1. FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional resalta rápidamente información importante en una hoja de
cálculo. Sin embargo, a veces las reglas de formato integradas no van lo bastante lejos.
La adición de su propia fórmula a una regla de formato condicional le ayudar a agilizar
acciones que las reglas integradas no pueden realizar.
Como aplicar formato incondicional
1. Escribe lossiguientes datosen Excel. Estos datos son importantes porque son el ejemplo
para explicar el uso del Formato Condicional. Aunque puedes aplicar el formato
condicional a celdas vacías, lo más fácil es ver si el formato funciona con datos
preexistentes.
2. Haz clic enla celda que deseas dar formato. El formato condicional te permite cambiar el
estilode fuente (estilodel texto), el subrayado y color. El formato condicional también lo
puedesusarpara tachar texto,así como modificarlosbordesyel sombreadode lasceldas.
Sin embargo, no se puede cambiar el tipo de la fuente (tipo de letra) o su tamaño.
2. 3. Cuando ya tengas los datos capturados en la hoja de cálculo, con el ratón haz clic en la
barra de comandos de Excel en el menú "Formato", luego en la opción "Formato
Condicional" para comenzar el proceso de formato bajo condiciones. En Excel 2007 lo
puedes encontrar bajo el menú "Inicio", opción "Estilos" y "Formato Condicional".
4. Haz clic en el botón "Agregar >>" para que el formato utilice dos condiciones. En este
ejemplo usaremos dos condiciones para ver cómo interactúan ambas. Excel permite un
máximo de tres condiciones por celda. Si necesitas usar sólo una condición, omite este
paso y continúa al siguiente.
3. 5. Haz clic en "Agregar >>" para incluir y definir una condición adicional, o haz clic en
"Borrar..." y escoge cuál condición deseas eliminar.
6. Determina si tu primer condición se basa en el valor de la celda donde estás ubicado
actualmente, o si se trata de otra celda o un grupo de celdas en otra parte de la hoja de
cálculo.
4. 7. Dejala condicióncomoestá(esdecir,enel primermenúdesplegable de "Condición" deja
la opción como "Valor de la celda"), si la condición se basa en la celda actual. Pero si
necesitas usar varias celdas, cambia esta opción a "Fórmula", y continúa con el siguiente
paso. Para el caso cuando la Condición sea del tipo "Valor de la celda", haz lo siguiente:
Selecciona el tipo de argumento que funciona mejor con el segundo menú desplegable.
Para condiciones que manejan valores entre una posición baja y una posición alta,
selecciona "entre" o "no está entre". Para condiciones con un sólo valor, utiliza otros
argumentos.Enel ejemplose usarálaopciónde un único valor a través del argumento de
"mayor que".
Determinaqué valor(es) debe(n) seraplicado(s) al argumento.Paraeste ejemplo,estamos
usando el argumento "mayor que" y la celda "B5" como el valor. Para seleccionar una
celda, haz clic en el botón en el campo de texto. Esto minimizará el cuadro de formato
condicional.
8. Para la Condición del tipo "Fórmula" puedes aplicar el formato condicional con base al
valor de otra celda u otras celdas. Después de seleccionar "Formula", desaparecen todos
los menús desplegables y lo que queda es sólo un campo de texto. Esto significa que
puedes introducir cualquier fórmula de Excel que desees. En general, usa fórmulas
sencillasytratade evitarel textoocadenasde texto.Tenencuenta que lafórmulase basa
enla celdaactual.Por ejemplo,piensa que si tu celda actual es C5 y tiene la fórmula "=B5
>= B6". Esto significa que C5 cambiará su formato cuando B5 sea mayor o igual que B6.
Este ejemplo se puede utilizar con la Condición de "Valor de la celda", pero la idea era
nada más explicarte estecaso.Paraseleccionarunacelda de la hoja de cálculo, haz clic en
el botón del campo de texto. Esto minimizará el cuadro de formato condicional.
Por ejemplo:Imaginaque tienesunahojade cálculocontodos losdías del mesencurso en
la columnaA,y tienesque introducirlosdatos en esta hoja de trabajo todos los días, pero
te gustaría que todo el renglón asociado con la fecha de hoy esté iluminada. Para esto
intenta lo siguiente: (1) Selecciona la tabla completa de datos; (2) Selecciona el formato
condicional comose te explicó anteriormente; (3) Selecciona "Formula"; (4) Escribe en la
líneade edición lo siguiente "= $A3=HOY ()", la columna A es la que contiene tus fechas y
el renglón 3 es el primer renglón de datos (después de los encabezados). Ten en cuenta
que el símbolo del pesos "$" está escrito y junto a la letra A, y no delante del 3; y (5)
Selecciona tus formatos.
5. 9. Haz clic enla celdaque contiene el valor. Notarásque automáticamente se coloca el signo
de pesos($) antesde la filayla columna.Estohace que la referenciade celdanose mueva
y permanezca con el mismo valor. Esto significa que si fueras a aplicar el formato
condicional aotras celdas,al copiary pegar,todas harán referenciaala celdaoriginal.Para
desactivarestaopción,simplemente hazclicenel campodel textoyborra todoslos signos
de pesos.Si no quieresaplicarunacondiciónutilizandounaceldade la hoja, simplemente
escribe el valor en el campo de texto del cuadro del formato condicional. Incluso puedes
introducir texto, en función de los argumentos. Por ejemplo, no uses "mayor que" como
argumento y "Juan Pérez" en el campo de texto. No se puede ser más grande que Juan
Pérez... bueno, podrías, pero - ah no importa. En este ejemplo, la condición, si quieres
enunciarla, se leería así: "Cuando el valor de esta celda es mayor que el valor en la celda
B5, entonces..."
10. Aplica el tipo de formato. Ten en cuenta que quieres destacar las celdas del resto de la
hoja, especialmente si tienes un montón de datos. Pero también quieres que se vea
profesional. Para este ejemplo, queremos que el tipo de la letra sea de color blanco con
"negritas"("bold") yel sombreadoseade colorrojo.Paraempezar,hazclicen "Formato...”
6. 11. Seleccionael tipode fuenteque te gustaríatener. Selecciona"Celdas"yacontinuaciónhaz
clicen "Bordes"yhaz tus ajustes.Este ejemplonorealizacambiosenlosbordes.Luegohaz
clic en "Tramas" y haz tus cambios. En cualquier momento puedes terminar de hacer tus
cambios de formato, y entonces haz clic en "Aceptar".
12. Una vista previa del formato aparecerá bajo el argumento y los valores.Haz los cambios
necesarios hasta que el formato sea el que deseas.
7. 13. Continua con la segunda condición (y la tercera, si tienes) y sigue los pasos anteriores (a
partir del sextopaso). Verásenel ejemplo que la segunda condición también incluye una
pequeña fórmula "=B5*0.90" y tiene como condición "menor que". Esta fórmula toma el
valorde laceldaB5, y lomultiplicapor0.9 (tambiénconocidocomo 90 por ciento) y aplica
el formato si el valor es menor que eso.
14. Haz clic en"Aceptar". Ahoraque has terminadotodastuscondiciones.Unade doscosas va
a suceder:
No haycambiosenel formato.Esto significaque lascondicionesnohan sido cumplidas, por lo
que no se aplicó el formato condicional.
Uno de los formatos que has seleccionado aparece porque una de las condiciones se ha
cumplido.
