Ομιλία: Αθανάσιος Πετμεζάς, Γενικός Διευθυντής CosmoONE «DΟ more with less : Εργαλεία αποδοτικότητας στις Προμήθειες Υγείας”

1. DO more with less :
Εργαλεία αποδοτικότητας
στις Προμήθειες Υγείας
Θανάσης Πετμεζάς
Γεν. Δ/ντης cosmoONE
Med Tech 2016

2. Το θέμα των Προμηθειών Υγείας
• Το μη αναστρέψιμο γεγονός
Το κόστος προμηθειών για προϊόντα, υπηρεσίες και έργα, υφίσταται κάθε χρόνο και εμφανίζεται ως πιεστικός
παράγων στους προϋπολογισμούς εταιριών . (αύξηση του προσδόκιμου χρόνου ζωής, η εξέλιξη της τεχνολογίας, η
δημιουργία νέων (και ακριβότερων) θεραπευτικών μεθόδων και φαρμάκων, εξέλιξη της τεχνολογίας, δημιουργία
νέων προϊόντων & υπηρεσιών, εκσυγχρονισμός, νομοθετικές απαιτήσεις, ανταγωνιστικές πιέσεις, κ.λ.π.)
• Ο περιορισμός
Η παρούσα οικονομική κατάσταση δεν επιτρέπει στους Προϊσταμένους των Τμημάτων Προμηθειών των
Νοσοκομείων, αλλά και ούτε και στους Διοικητές, την εύκολη διεκδίκηση συμπληρωματικών κονδυλίων,
επιπρόσθετων ανθρώπινων πόρων και επιπλέον πληροφοριακών συστημάτων για να αντιμετωπίσουν τον
αυξανόμενο φόρτο εργασίας.
• Το ζητούμενο
Η βελτιστοποίηση της λειτουργίας προμηθειών, μέσα από την καλύτερη αξιοποίηση των υφιστάμενων πόρων, για
την μείωση του κόστους και τον περιορισμό της σπατάλης
• Η προφανής ανάγκη
Η εστίαση στην ποιοτική και ποσοτική διάσταση των Νοσοκομειακών Δαπανών.
Οι διαδικασίες προμηθειών, από τακτική λειτουργία γίνονται στρατηγική επιλογή

3. Pain Points Προμηθειών στα Νοσοκομεία
Εσωτερικές Διαδικασίες
• “Buyer Centric” διαδικασίες που συνήθως δεν είναι «φιλικές» όχι μόνο προς
τους προμηθευτές, αλλά ούτε και στους εσωτερικούς χρήστες, γεγονός που
δημιουργεί τριβές και ενστάσεις για τον τρόπο λειτουργίας του τμήματος
προμηθειών.
Διαδικασίες Προμηθειών
Νοσοκομείων
• Οι πληροφορίες προμηθειών δεν συλλέγονται πλήρως, ούτε ταξινομούνται
σωστά. Μητρώα υποψήφιων Προμηθευτών οργανωμένα σε απλές μορφές.
• Αδυναμία άμεσης πρόσβασης σε ιστορικά προμηθειών για εξαγωγή
συμπερασμάτων. Συνήθως, διασπαρμένα στοιχεία σε κάθε υπάλληλο.
Οργάνωση Πληροφοριών για
Προμήθειες
• Φόρτος εργασίας, συχνά δυσανάλογος με την επιχειρησιακή αξία
συγκεκριμένων προμηθειών, αλλά και εσωτερικών αιτημάτων.
• Δυσκίνητες διαδικασίες ρουτίνας – άσκοπη ανάλωση εργατοωρών και καμία
μείωση διαχειριστικού κόστους σε επαναλαμβανόμενες διαδικασίες
Απουσία υποστήριξης Προμηθειών με
ειδικευμένα Ηλεκτρονικά Συστήματα
• «Κοινά είδη» (common): είδη που δεν διαφοροποιούνται ανά τομέα (π.χ. είδη
γραφείου)
• «Κοινά αλλά διαφοροποιημένα» (common but differentiated): είδη τα οποία
συναντώνται και σε άλλους τομείς αλλά διαφοροποιούνται ως προς τις προδιαγραφές-
απαιτήσεις σε σχέση με τον τομέα της Υγείας (π.χ. Υπηρεσίες Καθαριότητας )
• «Τομεακά είδη» (industry specific): είδη που σχετίζονται μόνο με τον συγκεκριμένο
χώρο (π.χ. Νοσοκομειακά σκευάσματα)
Πολυπλοκότητα Προμηθειών στα
Νοσοκομεία

4. Εξωτερικές Διαδικασίες
Αναντιστοιχία Προβλημάτων και Λύσεων
Τα περισσότερα προβλήματα
στην διαδικασία των
προμηθειών των
Νοσοκομείων, οφείλονται
συνήθως στην κακή
επικοινωνία και συνεργασία
με εξωτερικούς εταίρους.
Οι προσφερόμενες λύσεις,
παρέχουν εργαλεία τα
οποία επικεντρώνονται σε
εσωτερικές διαδικασίες
διαχείρισης και ελέγχου
της Επιχείρησης ή του
Οργανισμού.

5. Οι προμήθειες B2B «παραδοσιακά»
Προγραμματισμός
Προμηθειών
Τεύχος
Προκήρυξης
Διαδικασία
Διαγωνισμού Παραγγελίες
Διαπραγμάτευση
& Σύμβαση
Πληρωμή
Τιμολόγηση Παρακολούθηση
Σύμβασης
Οι ηλεκτρονικές προμήθειες B2B
Έμφαση
Συστήματος
Προμηθειών
Στάδιο Διαδικασίας
Υψηλή Ωριμότητα
Χαμηλή Ωριμότητα
Το σύστημα Χαμηλής Ωριμότητας δίνει μεγάλη έμφαση στις
διαγωνιστικές διαδικασίες και δεν αφήνει ωφέλιμο χρόνο για
προγραμματισμό και παρακολούθηση συμβάσεων. Αυτό δεν προκαλεί
βελτιώσεις.
Το σύστημα Υψηλής Ωριμότητας δίνει μεγάλη έμφαση σε
προγραμματισμό και παρακολούθηση συμβάσεων και λιγότερη στις
διαγωνιστικές διαδικασίες. Για να το επιτύχει αυτό, εχει
«αυτοματοποιήσει ηλεκτρονικά» τις διαδικασίες από την προκήρυξη
εωσ την πληρωμή.
Η περιοχή
ενδιαφέροντος

6. Κόστος Προμηθειών
Άμεσο κόστος
(μετρήσιμο
σχετικά εύκολα)
Το τίμημα αγοράς
Η ανάλωση
Έμμεσο κόστος
(δύσκολο να
αποτιμηθεί)
Κόστη διαδικασιών πριν την
υπογραφή σύμβασης
•Συγκέντρωση-ανάλυση αναγκών
•Ορισμοί επιτροπών και σύνταξη προδιαγραφών.
•Συγκέντρωση και αξιολόγηση προσφορών
•Επίλυση διαφορών και ενστάσεων
•Αναφορές προς την Διοίκηση
Κόστη διαδικασιών μετά την
υπογραφή σύμβασης
•Παρακολούθηση αγορών
•Έλεγχος ανάλωσης
•Ταυτοποίηση παραγγελιών, παραδόσεων και
τιμολογήσεων
• Αναφορές προς την Διοίκηση

7. Μεθοδολογία Περιορισμού Κόστους Προμηθειών
Στόχος o κανόνας
Pareto 80% -20 %
Επικέντρωση στο 20% των
περιπτώσεων διαγωνισμών
που αντιπροσωπεύουν το 80%
του συνολικού κόστους .
Άρα αυτοματοποίηση
του 80% των περιπτώσεων
που αντιπροσωπεύουν το
20% του κόστους.
Αποδοτικότητα
Efficiency = save time
Αποτελεσματικότητα
Effectiveness = save money

8. Τυποποίηση διαδικασιών, εγγράφων,
συμβάσεων διαγωνισμών, αναφορών κλπ
Ad Hoc & Επαναλαμβανόμενες
προμήθειες μικρής αξίας (έρευνα
αγοράς και συλλογή προσφορών)
Στόχος, η καλύτερη τιμή σε σωστά
προδιαγεγραμμένα είδη (χαμηλότερη τιμή, ή
συμφερότερη τιμή)
Προμήθειεςσημαντικήςαξίας για
αγαθά, έργα και υπηρεσίες
Πριν την σύμβαση = φάση έρευνας αγοράς, και διαγωνισμού (sourcing)
Μετά την σύμβαση= Περίοδος χρήσης (procurement)
Αποδοτικότητα (χρόνος) Αποτελεσματικότητα (κόστος)
Στόχος, η αυτοματοποιημένη παρακολούθηση και ο
έλεγχος της ανάλωσης εγκρίσεις, δείκτες και στατιστικά
στοιχεία
Διαχείρισηανάλωσης
Στόχος η Αυτοματοποίηση αποστολής παραγγελιών
απαιτούμενες ροές εγκρίσεων, κατάλογοι εγκεκριμένων
υλικών, σύνδεση με προμηθευτές, ενημέρωση
Πληροφοριακών Συστημάτων
Διαχείριση Παραγγελιών
Επιλογή περιοχών δράσης
ΣτάδιοΔιαδικασιών

9. Πριν την σύμβαση = φάση έρευνας αγοράς, και διαγωνισμού (sourcing)
Μετά την σύμβαση= Περίοδος χρήσης (procurement)
Αποδοτικότητα (χρόνος) Αποτελεσματικότητα (κόστος)
Επιλογή Ηλεκτρονικών Εργαλείων
ΣτάδιοΔιαδικασιών

10. Προμήθειες εως 60.000 €
95% του χρόνου των τμημάτων προμηθειών,
καταναλώνεται για την εξυπηρέτηση αιτημάτων
αξίας μικρότερης των 60.000 €
• σε εσωτερικές διαδικασίες
• σε διαγωνιστικές διαδικασίες με
προμηθευτές
95% των περιπτώσεων των προμηθειών του
Δημοσίου, διεκπεραιώνονται χωρίς την
υποστήριξη ενός συστήματος ηλεκτρονικών
προμηθειών, προσαρμοσμένου στις ιδιαίτερες
ανάγκες και απαιτήσεις για μικρής αξίας
προμήθειες !!
• 0 - 2.500 € συμβάσεις ήσσονος σημασίας
• 0 - 20.000 € έρευνα αγοράς & απ’ ευθείας ανάθεση
• 20.000 - 60.000 € συνοπτικός διαγωνισμός

11. Προμήθειες εως 60.000 €
ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΙΧΡΗΣΤΕΣ
ΝΟΣΟΚΟΜΕΙΟΥ
Διαδικασία
Υποβολής,
Συγκέντρωσης
και
Επεξεργασίας
Αιτημάτων
ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΙΣΥΝΕΡΑΤΕΣ&
ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣΝΟΣΟΚΟΜΕΙΟΥ
Διαδικασία
Διεκπεραίωσης
Αιτημάτων
Προμήθειας με
Διαγωνιστικές
Διαδικασίες

12. Τυπική Διαδικασία
Νοσοκομείου
Προμηθευτής
Χειρουργείο
Παιδιατρική
Παθολογική
Ω.Ρ.Λ.
Νεφρολογικό
Ορθοπεδική
Επείγοντα
Ουρολογική
Γυναικολογική
Προμηθευτής
ΠρομηθευτήςΠρομηθευτής
ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΣ
Δ/ΝΤΗΣ
Έγκριση
αιτήματος
ΚΛΙΝΙΚΗ
Δημιουργία
αιτήματος
προμήθειας
ΙΑΤΡΙΚΟΣ
Δ/ΝΤΗΣ
Έγκριση
αιτήματος
ΦΑΡΜΑΚΕΙΟ –
ΑΠΟΘΗΚΗ
Αναζήτηση
ΑποθέματοςΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ
Ομαδοποίηση
Αιτημάτων
ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ
Διαγωνισμός
ΔΙΟΙΚΗΣΗ
Έγκριση
Προμηθευτής
Προμηθευτής
ΑΙΤΗΜΑ 1
ΑΙΤΗΜΑ 2
……..
Εφαρμογή
«compareONE” για την
Διαδικασία
Διεκπεραίωσης
Αιτημάτων Προμήθειας
με Διαγωνιστικές
Διαδικασίες
Εφαρμογή
για την Διαδικασία Υποβολής,
Συγκέντρωσης και Επεξεργασίας
εσωτερικών Αιτημάτων,
από κάθε Κλινική και Τμήμα του
Νοσοκομείου
προς την Δ/νση Προμηθειών

13. Παραδείγματα χρήσης σε NOΣΟΚΟΜΕΙΑ
Υποβολή, Δρομολόγηση & Επεξεργασία Εσωτερικών
Αιτημάτων Χρηστών
• Tailor made προσαρμογή εφαρμογής για το
Νοσοκομείο Καλαμάτας. Το αποτέλεσμα είναι η
απλούστευση και η ταχύτητα εκτέλεσης μίας
επαναλαμβανόμενης διαδικασίας.
Έρευνα Αγοράς, Συλλογή και Επεξεργασία
Προσφορών από Προμηθευτές
• Tailor made προσαρμογή εφαρμογής για
ηλεκτρονικούς Διαγωνισμούς στα Νοσοκομεία.
Η εφαρμογή λειτούργησε στα τέλη του 2015 σε 10
Δημόσια Νοσοκομεία.

14. Εφαρμογή για Υποβολή, Δρομολόγηση &
Επεξεργασία Εσωτερικών Αιτημάτων Χρηστών
Αρχική σελίδαΑναζήτηση ειδών από
δομημένο κατάλογο
Επιλογή ειδών και
προσθήκη στο Αίτημα
Προμήθειας
Λίστα Ολων των Αιτημάτων
Προμήθειας με εμφάνιση
καταστάσεων
Λίστα Οριστικοποιημένων
Αιτημάτων Προμήθειας με
δυνατότητα αναζήτησης μέσα
από πολλαπλά κριτήρια

15. Μητρώα, Κατηγοριοποιήσεις

16. Υποβολή, Δρομολόγηση & Επεξεργασία
Εσωτερικών Αιτημάτων Χρηστών
Σταδιακή εισαγωγή της εφαρμογής
σε ολο το Νοσοκομείο Καλαμάτας

17. compareONE
Ηλεκτρονική Έρευνα Αγοράς, Συλλογή & Επεξεργασία Προσφορών

18. compareONE
Ηλεκτρονική Έρευνα Αγοράς, Συλλογή & Επεξεργασία Προσφορών
Εισαγωγή των βασικών
πληροφοριών διαγωνισμού
μέσα από εύκολο μενού

19. compareONE
Ηλεκτρονική Έρευνα Αγοράς, Συλλογή & Επεξεργασία Προσφορών

20. compareONE
Ηλεκτρονική Έρευνα Αγοράς, Συλλογή & Επεξεργασία Προσφορών
Εισαγωγή ειδών προς
προμήθεια, είτε ανά γραμμή,
είτε με «ανέβασμα αρχείου»
excel upload

21. compareONE
Ηλεκτρονική Έρευνα Αγοράς, Συλλογή & Επεξεργασία Προσφορών
Σελίδα αυτόματης
πινακοποίησης απαντήσεων
προμηθευτών με έμφαση στις
μικρότερες τιμές ανά είδος και
στο μικρότερο σύνολο και
αναγραφή ολων των στοιχείων
που απαιτούνται

22. cosmpareONE statistics

23. cosmpareONE statisticscosmpareONE statistics
Παρουσίαση Γ.Ν. ΓΕΝΝΗΜΑΤΑΣ

24. tenderONE
Συνοπτικοί Ηλεκτρονικοί Διαγωνισμοί (κάτω των 60.000 € )
• Το περιβάλλον
Όπως και στις διαδικασίες έρευνας αγοράς, συλλογής προσφορών και αναθέσεων, δηλ. εύρους εως 20.000 € , και η
επόμενη κατηγορία δημοσίων συμβάσεων που περιλαμβάνει τους συνοπτικούς διαγωνισμούς από 20.000 € εως και
60.000 € αντιμετωπίζει τις ιδίες πιέσεις εντός των Τμημάτων Προμηθειών στα Δημόσια Νοσοκομεία. Η εφαρμογή
tenderONE ανταποκρίνεται επιτυχώς και σε αυτήν την κατηγορία προμηθειών, προσφέροντας ένα εργαλείο στα ιδια
χαρακτηριστικά και τρόπο λειτουργίας με την εφαρμογή «Έρευνας Αγοράς και Συλλογής Προσφορών» σε ότι αφορά
την απαραίτητη λειτουργικότητα, υψηλή αποτελεσματικότητα και εύκολο τρόπο χρήσης. Οι βασικές ομοιότητες &
διαφορές εντοπίζονται στα ακόλουθα.
Χαρακτηριστικό Συλλογή Προσφορών
(compareONE)
Συνοπτικοί Διαγωνισμοί
(tenderONE)
Ανταλλαγή Διευκρινήσεων μέσω του
συστήματος
Οχι ΝΑΙ
Επιτροπές Αξιολόγησης Όχι, μόνο ρόλοι ΝΑΙ, όσα και τα στάδια (αξιολόγηση
δικαιολογητικών, τεχνικής προσφοράς,
οικονομικής προσφοράς, κλπ )
Άνοιγμα προσφορών Σε μία φάση (συνημμένα και τιμές) Σε τρείς φάσεις (δικαιολογητικά, τεχνική
οικονομική)
Λίστα Δικαιολογητικών Όχι Ναι, οριζόμενα από το κάθε νοσοκομείο για
κάθε περίπτωση διαγωνισμού
Προμηθευτές Κοινοί , δεν χρειάζεται να εγγραφούν εκ νέου Κοινοί , δεν χρειάζεται να εγγραφούν εκ νέου

25. tenderONE
Ηλεκτρονικοί Διαγωνισμοί (συνοπτικοί κάτω των 60.000 € και ανω των 60.000 € )

26. tenderONE
Ηλεκτρονικοί Διαγωνισμοί (συνοπτικοί κάτω των 60.000 € και ανω των 60.000 € )

27. tenderONE
Ηλεκτρονικοί Διαγωνισμοί (συνοπτικοί κάτω των 60.000 € και ανω των 60.000 € )

28. tenderONE
Ηλεκτρονικοί Διαγωνισμοί (συνοπτικοί κάτω των 60.000 € και ανω των 60.000 € )

29. tenderONE
Ηλεκτρονικοί Διαγωνισμοί (συνοπτικοί κάτω των 60.000 € και ανω των 60.000 € )

30. Χρήστες Υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Διαγωνισμών
Τομέας Υγείας
Χρήστες Υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Διαγωνισμών
Τομέας Υγείας

31. Χρήστες Υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών
Τομέας Υγείας
Χρήστες Υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών
Τομέας Υγείας
Ανω των 200 δημοπρασιών,
Συνολικού Προϋπολογισμού 14.000.000+
Μέση Βελτίωση Προϋπολογισμού 34%
Συμμετοχή 500+ Προμηθευτών

32. Ο ρόλος της cosmoONE
H cosmoONE διαθέτει
• την εμπειρία
• την τεχνογνωσία
• την ικανότητα να προσαρμόζει τα εκάστοτε επιχειρησιακά
δεδομένα στα συστήματα
και να μπορεί να πείσει ότι αυτό που προτείνει είναι
• τεχνικά υλοποιήσιμο
• νομικά σωστό
• διαδικαστικά αποδοτικό
• εμπορικά δεοντολογικό
• και ότι αποπληρώνεται μέσα από το όφελος που ο πελάτης
θα αποκομίσει

33. Αναλυτικά στο :http://www.e-volutionawards.gr/
Διακρίσεις cosmoONE στα e-volution awards 2012- 2016

34. cosmoONE Hellas Marketsite S.A.
Η cosmoONE ιδρύθηκε τον Ιούνιο του 2000 και ξεκίνησε την εμπορική της δραστηριότητα τον Ιανουάριο
του 2001.
Στο μετοχικό της κεφάλαιο συμμετέχουν οι εταιρίες: ΟΤΕ (30,87%), COSMOTE (30,87%), Alpha Bank (15%),
ΔΙΗΝΕΚΗΣ Πληροφορική (13,18%) και Εθνική Τράπεζα της Ελλάδος (10,08%).
Σήμερα, η cosmoONE κατέχει κυρίαρχη θέση στον τομέα του διεπιχειρησιακού Ηλεκτρονικού
Εμπορίου [B2B] στη χώρα μας.
http://www.cosmo-one.gr
Στοιχεία επικοινωνίας
Τηλέφωνο: 210 2723180
Fax : 210 2723820
Email: info@cosmo-one.gr

35. Ευχαριστούμε για την προσοχή σας