91. Introducción Gracias a las redes, los sistemas de apoyo a las decisiones han sufrido un enorme crecimiento. Uno de los principales objetivos de todas las empresas es ser innovadoras para poder ofrecerles a sus clientes mejores productos y mejor servicio. Para conseguir este objetivo es muy importante que todos los empleados estén involucrados con él y que sepan que la colaboración en grupo y el compartir las ideas entre todos es imprescindible. La colaboración y la comunicación son dos pilares fundamentales que poco a poco han ido mejorándose.
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93. Introducción Para poder mantener y gestionar el conocimiento se utiliza el groupware, también conocido como el workgroup, y este ayuda a facilitar la comunicación, la colaboración y la captura del conocimiento. El groupware permite que grupos de personas trabajen juntos y con facilidad en un proyecto, mas allá de los programas multiusuario simple. A continuación definiremos el concepto de GDSS, ya que es necesario para dar una definición concreta sobre el groupware.
94. Concepto de GDSS En la introducción, hemos nombrado los sistemas de apoyo a las decisiones, y un ejemplo de esto es el GDSS (Group decisión support system). Este sistema apoya a grupos de personas que tienen una tarea en común y se basa en computadoras.
95. ¿Qué es el groupware? El software que se usa en un GDSS toma el nombre de groupware. Estos sistemas están diseñados para ayudar a los grupos de trabajo en la comunicación, coordinación y colaboración entre ellos. Son sistemas que se basan en computadoras, que apoyan a grupos de personas con sus tareas y que proveen un interfaz a un ambiente compartido.
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97. Implementación 3.5.1 Asignar un proponente de groupware: Este paso es el pilar de la implementación ya que el proponente asignado debe ser el impulsor para dar los pasos que vendrán a continuación. 3.5.2 Escoger un proyecto modelo: Es necesario intentar hacer la implementación de un proyecto con amplia visibilidad y con un gran impacto financiero.
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100. Historia de lotus notes Lotus Notes es un sistema propietario para trabajo en grupo mediante el cual grupos de personas pueden organizar y compartir información, participar en conversaciones de grupo, distribuir informes… Ésta fue la aplicación de groupware que los sistemas de información corporativos tuvieron como punto de referencia durante la década de los 90.
101. Historia de lotus notes Notes salió al mercado en 1998 y tuvo un gran éxito, ya que fue el primer producto de groupware y estaba respaldado por Lotus e IBM. Lotus Notes era el producto ideal para organizaciones que manejaban grandes cantidades de datos y de información no estructurada.
102. Historia de lotus notes Aun así su configuración solo ofrecía el correo electrónico y los documentos en grupo como principales funciones. Las primeras intranets corporativas bajo Lotus Notes no tardaron en llegar, pero debido al alto coste de instalación y administración y a que sus herramientas son difíciles de utilizar, sólo unos pocos tuvieron el privilegio de acceder a ellas.
103. Historia de lotus notes Unos años mas tarde, gracias al éxito del Web algunas compañías empezaron a implantar sistemas de información corporativos basados en servidores Web internos (intranets). Con este nuevo invento los empleados podían acceder fácilmente a grandes cantidades de información corporativa, aunque sus herramientas no fueran tan sofisticadas como las de Notes. Por el contrario, la nueva tecnología se basaba en una tecnología no propietario y de fácil administración.
104. Tecnologías usuales del groupware Comunicaciones: Ésta se basa en la transmisión de mensajes entre usuarios o sistemas y el más común es el correo electrónico. El correo electrónico es la herramienta fundamental de todas las aplicaciones de groupware y a continuación vamos a explicar sus beneficios e inconvenientes .
105. Comunicaciones Ventajas: ● Rapidez: Por muy lejos que este un documento del destinatario se puede acceder a el en tan solo un minuto. ● Ahorro: Se ahorra en tiempo y coste con respecto al fax. ● Almacenamiento: La información puede guardarse en formato electrónico por lo que nos ahorramos el consumo de papel. ● Adjuntar otros ficheros: Permite enviar imágenes o documentos de texto junto con el mensaje de correo.
106. Comunicaciones Inconvenientes : ● El principal inconveniente del correo electrónico es que debido a que su uso es sencillo y a que cantidad de personas hacen uso del, todo esto provoca una saturación de mensajes. Al acumularse los mensajes la información de interés se pierde ya que la información que es realmente necesaria se mezcla con la que no lo es. Para solucionar este problema son necesarias reglas de clasificación, normalización de términos para denominar temas e ideas y filtros para descartar la lectura de mensajes que no interesan.
107. Actividades Son aplicaciones que permiten la coordinación y las más conocidas son las agendas de grupo. A la hora de convocar una reunión se pierde mucho tiempo en llamadas para intentar que todos los asistentes a ésta encuentren un hueco en su agenda el día y la hora propuestos. Estas agendas de grupo son capaces de buscar ellas mismas los huecos libres de todos los convocados a la reunión e incluso de avisarnos con unos minutos de antelación para poder llegar a tiempo.
108. Repositorios de conocimiento: También son conocidos como repositorios de ideas. Consiste en aprovechar todas las ideas de los miembros de una empresa, así como las formas de resolver los problemas. Antiguamente no había ningún lugar para guardar el conocimiento de las empresas pero gracias a la creación de las bases de datos, cualquier persona que se incorpore a la empresa puede obtener información fácilmente a través de éstas.
109. Workflow: Herramienta que permite circular documentos dentro de una organización a través de un proceso relativamente simple. Estos sistemas son los encargados de guiar y controlar tanto a personas como a ordenadores de forma automática, mediante la ejecución de un software instalado en una red.
110. Colaboración: Son aplicaciones que permiten que personas que están realizando un trabajo en distintos lugares puedan trabajar juntas en tiempo real. Algunos ejemplos claros serian la videoconferencia, el videotelefóno y las aplicaciones compartidas.
111. Claves para la implantación Los tres elementos básicos del groupware son la organización (las empresas que lo usan y sus objetivos), la tecnología (Notes o Web) y las personas (colaboración y adaptación). A su vez, es muy importante definir los procedimientos con los que se va a trabajar, así como la disposición que tienen los empleados para trabajar en equipo, ya sea buena o mala. Debido a que todos estos factores no se tienen en cuenta muchas implantaciones iniciales de groupware fracasan.
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113. Conclusiones Grupo: estructura en la que hay personas que persiguen la realización de un trabajo. (Clase de la universidad en la que se persigue aprobar una asignatura). Equipo : tipo específico de trabajo en grupo que se caracteriza por los tres pilares (comunicación, coordinación y colaboración) para alcanzar un resultado y solidaridad con todos sus miembros. (Hacer un trabajo entre tres personas).
115. Groupware no libre Workflux.net : Solución para administración, distribución y control de archivos y proyectos empresariales en español. Es de pago en su mayor parte, pero también tiene una opción gratuita. TalkAndWrite: Software interactivo en tiempo real que simula la interacción de dos personas que trabajan una al lado de la otra en un documento en común.
116. Groupware no libre BSCW: Entorno telemático basado en espacios compartidos de trabajo. Las siglas corresponden a "Soporte básico para trabajo cooperativo". Comercial, con licencias gratuitas para fines educativos y está traducido, entre otros idiomas, al castellano y al catalán. Redianet: Aplicación para aprovechar una sala o aula con PC en red para colaboración y la compartición de medios.
117. Groupware no libre Civinext Groupware: Plataforma desarrollada exclusivamente para administrar de manera eficiente la gestión de toda la comunicación interna y externa de una organización.
118. Groupware libre EGroupWare: EGroupware es una suite de programas libres para la empresa que están listos para el trabajo en grupo en su red corporativa. Permite la gestión de contactos, citas, tareas y muchas más cosas para todo su negocio. EGroupware es independiente de la plataforma. El servidor corre bajo Linux, Mac, Windows y otros muchos sistemas operativos.
119. Groupware libre OpenGroupWare: Solución de trabajo en grupo vía Web, de código abierto. OpenGroupware.org es una suite de aplicaciones desarrolladas especialmente para grupos de trabajo en empresas. Incluye una agenda de contactos, gestor de proyectos, calendario y un sistema CMS para gestionar contenidos en línea, además del correo electrónico. Un entorno libre y estándar, por lo que podrás usarlo en cualquier tipo de entorno, desde una interfaz Web hasta Outlook.
120. Groupware libre Zimbra Collaboration Suite: Solución de trabajo en grupo, similar al anterior, (en varios idiomas, soporta correo, directorio, agenda, mensajería instantánea, calendario, espacios de trabajo). El servidor zimbra esta disponible para Linux, Mac OS X, aplicaciones y plataformas virtuales.
121. Groupware libre Phpgroupware: Es en inglés, aunque cuenta con un demo con libre acceso en el cual pueden cambiarse las preferencias a idioma español. Consta de más de 50 aplicaciones que pueden ser mezcladas dependiendo de las necesidades del usuario (dirección de contactos, email, calendario compartido, dirección de proyectos….)
122. Groupware libre Kolab: Es en varios idiomas y soporta correo, directorio, agenda y nativamente interactúa con KDE. MediaWiki: Es un software wiki libre escrito originalmente para Wikipedia. Ahora es utilizado por otros proyectos wiki de la Fundación Wikimedia y por otras wikis.
123. Groupware libre Moodle: Es un sistema de gestión de cursos de distribución libre que ayuda a los educadores a crear comunidades de aprendizaje en línea. Este tipo de plataformas tecnológicas también se conocen como LMS (Learning Management System). Promueve una pedagogía constructivista social (colaboración, actividades, reflexión crítica, etc.). Su arquitectura y herramientas son apropiadas para clases en línea, así como también para complementar el aprendizaje presencial. Tiene una interfaz de navegador de tecnología sencilla, ligera, y compatible. La instalación es sencilla requiriendo una plataforma que soporte PHP y la disponibilidad de una base de datos. Moodle tiene una capa de abstracción de bases de datos por lo que soporta los principales sistemas gestores de bases de datos.
124. Groupware libre Open-Xchange Server: Es un sistema de mensajería instantánea y software colaborativo. Existen dos versiones de este producto: la de software propietario y la de código abierto. Tiene varias funciones como: correo electrónico, calendario, contactos o gestión de tareas totalmente integrados con opciones como base de datos documental, enlaces, gestión de permisos, proyectos, foros y base de datos de conocimiento.
125. Groupware libre Jabber: Es un protocolo libre para mensajería instantánea, basado en el estándar XML. Es el proyecto más aceptado como la alternativa libre al sistema MSN Messenger de Microsoft, al AOL o al Yahoo Messenger. Aunque es un protocolo bastante minoritario, está creciendo más cada día, gracias a los usuarios y a Google , que ha creado un cliente de mensajería instantánea que utiliza Jabber, Google Talk.
126. Groupware libre Coneix: Es una intranet de Gestión de Proyectos que facilita la recogida de todos aquellos datos que generamos durante un proyecto, que pueden sernos útiles a nosotros o al resto de la empresa en proyectos posteriores. Implementada en PHP y MySQL
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