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Brennpunkt Tax Compliance: Die neuen GoBD

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Publié le

Baker Tilly Roelfs, München, 16.11.2015

Publié dans : Droit
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Brennpunkt Tax Compliance: Die neuen GoBD

  1. 1. © Baker Tilly Roelfs Die neuen GoBD Brennpunkt Tax Compliance München, 16.11.2015
  2. 2. © Baker Tilly Roelfs  "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Auf- zeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)"  Finanzverwaltung hat die GoBS, die GDPdU und die FAQ zum Datenzugriffsrecht in einem BMF-Schreiben (GoBD) gebündelt.  Veröffentlichung des BMF-Schreibens mit Datum 14.11.2014 mit Wirksamwerden zum 01.01.2015 - Mangels Übergangsvorschriften ab dem 01.01.2015 unmittelbare Geltung für alle Buchführungs- bzw. Steuerpflichtigen sowie als Ordnungsmäßigkeitsmaß- stab für (Abschluss-)Prüfungen und Softwaretestate (mit Ausstrahlungswirkung über den Bereich der IT- Buchführungssysteme hinaus). - Keine Änderung der Rechtsgrundlagen in der AO  GoBD sind normeninterpretierende Verwaltungs- anordnungen Bindungswirkung im Innenverhältnis Mikrofilm- grundsätze GoBS GDPdU, Anpassungs- schreiben, FAQ Die neuen GoBD Hintergrundinformationen 2
  3. 3. © Baker Tilly Roelfs  BMF-Schreiben vom 05.05.2015 bzgl. "BMF-Schreiben vom 14.11.2014 zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD); Anwendungsfragen" - Verwaltungsinternes Schreiben: BMF an Oberste Finanzbehörden der Länder und BZSt (Abteilungen Bundesbetriebsprüfung) - Konkretisierung verschiedener Punkte - Teilweise Verschärfung - Stellungnahme der Adressaten sollte bis 02.06.2015 erfolgen • Verfahren ist somit abgeschlossen • Ergebnis derzeit nicht bekannt Die neuen GoBD Hintergrundinformationen - Aktuelles 3
  4. 4. © Baker Tilly Roelfs Die neuen GoBD 4 Zeitliche Komponente der Umsetzung der Anforderungen 2015 2016 2017 2018 2019 01.01.2015 Beginn Anwendungs- zeitraum GoBD Betriebsprüfung 2015-2017 1 1 2 1  Mangels Übergangsvorschriften ab dem 01.01.2015 unmittelbare Geltung der GoBD  Betriebsprüfung kommt i.d.R. mit einem zeitlichen Verzug  Auswirkungen (Beispiele) - Verfahrensdokumentation: "…das angewandte Verfahren…." ist zu dokumentieren, d.h. zu jedem Zeitpunkt der Anwendung nachvollziehbar zu dokumentieren - Historisierung: Neben den Daten zum Geschäftsvorfall selbst müssen auch alle für die Verarbeitung erforderlichen Tabellendaten (Stammdaten, Bewegungsdaten, Metadaten wie z. B. Grund- oder Systemeinstellungen, geänderte Parameter), deren Historisierung und Programme gespeichert sein. 1 2 2 2 14.11.2014 Veröffentlichung GoBD 2014
  5. 5. © Baker Tilly Roelfs Die neuen GoBD Übersicht der Kernthemen 5 Belegwesen und Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen Internes Kontrollsystem (IKS) Datensicherheit Scannen von Papierdokumenten Verfahrensdokumentation Datenzugriff GoBD
  6. 6. © Baker Tilly Roelfs  Bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform und sonst erforderlicher Aufzeichnungen in elektronischer oder in Papierform sind die folgenden Anforderungen zu beachten: - Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 238 Abs. 1 S. 2 HGB, § 145 Abs. 1 S. 1 AO), - Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung [Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung, Unveränderbarkeit (§ 239 Abs. 2 u. 3 HGB, § 146 Abs. 1 S. 1 AO)]  Diese Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt werden und erhalten bleiben.  Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung und sonst erforderlicher Aufzeichnungen. Belegfunktion gilt auch bei Einsatz eines DV- Systems  Ohne Angaben auf dem Papierbeleg hat Steuerpflichtiger durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Geschäftsvorfälle in angemessener Zeit progressiv und retrograd nachprüfbar ("Prüfpfad") sind. Die neuen GoBD Belegwesen und Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle 6
  7. 7. © Baker Tilly Roelfs  Bei zeitlichen Abständen zwischen Erfassung und Buchung, die über den Ablauf des folgenden Monats hinausgehen, sind die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen nur dann erfüllt, wenn die Geschäftsvorfälle vorher fortlaufend richtig und vollständig in Grund(buch)aufzeichnungen oder Grundbüchern festgehalten werden.  Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen nach § 146 Abs. 1 S. 2 AO täglich festgehalten werden.  Eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich.  Werden Geschäftsvorfälle periodenweise statt laufend gebucht, muss - die Erfassung (richtig: Buchung) der unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats bis zum Ablauf des folgenden Monats in den Büchern erfolgen und - durch organisatorische Vorkehrungen ein Verlust der Unterlagen verhindert werden (bspw. Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder elektro- nischen Grund(buch)aufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschafts- systemen, Fakturierungssystemen etc.). Die neuen GoBD Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (1/2) 7
  8. 8. © Baker Tilly Roelfs  (Internes) BMF-Schreiben vom 05.05.2015: Wenn die betrieblichen Verhältnisse eine solche Möglichkeit nach menschlichem Ermessen von vornherein ausschließen, können Ausnahmen anerkannt werden (BFH-Urteil vom 11.09.1969).  Anmerkung: Zu welchem Zeitpunkt ein Geschäftsvorfall als gebucht gilt, ist auch abhängig von einer in der Unternehmensorganisation festgelegten Entscheidung des Buchführungspflichtigen. Geschäftsvorfälle gelten als gebucht, wenn sie autorisiert und nach einem Ordnungsprinzip vollständig, richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfähig erfasst und gespeichert sind. Hierzu sind die Angaben zum Geschäftsvorfall zu ergänzen um - die Kontierung (Konto und Gegenkonto), - das Ordnungskriterium (Belegnummer), - das Buchungsdatum (Kennzeichnung des Zeitpunkts der Buchung). Die neuen GoBD Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (2/2) 8
  9. 9. © Baker Tilly Roelfs  Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elek- tronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig (z.B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z.B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z.B. Zugriffsberechtigungskonzepte) gewährleistet werden.  Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Auf- zeichnungen müssen so protokolliert werden, dass die Voraussetzungen des § 146 Abs. 4 AO bzw. § 239 Abs. 3 HGB erfüllt sind. - Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist ("Radierverbot"). - Historisierung von Stammdaten  Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten. Die neuen GoBD Unveränderbarkeit (1/2) 9
  10. 10. © Baker Tilly Roelfs  Erfüllen die Erfassungen eine Belegfunktion bzw. dienen sie der Belegsicherung (auch für Vorsysteme wie die Warenwirtschaft) ist eine unprotokollierte Änderung unzulässig.  Beispiele für unzulässige Vorgänge - Elektronische Grund(buch)aufzeichnungen aus einem Kassen- oder Warenwirtschaftssystem werden über eine Datenschnittstelle in ein Office-Programm exportiert, dort unprotokolliert editiert und anschließend über eine Datenschnittstelle reimportiert. - Vorerfassungen, Stapelbuchungen werden bis zur Erstellung des Jahresabschlusses und darüber hinaus offen gehalten. Alle Eingaben können daher unprotokolliert geändert werden.  Merke: Alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen unterliegen dem Grundsatz der Unveränderbarkeit.  Hinweis internes BMF-Schreiben vom 05.05.2015: - "Derzeit sind keine technischen Lösungen bekannt, die diese Voraussetzungen auf Dateisystemebene erfüllen können" - "Zur Gewährleistung der geforderten Unveränderbarkeit für die vorgenannten digitalen Unterlagen und Dokumente ist nach dem derzeitigen Stand der Technik der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zwingend erforderlich. Insofern können Office-Formate nur bei Einsatz eines DMS - unter der Voraussetzung, dass auch das umgebende Gesamtsystem die Anforderungen der GoBD erfüllt - anerkannt werden." Die neuen GoBD Unveränderbarkeit (2/2) 10
  11. 11. © Baker Tilly Roelfs  Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Hierzu gehören bspw. - Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, auf Basis entsprechender Zugangs- und Zugriffs- berechtigungskonzepte (z.B. spezifische Zugangs- und Zugriffsberechtigungen), - Funktionstrennungen, - Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen), - Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe, - Verarbeitungskontrollen, - Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.  Im Rahmen eines funktionsfähigen IKS muss auch anlassbezogen (z.B. Systemwechsel, Datenmigration) geprüft werden, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem dokumentierten System entspricht.  Die Beschreibung des IKS ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Die neuen GoBD Internes Kontrollsystem (IKS) 11
  12. 12. © Baker Tilly Roelfs  Datensicherheit - Der Steuerpflichtige hat sein DV-System gegen Verlust zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen zu schützen. - Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation.  Hinweis: Datensicherung ist nicht Archivierung! Die neuen GoBD Datensicherheit 12
  13. 13. © Baker Tilly Roelfs  Aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden, ein bestimmtes Ordnungssystem ist jedoch nicht vorgeschrieben.  Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren (bspw. Protokollierung des Eingangs einer E-Mail mit Rechnungsanhang).  Form der Aufbewahrung - Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen ("originär digitale Dokumente"), sind sie auch in dieser Form aufzubewahren. - Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z.B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). - Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z.B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). - Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch erfasst (scannen), ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Die neuen GoBD Scannen von Papierdokumenten/Aufbewahrung (1/2) 13
  14. 14. © Baker Tilly Roelfs  Form der Aufbewahrung (Fortsetzung) - Bei Ausgangsrechnungen ist eine inhaltliche Wiedergabe ausreichend. - Eine Umwandlung in ein anderes Format (z.B. Inhouse-Format) ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird.  Aufbewahrung von E-Mails - E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. - Dient eine E-Mail nur als "Transportmittel" (Briefumschlag), z.B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält sie darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag). - Eine Umwandlung in ein anderes Format (z.B. MSG in PDF) ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.  Vernichtung Papierdokumente (Originale) - Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind und das angewandte Verfahren der Digitalisierung und Archivierung ordnungsgemäß ist. Die neuen GoBD Scannen von Papierdokumenten/Aufbewahrung (2/2) 14
  15. 15. © Baker Tilly Roelfs  Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine - aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation, die sowohl - die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte - für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und - und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht.  Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. - Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. - Sachverstand hinsichtlich der §§ 145 bis 147 AO und allgemeiner DV-Sachverstand; keine speziellen, produktabhängigen System- oder Programmierkenntnisse. - Konkrete Ausgestaltung hängt von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems ab. Die neuen GoBD Verfahrensdokumentation (1/4) 15
  16. 16. © Baker Tilly Roelfs  Untergliederung in: - allgemeine Beschreibung, - Anwenderdokumentation, - technischen Systemdokumentation und - Betriebsdokumentation.  Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozesses, z.B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.  Beschreibung wie elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Dokumentation der programminternen Vorschriften zur Generierung von Buchungen (bspw. Abschreibungsbuchungen)  Beschreibung des IKS  Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung Die neuen GoBD Verfahrensdokumentation (2/4) 16
  17. 17. © Baker Tilly Roelfs  Organisationsanweisung zum ersetzenden Scannen von Papierdokumenten  Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbe- wahrten Unterlagen notwendig ist.  Unklar ob Verfahrensdokumentation selbst Prüfungsgegenstand ist oder nur der Prüfung dienen soll  Hinweis: Muster-Verfahrensdokumentation z.B. von Bundes- steuerberaterkammer (BStBK) und Deutscher Steuerberater- verband (DStV).  Rechtsfolgen bei unzureichender oder fehlender Verfahrens- dokumentation - Bei Fehlen einer Verfahrensdokumentation besteht das Risiko, dass ein Ver- zögerungsgeld festgesetzt wird (§146 Abs. 2b AO). - Hinweis: Verzögerungsgelder können für einzelne Vorlageersuchen und somit mehrfach pro Außenprüfung festgesetzt werden. - Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nach- vollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt, liegt formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann! Die neuen GoBD Verfahrensdokumentation (3/4) 17
  18. 18. © Baker Tilly Roelfs Die neuen GoBD Verfahrensdokumentation (4/4) 18 Versionsführung (inkl. Historie) Verfahrensbeschreibung inkl. Kontrollen Anhänge (veränderliche Bestandteile) Verzeichnis der Anhänge Verfahrens- dokumen- tation Verträge Hand- bücher Test-/ Freigabe- unter- lagen Arbeits- anwei- sungen Referenzierung
  19. 19. © Baker Tilly Roelfs  Maschinelle Auswertbarkeit (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO) bei Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und Unterlagen u.a. gegeben, die - mathematisch-technische Auswertungen ermöglichen, - eine Volltextsuche ermöglichen oder - auch ohne mathematisch-technische Auswertungen eine Prüfung im weiteren Sinne ermöglichen (z.B. Bildschirmabfragen, die Nachverfolgung von Verknüpfungen und Verlinkungen oder die Textsuche nach bestimmten Kriterien  Mathematisch-technische Auswertung bedeutet, dass alle in den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen enthaltenen Informationen automatisiert (DV-gestützt) interpretiert, dargestellt, verarbeitet sowie für andere Datenbankan- wendungen und eingesetzter Prüfsoftware direkt, ohne weitere Konvertierungs- und Bearbeitungsschritte und ohne Informationsverlust nutzbar gemacht werden können  Mathematisch-technische Auswertungen sind z.B. möglich bei: - Elektronischen Grund(buch)aufzeichnungen (z.B. Kassendaten, Daten aus Warenwirtschaftssystem, Inventurlisten) - Journaldaten aus Finanzbuchhaltung oder Lohnbuchhaltung - Textdateien oder Dateien aus Tabellenkalkulationen mit strukturierten Daten in tabellarischer Form (z.B. Reisekostenabrechnung, Überstundennachweise) Die neuen GoBD Datenzugriff 19
  20. 20. © Baker Tilly Roelfs  Aufnahme der steuerlich relevanten Daten und Systeme  Begutachtung der Schnittstellen zwischen den Systemen  Prüfung der Umsetzung ausgewählter Anforderungen, wie Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit etc.  Aufnahme der generellen IT- Kontrollen (Datensicherung etc.)  Durchsicht vorhandener Verfahrensdokumentation  Bewertung der Aufbewahrung/ Archivierung der Daten sowie der Umsetzung des Daten- zugriffs Die neuen GoBD  Bewertung des Ist-Zustandes mit den GoBD-Anforderungen  Ableitung und Abstimmung von möglichen Maßnahmen  Erstellung und Abstimmung eines Maßnahmenplans Status- bzw. Gap-Analyse Ableitung von Maßnahmen 20 Lösungsansatz - Statusanalyse Umsetzungsphase  Projektbegleitung bei der Umsetzung des Maßnahmen- plans  Begutachtung der Fachkonzepte etc.  Abschließende Beurteilung
  21. 21. © Baker Tilly Roelfs Baker Tilly Roelfs AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Cecilienallee 6-7 40474 Düsseldorf Telefon: +49 211 6901-1485 Mobil: +49 160 841 49 69 heiko.jacob@bakertilly.de Dipl.-Kfm. Heiko Jacob CISA Partner 21 www.bakertilly.de GoBD Quick Check Kontaktdaten

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