2010 10 08_angd_aussois_cdcf

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Introduction au cahier des charges fonctionnel, présentée en session plénière dans le cadre de l'action de formation CNRS de type ANGD intitulée : "Gestion numérique des sources de la recherche en sciences humaines et sociales, organisée du 11 au 15 octobre 2010, à Aussois.
Cf. http://www.digitalhumanities.cnrs.fr/wikis/sourcesnumeriques2010/

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2010 10 08_angd_aussois_cdcf

  1. 1. Introduction au cahier des charges fonctionnel Un outil orienté "besoins" et "résultats" et non "solutions" ou "moyens" Emmanuelle Morlock-Gerstenkorn Service d'ingénierie documentaire de l'ISH - MutEC ANGD "Gestion numérique des sources de la recherche en sciences humaines et sociales", Atelier “Organiser”, Aussois, 12 octobre 2010
  2. 2. Le CdCF : Définition Selon la norme AFNOR NF X50-151, un CdCF est : •  Un document par lequel le demandeur exprime son besoin (ou celui qu'il est chargé de traduire) en termes de finalités, sans référence aux solutions techniques susceptibles d’y répondre. Selon le CNES : •  Le CdCF exprime la demande en termes de besoins et de services attendus et non pas en termes de solutions et de moyens de réalisation.
  3. 3. Le CdCF : qu'est-ce que c'est ? •  L'expression d'un besoin à satisfaire : o  formalisé dans un écrit o  qui ne préjuge pas de la solution technique o  mais assortie de contraintes et de critères •  Une étape de la phase de conception du projet : o  sesitue à la fin des études préalables et avant l'étude technique o  constitue le "livrable" de l'étape d'analyse fonctionnelle du besoin •  Un outil pour rechercher des solutions optimisées et comparer des offres
  4. 4. Le CdCF : ce n'est pas... •  Des spécifications •  Deux concepts à distinguer : (attention : "Cahier des o  "exprimer un besoin" charges" et vs "Spécifications" sont o  "indiquer comment réaliser parfois employés l'un pour le besoin" l'autre) •  Le "cahier des clauses •  Le CdCF et les CCTP sont techniques deux outils distincts, le CCTP particulières" (CTTP) des dérive du CdCF marchés publics •  Un schéma ou un •  Le CDCf doit être et rédigé diagramme et/ou compris par l'utilisateur
  5. 5. Le CdCF : à quoi ça sert ? •  Le CdCF offre un support explicite pour la recherche de solutions (brainstorming) •  Il permet une comparaison objective des solutions (rentabilité, avantages/inconvénients) •  Il constitue la référence du besoin, le support du dialogue et de la coopération entre les partenaires (ainsi qu'un document contractuel) => Il permet de se mettre d'accord sur ce qui est vraiment attendu du projet et évite les surprises et les pertes de temps en cours de projet.
  6. 6. Le CdCF et l'analyse fonctionnelle •  Repose sur une analyse fonctionnelle qui consiste a : o  Rechercher les besoins, o  les ordonner, o  les caractériser selon des critères d'appréciation, des niveaux et flexibilité, o  les hiérarchiser, o  les valoriser en leur attribuant un poids en valeur relative ou absolue. •  Questions à se poser pour valider un besoin : o  A qui ou à quoi le produit rend-il service ? o  Sur quoi agit-il ? o  Dans quel but est-il créé ? o  Pourquoi ce besoin existe-t-il ? o  Qu'est ce qui pourrait le faire évoluer ? Le modifier ? Le supprimer ?
  7. 7. CdCF : caractérisation des fonctions Indication des fonctions dans un cahier des charges fonctionnel N° Fonction Critères Niveau Flexibilité F K Transporter 1 objet 5 •  Longueur du •  1m •  0,01 F2 déplacement •  Masse •  3kg •  +- 5% F3 Echelle de hiérarchisation des fonctions Flexibilité K Importance Classe de flexibilité 1 Souhaitable F0 flexibilité nulle – niveau impératif. 2 Nécessaire F1 flexibilité faible – niveau peu négociable 3 Importante F2 flexibilité bonne – niveau négociable 4 Très importante F3 flexibilité forte – niveau très négociable 5 Vitale
  8. 8. Le CdCF : comment le rédiger Pas de "plan type", mais une structure en 3 ou 4 parties : 1.  La présentation générale du problème (contexte) : positionnement et objectifs du projet (raison d'être, objectifs, pilotage, rôles respectifs, procédures de validation...) 2.  L'énoncé fonctionnel du besoin : besoins, contraintes, exigences, critères d'appréciation et niveaux des critères 3.  Appel aux variantes 4.  Cadre de la réponse : grille d'évaluation
  9. 9. Le CDCf : bonnes pratiques 1 •  Confier la rédaction à un non technicien •  Traquer les ambiguïtés (une seule interprétation possible : celle de la MOA) •  Distinguer les fonctions principales (pour lesquelles le produit est réalisé) et fonctions secondaires (besoins complémentaires ou utilisations particulières) •  Se concentrer sur les "3 piliers" du besoin : o  la cible (l'utilisateur) o  le domaine (le métier) o  les objectifs finaux (à atteindre pour que ce soit considéré comme réalisé)
  10. 10. Le CdCF : bonnes pratiques 2 •  S'il y a appel d'offres : o  formuler les questions de manière à obtenir des réponses quantifiées (pour faciliter l'évaluation) o  anticiper l'automatisation du processus d'évaluation •  Le faire relire par un juriste avant de le diffuser à l'extérieur. •  Soigner la lisibilité (le CdCF peut cependant être vague contrairement aux spécifications).
  11. 11. Le CdCF : à éviter dans la rédaction •  Eviter les formulations ambigües : o  rapidement, adéquat, et/ou, etc…, "dans l’état de l’art", suffisant, ancien, nouveau, augmenter, diminuer, "non limité à …", minimiser, maximiser •  Proscrire les formes passives et négatives, "est", "doit"... •  Eviter les expressions trop restrictives (le cahier des charges peut être vague, contrairement aux spécifications) o  "inférieur ou égal à 30kg" plutôt que "de 30kg"
  12. 12. En guise de conclusion.... Risque : Recommandation : •  Non adéquation •  Déterminer le juste besoin / solution besoin fonctionnel dans le CDCf •  Exprimer les contraintes techniques dans les Spécifications Un cahier des charges correct exprime un besoin nécessaire, réalisable (pas seulement techniquement) et vérifiable.
  13. 13. CdCF : pour aller plus loin •  Cours de Rémi Bachelet sur l'analyse fonctionnelle o  http://rb.ec-lille.fr/gestion_projet.htm •  "Cahiers des charges et Spécifications", présentation de Manoel Dialinas (2008) o  http://www.in2p3.fr/actions/formation/ConduiteProjet06/ doc-dialinas.pdf •  "Cahier des charges fonctionnel" in Guide normatif simplifié du CNES o  http://squalps.cnes.fr/cnes_final_5_fr/ homeSommaire.html

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