Este documento describe el proceso de levantamiento de información y modelado de datos para un sistema de información de la Contraloría Municipal de Cuernavaca. La Contraloría tiene problemas para organizar y almacenar documentos de casos, lo que dificulta su recuperación. El objetivo del proyecto es desarrollar una base de datos para almacenar información de demandas y demandantes de manera más eficiente. El equipo realizó entrevistas y cuestionarios para definir los requerimientos, incluyendo detalles sobre el horario laboral y flujo de
1. ACTIVIDAD 1
Levantamiento de datos y diagramado de la información.
Grupo: 5105 informática.
EQUIPO
Tania Marisol Dávalos islas, Areli Oropeza Ramírez, Erick Mireles Merchant, Yair
Neftalí Bahena Díaz, Yoshio Jesús Lara Romero.
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Carrera: Informática
Modulo: análisis y diseño de sistemas de información. 5105
Contenido:
A. Presentación de la empresa, organización, institución,
persona física:
Historia
Actividad o giro.
Organigrama.
B. Problema o necesidad.
C. Objetivo general del sistema incluyendo requerimientos.
D. Propuesta de solución informática del proyecto.
E. Levantamiento de información.
Guion previo de entrevista.
Guion de entrevista.
Guion de observación.
Cuestionario para detectar los requerimientos del cliente.
F. Realizar el levantamiento de información conforme a una
agenda de usuario.
Solicitar información documental de los procesos
involucrados para identificar requerimientos.
Registrar lo observado.
Aplica cuestionarios y realiza entrevista a personal clave.
elabora el reporte del proceso de levantamiento de
información.
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G.Definición de requerimientos del cliente.
Formula y evalúa el requerimiento del cliente consultando la
información recopilada.
Define las necesidades del cliente con los datos recopilados
para establecer los objetivos específicos y el nivel de
administración que tendrá el sistema.
H. Modelado de datos.
Diagrama de flujo de datos.
Diagrama de procesos.
Diagrama de evento-respuesta.
Diagrama de transición de datos.
Diagrama de contexto.
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A.Presentación de la empresa, organización, institución,
persona física.
Presentación o historia.
La Contraloría Municipal ayudara al logro de los objetivos de esta
dependencia, sirviendo de base a la supervisión de las acciones que
se lleven a cabo a lo largo del año 2011, además de mostrar su
estructura organizacional y un sistemas de medición del desempeño
con indicadores que reflejan mes con mes, los avances operativos y
financieros de las Direcciones adscritas a ella, es decir , la
Dirección de Fiscalización, la Dirección de Seguimiento, la Dirección
de Prevención y Responsabilidades, y la Unidad de Información
Pública. Como parte de la estructura del comité de Planeación para
el Desarrollo Municipal de Cuernavaca (COPLADEMUN), el quehacer
público de la Contraloría Municipal se contempla en el eje
denominada “Administración responsable, eficaz y sensible”, en el
Programa de Fiscalización y Supervisión Institucional. Así pues, se
encuentra aquí plasmadas las acciones que la Contraloría Municipal,
a través de las direcciones que la integran, va a desempeñar
durante el año 2011, las cuales se encuentran encaminadas
primordialmente a prevenir las practicas viciosas al interior de la
administración pública municipal y de los actos que se aparten de los
principios constitucionales que rigen a la función pública, mismos
que serán sancionados conforme a los procedimientos previstos en
la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado
de Morelos y en la Ley Estatal de Responsabilidades de los
Servidores Públicos. Por lo tanto, la Contraloría trabajara
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primordialmente en torno a la prevención, supervisión el actuar
cotidiano de los servidores públicos del Ayuntamiento de
Cuernavaca, en términos de los principios de legalidad, honradez,
lealtad, imparcialidad eficacia y eficiencia.
Misión y visión
Misión La Contraloría Municipal es la Dependencia del Ayuntamiento
de Cuernavaca facultada para implementar programas, proyectos y
acciones específicas de prevención, control, vigilancia y evaluación
en el actuar de los servidores públicos municipales, encaminados al
uso adecuado de los recursos humanos, materiales y financieros,
además de fungir como punto de enlace con otros órganos de
control de los tres ámbitos de Gobierno, aplicando las sanciones
correspondientes en caso de responsabilidad administrativa, como
mecanismo de control de la gestión gubernamental.
Visión La Contraloría Municipal habrá de ser concebida por los
servidores públicos municipales y por la ciudadanía como una
dependencia de prevención, control, vigilancia y evaluación, dentro
de la actuación gubernamental, que coadyuva al buen funcionamiento
del Gobierno Municipal, que coopera para convertirlo en una
organización eficaz y eficiente, proveedora de más y mejores
servicios a la población.
Objetivos Estrategias
Mejorar la regulación, la gestión, los
procesos y los resultados en materia
d prevención, control, vigilancia y
evaluación de la administración
pública municipal. Vigilar que los
recursos Humanos, Materiales y
Financieros de que disponen las
Desarrollando una cultura de
respecto a la legalidad que promueva
entre los servidores públicos el apego
y estricto a la normatividad y los
procedimientos establecidos en
materia de administración pública
municipal. Fiscalizando que el
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Dependencias del Ayuntamiento de
Cuernavaca, se manejen con estricto
apego a la normatividad y se utilicen
para los fines públicos a los que han
sido destinados.
desempeño de los servidores públicos
municipales se realice en términos de
legalidad, honradez y eficiencia; así
como reforzar la prevención y
vigilancia en el cumplimiento de las
funciones de los servidores públicos
municipales.
Promover la participación social en
actividades de control, vigilancia y
evaluación de los programas y
acciones de la administración pública
municipal. Evaluar el cumplimiento y
apego a la normatividad vigente en la
ejecución de obras y servicios
relacionados con la misma, en los
aspectos físico y financiero, así como
las normas y especificaciones para el
cumplimiento de los objetivos
contenidos en su programa.
Supervisar, controlar y dar
seguimiento al cumplimiento de
programas, proyectos obras y
Acciones aprobadas.
Implementando acciones de
información a la población, de
capacitación de servidores públicos y
de organizaciones de la organización
civil sobres los componentes de la
contraloría social y con la
coordinación de actividades de
seguimiento y control de quejas y
sugerencias de los beneficiarios de
los programas sociales y de obras
públicas. Fomentar el correcto
ejercicio de los recursos públicos de
manera oportuna, honesta y eficiente
dentro de la gestión pública
municipal.
Promover la transparencia, la
rendición de cuentas, el acceso a la
información y a la protección de
datos personales en la administración
pública municipal.
Instaurar mecanismos de
coordinación y procedimientos claros
para garantizar el acceso a la
información pública y poner a
disposición de la población una amplia
gama de información sobre las
acciones del gobierno municipal.
Facilitar a la ciudadanía la consulta
de la información pública que está en
manos del gobierno municipal,
transparentando el uso y destino de
los recursos públicos y hacer del
conocimiento de la sociedad
cuestiones fundamentales sobre las
concesiones, permisos,
Ser un gobierno de orden, que
respete, cumpla y haga cumplir lo que
establece el marco jurídico vigente.
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contrataciones, trámites y servicios.
Garantizar el derecho de acceso a la
información y la protección de datos
personales.
Promoviendo y fomentar la cultura
del Acceso a la Información Pública
en el Ayuntamiento y en los
habitantes del Municipio.
Vigilar a los servidores públicos del
ayuntamiento de Cuernavaca, cumplan
con los deberes y obligaciones
previstos por la Ley Estatal de
Responsabilidades de los Servidores
Públicos y demás ordenamientos
administrativos y jurídicos,
recibiendo y dando el trámite
correspondiente a las quejas y
denuncias presentadas en su contra.
Aplicando los procedimientos que
señala la ley para deslindar la
responsabilidad administrativa de los
servidores públicos municipales.
Capacitar y orientar a los servidores
públicos municipales a fin de que
conozcan y apliquen la normatividad
que los regula y en su caso, sancionar
a quienes la transgredan.
Impulsando al órgano de control
interno, para que se convierta en el
instrumento que coadyuve a elevar
los índices de eficiencia y eficacia de
los servidores públicos municipales
Vigilando que el desempeño de los
servidores públicos municipales se
realice en términos de legalidad,
honradez y eficiencia. Reforzando la
prevención y vigilancia en el
cumplimiento de las funciones de los
servidores públicos municipales.
Actividad que realiza.
La Contraloría Municipal como órgano de control y vigilancia de la
Administración Pública Municipal, tiene a su cargo la vigilancia,
fiscalización y control de los ingresos y egresos de la
Administración Pública Municipal, así como lo relativo a las
obligaciones de los Servidores Públicos que la integran además de
atender la Denuncia Ciudadana, determinar medidas preventivas y
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emitir recomendaciones que permitan optimizar la función pública y
los trámites y servicios.
Participar en forma conjunta con la comunidad para la integración
de los Comités de la Contraloría Social para supervisar el
cumplimiento de obras y acciones.
Realizar auditorías y supervisiones para el control y fiscalización
del ingreso y gasto público.
Atender y dar seguimiento a los Procedimientos de Quejas y
Denuncias en contra de servidores públicos por actos y omisiones
en el desempeño de su cargo.
Organigrama.
Contraloría
Municipal
Asesor
jurídico.
Coordinación
administración
Unidad de
información
pública.
Dirección de
prevención Y
responsabilidad
Dirección de
seguimiento
Dirección de
fiscalización.
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B. Problema o necesidad.
El problema de la contraloría del municipio de Cuernavaca es que no
tiene un método exacto para organizar y almacenar toda la
información acumulada, cuando les llegan documentos de casos por
resolver los almacenan en carpetas (archivero) así que eso les
provoca que tengan dificultades al encontrar un expediente y/o
documento al ser solicitado.
De igual manera al momento de la recepción de alguna nueva
demanda se encuentra con un problema en cuestión de tiempo ya
que actualmente es un trámite que se hace manual mente y conlleva
mucho tiempo al igual que someten en una tediosa necesidad de
descifrar lo que escribieron en cada una ella ya que la caligrafía de
algunas no son muy buenas.
C.Objetivo general
El objetivo general del sistema a realizar es llevar a cabo una base
de datos en la cual nuestro cliente pueda almacenar y ingresar sus
documentos y/o información, entregando un manual de usuario para
cualquier duda del cliente.
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D.Propuesta de solución del proyecto.
Nuestra propuesta de solución al problema en cuestión es realizarle
una base de datos a nuestro cliente, en la cual se podrá almacenar
la información de cada demanda y la información personal del
demandante.
Así se evitarían el trabajo de buscar el expediente por sección o
caso, con la base de datos solo ingresar el nombre del demandante y
el asunto de su demanda, y le aparecerá en el sistema.
E. Levantamiento de información.
En el levantamiento de información acudimos a la organización para
recopilar información y así saber sus necesidades y lo que
requerimos para solucionar el problema en cuestión.
1. ¿Cuál es el motivo por el cual surgió la empresa?
La contraloría de Cuernavaca surgió para atender las quejas y/o
demandas de los ciudadanos en cuestión a los servidores
públicos.
2. ¿Cuántos años tiene la empresa? 5 años.
3. ¿De cuántos trabajadores dispone? Disponemos de 20
trabajadores en distintas áreas, para la eficacia y atención de
todas las áreas.
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4. ¿Cuál es su nombre? Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos.
Contraloría municipal.
5. ¿Quién es el creador de la empresa? El ayuntamiento de
Cuernavaca, creo esta área.
6. ¿Desde qué año labora la empresa? Desde el año 2011.
7. ¿En qué ayuda la empresa a la sociedad? En que los ciudadanos
del municipio de Cuernavaca pueden expresar sus
inconformidades con la labor de los servidores públicos.
8. ¿Qué tipos de clientes maneja la empresa? Público en general,
ciudadanos.
9. ¿tienen eficiencia a la hora de laborar? Si todo está bien en
cuestión de nuestros empleados, el problema está en la
organización de nuestros expedientes.
10. ¿Cuáles son las políticas de la empresa? Las políticas de esta
institución, se dividen en 23 artículos.
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G . Definición de requerimientos del cliente.
Pudimos observar que la institución tiene buena organización en
cuestión de sus empleados y en la forma de laborar el problema
está en la organización de sus expedientes y documentos.
1. ¿a qué hora entran a trabajar?
( ) 7 am
(#) 8 am
( ) 8:30 am
2. ¿Cuántas horas trabajan al día?
(#) 8 horas
( ) 7 horas
( ) 6 horas
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3. ¿Cuántas áreas de trabajo tienen?
( ) 5 áreas.
( ) 3 áreas.
(#) 4 áreas.
4. ¿desde a qué hora empieza a llegar los ciudadanos o las
personas a atender?
(#) 8 am
( ) 9 am
( ) 10 am
5. ¿Cómo cuantas demandas reciben al día?
( ) 25.
( ) 15.
(#) 50.
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6. A la hora de trabajar, ¿Qué es lo que no funciona
correctamente?
( ) Los trabajadores.
( ) Los recursos materiales.
( #) Organización y almacenamiento.
7. ¿Cómo se organiza su información?
( ) Por fecha.
( #) Por caso o asunto.
( ) Por persona.
8. ¿en dónde guardan sus expedientes?
( #) Archiveros.
( ) Repisas.
( ) Muebles.
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H.Modelado de datos.
Contraloría
municipal
La contraloría se creó
para la atención de
quejas de los
ciudadanos
Encargado de
atender las quejas y
sugerencias de los
ciudadanos de
Cuernavaca.
Giro:
ayuntamiento y
atención
ciudadana
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INICIO
PROBLEMA: falta de
organización y
almacenamiento de sus
expedientes.
Realizar la recopilación de
información para detectar
bien las necesidades del
cliente.
Desarrollar una base de
datos en la cual se
almacenen y agreguen las
demandas y/o documentos.
Encargados del desarrollo
del software.
Tania Dávalos, Areli
Oropeza, Erick Mireles, Yair
Bahena, yoshio romero
FIN