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FIDDAYS - Comment mettre en place le RGPD au sein de sa societe ?

  • 1. Fidaquitaine© - Atypicom© - RGPD Consulting© 4/07/2018 Comment mettre en place le RGPD au sein de sa société ? N°19
  • 4. Fidaquitaine© - Confidentiel RGPD ET NOUS … CITOYENS Des principes simples … pour nos données privées Individus Propriétaires de leurs données droits pour contrôler leurs utilisations Organisations dépositaires temporaires Responsable Utilisations Confidentialité & Sécurité
  • 5. Fidaquitaine© - Confidentiel DONNÉES A CARACTERE PERSONNELLE (DCP) Toutes informations (directes ou indirectes) relatives à une personne physique permettant de l’identifier ou de la rendre identifiable supports papier ou numérique … comportements détails d’utilisation adresse IP Plaques immatriculations Géolocalisation Photos Vidéos ContactsImages Images Cartes de visite Profilage NIR Permis de conduire Données génétiques Données biométriques adresses physiques Nom & prénom
  • 6. Fidaquitaine© - Confidentiel DCP DITES SENSIBLES Données à Caractère Personnel sensibles attentions et règles particulières Origine raciale Appartenance syndicale Origine ethnique Convictions religieuses Positions philosophiques NIR Données de santé Données biométriques Données génétiques Vie sexuelle Orientation sexuelle
  • 7. Fidaquitaine© - Confidentiel TRAITEMENTS Traitements Toutes opérations automatisées ou non appliquées à des données ou à des ensembles de Données à Caractère Personnel Organisation Structuration Utilisation Consultation Adaptation Modification Collecte Enregistrement Conservation Rapprochement & Interconnexion Diffusion Communication par transmission Extraction Limitation , effacement & Destruction
  • 9. Fidaquitaine© - Confidentiel RGPD : ENJEUX Confiance numérique Responsabilité sociétale RGPD, socle & visibilité de l’engagement Entrepreneur d’aujourd’hui Transparence Traçabilité Responsabilité Application & sous-traitance
  • 10. Fidaquitaine© - Confidentiel RGPD : RISQUES CAC Nouvelles normes de contrôle ACHATS Nouveaux critères Déférencement REPUTATION Dégradation / engagement sociétal AMENDES CNIL Contrôle ou réclamations ACTIONS PENALES Membres de l’écosystème DENONCIATIONS Concurrents ou autres
  • 11. Fidaquitaine© - Confidentiel CONFORMITE EN 5 ETAPES 3 Registre des traitements Mise en conformité 4 RGPD Sensibilisation & formation 5Animation & Evolutions DPO Existant / RGPD Etat des lieux 2 1 Nomination officielle CNIL Informations internes & IRP Data Protection Officer
  • 12. Fidaquitaine© - Confidentiel I. DPO : OBJECTIFS Interagir si besoin avec l’autorité de contrôle Présenter un rapport & évaluation des risques annuelles Assurer les médiations avec les “personnes concernées” Etablir & maintenir la documentation de conformité Informer et sensibiliser Diffuser une culture RGPD Veiller au respect du cadre légal RGPD Supporter, responsabiliser les acteurs et alerter son RT Analyser, investiguer, auditer, contrôler
  • 13. Fidaquitaine© - Confidentiel I. DPO : MISSIONS DPO Interne DPO Externe DPO Interne • Salariés à disposition • Maîtrise du temps affecté Risques Conflit d’intérêt (PDG, DG, DAF, DRH, DSI, Dirco, DirMkg) • Capacité à avoir une vision ’Business’ • Capacité à interagir avec une Direction Générale DPO Externe  Prestataire spécialisé mutualisé  Veille continue et permanente sur le RGPD Approche projet  Angle de vue externe, hors du jeu politique interne  Coordinateur projet, arbitrage entre les services  Professionnels de la donnée et du droit  Approche business, expérience globale  Compétences définies par le RGPD et lignes directrices G29 (WP 243)  Rattachement au plus haut niveau de l’organisation  Indépendance requise par rapport au Responsable de traitements  Attention aux conflits d’intérêt (interne & externe)
  • 14. Fidaquitaine© - Confidentiel II. ETAT DES LIEUX - OBJECTIFS 01Responsable de Traitements Co-traitant & Sous-traitant Qualifier le périmètre Données & Traitements Cartographier 02 03les traitements Analyser & Qualifier Risques juridiques, Confidentialité & Sécurité des données Evaluer04 05Préconisations & priorisations des actions à mener Définir Analyser les écarts entre l’existant et la conformité RGPD
  • 15. Fidaquitaine© - Confidentiel II. ETAT DES LIEUX - METHODES Interviews des processus métiers de l’organisation Gérer confidentialité & sécurité Organiser la chaîne de valeurs Structurer et garantir Les relations Traitements réalisés et conséquences Analyser les collectes
  • 16. Fidaquitaine© - Confidentiel II. ETAT DES LIEUX - LIVRABLES A partir des processus métiers Etat des lieux Plan d’action 2 Itération des … Non-conformités Risques Evolutions à prévoir Régulations s/traitants Conformité des outils Préconisation priorisation Registre des traitements Déclinaison du Registre des traitements 3 CR Entretiens Compte-rendus d’entretien normalisés Envoyés aux interviewés et chef de Projet 1
  • 17. Fidaquitaine© - Confidentiel III. ORGANISER LA CONFORMITÉ 1Harmoniser la gestion des DCP Mettre à jour la documentation juridique (Préconisations indicatives) 2 3Elaborer le registre des traitements Mettre en musique le RGPD dans son organisation Construire les process (accompagnement) 4 5Organiser la gouvernance de la donnée (accompagnement)
  • 18. Fidaquitaine© - Confidentiel III. REGISTRE DE TRAITEMENTS Finalités du traitement Fondement(s) juridiques Principales & Secondaires Description DCP concernées Catégorie Description Durée de conservation Niveau de risques (et/ou DCP sensibles) Etudes d’impact éventuelles Personnes concernées Catégorie de personnes principales Catégorie de personnes secondaires Description Destinataires Internes & externes Liste des destinataires Description Sous-traitances réalisées Nature & détails ST Supports associés Documents papier Logiciels Bases de données Service(s) en charge du traitement Identification du service Nom(s) des responsables Responsable(s) des droits d’accès Responsable(s) des réclamations Mesures de sécurité Organisationnelles & Techniques Règles de confidentialité Modalités effacement / Destruction Modalités stockage (lieux et modalités) Transfert hors UE Qualification & pays Organisme destinataire Description
  • 19. Fidaquitaine© - Confidentiel III. MISE A JOUR DOCUMENTATIONS LEGALES Canaux numériques Formulaire de contact Charte Confidentialité - RGPD CGU - CGV RH Règlement intérieur Avenants contrat de travail Consentement et charte candidats Avenant intérimaires – stagiaires – prestataires Traçabilité sensibilité & formation Achats Formalisation des co-traitances Avenants clauses sous-traitance Contrôle présence fonctionnalités RGPD Collecte des Registre des activités de sous-traitance Marketing & Ventes Intégration licéité RGPD par contrats Gestion des emailings (opt out) Procédures commerciales RGPD Juridique Formulaire de consentements Mentions d’information Registre des traitements Organisation des droits d’accèsInformatique Charte utilisation moyens informatiques Charte Administrateurs Habilitations confidentialité Plan de sécurité informatique Si transfert de données à l’étranger CCT (clause contractuel type) BCR (clauses contraignantes groupe)
  • 20. Fidaquitaine© - Confidentiel IV. SENSIBILISATION & FORMATION Formation des salaries gérant des DCP Formation au process métiers dans le contexte métier Direction Générale Compréhension des principes et des enjeux Tous les salariés Intégration des enjeux RGPD pour l’entreprise Sensibilisation Formation Signature des avenants au contrat de travail
  • 23. 23 3 av. Georges Clemenceau 33150 CENON 05 56 40 94 20 26 rue Chanzy 24000 PERIGUEUX 05 53 46 65 16 www.FIDAQUITAINE.com ENSEMBLE, C U L T I V O N S V O T R E R É U S S I T E !