integració SAP - Documentum

1. Integració SAP - Documentum
Direcció de Sistemes d’Informació
Sant Boi, 18 de Novembre de 2010
ELS NOSTRES VALORS: Qualitat professional, Equip, Desenvolupament i Compromís

2. INDEX
1. Presentació del Consorci Sanitari Integral
2. Objectiu del projecte
3. Avantatges d’utilitzar un Gestor Documental
4. Fonts de dades
4. Organització de la informació a Documentum
5. Consulta d'històries clíniques a Documentum
6. Explotació de dades

3. Presentació del CSI: Els nostres centres
Hospitals:
• Hospital Sant Joan Despí Moisès Broggi
• Hospital General de l'Hospitalet
• Hospital Sociosanitari Hospitalet
• CAI Hospital Dos de Maig
Atenció Primària:
• CAP Collblanc
• CAP La Torrassa
• CAP Sagrada Familia
• CAP Gaudí
Residències i Centres de dia:
•Residència Francisco Padilla
•Residència Collblanc
Centres de Rehabilitació
Servei d'Atenció Domiciliària
Centre de Serveis Compartits

4. Presentació del CSI: Sistemes d’Informació
• Gestió econòmico – logística: SAP R3
• Hospitals:
• SAP ISH i SAP ISH/Med
• Departamentals (Documentum, Innovian, Servolab, Cache,
Synapse, Trace Master, ...)
• Universe
• Atenció Primària: OMI-AP
• Residències: Aegerus
• Centres de Rehabilitació: SAP ISH i ISH/Med
• Servei d'Atenció Domiciliària: GESAD

5. OBJECTIU
Punt de partida:
Carpetes d’Històries a paper
H.C. Informatitzada a SAP
Documentació de sistemes pre-SAP

6. OBJECTIU
Punt de partida:
Carpetes d’Històries a paper
H.C. Informatitzada a SAP
Documentació de sistemes pre-SAP
Unificar tota la documentació clínica

7. OBJECTIU
Punt de partida:
Carpetes d’Històries a paper
H.C. Informatitzada a SAP
Documentació de sistemes pre-SAP
Unificar tota la documentació clínica
Hospital sense papers ( amb pocs papers)

8. OBJECTIU
L’objectiu del projecte era disposar un repositori per la
documentació clínica integrat amb la Historia Clínica del pacient.
Introduir la documentació des dels equips de digitalització
respectant la organització documental de la Historia Clínica
del Pacient
Catalogar i organitzar tota la informació digitalitzada
Recuperar des de SAP la Historia Clínica del Pacient.
Deixar de moure paper (Arxiu Servei de digitalització)
Accés a la HC des de qualsevol centre del CSI

9. AVANTATGES D’UTILITZAR UN GESTOR DOCUMENTAL
Implantació d’una solució ECM (contingut empresarial unificat) global
per a tots els Centres del CSI
Emmagatzemar qualsevol tipus de contingut electrònic: ofimàtica,
imatges, emails, informes, etc
Disposar d’un repositori de contingut únic per a tota la
organització que garanteixi els principis de escalabilitat, fiabilitat i
seguretat
Proporcionar eines per a que sigui fàcilment integrable i
interoperable amb altres sistemes (API, WebServices, CMIS, etc)
Proporcionar serveis horitzontals: Seguretat, Auditoria, Cicle de
Vida, BPM, Cerques, etc

10. FONTS DE DADES
En el CSI actualment es contemplen 4 fonts de dades:
HC Paper - Digitalització dels documents de les HC en suport
paper
Programes de gestió anteriors (Universe / Caché) - Carrega de
totes les HC dels antics programes
DVDs Digitalitzats - Carrega de les HC de l’arxiu passiu
dipositades en DVDs
Interfícies - Carrega de documents de resultats generats per
programes integrats amb SAP

11. FONTS DE DADES - ESTRUCTURA

12. DETALL IMPORTACIÓ DE DADES
Abans de digitalitzar es realitza internament el següent procés:
NIVELL PACIENT NIVELL EPISODI
Documentum
Documentum
Si Si
Si Actualización
Actualización Existe la HC en Existe el episodio en
Existe la HC en automática HC
automática HC documentum? documentum?
documentum? digital
digital
No No
No
SAP Documentum
SAP Documentum
Si Si Recuperación Creación
Recuperación Creación Existe el número de datos
Existe la HC en Existe la HC en automática HC
datos automática HC Episodio en SAP? demográficos y
SAP? SAP? digital
demográficos digital datos episodo
No No No
El sistema no El sistema no
permitirá permitirá
digitalizar digitalizar
Dades recuperades de SAP: Nº HC, nom Dades recuperades de SAP : Les mateixes que en
pacient, 1er cognom, 2º cognom, nom i el cas anterior més, servei, diagnòstic principal,
cognoms (concatenats), data naixement i data inici i data final
CIP

13. FONTS DE DADES – DIGITALITZACIÓ HC PAPER
El procés de digitalització es realitza
Equips multifuncionals
Pantalla tàctil
Dades demogràfiques s’importen a Documentum automàticament des de SAP.

14. FONTS DE DADES – MIGRACIÓ UNIVERSE / CACHÉ
• S’utilitza el mateix procediment per a migrar les dades dels dos programes
• S’extreu la informació d'ambdós sistemes i es generen els documents per a
cadascú dels registres existents
Nombre Atributo Obligatorio? Nombre Atributo Obligatorio?
Número HC Si Tipo de documento Si
Nombre paciente Si Número episodio No
Primer apellido Si Tipo episodio No
Diagnóstico
Segundo apellido No No
principal
Nombre y apellidos
No Centro Si
(junto)
Fecha de nacimiento No Fecha inicio No
CIP No Fecha final No
Carpeta Si Fecha realización No
Agrupador No Ruta a la imagen Si
Servicio No

15. FONTS DE DADES – IMPORTACIÓ ARXIUS DIGITALS
• Existència documentació en format digital. (p.ej exploracions
complementaries)
• Utilització de la acció de “Importar” del Gestor Documental.
• Aquest procés requereix la mateixa indexació que per a la documentació
en paper

16. FONTS DE DADES – INTERFICIES PROGRAMES EXTERNS
• Es genera en una carpeta específica un arxiu amb una identificació unívoca de
la petició de la prova.
• Aquests resultats pugen al gestor documental mitjançant un procés automàtic i
proporciona una URL de accés.
• La URL de accés s’enllaça amb el botó de SAP corresponent a la petició.

17. ORGANITZACIO DE LA INFORMACIÓ
• La plataforma permet emmagatzemar de manera
estructurada la documentació de les Histories
Clíniques.
• La estructura de carpetes es personalitzable segons
els criteris mèdics i de normativa de la comissió
d’històries de la organització.
• Un cop definida la estructura de carpetes es crea de
forma dinàmica segons s’incorpora la documentació i
te un manteniment fàcil

18. ORGANITZACIO DE LA INFORMACIÓ
Exemple de estructura a Documentum

19. ORGANITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ
També ens permet disposar d’atributs que permeten catalogar i indexar la
documentació del Gestor Documental

20. ORGANITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ - FUSIONS
• La fusió es realitza a SAP i s’informa a Documentum
• Un procés automàtic mou la informació en el gestor
documental
• Es crea en cada document traspassat un atribut per a la data
de fusió, un pel nº de HC fusionada i un check on s’indica si
prové o no d’una fusió.
HC 2
HC 1 HC 2 Proceso
Fusionar automático Informe 1
Informe 2
Informe 1 Informe 3 Informe 3
Informe 2 Documento1 Documento1

21. CONSULTA D'HISTÒRIES CLINIQUES
Existeixen diverses formes de consultar la informació en el Gestor
Documental:
Des de SAP:
• Historia clínica digitalitzada
• Accés a resultats de una interfície
Webtop:
• Accés a tot el arxiu de pacients.

22. CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – ACCÉS SAP
Es permet l'accés des de SAP a tota la historia digitalitzada del pacient seleccionat
i la navegació pels documents.

23. CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – ACCÉS SAP

24. CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – ACCÉS SAP

25. CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – HC DIGITALITZADA

26. CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – MIGRACIÓ

27. CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES - RESULTATS

28. CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – INFORME D’ALTA

29. CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – CURS CLÍNIC

30. CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – CURS CLINIC

31. CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – SAP INTERFICIES
Es permet l'accés al document de resultats seleccionat, però no es permet navegació per la
resta de documents de la historia digitalitzada.

32. CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES – SAP INTERFICIES

33. CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES

34. CONSULTA D’HISTÒRIES CLINIQUES - WEBTOP
Es una aplicació web del gestor documental per accedir a tot l’arxiu de pacients.
Aquest accés està destinat a usuaris avançats d’arxiu o documentació.
Les accions possibles depenen dels permisos assignats a cada rol.
En aquests moments en el CSI tenim 3 tipus d’usuaris: arxiu, documentació, i
administrador.

35. EXPLOTACIÓ DE DADES
El gestor documental disposa també d’una eina de cerques avançades que permet la
localització i explotació dels documents emmagatzemats en el sistema.

36. INTEGRACIÓ SAP - DOCUMENTUM
MOLTES GRÀCIES !!!