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Quelques astuces pour bienpréparer votre participation à unsalonPlus que jamais, le média salon reste unevaleur sûre. En c...
Préparer les équipes :Briefez les équipes, répartissez lesrôles, organisez le planning, affutez lesargumentaires et prépar...
Un stand visible et accueillantQuel que soit le stand :modulaire, collectif, packagé, éco-conçu, en îlot…pensez à maximise...
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3- Transmettre des informationsFacilitez la transmission de vos informations. Encomplément de la plaquette traditionnelle ...
5- Faites le « pitch »Démarquez-vous, participez à une conférence etpartagez votre expertise sur une thématique en lienave...
Comment transformer sescontacts en clients après unsalon ?Trop souvent délaissé, l’après salon est un momentimportant pour...
Exploiter les fiches contactsPuis, une fois comptabilisées, attachez-vous àexploiter les fiches contacts ou le fichier exc...
Calculez le R.O.I*Sur le moment Il n’est pas évident de calculer leR.O.I.* d’une participation à un salon, lescommandes po...
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Comment participer à un salon

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Réalisé par France Evénements Services, spécialiste de l’installation générale de salons, congrès, expositions et foire, le Livre Blanc "Comment participer à un salon" retrace toutes les étapes d’une participation à un salon professionnel ou grand public et apporte conseils et astuces.

Il aborde notamment :

- la préparation du stand et des équipes,
- l’animation,
- la communication,
- la relation client sur le stand
- l’analyse de la participation et le débriefing….

Ce document est téléchargeable gratuitement : http://bit.ly/16voqng

Pour toute information complémentaire : http://www.france-evenements-services.fr

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Comment participer à un salon

  1. 1. « Livre Blanc »Commentparticiper à unsalonLes différentes étapes,conseils et astucesSpécialisé dans l’installation généraled’événements, France EvénementsServices est le partenaire desorganisateurs de congrès, foires etsalons, des parcs expositions et descentres de congrès.http://www.france-evenements-services.fr/
  2. 2. Quelques astuces pour bienpréparer votre participation à unsalonPlus que jamais, le média salon reste unevaleur sûre. En ces temps moroses, il est vitalde se recentrer sur sa relation client, de mettretout en œuvre pour aller à la rencontre de sesclients et prospects.Le salon professionnel est un des meilleursoutils pour rencontrer un public ciblé en untemps record, pour prendre le pouls dumarché et découvrir les dernières nouveautés.Bien préparer son salon, permettra d’optimiserson investissement.France Evénements Services Installateurgénéral d’événements pour les Parcs desExpositions, Palais des Congrès, ComplexesSportifs, Salles de Spectacles, CollectivitésLocales, Chambres Consulaires, SyndicatsProfessionnels, Organisateurs Privés, Centralesd’Achat, Entreprises Publiques etPrivées, GrandesEcoles, Universités, Associations, Agences decommunication et d’évènementiel… ,
  3. 3. Préparer les équipes :Briefez les équipes, répartissez lesrôles, organisez le planning, affutez lesargumentaires et préparez vos meilleurssourires.Tout doit être mis en œuvre pour séduire etaccueillir dans les meilleures conditions clientset futurs clients.Vous pouvez également pré-organiser desrendez-vous sur salon avec vos clients etprospects.France Evénements Services : Installationgénérale desalons, congrès, expositions, foires, symposium, colloque, séminaire, conférence, événements sportifs…
  4. 4. Un stand visible et accueillantQuel que soit le stand :modulaire, collectif, packagé, éco-conçu, en îlot…pensez à maximiser votre visibilité, mettez-vous à laplace du visiteur.Réalisez des supports : affiche, kakémono, poster…avec un contenu simple et clair. Le visiteur doitcomprendre en un clin d’oeil qui vous êtes et quelssont vos produits et services, jouez sur lescouleurs, essayez de vous démarquer de laconcurrence (ballon gonflable, murvégétal, comptoirs lumineux…).Utilisez les atouts de votre espace : angleouvert, poteau pour communiquer plushaut, réservez les emplacements stratégiques (l’alléeprincipale, près d’un Bar…) stand en îlot… aménagezl’espace de manière à inciter le visiteur à rentrer survotre stand.Ne pas oublier l’animation du stand :vidéo, jeu, concours, démonstration, moment deconvivialité (dégustation, café, cocktail…)France Evénements Services :location et aménagement de stand, standmodulaire, stands packagés, standscollectifs, stands en îlot, stands éco-conçus.
  5. 5. Communiquer sur votreparticipation :Annoncez sur votre site internet, blog et réseauxsociaux votre participation à la manifestation.Invitez vos clients et prospects par courrier, par mailmais également par le biais des réseaux sociaux(viadeo, linkedin, Facebook…).Communiquez sur vos nouveautés, pensez aucommuniqué de presse ou dossier de presse pourprésenter vos nouveautés aux journalistes en visitesur le salon.Utilisez les supports de communication proposés parles organisateurs du salon.Préparer un QR Code (petit code barre, carré noir etblanc) à flasher sur votre stand renvoyant vers undescriptif produit et entreprise, vous limiterez ainsile nombre d’impression de document.Prévoyez de la documentation, des cartes de visitesen nombre…En véritable architecte de l’événement, FranceEvénements Services vous accompagne danstoutes les étapes de l’organisation de lamanifestation : élaboration des plans, suivi dumontage et du démontage, accompagnementtechnique lors de l’installation desexposants, réalisation de lasignalétique, location du mobilier et de ladéco florale…
  6. 6. 1-identifier le prospectLe jeu consistera à susciter l’intérêt du visiteur et àrenseigner le plus de personnes possible tout endifférenciant les prospects des simples curieux.Allez au-devant des visiteurs, invitez le prospect àrentrer sur le stand pour une conversation plusdétaillée, mettez-le en confiance. N’oubliezpas, soyez souriant.2-Inviter le visiteur à entrer sur lestandVotre espace stand doit être un espace accueillant etvivant. Invitez le visiteur à rentrer sur le stand, às’asseoir, à boire un café.En plus de vos présentations et conseils, proposez luides démonstrations, des animations et des jeux, cecidans le but d’attirer et de créer une dynamique. Vouspouvez également prévoir des momentsfestifs, cocktail, tirage au sort, distribution degoodies, dégustation de produits régionaux…France Evénements Services propose touteune gamme de stand packagés, prêts àl’emploi et personnalisables.
  7. 7. 3- Transmettre des informationsFacilitez la transmission de vos informations. Encomplément de la plaquette traditionnelle et de lacarte de visite, mettez en ligne vos documents àtélécharger, proposez de les regrouper derrière unQR code, ou envoyez tous les éléments après lesalon…4- Qualifier son fichierUn salon est un outil idéal pour se constituer unfichier prospects qualifié.A partir d’outils fournis par les organisateurs :scan, QR code ou applications spécifiques…, ou enutilisant la bonne vieille méthode du carnet àfiche, récupérez le maximum d’informations surchaque visiteur pour pouvoir les renseigner, lesrelancer après le salon.France Evénements Services installeégalement :Cloison modulaire, moquette recyclable, unéclairage adapté répondant aux normesenvironnementales , la signalétique etpropose un services de location de mobilier.
  8. 8. 5- Faites le « pitch »Démarquez-vous, participez à une conférence etpartagez votre expertise sur une thématique en lienavec votre activité.Vous pourrez dans ce cadre présenter votreactivité, vos innovations et bénéficiez ainsi de lacommunication du salon.6- Débriefez chaque jourA la fin de chaque journée, débriefez sur le nombrede contacts, de devis, sur le nombre de clientsaccueillis. Faites le point chaque jour sur l’animationet la fréquentation du salon ainsi que sur lespréparatifs du lendemain.France Evénements Services réalise tous typesd’aménagements spécifiques :accueil, vestiaire, commissariatgénéral, service de presse, podium, salle deconférences…
  9. 9. Comment transformer sescontacts en clients après unsalon ?Trop souvent délaissé, l’après salon est un momentimportant pour faire le point, prendre du recul etestimer son retour sur investissement.En premier, pensez à analyser la qualité du salon, sacommunication, ses animations, son organisation…N’hésitez pas à faire part de vos remarques àl’organisateur au moyen du questionnaire exposant.Pensez également à organiser une réunion avec voséquipes pour réaliser le débriefing de l’organisationde votre stand, analyser votre communication et sesretombées et identifier les points à améliorer…Toujours dans l’analyse, prenez le temps d’examinerla qualité des cibles visiteurs et exposants. Avez-vousrencontré le public que vous souhaitiez ? Vosconcurrents étaient-ils présents ?L’offre produit France Evénements Servicesest parfaitement adaptée à l’organisationd’événement éco-conçu. Avec des matériauxrecyclables comme les revêtements de sol oumuraux (Tapis coco, moquette et double face100 % polypropylène, toile de jute…), l’alu desstructures de stands à 100 % recyclable, lecloisonnement certifié PEFC(mélaminé, PIN…), mais aussi des solutionsénergétiques à basse consommation.
  10. 10. Exploiter les fiches contactsPuis, une fois comptabilisées, attachez-vous àexploiter les fiches contacts ou le fichier excel quevous aurez constitué à l’occasion de ce salon.Le salon est rarement le lieu où l’on signe descommandes mais il est un très bon tremplin pourdébuter et entretenir une relation client.Intégrez vos données dans votre CRM ou fichierclients et commencez par remercier sous 8 jours lesprospects et clients qui sont venus vous rendre visite.A cette occasion joignez une documentation oumieux invitez les à une démonstration produits ouune journée porte ouverte.Pensez également à relancer les invités absents.Puis vient le temps de la relance téléphonique et durendez-vous commercial. En complément de votrefichier, il est souvent possible de réaliser un mailingsur la base visiteurs du salon en louant le fichierd’adresses. N’hésitez pas à vous rapprocher del’organisateur.France Evénements ServicesEn 5 ans, l’installateur général s’est imposé surle marché événementiel, actuellement dominépar une poignée d’acteurs.Il a constitué autour de lui, une équipe solidede professionnels aguerris, construit son offresur la proximité, la réactivité, la qualité deshommes et du matériel et la créativité. Envéritable architecte de l’événement, ilintervient et accompagne partout enFrance, les organisateurs decongrès, salons, foires, expositions, événements…
  11. 11. Calculez le R.O.I*Sur le moment Il n’est pas évident de calculer leR.O.I.* d’une participation à un salon, lescommandes pouvant prendre plusieurs mois.Il est intéressant de faire un point à 6 mois puis à 1an sur l’évolution et la concrétisation descommandes. Le calcul du R.O.I. devra tenir comptedu coût du stand (la location, l’aménagement…) maiségalement des coûts indirects commel’hébergement, le transport et la restauration dupersonnel. Ces coûts indirects pouvant dans certainscas représenter jusqu’à 3 fois le prix de location dustand.Au bout de quelques mois vous serez en capacité dedéterminer si ce salon était une bonne opérationcommerciale et si sa reconduction est envisageable.Quoi qu’il en soit, le salon reste (et surtoutaujourd’hui !) un des médias les plus pertinentspour rencontrer un maximum de personnes cibléesdans un minimum de temps.*R.O.I. Return On InvestmentFrance Evénements Services : plus de 350événements installés.Les Salons du Mariage au Carrousel du Louvre, MarieClaire Idées à la Grande Halle de laVillette, Losang’expo au CNIT, Chimie/Pharma àAlpexpo, Le Space et Artibat au Parc Expo deRennes, Technotrans, Formathèque, Logistic360, Ecorismo, le salon Européen de la Pêche en Merau Parc de la Beaujoire à Nantes, le Salon desAntiquaires et Sagetour au Parc Expo d’Angers, lesArtisanales de Chartres, la Convention d’AffairesChina Europa aux Docks Café du Havre, les 24 Heuresdu Mans, le Tour de France cycliste mais aussi denombreuses Foires : Caen, Nantes, Rouen, Saint-Brieuc, Le Havre, Fougères, Lisieux….
  12. 12. France Evénements ServicesInstallateur Général de salon,congrès, exposition, foirehttp://www.france-evenements-services.fr/Bon salon !

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