IBM BLUEWORKS LIVE
Découverte et Documentation Cloud-Based des Processus de
Business
Francesco Maria Rivera
IBM Digital Of...
Sommaire
IBM BLUEWORKS LIVE .................................................................................................
IBM BLUEWORKS LIVE
1. Introduction
Toute organisation a besoin de comprendre et de documenter ces processus. Que ce soit p...
Figure 1: User Management in the Blueworks Live Admin Console
Au-delà de pouvoir disposer des autorisations dans le cadre ...
Figure 3: The Discovery Map view of a process
Figure 4: The Process Diagram view of a process using BPMN (automatically ge...
6. Fonction de recherche
La fonctionnalité de recherche de Blueworks Live permet aux utilisateurs de naviguer rapidement
s...
8. Importation
Blueworks Live vous permet d'importer et de manipuler des diagrammes Visio (dans .vdx ou .vsdx
formats). Ce...
Figure 9: An expanded sub-process
Comme anticipe’, les processus liés peuvent être utilisés comme un processus 'enfant' ré...
Blueworks Live permet la création d’une vaste documentation des processus à partir du diagramme,
avec tous les détails qui...
IBM Blueworks Live Overview August 2015
Les utilisateurs peuvent également prendre notes des problèmes liés au processus /...
de vérification pour la Fonction Audit complète de l'activité qui peut être commandé par date ou par
utilisateur et filtré...
Figure 18: Process analysis view in Blueworks Live showing cost, value add and policies
La fonctionnalité d’analyse permet...
d'intervenants ( stakeholders) après chaque interaction de développement pour faciliter un
processus agile de modélisation...
IBM Blueworks Live Overview August 2015
Figure 21: A DMN 1.0 decision diagram for expense approval
L'arborescence décisionnelle de Blueworks Live est basée sur le...
Figure 23: Blueworks Live "Where Used" feature for a decision
Les décisions peuvent être recherchées en utilisant la fonct...
20. Mise en route rapide - Matériaux en ligne
Blueworks Live offre un accès à environ 100 démarrages rapides, modèles de m...
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  1. 1. IBM BLUEWORKS LIVE Découverte et Documentation Cloud-Based des Processus de Business Francesco Maria Rivera IBM Digital Offer Specialist francesco.rivera@ie.ibm.com Aout 2015
  2. 2. Sommaire IBM BLUEWORKS LIVE ............................................................................................................................. 2 1. Introduction ................................................................................................................................ 2 2. Cloud-Based Découverte et Documentation de processus de business...................................... 2 3. Gestion des Utilisateurs............................................................................................................... 2 4. Facilité d'utilisation....................................................................................................................... 3 5. Utilisation des espaces d'organisation de l'information du processus....................................... 4 6. Fonction de recherche................................................................................................................. 5 7. Modélisation de processus Standard Based.............................................................................. 5 8. Importation................................................................................................................................... 5 9. Decomposition des Processus .................................................................................................... 6 10. Modélisation des processus collaboratif.................................................................................... 7 11. Capture de la Documentation................................................................................................... 7 12. Versioning avec photos et pistes d'audit .................................................................................... 9 13. Edition des Processus ................................................................................................................. 10 14. Analyse...................................................................................................................................... 10 15. Playback des Processus................................................................................................................11 16. Exportation.................................................................................................................................. 12 17. Personalisation du Look and Feel de Blueworks Live ................................................................. 12 18. Découvert & Documentation des Decisions ............................................................................... 12 19. Au delà de Blueworks Live .......................................................................................................... 14 20. Mise en route rapide - Matériaux en ligne............................................ .................................... 15 IBM Blueworks Live Overview August 2015
  3. 3. IBM BLUEWORKS LIVE 1. Introduction Toute organisation a besoin de comprendre et de documenter ces processus. Que ce soit pour un projet d'amélioration des processus, pour créer de la visibilité, ou pour former de nouveaux employés, la documentation des processus est une partie essentielle du parcours vers l'excellence d'une entreprise. Cependant, il est souvent difficile de les documenter parce que la connaissance des processus d'une organisation est souvent cachée: il n’existe que dans l'esprit des individus. Les outils de modélisation de processus d'aujourd'hui ne sont souvent pas conçus pour être simples, structurées et facile à utiliser, mais IBM Blueworks Live (BWL) est conçu spécifiquement à cette fin. Il est une plate-forme de collaboration pour le processus de décision et de découverte dans le cloud. Il fournit un ensemble complet d'outils pour la découverte et la documentation des connaissances importantes du processus, tout en étant exceptionnellement facile à utiliser. Les équipes peuvent facilement être parties des connaissances de l'expertise et de toute l'organisation pour capturer, lancer, analyser et améliorer les processus de business. 2. Découverte et Documentation Cloud-Based des Processus de Business Blueworks Live conserve toutes vos ressources liées aux processus en un seul environnement, de sorte que toutes les personnes impliquées dans le processus peuvent être sur la même page. Tous les intervenants peuvent trouver la version unique de la vérité sur tous les processus. Lors de la connexion, les utilisateurs peuvent voire immédiatement qui a fait un changement ou commenté un processus ou ils sont impliqués. En outre, deux ou plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur le même processus en même temps : tous les changements sont présentés instantanément à tous les utilisateurs. Grâce à sa prestation sur le Cloud, Blueworks Live est accessible par un navigateur Web * et de nouvelles versions sont publiées 4 fois par an, avec de nouvelles fonctionnalités qui sont souvent le résultat de demandes des clients. Blueworks Live est disponible dans le monde entier avec les utilisateurs dans plus de 90 pays et traduit dans le groupe 10 une des langues. * Blueworks Live supports officiellement IE8, IE9, IE10, Firefox ESR releases, and Chrome 3. Gestion des Utilisateurs Blueworks Live offre trois principaux types de licences: éditeur, contributeur et spectateur. Comme la même ressource peut être impliquée dans plusieurs processus, la fonction des droits d'accès permet à l’utilisateur, a’ titre d’exemple, d'être un éditeur sur un processus et un contributeur sur un autre, etc. Un éditeur peut créer, modifier et partager des artefacts dans Blueworks Live alors qu’un contributeur a accès en seule lecture pour traiter les artefacts, mais peut laisser des commentaires afin que leur entrée soit capturée lors de la conception de processus. Les spectateurs peuvent voir un processus publiée en seule lecture et ne peut pas contribuer ou commenter. Les spectateurs peuvent accéder aux éléments sociaux de Blueworks y compris les flux d'activité, pour voir les activités autour des processus sans participer activement. Cela permet l'accès au compte sans l'aide d'une licence payante, par exemple, à des fins d'administration. Les utilisateurs disposant de droits d'administrateur peuvent facilement gérer les utilisateurs au sein de leur compte à partir de l'écran d’Admin: Blueworks Live Overview August 2015
  4. 4. Figure 1: User Management in the Blueworks Live Admin Console Au-delà de pouvoir disposer des autorisations dans le cadre du modèle de licence, vous pouvez également gérer les autorisations au niveau de l'espace: Figure 2: Space-level access management Il y a trois groupes d'utilisateurs inclus par défaut: tous les éditeurs, tous les contributeurs, et toute la Communauté. Ces groupes sont remplis en fonction du type de licence. En outre, les utilisateurs et groupes d'utilisateurs peuvent être ajoutés individuellement, ou supprimés à partir d'un espace. 4. Facilité d'utilisation Traditionnellement, en raison de leur nature complexe les outils de cartographie des processus ont été utilisés uniquement par un groupe restreint de personnes qui sont des experts dans l'outil lui- même - et pas nécessairement des experts dans le processus étant mappés. En utilisant Blueworks Live, les processus de business peuvent être décrites à partir d’une liste à puces (la vue Mappe de Reconnaissance) à partir de laquelle Blueworks Live générer automatiquement un diagramme de processus BPMN (la vue de Diagramme de Processus). Les utilisateurs peuvent ainsi créer des processus compatible au BPMN 2.0, sans la nécessité d’être professionnels BPMN. Réaliser une correcte mise en page BPMN est automatique et rapide parce que Blueworks applique à l'utilisateur de construire un modèle qui est conforme aux standard BPMN grâce à l'utilisation du drag and drop auto lay-out Pour plus d'informations sur BPMN s'il vous plaît se référer au chapitre 7 (basée sur des normes de modélisation de processus). IBM Blueworks Live Overview August 2015
  5. 5. Figure 3: The Discovery Map view of a process Figure 4: The Process Diagram view of a process using BPMN (automatically generated) 5. Utilisation des espaces d'organisation de l'information du processus Un espace dans Blueworks Live est synonyme à un dossier dans votre système de fichiers local. Les espaces peuvent être imbriqués dans d'autres espaces pour créer une hiérarchie des informations de processus bien organisé. La hiérarchie est définie par votre organisation et peut être décomposé par la géographie, fonction, par projet ou une autre catégorisation de votre choix: Figure 5: Creating a space hierarchy of process information (example 1) IBM Blueworks Live Overview August 2015
  6. 6. 6. Fonction de recherche La fonctionnalité de recherche de Blueworks Live permet aux utilisateurs de naviguer rapidement son compte pour l'espace, processus, décision ou autre artefact. La fonction de marquage (préféré) peut être utilisée pour classer et identifier vos zones et les objets dans votre zone de travail. L'usage des Tags permet la navigation et la recherche plus facile à utiliser. Figure 6: Blueworks Live search & filter feature 7. Modélisation de processus Standards-Based Business Process Model and Notation (BPMN) est la notation graphique standard utilisé dans la définition des processus de business. Il est un ensemble standard des formes et des interactions qui définissent comment un processus doit être documenté pour plus de clarté et de cohérence. Vous pouvez voir des exemples en standard BPMN ci-dessous. Blueworks Lives est conforme à une sous-classe de la dernière spécification BPMN 2.0 pour fournir une fonctionnalité maximale sans de confusion pour les nouveaux utilisateurs avec des options différentes. Lorsque les utilisateurs se familiarisent avec la mise en œuvre de BPMN dans Blueworks en direct, vous pouvez toujours utiliser plusieurs caractéristiques de l'instrument. Pour plus d'informations sur BPMN, voir www.BPMN.org Figure 7: Example BPMN 2.0 process diagram (hiring process)
  7. 7. 8. Importation Blueworks Live vous permet d'importer et de manipuler des diagrammes Visio (dans .vdx ou .vsdx formats). Ce courte clip YouTube montre un exemple de comment cela fonctionne: https://www.youtube.com/watch?v=NbY1b4tjIEw Vous pouvez également importer modèles BPMN 2.0 et 2.1 et XPDL en Blueworks Live 9. Decomposition des Processus Blueworks Live permet la décomposition de processus afin de montrer la répartition des processus au sein du projet / géographie / zone spécifique fonctionnelle, etc. Les utilisateurs peuvent afficher tous les processus qui composent le processus de haut niveau et d'identifier les relations et les dépendances entre eux. Une façon d'encapsuler les étapes logiquement liées au sein d'un processus de haut niveau (ou «parent») est d'utiliser un sous-processus. Un sous-processus peut être consulté à un niveau élevé ou comme une seule activité dans le processus parent, ou vous pouvez descendre dans le sous- processus pour une vue plus détaillée de son contenu. Le sous-processus peut être partagé entre différents processus, quand il est récurrent. Figure 8: A collapsed sub-process Un processus sous élargi s’ouvre en conformité avec le schéma de parent (car ils font partie du même modèle XML sous-jacent) pour assurer que les relations soient claires:
  8. 8. Figure 9: An expanded sub-process Comme anticipe’, les processus liés peuvent être utilisés comme un processus 'enfant' réutilisables (sous-processus). Parce que le sous-processus est défini en détail dans le modèle XML séparé, le sous-processus peut être utilisé plusieurs des processus parents (de haut niveau): Figure 10: Hovering the mouse over a linked process 10.Modélisation des processus collaboratif La facilité d'utilisation et le faite qu’il soit web based, font de Blueworks Live un instrument inclusif à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation, a’ travers l'ensemble des ces fonctions et lieux. Conçu comme un «Réseau Social » pour participer d’une manière collaborative a la découverte et à la conception de processus, Blueworks Live devient la plate-forme de communication centrale pour la collection, le partage et l'amélioration des processus de business. Figure 11: Built-in instant messaging feature in Blueworks Live Fonctions intégrées de communication telle que la messagerie instantanée, fils de nouvelles en temps réel et la possibilité de laisser des commentaires, permettent aux utilisateurs de traiter et de réagir immédiatement sur les parties concernant leurs projets et activités. Aussi, toutes les modifications apportées à un processus par un seul utilisateur, se refléteront en temps réel sur tous les autres utilisateurs impliqués dans le processus, ce qui permet la conception de processus à distance avec la relative documentation. 11.Capture de la Documentation
  9. 9. Blueworks Live permet la création d’une vaste documentation des processus à partir du diagramme, avec tous les détails qui y sont contenues, afin d'avoir un résultat nette et lisible : Figure 12: Capturing process documentation in Blueworks Live Blueworks possède des propriétés « out of the box » comme «participant», «business owner», «experts», «Systèmes», etc., ainsi que des propriétés personnalisées qui peuvent être ajoutés par l'utilisateur pour capture propriétés spécifique de l’entreprise. Des informations spécifiques concernant les processus sur les fournisseurs et les clients ainsi que sur les Input et Output, peuvent être capturé et affiché dans une table SIPOC: Figure 13: SIPOC (Supplier, Input, Output, Customer) Analysis in Blueworks Live
  10. 10. IBM Blueworks Live Overview August 2015 Les utilisateurs peuvent également prendre notes des problèmes liés au processus / activités, les lier aux politiques de l'entreprise. Pièces jointes, telles que des documents Word, des fichiers PowerPoint et images peuvent être téléchargées et liées à des processus / activités pour acquérir les informations existantes que les utilisateurs peuvent voir lors de la visualisation du processus. Toutes ces informations peuvent être utilisées de différentes façons pour analyser le processus d'amélioration au cours du processus d'analyse (voir la section 14 "processus d'analyse»). Figure 14: Adding attachments to the process model documentation in Blueworks Live 12.Versioning avec photos et de pistes d'audit Le contrôle de version est facile avec Blueworks Live, car tous les utilisateurs vont chercher le même modèle de processus. Il existe un mécanisme de «instantané» pour sauvegarder l'état d'un modèle de processus à un certain moment afin que les utilisateurs peuvent enregistrer un instantané avant de faire des échanges, dans le cas où l'échange ne fonctionne pas comme prévu ou que l’on décide de revenir à la version précédente. Snapshots automatiques sont créés à intervalles fréquents lorsque vous apportez une modification à un processus, et il y a une possibilité de créer des processus automatisés qui vont être sauvé à certains moments. Figure 15: Creating a snapshot of the process model in Blueworks Live Avec Blueworks Live Control Version, vous pouvez voir l'évolution d'un processus et les modifications apportées au fil du temps. Un flux d'activité est automatiquement créé, qui répertorie toutes les activités dans l'espace ou dans le compte pour les 30 derniers jours. Cela crée une piste
  11. 11. de vérification pour la Fonction Audit complète de l'activité qui peut être commandé par date ou par utilisateur et filtrée pour afficher uniquement les éléments l'utilisateur individuel est impliqué («suivre»): Figure 16: An example activity stream in Blueworks Live 13.Edition des Processus Quand un processus / décision est prêt à être partagé, il y a une fonction d'édition en Blueworks Live. En publiant une version d'un processus ou d'une décision, cela est désigné comme la «version of record » de cet artefact - pour assurer que tout le monde regarde la version que vous voulez qu'ils soient regardés. Quand un utilisateur navigue à l'artefact, ils sont pris à la version publiée: Figure 17: “Published” badge Il existe également une caractéristique out-of-the-box liée à la gouvernance qui permet aux utilisateurs d'obtenir l'approbation avant de publier un artefact. L'utilisateur peut lancer un workflow en accord avec sa gouvernance, dans lequel une série de tâches d'examen et d'approbation seront envoyé à un ou plusieurs réviseurs, avec le but pour eux d'approuver officiellement la publication de cet artefact. Les réviseurs seront avisés de tâches d'approbation en attente et peuvent naviguer au schéma processus / décision d'accomplir leurs tâches dans le contexte. 14.Analyse Le processus ”As Is” peut être analysé et amélioré afin de créer un "To Be" processus et aider à concentrer l'organisation sur l'amélioration des processus. L'information recueillie au sujet d'un processus (voir la section 11 « Documentation Capture ») dans Blueworks Live peut être superposées sur le diagramme de processus pour l'analyse visuelle:
  12. 12. Figure 18: Process analysis view in Blueworks Live showing cost, value add and policies La fonctionnalité d’analyse permet pour l’utilisateur de sélectionner les propriétés que l’on veut analyser, pour afficher cette information sur le dessus du diagramme de processus dans un style «heat map ». Ceci peut être utilisé pour identifier les domaines potentiels pour les efforts d'amélioration des processus et de se concentrer sur les goulets d'étranglement, comme dans les domaines de processus à haut risque. 15.Playbacks des Processus Ainsi que pour l'analyse des processus menée selon différents paramètres, les utilisateurs peuvent également effectuer des «what if analysis» dans les modèles créés. Cette fonctionnalité, en «seule lecture », est conçue pour simuler des scénarios différents, par des voies différentes, résultat du modèle de processus et des différents parcours que cela peut prendre : Figure 19: Process Playback mode in Blueworks Live stepping through the "happy path" of the process Propriétés sont affichés pour chaque étape, avec un total cumulatif calculé pour chaque trajet (par exemple, le coût total, le temps de cycle total) pour des comparaisons et des analyses. Cette fonctionnalité est utile pour la reproduction du modèle du processus vers un groupe
  13. 13. d'intervenants ( stakeholders) après chaque interaction de développement pour faciliter un processus agile de modélisation. 16.Exportation Les données peuvent être générées automatiquement dans une présentation PowerPoint, un document Word, Excel ou PDF afin de partager cette information avec un public plus large de parties prenantes du processus dans l'organisation. En outre, les processus créés dans Blueworks Live peuvent être exportés en XPDL 2.1, BPMN 2.0 et XML. 17.Personalisation su Look and Feel de Blueworks Live Les utilisateurs peuvent choisir de télécharger leur propre logo et modifier la palette de couleurs de leur compte Blueworks Live, à adapter à l'image de marque de l'organisation, comme le montre l'exemple suivant: CompanyCustomerLogo Figure 20: Customising the look and feel of your Blueworks Live account 18.Découverte & Documentation des Decisions Cette phase peut être précieuse pour découvrir et documenter les décisions pendant la phase initiale de la découverte, dans le but de:  Acquérir une compréhension plus précise du processus comme la plupart des processus contiennent décision.  Documenter ces décisions explicitement conduit à une meilleure compréhension de la façon dont nous structurons le processus. Obtenez des processus d'affaires plus agile, efficace - mettre la logique derrière un processus de décision sur un plan distinct, peut réduire la complexité des processus. Créer des processus de business plus intelligents, plus agile - veillé à ce que les bonnes décisions arrivent au bon moment peut fournir un réel avantage concurrentiel. En outre, car la logique de décision tend à changer de plus en plus, les décisions et les processus peuvent être mis à jour indépendamment, comme des objets distincts. Blueworks Live permet de fournir un environnement de découverte et de processus d'affaires de documents avec leurs décisions associées. Les décisions sont des artefacts de première classe au sein Blueworks Live, avec son propre schéma, qui peut être associée à une tâche de décision avec un ou plusieurs processus. Les utilisateurs peuvent composer, voire et collaborer sur les schémas décisionnaires graphiques:
  14. 14. IBM Blueworks Live Overview August 2015
  15. 15. Figure 21: A DMN 1.0 decision diagram for expense approval L'arborescence décisionnelle de Blueworks Live est basée sur les mêmes principes et styles du projet en brouillon proposé dans le projet de décision du modèle du Management Group (OMG) et notation (DMN) 1.0. Le but de cette spécification est de fournir une notation commune (comme BPMN pour les processus) pour les décisions, aisément compréhensibles par tous les utilisateurs de business, conçus pour une utilisation harmonisée la notation BPMN. Plus d'informations peuvent être trouvées sur la DMN sur OMG’s Web site. La logique de décision peut également être documentée à l'aide de tables de décision: Figure 22: Capturing decision logic using Blueworks Live decision tables Blueworks Live’s “where used” capability: Modifications apportées aux décisions peuvent être surveillés, et les versions antérieures restaurées. En outre, les décisions d'intérêt peuvent être facilement identifiés, en relation avec les processus d'affaires qu'ils utilisent de telles décisions: IBM Blueworks Live Overview August 2015
  16. 16. Figure 23: Blueworks Live "Where Used" feature for a decision Les décisions peuvent être recherchées en utilisant la fonction de recherche, comme décrit à la rubrique «Fonction de recherche» à l'étape 6. Plus d'informations sur la découverte des décisions en Blueworks Live peuvent être trouvées dans ce "Redbook" IBM: http://www.redbooks.ibm.com/abstracts/redp4993.html?Open 19. Au delà de Blueworks Live La découverte du processus et des décisions en Blueworks Live offre une représentation des besoins et des activités de business, à partir de laquelle que vous pouvez commencer à planifier un calendrier pour une implémentation. Blueworks Live est nativement intégré dans IBM Business Process Manager - BPM, de sorte que les processus de business documentées dans Blueworks Live peuvent être mises en œuvre, gérés et optimisés dans IBM BPM, comme indiqué dans le schéma suivant: Figure 24: Progressive process optimisation with IBM Blueworks Live and IBM BPM Etant donné les modèles construits dans Blueworks Live sont compatibles avec la norme BPMN 2.0, ceux-ci peuvent également être importés dans BPM des troisièmes parties ou d'autres outils d'analyse, tant que en ligne avec la norme BPMN 2.0 et XPDL 2.1 IBM Blueworks Live Overview August 2015
  17. 17. 20. Mise en route rapide - Matériaux en ligne Blueworks Live offre un accès à environ 100 démarrages rapides, modèles de meilleures pratiques, permettant aux utilisateurs de lancer le processus de découverte et de documentation. La bibliothèque de tempalte contient un répertoire de processus pour secteur industriel au sein de l’organisation APQC (American Productivity et Quality Center). D'autres modèles sont disponibles pour une automatisation facile du processus, appelé « de demande processus» dans Blueworks Live. IBM propose deux heures de cours gratuit en ligne pour commencer à utiliser Blueworks Live. Des matériaux supplémentaires peuvent être trouvés sur la page d'accueil, Blueworks Live, y compris les cas de succès avec les clients, le matériel de lecture, des didacticiels vidéo et une démonstration hebdomadaire interactive. IBM peut également fournir un laboratoire d’une journée « Smarter Process » qui comprend des exercices sur Blueworks. Vous pouvez également accéder à la rubrique "aide" de votre compte Blueworks Live parmi la Base de connaissances IBM. Pour plus d'informations sur l'utilisation Blueworks Live pour le processus de découverte et de décision, voir IBM « Redbook » en ligne qui peut être trouvé ici.
  18. 18. IBM Blueworks Live Overview August 2015

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