d’adapter cette procédure aux besoins spécifiques • Production documentaire normalisée • Permettre à chaque entité/service de définir ses propres modèles documentaires tout en appliquant les règles stabilisées
  • 19. Alfresco  Besoin: un socle « GED » flexible afin de profiter des mécanismes établis de la Gestion Electronique des Documents: • • • • • Référencement, organisation, gestion des droits Partage, gestion des versions Recherche sur métadonnées ou plein texte Moteur de processus documentaires (workflow) Protocoles variés et unifiés pour accéder au référentiel (Web, Cifs, WebDAV, FTP…) • Personnalisation des IHM et règles de fonctionnement pour l’adapter aux besoins métier.
  • 21. GEODe
  • 22. Classement et orientation  Environnement personnalisé « Entité, Service» • Charte graphique intégrée • Raccourcis personnalisés par rapport à l’annuaire d’entreprise • Accès direct à « son entité, son service » – Sur la base d’un plan de classement reprenant l’organisation de la DSNA en entités / services • Espaces et mécanismes unifiés pour la « publication » des documents • Délégation de la gestion fonctionnelle par entité • La gestion et l’animation de menus complémentaires • La diffusion de « news » spécifiques à l’actualités du référentiel documentaire • Personnalisation de modèles documentaires • Ajustement de processus documentaires récurrents
  • 23. Navigation transversale  Jeux de catégories unifiées • Indexation automatique de certains documents • Indexation document par document  Outil de navigation par « catégories » • Définition de filtres personnalisés
  • 24. Processus documentaires assistées  Une procédure documentaire maîtrisée: • • • • •  Capacité de définir des processus « par défaut » applicables dans certains contextes du plan de classement • •  Relecture Vérification Approbation Publication Diffusion Délégation de la définition des processus Simplifier l’intervention des utilisateurs « ponctuels » Gestion fine de l’avancement • • • Notification pour chaque étape Tableaux de bord pour le suivi Action de réassignation, annulation
  • 25. Production documentaire assistée  Production documentaire assistée • Création dynamique de documents à partir de la sélection d’un modèle • Les modèles peuvent être définis à différents niveaux hiérarchiques et sont applicables par les entités et services qui dépendent de ces niveaux • Chaque entité peut enrichir sa liste de modèle et a la main sur la présentation graphique des formulaires de saisie présentés aux utilisateurs • La fusion de données métiers est assurée automatiquement par le générateur (numéro chrono, identifiant de service, autres valeurs invariantes de l’organisation)
  • 26. La démarche  Mise en œuvre progressive, site par site: • planning fonction des impératifs et de la maturité de l’entité  Le groupe projet GEODe assurera: • les formations des différents acteurs • une assistance sur site sur la phase de démarrage • le support et le suivi à distance sur les phases suivantes  Le projet sera piloté localement dans les centres
  • 27. Le déploiement  Le déploiement se fera en trois phases • Phase P1 • Mise en service de l’Espace de publication • Phase P2 • Gestion progressive des documents avec GEODe • Au rythme de la mise à jour des référentiels locaux • Puis avec les autres documents qui partagé quotidiennement • Phase P3 Archivage (plus tard)
  • 28. Le projet Le projet aujourd’hui
  • 29. Le projet  Déploiement des échelons centraux DSNA et DO • Démarrage le 4 avril 2009 • Mise en service fin novembre 2009  Les autres sites • La Direction de la Technique et de l’Innovation --> fin 2010 • Pour les entités de la Direction des Opérations • À partir de janvier 2010 • SNA/NE (Strasbourg) • CRNA/O (Brest) • CRNA/SE (Aix-en-Provence)
  • 30. Le déploiement  Mettre en service une GED est finalement peu compliqué  La faire accepter par ses utilisateurs est en règle générale assez difficile, parfois cauchemardesque • La GED révolutionne les usages courants en matière de gestion documentaire • L’être humain, et plus particulièrement les gaulois que nous sommes, sont culturellement réfractaires au changement
  • 31. Le déploiement  Pour minimiser les risques d’échec • Mettre en œuvre un outil fonctionnel, intuitif et convivial • Assurer la promotion de l’outil auprès des agents • Minimiser l’ampleur des changements en • Adaptant au mieux l’outil aux usages courants • Sensibilisant les agent sur les bénéfices apportés par l’outil • Se préparant au mieux à son arrivée
  • 32. Le plan de communication  Volet majeur de la conduite du changement, il permettra de: • toucher l’ensemble des acteurs, décideurs et utilisateurs, avec des messages consistants et organisés dans le temps, • créer les conditions de l’appropriation, • aider les utilisateurs à dépasser leur résistance « naturelle » au changement, • transférer les compétences pour conduire le changement « de l’intérieur ».
  • 33. Les pilotes de projets locaux Référents ● ● SMQS « moteurs » Autres personnes impliquées dans le management intermédiaire et moteur (chef de div, sub ou cellule doc) En amont du déploiement de GEODe, il : • assurera la coordination avec le chef de projet national, • pilotera la conduite du changement de l'intérieur en assurant la promotion du projet et de l'outil, • pilotera les tâches préalables au déploiement
  • 34. Les actions de communications       Organisation d'un séminaire La tournée du groupe projet dans les centres Interventions au sein de groupes de travail Mise en œuvre d'un portail intranet Les bulletin Info-GEODe Les articles de presse
  • 35. Le bilan  La GED est une nécessité pour la DSNA • Audit de certification ISO en avril 2009 • 4 écarts mineurs dont 3 concerne la gestion documentaire • Audit de suivi courant mars 2010  La « mayonnaise a pris », GEODe est attendu • Particulièrement dans les centres opérationnels • Moins vrai au sein des échelons centraux  Nous sommes attendu au tournant, il ne faudra pas décevoir
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