Présentation donnée dans le cadre des "open days" organisés par Ricoh en octobre 2011. La présentation fait le point sur les deux fonctions juridiques principales de l'archivage: d'une part, remplir des obligations légales ou réglementaires de conservation et d'autre part, conserver des preuves par précaution. Pour chacune de ces fonctions, j'examine si, et à quelles conditions, l'archivage peut être réalisé sous forme électronique sans perdre ses qualités juridiques.

1. Aspects juridiques de l’archivage
électronique
RICOH | Open Doors | 11 &13 octobre 2011
Version Française
Nederlandstalige versie
François Coppens
Johan Vandendriessche
Avocat et Chercheur au CRIDS
Advocaat

2. Présentation – François Coppens
• Avocat
– Spécialisé en droit des TIC, rédaction et négociation de contrats
IT, commerce électronique, propriété intellectuelle, privacy
• Chercheur (CRIDS @ FUNDP – Université de Namur)
– Droit du commerce électronique
– Services de confiance dématérialisés (recommandé
électronique, archivage électronique, etc.)
• Enseignant – formateur
– SUPINFO International University
– FUNDP

3. Introduction – pourquoi archiver ?
• Point de vue juridique
– Parce que c’est obligatoire (obligation légale)
ET / OU
– Par précaution (pour conserver des preuves)
• Point de vue pratique ou organisationnel
– Gestion des informations de l’organisation
– Faciliter l’accès à l’information

4. Les défis juridique posés par l’archivage
électronique
• Obligations d’archivage
– Est-ce que l’obligation est valablement respectée en cas de
recours à un système d’archivage électronique ?
• Archivage pour conserver des preuves
– Est-ce que les documents archivés électroniquement ont la
même valeur probante que des documents “papier” ?

5. Première partie
l’archivage : une obligation

6. Typologie des obligations d’archivage
• Par domaine du droit (obligations générales)
– Droit fiscal, droit des sociétés, droit du travail...
• Par secteur
– Secteur public, Banques et
assurances, avocats, médecins, hopitaux...
• Par type de document
– Factures, dossier médical, documents comptables...
Ces règles s’appliquent cumulativement, parfois sur un
même document

7. Contenu des obligations d’archivage
• Au niveau de la durée de conservation
– 5 ans, 7 ans, 30 ans, illimité...
• Au niveau du calcul des délais
– Point de départ, suspension, interruption...
• Au niveau des documents visés
– Original, copie, original ou copie, indéterminé...
• Au niveau du lieu de conservation
– Dans l’UE, en Belgique, dans un lieu précis (hopital)...

8. Risques Juridiques
• En cas de non-respect d’obligations d’archivage :
risques variables
–
–
–
–
–
–
Sanctions pénales
Sanctions administratives
Sanctions disciplinaires
Taxation d’office
Retrait d’agrément
Etc.

9. Et l’archivage électronique ?
• Puis-je utiliser l’archivage électronique pour remplir des
obligations légales d’archivage ?
– Pas de règle générale permettant de le faire (éventuellement
sous condition)
– Dans certains secteurs (rares), il existe des règles spécifiques
sur l’archivage électronique
– Parfois (rarement), la formulation des obligations permet de
valider ou d’écarter le recours à l’électronique (ex: original exigé)
Le plus souvent, la réponse est incertaine

10. Conclusions sur les obligations d’archivage
• Très difficile et complexe de réaliser un panorama précis
de toutes les obligations d’archivage d’une organisation.
• Recours à l’électronique le plus souvent incertain (en
l’absence d’une loi générale)
MAIS Ceci n’empêche pas d’utiliser l’archivage
électronique à côté de l’archivage classique (par
exemple pour rationnaliser les processus ou pour des
motifs d’efficacité)

11. Deuxième partie
l’archivage : une précaution

12. Enjeux
• Prépondérance de l’écrit dans notre système juridique
• “Pas de preuve, pas de droit”
• Preuve juridique ≠ preuve scientifique
Risque : perte d’un procès par manque de preuves

13. Impact sur la durée de conservation
• Délai de prescription = délai pendant lequel une action
en justice peut être introduite
• Importance de conserver les éléments de preuve jusqu’à
la fin du délai de prescription de toute action potentielle
• Différent délais selon le type d’action (5, 10, 30 ans)
• Potentiellement utile plus longtemps que le délai
obligatoire d’archivage
Nécessite une analyse de risque

14. Droit de la preuve, concepts de base
• Admissibilité: quels modes de preuves sont
acceptables?
– Seul l’écrit est accepté pour prouver certaines obligations
• Force probante: la loi accorde plus de valeur à certains
modes de preuves
– Ecrit signé > témoignages
• Valeur probante: impact de la preuve sur la décision du
juge
– Dépend de l’appréciation du juge

15. Original VS Copie
• Difference copie/original
• Une copie n’a jamais la même valeur qu’un original
(contrat signé), par conséquent:
– Si un contrat signé est le seul mode de preuve autorisé, la copie
ne suffit pas ;
– On peut toujours contester une copie et demander la production
de l’original.
• Une copie a tout de même une certaine valeur en droit:
– En pratique, rarement contesté
– “Commencement de preuve par écrit”

16. B2B VS B2C
• Entre commerçants:
– Les règles de preuves sont plus souples entre commerçants
– La production d’un écrit signé n’est pas obligatoire
• Vis à vis de non-commerçants
– Si l’affaire vaut plus de 375 €, en principe écrit signé obligatoire
– Une copie peut toujours être contestée
• Contrat de preuve
– Toujours possible
– Restrictions vis-à-vis des consommateurs

17. Et l’archivage électronique ?
• Un document scanné = une copie
– Peu importent les moyens techniques de réalisation
– Peu importe la certification (ISO) du procuessus de scanning
– Peu importent les conditions de stockage
• Pas de règle générale permettant d’assimiler une copie
à un original
• Certaines règles sectorielles spécifiques (ex:
banques, assurances)

18. Valeur probante d’une archive électronique
• En l’absence de cadre légal, important de convaincre le juge
que le document scanné offre certaines qualités:
– Intégrité
– Lisibilité
– Origine, traçabilité
• Diverses informations peuvent avoir un impact
(psychologique):
–
–
–
–
Spécifications techniques de la solution d’archivage
Certification
Métadonnées
Etc.

19. Conclusions et recommandations
• Une politique d’archivage efficace requiert:
– Un inventaire des obligations d’archivages ;
• Matière complexe / diverses dispositions légales
• L’archivage juridique n’a pas de cadre juridique propre
– Une analyse de risques avant de numériser et détruire
• L’archivage électronique offre des avantages pratiques /
organisationnels
• L’archivage physique peut (doit) subsister, même en parallèle
– Analyse coûts/bénéfices des possibilités:
• Archivage parallèle complet souvent plus avantageux pour les PME
• Une analyse de la numérisation/destruction de certains documents peut
être plus avantageux pour les grandes entreprises

20. Merci pour votre attention – des questions
ou remarques ?
François Coppens
Avocat
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