Management de projet

1. Cabinet DEVINCI Conseil Stratégie & Management des organisations Ingénierie des produits et des process 2, Rue Crucy 44000 NANTES L’accélérateur du développement de l’entreprise, de l’amélioration des performances internes et de l’innovation ... Site : Devinci-conseil.fr Management de projet

2. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 2 Programme  Les fondamentaux de la gestion de projet  Le chef de projet (autodiagnostic)  Le cadrage du projet  La note de cadrage  L’analyse fonctionnelle – Cahier des charges  Préparation du projet  Les tâches  Les ressources  Les coûts et le budget  L’analyse des risques  Les tableaux de bord et les indicateurs

3. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 3 Programme  MS Project : Planifier, simuler et suivre  L’animation de réunion  Maitriser les techniques  Appréhender les réunions types d’un projet  Les méthodes de résolution de problème  Savoir résoudre un problème  Recherche de solutions, créativité et innovation  Favoriser la créativité et l’innovation  Le suivi de projet  Anticiper plus que réagir  La clôture et le bilan d’un projet

6. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 6 Qu’est ce qu’un projet ? Notion de projet Un projet consiste à réaliser une idée ayant un caractère nouveau  Cette réalisation est unique  Elle est éphémère  Il faut un certain temps pour la réaliser

7. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 7 Qu’est ce qu’un projet ? Comment traduire une idée en projet ?  Transformer l’idée en objectifs  Techniques  Ce que l’on veut faire  De délai  En combien de temps  De coût  Avec quel budget  Définir les moyens nécessaires  Prévoir l’Organisation et la Gestion de projet

8. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 8 Qu’est ce qu’un projet ? Les composantes MANAGEMENT DE PROJET : PREVOIR, ANIMER, CONTROLER BASE DE DEPART REALISATION TDélais D

9. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 9 Qu’est ce qu’un projet ? Vie d’un projet Suivre une démarche structurée et structurante  Les phases Cadrage Préparation Suivi

10. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 10 Qu’est ce qu’un projet ?  Vie d’un projet  Le cadrage  Définir le projet dans ses grandes lignes  La préparation  Mettre en place l’équipe projet  Effectuer le découpage, la planification et la gestion des coûts destinés à servir de référence au suivi projet  L’exécution et le suivi  Lancer les actions successives du projet  Analyser périodiquement l’avancement et l’évolution du projet  Effectuer les synthèses nécessaires à la maîtrise des objectifs  Appliquer éventuellement les actions correctives

11. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 11 Phase exécutionPhase préparationPhase de cadrage Qu’est ce qu’un projet ?ManagementExécution Formalisation du besoin et étude d’opportunité Constitution de l’équipe projet Préparation du projet Suivi du projet Exécution du projet Idée Dossier de synthèse Décision de lancement Dossier de référence Début des travaux Clôture du projet Bilans d’avancement

12. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 12 Qu’est ce qu’un projet ? L’EQUILIBRE – « TECHNIQUE – COÛTS – DELAIS » Les 3 AXES : Technique DélaisCoûts 100 % 100 % 100 %

13. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 13 Qu’est ce qu’un projet ? Technique DélaisCoûts 100 % 100 % 100 % Technique DélaisCoûts 100 % 100 % 100 % Objectifs techniques trop ambitieux Financement limité et insuffisant Bien dimensionner les axes pour réussir

14. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 14 Qu’est ce qu’un projet ? Technique DélaisCoûts 100 % 100 % 100 % Technique DélaisCoûts 100 % 100 % 100 % Délais insuffisants Moyens insuffisants Bien dimensionner les axes pour réussir

15. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 15 Le chef de projet Le rôle du chef de projet  La méthode CPS Communiquer et Motiver Prévoir Savoir Faire-Faire (Déléguer)

16. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 16 Le chef de projet Bilan des compétences : Bilan initial Référentiel des compétences FORMATION & ACTIONS Bilan final Référentiel des compétencesMesure des écarts : les acquis Plan de progrès : ce qu’il reste à acquérir

17. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 17 Le chef de projet 1 Organiser 2 Animer 3 Motiver 4 Communiquer 9 Décider 6 Analyser 7 Gérer 8 Prévoir 5 Faire-faire

18. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 18 Le chef de projet 1 – Organiser  Les hommes  Utiliser la bonne personne au bon endroit  Les moyens (prévoir et allouer des moyens)  Locaux  Mobilier  Outillages, informatique …  Le cadre de travail (formaliser et mettre en place un cadre)  Structure  Règles communes  Méthodes de travail

19. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 19 Le chef de projet 2 – Animer  Créer des équipes  Favoriser les échanges  Assurer des réunions  Entretenir des contacts formels et informels  Créer la dynamique  Définir et communiquer des objectifs  Donner une vision d’avenir  Encourager l’innovation

20. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 20 Le chef de projet 3 – Motiver  Donner de l’intérêt au travail  Découper le travail  Responsabiliser  Faire participer à l’effort commun  Informer  Décloisonner  Créer un climat agréable  Données des signes de reconnaissance  Intérêt à la personne et à son travail  Récompenser et promouvoir

21. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 21 Le chef de projet 4 – Communiquer  Communiquer avec son équipe  Pour s’informer et informe  Pour s’intéresser aux personnes et à leur travail  Pour comprendre les problèmes  Communiquer avec l’extérieur  La direction et les autres services  Les clients, les fournisseurs, les sous-traitants  Organiser les communications  Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles  Relations extérieures  Favoriser la communication

22. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 22 Le chef de projet 5 – Faire-faire  Déléguer  Définir la mission ou la tâche  S’assurer de ses possibilités d’exécution  En déléguer la responsabilité  Contrôler  S’informer (écouter et se faire un jugement)  Tirer les conclusion  Soutenir  Psychologiquement (compréhension)  En dosant les décisions de son collaborateur  En donnant les moyens nécessaires

23. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 23 Le chef de projet 6 – Analyser  Déterminer les critères de mesure (indices)  Analyser la productivité  Réalité/Prévisionnel  Analyser l’évolution des coûts  Analyser l’évolution des délais  Analyser la situation du personnel  S ’analyser (capacité à prendre du recul sur soi)  La maîtrise de son temps  Ses problèmes relationnels  Ses connaissances (évolution, formation)

24. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 24 Le chef de projet 7 – Gérer  La production  Le réalisé et les aléas  Le temps  Planifier et contrôler l’avancement  Gérer son propre temps  Les coûts  De développement, de production  Les hommes  Recrutement et adéquation à l’emploi  Gestion des conflits

25. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 25 Le chef de projet 8 – Prévoir  L’évolution des besoins  L’évolution des financements  L’évolution du personnel  L’évolution des moyens  L’anticipation des aléas et des risques

26. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 26 Le chef de projet 9 – Décider  Chercher à établir des consensus, mais savoir trancher  Décider en matière d’organisation  Décider les actions  Concernant la production  Concernant les hommes

27. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 27 Le chef de projet Les qualités du chef de projet  La méthode CPS Charisme Psychologie Sachant motiver

28. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 28 Le chef de projet 1 – Qualités personnelles  Persévérance, volontaire, combatif  Décideur  Réaliste et pragmatique  Créatif  Compétent en management  Suffisamment compétent en technique pour comprendre les problèmes

29. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 29 Le chef de projet 2 – Qualités humaines  Juste, non laxiste, sachant dire « Non »  Disponible  Clair, concis (attitude cohérente)  Attentif aux autres

30. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 30 Le chef de projet 3 – Qualités de manager  Animateur  Sachant motiver  Organisateur  Sachant déléguer et faire confiance  Ayant de l’intuition et un bon esprit de synthèse  Sachant contrôler

31. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 31 Le chef de projet 4 – Qualités de communication  Apte au dialogue et à l’écoute  Sachant s’exprimer clairement  Négociateur

34. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 34 La méthode CPS permet de définir le projet en 7 points en se posant les questions essentielles Cadrage du projet - Pourquoi  Il est difficile de parler d’un projet avant d’avoir fait une analyse détaillée du travail à réaliser.  Il est donc nécessaire d’effectuer une première estimation générale pour pouvoir « cadrer le projet » … et le vendre !  A ce stade de la définition du projet il faut être pragmatique, être capable de projeter le futur en extrapolant les expériences passées, faire preuve d’intuition pour imaginer les aspects les plus innovateurs du projet et sentir les vraies difficultés.

35. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 35 Cadrage du projet - Comment La méthode CPS (cadrage pragmatique et synthétique) est un moyen utile pour :  Cadrer dans ses grandes lignes un programme ou un projet  Le présenter de façon pédagogique et synthétique (avec 7 planches) C’est un élément important dans le cadre de la Communication

36. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 36 Cadrage du projet Le « Quoi » • 1 - LE PROJET • 2 - LES OBJECTIFS Le « Comment » • 3 - LA TECHNIQUE • 4 - LE PLANNING • 5 - LES MOYENS L’organisation • 6 - LE MANAGEMENT DU PROJET • 7 - LA COMMUNICATION

37. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 37 Cadrage du projet 1 – LA DEFINITION DU PROJET  Nom  Définition succincte  Caractéristiques essentielles  Motifs qui sous-tend ce projet Adopter la logique de la cathédrale

38. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 38 Cadrage du projet - Formaliser 2 – LES OBJECTIFS  Objectifs techniques  Les résultats attendus du projet (à quantifier)  Objectifs de délais  Dates de fin de projets  Les jalons importants du projet  Objectifs de coût  Le coût raisonnable pour réaliser ce projet Hiérarchisation des objectifs

39. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 39 Cadrage du projet 3 – LA TECHNIQUE  La base sur laquelle s’appuie le projet (expérience, étude de faisabilité)  Les difficultés principales de ce projet  Les solutions de repli en cas de problème

40. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 40 Cadrage du projet 4 – LE PLANNING  Les dates clés  Les grandes phases du planning  Les points de rendez-vous (jalons)

41. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 41 Cadrage du projet 5 – LES MOYENS  Les hommes  Les spécialistes  Les groupes (services, équipes …)  Les sociétés (sous-traitants, fournisseurs …)  Le matériel  Les moyens de réalisation et de contrôle  Les outillages divers  Les locaux

42. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 42 Cadrage du projet 6 – LE MANAGEMENT DU PROJET  Le responsable  Son pouvoir et ses fonctions  L’équipe et le rôle de chacun  L’organisation de l’équipe  L’organisation générale du projet (structure)

44. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 44 Structures de management du projet Les critères d’organisation d’un projet 1. Maîtriser Technique – Délai – Coût 2. Pouvoir motiver Structure qui permet la délégation, une bonne communication 3. Maîtriser toutes les techniques : équipe pluridisciplinaire 4. Assurer la qualité Personnel motivé – Méthodes rigoureuses mais souples – Pérennité de l’équipe 5. Etre objectif : Ne pas être juge et partie 6. Pouvoir communiquer facilement

45. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 45 Structures de management du projet Les différentes structures de management de projet  Coordination interne Le chef de projet fait parti du service réalisateur du projet. Il coordonne les autres services par l’intermédiaire des correspondants qui lui sont désignés.  Coordination fonctionnelle Le chef de projet est placé sous l’autorité de la direction générale, ce qui lui donne un pouvoir supérieur à celui des coordinateurs internes. Il coordonne les services impliqués dans le projet par l’intermédiaire des correspondants qui lui sont désignés

46. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 46 Structures de management du projet Les différentes structures de management de projet (suite)  Structure matricielle Le chef de projet a autorité sur les correspondants nommés dans chaque service. Ces correspondants restent attachés à leur services d’origine qui se situe dans une position de fournisseur de personnel vis-à-vis du chef de projet  Structure « Equipe autonome » Les spécialistes sont détachés de leur services et mutés temporairement dans une équipe spécifique sous l’autorité du chef de projet dont ils dépendent hiérarchiquement

47. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 47 Structures de management du projet STRUCTURE AVANTAGES INCONVENIENTS CONCLUSION Coordination interne Aucune modification de l’organisation Faible pouvoir du chef de projet sur les autres services Convient aux petits projets lorsque l’essentiel des travaux est réalisé dans le service du chef de projet Coordination fonctionnelle Peu de modification de l’organisation. Seul le chef de projet est sorti de son service Le pouvoir du chef de projet est limité par le pouvoir des chefs de services Convient à des projet de taille moyenne avec des services aptes à coopérer Structure matricielle Structure adaptée à la gestion de projets multiples Difficulté des membres de l’équipe de projet à se situer (chacun a deux chefs) – Risques de conflits Structure de compromis parfois difficile à vivre – Adapté à tout type de projet Equipe autonome Structure claire et motivante pour les membres de l’équipe et très efficace Risque d’isolement – Difficulté à adapter l’équipe aux variations de charge de travail – Problème de reclassement du personnel en fin de projet Structure bien adaptée à des projets importants justifiant un management « fort » (délais courts, difficultés techniques, beaucoup de sous-traitant)

48. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 48 Structures de management du projet La relation client-fournisseur et les contrats internes  La meilleur solution consiste à établir des contrats internes avec les services de l’entreprise qui seront la réplique des contrats externes avec les sous-traitants. Ces contrats internes n’auront évidemment pas la forme juridique des contrats externes, mais constitueront un engagement sur les devis internes et les délais

49. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 49 Cadrage du projet 7 – LA COMMUNICATION Définir les principes de la communication  Interne Entre les membres de l’équipe de management et les réalisateurs du projet  Externe Auprès des clients et utilisateurs directs Auprès de tous ceux qui sont concernés par le projet

50. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 50 Exercice  Préparer la présentation de votre projet Considérons que votre équipe est constituée  Réaliser une réunion de lancement du projet :  Présenter le projet (le vendre)

51. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 51 LA PREPARATION DU PROJET - Le découpage d’un projet - La constitution d’une équipe projet - La planification d’un projet - L’analyse des risques Si le projet ne fonctionnement pas sur le papier, il ne fonctionnera pas dans la réalité

53. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 53 Le découpage Le rôle du découpage  Facilité la compréhension et la manipulation d’un ensemble complexe par la détermination de sous- ensembles de moindre complexité  Classer et hiérarchiser  Essayer de ne rien oublier  Permettre un suivi efficace du projet lors de son exécution

54. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 54 Le découpage Quelques exemple de découpage  ARCHITECTURE SYSTEME : Découpage matériel  ORGANIGRAMME DES TÂCHES  ORGANISATION INDUSTRIELLE  ORGANIGRAMME DES RESSOURCES

55. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 55 Le découpage Codage des structures  Le repérage évite les ambigüités (différence de désignation, d’abréviation, de langue …)  Il autorise les tris  Il permet de facilité les synthèses Les principes de codage Les lettres symboles (S/ens A, Elt A, E=Electricien …) Les filiations (S/ens A et Elt A1, Elt A2 …)

57. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 57 L’équipe projet Les caractéristiques d’une bonne équipe projet  La méthode CPS Complémentarité Participation Solidarité

58. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 58 L’équipe projet - Complémentarité Le chef de projet n’a sans doute pas toutes les qualités nécessaires pour assurer un parfait management de projet. C’est grâce à l’association des compétences du chef de projet et de ses équipiers que le groupe possède l’ensemble des qualités requises pour assurer ce management.  Complémentarités de spécialistes  Complémentarité d’expérience  Complémentarité des caractères  Complémentarité des personnalités

59. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 59 L’équipe projet - Motivation Pour qu’une équipe de management de projet fonctionne bien, il vaut mieux des membres motivés peu spécialistes que des spécialistes peu motivés. Les équipiers motivés trouveront toujours le moyen de se faire aider par des spécialistes ! C’est la motivation qui fait avancer le projet

60. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 60 L’équipe projet Conditions préalables au bon fonctionnement d’une équipe projet  Accord du chef de projet sur le choix des membres de l’équipe  Intérêt de l’équipier pour le projet  Pas d’animosité évidente entre deux membres de l’équipe  Temps minimal de chaque équipier sur le projet (> 30%)  Unité de lieu pour faciliter les rencontres

61. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 61 L’équipe projet Méthodes de travail Le chef de projet devra obtenir le consensus sur les méthodes de travail de l’équipe :  Les responsabilités de chacun  Les principes de communication interne et externe  Les modes d’élaboration des décisions  Les méthodes de travail : réunions, documents  L’utilisation des outils informatiques de bureautique et de gestion de projet

63. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 63 La planification – Aspects techniques Les systèmes de représentation  Le PERT (Program Evaluation and Review Technic) Représentation axée sur la logique d’enchainement des tâches  Le GANTT Représentation des tâches axée sur le calendrier

64. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 64 La planification – Aspects techniques Le PERT : Représentation normale 1 7 2 8 4 3 9 5 6 CONTRAINTE NOEUD TÂCHE

65. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 65 La planification – Aspects techniques Le PERT : Représentation réseau Jalon début 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Jalon fin

66. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 66 La planification – Aspects techniques Le PERT : Définitions Tâche : Travail ou fonction élémentaire ayant un début et une fin Nœud : Point logique de rassemblement de tâches Contrainte : Condition logique nécessaire au démarrage d’une tâche Condition d’entrée d’une tâche : Réalisation de toutes les conditions appliquées au nœud pour débuter la tâche Maille : Suite de tâches entre deux nœuds

67. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 67 La planification – Aspects techniques Le PERT : Définitions (suite) Date « au plus tôt » : Date la plus « en avance » possible qui permet de débuter les tâches suivantes en respectant toutes les conditions de démarrage Chemin critique : Trajet constitué des mailles de durée les plus longues permettant de satisfaire toutes les conditions de réalisation de toutes les tâches pour atteindre l’objectif final « au plus tôt » Date « au plus tard » : Date la plus « tardive » possible qui permet de démarrer les tâches suivantes sans faire reculer le délai final défini par le chemin critique

68. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 68 La planification – Aspects techniques Réalisation d’un planning PERT 1 – Dessiner l’enchainement des tâches 1 7 2 8 4 3 9 5 6

69. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 69 La planification – Aspects techniques Réalisation d’un planning PERT 2 – Affecter une durée à chaque tâche 1 – 1j 7 – 7j 2 – 2j 8 – 8j 4 – 4j 3 – 3j 9 – 9j 5 – 5j 6 – 6j A titre d’exemple nous avons choisi des durées égales au numéro de la tâche

70. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 70 La planification – Aspects techniques Réalisation d’un planning PERT 3 – Calculer pour chaque nœud la « date de début au plutôt » en progressant dans le sens du temps et en tenant compte de toutes les contraintes 1 – 1j 7 – 7j 2 – 2j 8 – 8j 4 – 4j 3 – 3j 9 – 9j 5 – 5j 6 – 6j A titre d’exemple nous avons choisi des durées égales au numéro de la tâche 2/ 5/ 6/ 6/ 13/ 22/ 7/ 0/

71. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 71 La planification – Aspects techniques Réalisation d’un planning PERT 3 – Repartir de la date final et calculer pour chaque nœud « la date de fin au plus tard » en remontant le temps 1 – 1j 7 – 7j 2 – 2j 8 – 8j 4 – 4j 3 – 3j 9 – 9j 5 – 5j 6 – 6j A titre d’exemple nous avons choisi des durées égales au numéro de la tâche 2/ 5/ 6/ 6/ 13/ 22/ 7/ 22/22 13/13 7/14 6/6 5/7 0/ 6/6 2/2 0/0

72. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 72 La planification – Aspects techniques Réalisation d’un planning PERT 4 – Définir le « chemin critique » : trajet pour lequel la date au plus tôt est égale à la date au plus tard 1 – 1j 7 – 7j 2 – 2j 8 – 8j 4 – 4j 3 – 3j 9 – 9j 5 – 5j 6 – 6j A titre d’exemple nous avons choisi des durées égales au numéro de la tâche 22/22 13/13 7/14 6/6 5/7 6/6 2/2 0/0

74. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 74 La planification Aspects psychologiques L’existence et le suivi du planning  Le planning donne un cadre de travail :  Des tâches à réaliser  Un cheminement logique  Des objectifs à atteindre  Une vision d’avenir  C’est le fil conducteur du projet  Il permet à tous les participants au projet à se situer dans un travail commun  C’est la matérialisation de l’avancement, donc de l’aspect dynamique du projet  Un planning « intelligent » et bien géré est un facteur de motivation important pour l’équipe

75. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 75 La planification Aspects psychologiques La tenue des délais  Ne jamais accepter de glissement de délais sans réagir, même si les retards sont justifiés … il faut toujours rechercher des solutions pour rattraper les retards. C’est la seule attitude qui peut sensibiliser les acteurs du projet à l’importance de la tenue des délais  Une succession de glissements de délais enlève toute crédibilité au planning

76. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 76 La planification Méthode de planification 1. Découper le projet en phase 2. Découper les phases en tâches 3. Définir les délais des tâches 4. Définir la logique d’enchaînement des tâches et les dates 5. Analyser les résultats : Délai final, chemin critique et marges 6. Optimiser le planning : en changeant certains enchaînements logiques, en modifiant la durée de certaines tâches (évolution des moyens) 7. Editer le planning sous une forme temporelle claire et bien adaptée aux divers utilisateurs

77. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 77 1er étape: Définir les conditions de départ  Toujours fonctionner de manière chronologique  Créer un nouveau projet :  Date départ, identification, calendrier standard, semaine travail, heures travaillées/jour  Choisir la nature de votre planification : planning ou retro-planning  Définir la codification Un projet sous MS-Project ou GanttProject

78. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 78 Les Tâches Caractérisation et répartition des tâches Pour définir chaque tâche, on se posera les questions classiques utilisées pour résoudre un problème. QUOI ? QUI ? QUAND ? OU ? COMBIEN ? COMMENT ?

79. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 79 Les Tâches Caractérisation et répartition des tâches Ces questions apporteront 7 réponses pouvant se matérialisées par les initiales « TRIEDRE » qui rappelleront l’équilibre « Technique – Coût – Délai » Technique DélaisCoûts ravail à réaliser esponsable T R I E D R E ndicateur de fin de tâche nchaînement urée essources stimation des coûts Quoi ?  Qui ?  Comment ? et  Quand ? Qui, Où ?  Combien ? 

80. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 80 Un projet sous MS-Project ou GanttProject 2ème étape: liste des tâches  Établir les tâches principales à faire  Établir les principaux livrables ou toutes autres dates bétoires (jalons)  durée initialisée à 0  Décortiquer chaque tâche principale en sous-tâches

81. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 81 Un projet sous MS-Project ou GanttProject 3ème étape: travail & interdépendance  Évaluer et indiquer le travail à faire pour accomplir chacune des sous-tâches  Paramétrer les champs personnalisés des tâches et les renseigner  Évaluer et indiquer les contraintes et interdépendances entre les différentes tâches et sous-tâches (prédécesseurs, contraintes)  Fixer les dates si nécessaire

82. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 82 Les délais  Des délais trop longs ont un effet démotivant :  « On a le temps d’y penser »  « J’aurai changé de boulot avant d’y arriver »  Des délais trop courts ont également un effet démotivant :  « C’est stupide, on n’y arrivera jamais »  « On est déjà en retard avant d’avoir commencé »  L’objectif doit être « tenable », mais également un « challenge » qui demande un effort évident

83. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 83 Les délais – Comment les définir ?  Estimation globale  Basée sur l’expérience  20% d’erreur  Estimation détaillée  Découpage de la tâche et estimation des temps  Plus grande précision  La moyenne pondérée  Temps réaliste  Temps optimiste  Temps probable Temps estimé

84. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 84 Les délais – moyenne pondérée  Temps réaliste - R  Durée probable  Temps optimiste - O  Durée plus courte vraisemblable  Temps probable moins toutes les diminutions dues à des circonstances favorables et sans évènement défavorable  Temps pessimiste - P  Durée la plus longue vraisemblable plus toutes les majorations dues aux évènements redoutés  Temps estimé = O + (4 x R) + P 6

85. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 85 Les délais La tenue des délais  Ne pas oublier que l’homme s’intéresse en priorité au court terme. Il faut donc définir de nombreux jalons qui donnent des objectifs intermédiaires  Pour que l’objectif de délai final puisse être tenu, il faut se « donner du mou ». Une bonne méthode consiste à minimiser la durée des tâches initiales et à maximiser la durée des tâches finales afin de pouvoir éventuellement réduire ces dernières

86. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 86 Un projet sous MS-Project ou GanttProject 4ème étape: les délais  Pour chaque tâche déterminer et renseigner les durées  Etudier le chemin critique et contrôle la date finale du projet  Si la date finale planifiée est supérieure à la date finale du projet, étudier alors une autre répartition des tâches

87. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 87 Les Ressources Définition des ressources  Le personnel On définira pour chaque catégorie de personnel le taux horaire et la disponibilité de la ressource  Les moyens On définira le nombre de moyens disponible en même temps  Les achats extérieurs On définira le taux à appliquer au prix d’achat brut

88. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 88 Les Ressources Affectation des ressources  Le personnel On définira pour chaque catégorie de personnel le nombre d’heures nécessaires à la réalisation de la tâche (charge fixe) ou la charge par unité de temps (taux fixe)  Les moyens On définira le nombre de moyens nécessaires à la réalisation de la tâche  Les achats extérieurs On définira la valeur brut de l’achat

89. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 89 Les Ressources Planification et nivellement des ressources La planification consiste à définir l’enchaînement des tâches les unes par rapports aux autres et à les placer dans un calendrier. Il y a deux contraintes à prendre en compte :  Les contraintes logiques d’enchainement  Les contraintes de disponibilité des ressources

90. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 90 Les Ressources Planification et nivellement des ressources : Méthode 1. Etablir le liste des ressources et leur disponibilité 2. Affecter les ressources nécessaires à chaque tâches 3. Au niveau des points de surcharge, effectuer le nivellement des ressources : C’est-à-dire reculer certaines tâches afin que les ressources (humaines ou matériels) soient disponibles.

91. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 91 Les Coûts Les heures  Des personnels  Des moyens matériels Les approvisionnements  Sous-traitance  Achats de matériels  Locations de moyen  …

92. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 92 Un projet sous MS-Project ou GanttProject 4ème étape: les ressources et les coûts  Définir les ressources (matériels et travaux)  Associer les coûts aux ressources  Pour chaque tâche renseigner les ressources  Etudier les sur-utilisations des ressources et effectuer le nivèlement AU FINAL : FIGER LA SITUATION INITIALE

94. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 94 L’analyse des risques Un projet ayant par nature un caractère novateur présente évidemment des risques. A la fin de la préparation, il faudra analyser les risques qui paraissent les plus importants.

95. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 95 L’analyse des risques Théorie des risques Un risque est un évènement redouté qui peut être défini par deux paramètres :  La gravité G de l’effet produit par cet évènement  La probabilité P pour que cet évènement se produise Le produit PxG est caractéristique de l’importance du risque.

96. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 96 L’analyse des risques Théorie des risques Chaque risque est identifié par une cause plus ou moins probable. Cette cause donne lieu à un effet plus ou moins grave. Pour chaque type de risque un graphique Gravité=f(Probabilité) permet de définir une zone de risque acceptable et une zone de risque inacceptable. Si le risque est inacceptable, il faut :  Soit définir une action préventive qui aura pour objet de diminuer la probabilité du risque  Soit définir une action de secours qui aura pour objet de lutter contre l’effet du risque après détection de celui-ci

97. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 97 L’analyse des risques Méthode d’analyse des risques La méthode présentée ici a pour objectifs :  Etre très simple  Transformer les risques qualitatifs en valeurs pondérées  Permettre l’acceptation ou non de chaque risque par un critère simple  En cas de risque inacceptable, définir une solution préventive ou de secours ramenant le risque au seuil d’acceptation

98. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 98 L’analyse des risques Catégorisation des risques  Afin de permettre un classement simple des risques, ceux-ci sont qualifié en gravité G et en probabilité P à l’aide de 4 qualificatifs : « Très faible, Faible, Grand , Très grand »  Chaque qualificatif correspond à une zone codée en puissance de 2 (20, 21, 22, 23), soit 1, 2, 4 et 8  Le risque correspond au produit PxG  On peut définir deux types de projet :  Les projets à faible risque : PG max = 4  Les projet s à risque moyen : PG max = 8

99. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 99 L’analyse des risques Projet à prise de risque faible 1 2 4 8 2 4 8 16 4 8 16 32 8 16 32 64 Très grand 4 Grand 3 Faible 2 Très faible 1 Gravité de l’effet Très faible 1 Faible 2 Grand 3 Très grand 4 Probabilité de la cause Acceptable Inacceptable

100. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 100 L’analyse des risques Projet à prise risque moyen 1 2 4 8 2 4 8 16 4 8 16 32 8 16 32 64 Très grand 4 Grand 3 Faible 2 Très faible 1 Gravité de l’effet Très faible 1 Faible 2 Grand 3 Très grand 4 Probabilité de la cause Acceptable Inacceptable

101. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 101 L’analyse des risques Déroulement de la méthode Le travail en équipe :  L’analyse des risques sera effectuée à la fin de la phase de préparation, quand le projet aura été bien construit par l’équipe de management.  Le but de l’analyse n’est pas de liste un grand nombre de risques potentiels, ce qui aurait un caractère démotivant, mais de considérer uniquement les risques importants.

102. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 102 L’analyse des risques Déroulement de la méthode L’analyse en équipe permettra :  D’avoir suffisamment d’idées  De rejeter immédiatement les idées minoritaires  De pondérer les optimistes et les pessimistes  D’imaginer plus facilement des solutions « préventives » ou « de secours »  D’impliquer tout les membres de l’équipe dans la démarche « Risques »

103. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 103 L’analyse des risques Déroulement de la méthode Le champ des risques analysés Le succès du projet ne peut être assuré que si tous les composants sont bien pris en compte. L’analyse des risques permettra d’effectuer une revue générale du projet. On devra considérer les aspect suivants : • Technique : principes nouveaux, réalisation difficile, exigence très grande … • Financier : budget insuffisant, contrat contraignant … • Moyens humains et matériels : disponibilité, capacité, qualification … • Organisation : mal adaptée, conflictuelle … • Chef de projet : disponibilité, expérience … • Equipe : disponibilité, incompatibilité de caractère …

104. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 104 L’analyse des risques Déroulement de la méthode 1. Définir si le projet est de type risque « faible » ou risque « moyens » 2. Lister les risques importants en définissant leurs causes et leurs effets 3. Estimer la Probabilité d’occurrence des risques et la Gravité de leur effet 4. Si PxG est supérieur à 4 (cas d’une prise de risque faible) ou 8 (cas d’une prise de risque moyenne), il faut trouver des solutions pour réduire le risque par Prévention ou par Secours

105. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 105 L’analyse des risques Risque N° : R1 Cause Effet Type : technique Problèmes techniques sur les liaisons des fibres optiques Aspect technique nouveau Mal maîtrisé Mauvais fonctionnement PxG = 8 Acceptable : NON Probabilité : faible P=2 Gravité : grande G= 4 Diminution du risque : R1 Cause Effet Type de solution : Secours Détection : Contrôle à la date T0 – 3 mois Action : Si la solution est mal maîtrisée réaliser des liaisons électriques Problèmes techniques avec les liaisons électriques Mauvais fonctionnement PxG = 4 Acceptable : OUI Probabilité : très faible P=1 Gravité : grande G= 4

106. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 106 Exercice  Identifier les risques de votre projet  Evaluer les risques de votre projet  Pour les risques inacceptables définir des solutions

109. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 109 Le suivi de projet Le suivi est la phase la plus difficile du projet Ce suivi ne sera efficace que si tous les moyens permettant le contrôle ont été mis en place dans la phase de préparation :  Structure d’organisation du projet  Organigramme des tâches  Définition claire des responsabilités  Contractualisation des travaux en terme de fourniture technique, délais et devis  Création des jalons de contrôle  Mise en place des méthodes et des moyens permettant d’effectuer un contrôle efficace

110. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 110 Le suivi de projet Le suivi technique Les moyens du suivi technique sont :  Les rapports d’avancement périodique  Les réunions d’avancement  L’analyse des documents techniques  Les constats de réalisation  Les essais de validation  Les essais de recette  Les essais de qualification  Etc…

111. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 111 Le suivi de projet Le suivi des délais Le contrôle du temps s’effectue différemment suivant que l’on maîtrise ou non les moyens de réalisation des tâches considérées  Pour un petit projet dont on maîtrise les moyens on gérera par les tâches  Pour un grand projet dans lequel beaucoup de travaux sont sous- traités, on gérera d’avantage par les dates. Dans ce cas c’est chaque sous-traitant qui gérera son propre planning détaillé. Eviter de prendre le détail des tâches dont la responsabilité a été déléguée

112. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 112 Le suivi de projet Le suivi des délais 1. Contrôle  Effectuer un contrôle périodique de l’avancement des travaux  Examiner le planning et estimer le pourcentage d’avancement des tâches 2. Ajustements  Définir les mesures aptes à permettre un redressement de la situation  Modifier la logique de l’enchainement des tâches  Renforcer les moyens matériels et humains  Remotiver les participant

113. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 113 Le suivi de projet Le suivi des délais 3. Estimation de l’avenir  Compte-tenu de la situation observée et des mesures correctives envisagées, effectuer périodiquement l’estimation des délais les plus probables et en particulier le délai final du projet.

114. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 114 Le suivi de projet La maîtrise des délais Période de contrôle ni trop courte, ni trop longue : Trop courte : manque de lissage et difficulté à estimer l’avancement Trop longue : réaction trop tardive face à un évènement La valeur des périodes de contrôle est adaptée à la durée du projet. On pourra adopter : Projet < à 1 an : Entre une semaine et 15 jours Projet d’un 1 an : Tous les 15 jours Projet de plus d’un ans : le mois voir le trimestre Les tâches observées doivent avoir à peu près la durée de la période d’observation. Si elle sont plus longues, il faut définir des jalons d’observation intermédiaires.

115. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 115 Le suivi de projet Le suivi des coûts La comptabilité analytique permet de suivre les dépenses au fur et à mesure en ventilant celle-ci en fonction de leur objet afin d’avoir un suivi détaillé des dépenses et la comparaison avec le prévisionnel initial. Il est nécessaire de prévoir des « unités d’observation » dans lesquelles seront ventilées les différentes dépenses en fonction de leur imputation. Les heures et les approvisionnements seront valorisés à leur prix de revient. On devra définir un nombre d’unités d’observation suffisamment grand pour permettre une analyse fine des coûts, mais suffisamment limité pour être exploitable et correctement utilisé.

116. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 116 Le suivi de projet Les outils de pilotage  Le tableau de bord et ces indicateurs  Les outils de contrôle et d’avancement  Les outils d’autocontrôle

117. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 117 Le suivi de projet Le tableau de bord doit comprendre … INDICATEURS DE RESULTATS INDICATEURS DE FONCTIONNEMENT INDICATEURS DE PERFORMANCE

119. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 119 Le suivi de projet Le tableau de bord Examinons vos tableaux de bord … Quels sont les éléments manquants ?

120. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 120 Le suivi de projet Les indicateurs du tableau de bord Les indicateurs de résultat :  Délai  Coût  Qualité  … Les indicateurs de fonctionnement :  Charge de travail des ressources  Taux d’occupation des matériels  … Les indicateurs de performance :  Nb de tâches en retard / Nb de tâches globales  Pourcentage de dépassement budgétaire  … Font état d’une situation qui nécessite éventuellement une action pour revenir dans la normale Permettent d’anticiper une situation qui influencerait les indicateurs de résultats Place des indicateurs issus de l’analyse des risques Commun à l’ensemble des projets Utiles au retour d’expérience et à la démarche d’amélioration continue

121. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 121 Le suivi de projet Définir les indicateurs du tableau de bord Un indicateur est SMART :  Simple : - Cet indicateur a-t-il une définition claire ? - Est-il facile à comprendre ? - Peut-il être facilement produit sans des calculs complexe ?  Mesurable : - Est-il facilement à mesurer ? - Peut-il être comparé (référentiel) ? - La mesure est-elle définie de façon non ambiguë ?  Acceptable : - Peut-il être influencé ? - Existe-t-il les leviers pour agir sur l’indicateur ? - La cible ou le niveau d’alerte est-il judicieux ?  Responsabilisé : - Existe-t-il un responsable ?  Temporel : - A-t-il une fréquence de mesure? - Cette fréquence est t-elle pertinente ?

122. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 122 Le suivi de projet Définir les indicateurs du tableau de bord Un indicateur, les questions à se poser pour les définir 1. L’objet à mesurer 2. La cible à atteindre ou le niveau à ne pas dépasser 3. Les sources de données à recueillir 4. La méthode de la collecte et la méthode de calcul de l’indicateur 5. La fréquence de mesure 6. Le mode de présentation 7. Les personnes responsables des données, de leur calcul, de leur l’analyse et de leur transmission

123. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 123 Le suivi de projet Définir les indicateurs du tableau de bord  Analysons vos indicateurs actuels  Définissons de nouveaux indicateurs

124. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 124 Le suivi de projet Les indicateurs : le délai et les échéances Un indicateur, les questions à se poser pour les définir

125. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 125 Le suivi de projet Les indicateurs : les coûts Un indicateur, les questions à se poser pour les définir

126. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 126 Le suivi de projet Coûts Temps La courbe en S permet de suivre l’évolution des coûts. La courbe initiale 1 est établie à partir des devis (courbe prévisionnelle). C’est la courbe cumulée des dépenses en fonction du temps. Elle est généralement en forme de S due à la montée en puissance initiale et à la diminution progressive des charges en fin de projet.  Courbe prévisionnelle

127. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 127 Le suivi de projet Coûts Temps A l’instant J, la courbe 1 indique le Coût Budgétaire du Travail Prévu ou CBTP   CBTP CRTE Au même instant la somme des comptes analytiques donne le Coût Réel du Travail Effectué ou CRTE sur la courbe réelle des dépenses 2 Courbe réelle des dépenses J On estime à ce moment là, l’écart des coûts Ecart des coûts

128. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 128 Le suivi de projet Coûts Temps Ces deux valeurs sont comparables que si le travail effectué correspond au travail prévu, ce qui n’est pratiquement jamais le cas   CBTP CRTE On est alors amené à définir le Coût Budgété du Travail Effectué ou CBTE, afin de prendre en compte l’avancement réel du budget J

129. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 129 Le suivi de projet Coûts Temps Le CBTE peut être déterminé par addition du CBTE de chaque tâche, dans le cas où le projet a une bonne visibilité  CBTP CRTE Dans l’autre cas, le CBTE pourra être défini à partir du retard global estimé R à l’instant considéré J Le CBTE à l’instant J étant égale au CBTP de l’instant R JR CBTE  Estimation budgétaire du travail réalisé

130. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 130 Le suivi de projet Coûts Temps On définira l’écart réel des coûts et le % d’écart des coûts :   CBTP CRTE JR CBTE % Ecart des coûts = CBTE - CRTE CBTE Ecart réel des coûts 

131. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 131 Le suivi de projet Coûts Temps L’analyse périodique de l’évolution des coûts permet de tracer : •La courbe du CRTE (2) •La courbe du CBTE (3) L’extrapolation de ces courbes permet de prévoir : •Le coût final prévisionnel •La date finale prévisionnelles   CBTP CRTE JR CBTE  Ecart du coût final prévisionnel Ecart du délai final prévisionnel

132. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 132 Le suivi de projet Les indicateurs : les ressources Un indicateur, les questions à se poser pour les définir

133. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 133 Le suivi de projet Les indicateurs de performance Un indicateur, les questions à se poser pour les définir

134. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 134 Le suivi de projet Le tableau de bord : les différents visuels Un indicateur, les questions à se poser pour les définir

135. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 135 Le suivi de projet Les outils de contrôle et d’avancement Un indicateur, les questions à se poser pour les définir

136. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 136 Le suivi de projet Les outils d’autocontrôle Un indicateur, les questions à se poser pour les définir

137. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 137 Le suivi de projet Les outils d’autocontrôle Un indicateur, les questions à se poser pour les définir

138. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 138 Le suivi de projet Le plan de communication Un indicateur, les questions à se poser pour les définir

139. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 139 Définir son système de communication interne et externe Se poser les questions  Qui ? (émetteur)  Dit quoi ? (message)  A qui ? (récepteur)  Dans quel contexte ? (quand)  Par quel moyen ? (média ou support)  Pour quel impact ? (objectifs)  Avec quelle coordination ? (fréquence)

140. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 140 Le bilan du projet  La mise à jour des dossiers  Capitalisation : Débriefing : retour d’expérience sur le déroulement du projet  Respect des délais  Respect des coûts  Bilan qualité  Travailler autant les problèmes rencontrés que les réussites réalisées  Evaluation du projet par l’équipe

143. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 143 Les réunions types  Réunion de lancement Officialiser le lancement du projet et la constitution de l’équipe projet.  Réunion d’avancement Suivre, mesurer l’état d’avancement du projet et prendre les décisions nécessaires  Revue de projet Officialiser le franchissement d’un jalon  Réunion de clôture Officialiser la fin du projet et du transfert aux utilisateurs

144. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 144 L’animation d’une réunion  La réunion est un outil de communication qui permet :  De favoriser la circulation de l’information  De travailler en groupe  De prendre des décisions  Pour être efficace, le processus « Réunion » doit être décomposé en 3 phases :  Préparation de la réunion  Animation de la réunion  Reporting de la réunion

145. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 145 L’animation d’une réunion  Préparation de la réunion  Définir avec précision le TOP de la réunion :  T = > Thème (sujet de la réunion)  O = > Objectifs (but à atteindre)  P = > Plan (points à aborder pour atteindre les objectif) Formaliser le TOP dans un ordre du jour.  Déterminer la liste des participants, le lieu et l’heure de la réunion : adresser les convocations aux intéressés (faire suivre l’ordre du jour)  Préparer tous les aspects logistiques (salles et moyens)

146. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 146 L’animation d’une réunion  L’animation de réunion efficace 1. Commencer à l’heure prévue 2. Suivre l’ordre du jour 3. Recentrer en permanence les hors sujet 4. Pratiquer les reformulations et les synthèses intermédiaires 5. Rappeler régulièrement les objectifs de la réunion 6. Conclure la réunion en résumant les points clés et préciser les suites à donner

147. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 147 L’animation d’une réunion  L’animation de réunion efficace  Le rôle de l’animateur :  Faciliter la progression du travail  Faciliter les interactions entre les personnes  Favoriser la participation  Recherche un équilibre du temps de parole  Quelques conseils :  Tenir la réunion dans une pièce calme  Penser à faire des interruptions (toutes les 2 heures)  En situation d’animateur, ne pas prendre position mais laisser plutôt les participants s’exprimer  Adopter une attitude d’écoute active, reformuler les idées, synthétiser les points de vue, questionner, faire préciser …  Travailler avec l’ensemble du groupe et non avec chaque participant

148. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 148 L’animation d’une réunion  Le compte-rendu de réunion  Rédiger le compte-rendu  Rappel des objectifs de la réunion  Participants  Décisions prises  Points clés de la prochaine réunion  Diffuser rapidement

149. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 149 La réunion d’avancement du projet  Inventaire systématique des tâches en cours  Mesure de l’état d’avancement pour chaque tâche Ce qui est prévu Ce qui est fait Ce qu’il reste à faire Ce qui est estimé  Mettre en évidence et expliquer : Les écarts et les dérivés Evaluer l’impact sur l’ensemble du projet  Trouver les parades pour tenir les objectifs

150. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 150 La réunion d’avancement du projet  Validation des tâches terminées  Attribution des nouvelles tâches Prévu 100 % 0% 100 % Livrables conformes Délais – Responsable – Mission – Moyens – Livrables -Modalités de contrôle

151. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 151 La revue de projet  Objectif : La revue de projet a pour but d’examiner le travail en cours d’une phase projet et de décider du franchissement de l’étape.  Démarche : Analyse exhaustive des livrables de la phase et vérification que les conditions de passage à la phase suivante sont remplies  Qui : Le chef de projet – Les décideurs – Les experts

153. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 153 La clôture du projet  Objectif : Remise du projet au commanditaire Officialiser la fin du projet  Démarche : Réunion de clôture  Qui : Le chef de projet – L’équipe projet – Les décideurs – Les commanditaires

156. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 156 Fixer un objectif Un objectif doit-être SMART  Spécifique : Un objectif est définit de manière rigoureuse et précis  Mesurable : Un objectif est mesurable  Atteignable : Il est possible de réaliser les objectifs  Responsabilisé : Il présente un responsable  Temporel : Il est limité dans le temps Exemple Objectif non SMART : « Nous devons améliorer notre qualité » Objectif SMART : « Dans deux mois, les non-conformités seront passé de 3,5% à 2,5 % du CA »

157. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 157 Structures de management du projet Coordination interne Direction générale Service après-vente Service production Service étude Service achats Service commercial Chef de projet Membre de l’équipe projet Membre de l’équipe projet Membre de l’équipe projet Membre de l’équipe projet

158. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 158 Structures de management du projet Coordination fonctionnelle Direction générale Service après-vente Service production Service étude Service achats Service commercial Chef de projet Membre de l’équipe projet Membre de l’équipe projet Membre de l’équipe projet Membre de l’équipe projet Membre de l’équipe projet

159. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 159 Structures de management du projet Structure matricielle Direction générale Service après-vente Service production Service étude Service achats Service commercial Direction des projets Membre de l’équipe projet2 Membre de l’équipe projet3 Membre de l’équipe projet1 Membre de l’équipe projet1 Membre de l’équipe projet2 Membre de l’équipe projet2 Membre de l’équipe projet2 Membre de l’équipe projet2 Membre de l’équipe projet3 Membre de l’équipe projet3 Membre de l’équipe projet3 Membre de l’équipe projet3 Membre de l’équipe projet1 Membre de l’équipe projet1 Membre de l’équipe projet1 Chef de projet 1 Chef de projet 2 Chef de projet 3

160. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 160 Equipe autonome Structures de management du projet Equipe autonome Direction générale Service après-vente Service production Service étude Service achats Service commercial Chef de projet Membre de l’équipe projet Membre de l’équipe projet Membre de l’équipe projet Membre de l’équipe projet Membre de l’équipe projet

161. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 161 Définir son système de communication interne et externe Se poser les questions  Qui ? (émetteur)  Dit quoi ? (message)  A qui ? (récepteur)  Dans quel contexte ? (quand)  Par quel moyen ? (média ou support)  Pour quel impact ? (objectifs)  Avec quelle coordination ? (fréquence)

162. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 162 Vendre son projet Suivre la logique AIDCA :  A – Attirer l’attention captiver par la forme  I – Suscité l’intérêt captiver par le fond  D – Provoquer le désir donner le désir d’y participer  C – Créer la conviction convaincre  A – Passer à l’action lancer l’action

163. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 163 Le découpage ARCHITECTURE SYSTEME SYSTEME PRODUIT S/Ens A S/Ens B S/Ens C Elément A1 Elément A2 OUTILLAGE SOUTIEN Tests Assemblage Testeur 1 Testeur 2 Testeur 1 Testeur 2

164. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 164 Le découpage ORGANIGRAMME DES TÂCHES Tâches du projet Etudes Mécanique Informatique Electronique Châssis Moteur Etude des outils Réalisation de la documentation Poste des Tests Poste d’assemblage Testeur 1 Testeur 2 Notice d’utilisation Notice de maintenance Prototype

165. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 165 Le découpage ORGANISATION INDUSTRIELLE Responsable du projet Société Z (S/Ens A) Société Z1 Elément A1 Société Z2 Elément A2 Société Z3 Elément A3 Etude Réalisation Service R&D (S/ens B) SAV Production Société K Réalisation Montage Transport Pièces de rechange

166. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 166 Le découpage ORGANIGRAMME DES RESSOURCES Ressources du projet Mécaniciens Bureau d’étude Usinage Montage Ingénieur d’étude Projeteur Electroniciens Achats Analogique Numérique Ingénieur Technicien labo Acheteur Magasinier Ingénieur système

Management de projet

Vous êtes en train de lire un aperçu.

Consultez-les par la suite

Management de projet

Plus De Contenu Connexe

Diaporamas pour vous (20)

Similaire à Management de projet (20)

Plus par Eric Métais (7)

Plus récents (20)