Faciliter Une Réunion

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Comment faciliter et animer des réunions efficaces ?
- Gestion du rythme et de l'ambiance
- Séparer les rôles
- prise de décision collective
- Utiliser des jeux sérieux
- animation de grands groupes

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Faciliter Une Réunion

  1. 1. Faciliter une réunion Frantz DEGRIGNY frantz.degrigny@keyconsulting.fr
  2. 2. Une réunion ? • Pourquoi ? • Comment ?
  3. 3. Peut-on réaliser l'objectif par un autre moyen ? Oui, alors annulez-là ! Bravo, vous venez de gagner du temps ! Cette réunion est-elle vraiment utile ?
  4. 4. • luttes d'influence • les conflits • les procès d'intention • prise de pouvoir • dispersion, retraits, les apartés Les risques
  5. 5. Sélection des items Affichez l’objectif et le plan 14:00 14:10 15:00 15:25 15:50 16:00 FI N Brainstorming Décisio ns Intro Conclusion OBJECTIF : Résoudre les problèmes de perf ?
  6. 6. Créer les conditions pour que chacun s’exprime L’ambiance Le rythme
  7. 7. Respectez les phases résultat concret ouverture fermeturetravail / échanges personnes ressources Intensité ambiance calmer le jeu, conclure démarrer rapidement
  8. 8. Ouvrir • Validation de l’ordre du jour (si nécessaire) • Possible : lire les doc et l'ODJ en séance • Créer l'ambiance adaptée • Valider le format des échanges
  9. 9. Brisez la glace ! Ice-breaker Questions …
  10. 10. Séparer les rôles L’animateur Le secrétaire – Noter – Reformuler – Valider le CR en « live » Le gardien du temps – Time Box
  11. 11. Quel est le type de la réunion ? 1. Partager (infos, état du système) – Scribing / facilitation graphique – Management visuel – Mind maps 2. Trouver des idées / brainstorming / stimulation 3. Résoudre un problème 4. Décider – vote, consentement, consensus… – dot voting 5. Rencontre / team building Animer
  12. 12. Favoriser les échanges • Guider vers une écoute active • Demander des reformulations est possible • les tours de tables peuvent être très long Ex avec 10 participants : 3min x 10 = 30 min • Faire un tour rapide de réaction (sans débat) • Eviter les mauvaises influences laissez les gens mettre leur idées par écrit, (~ 10 min) puis ensuite, seulement, partager 2
  13. 13. Rendre visible et partager
  14. 14. Faire participer Debout ! Ateliers interactifs ! Utilisez des objets !
  15. 15. Utilisez les murs !
  16. 16. Recadrer Signal sonore (à disposition de tous) La règle des 2 pieds
  17. 17. Scribing / Facilitation graphique
  18. 18. Clôturer • Actions (qui se charge de quoi) • Décisions • Points reportés • Prochaine date
  19. 19. Evaluez la réunion R. O. T. I. (Return On Time Invested) Auto-évaluation Bulletin météo (tour de table)
  20. 20. World Café (WO CA) Fish Bowl (cercle excentrique) Forum ouvert (Open-Space) Formats pour les très grands groupes
  21. 21. A faire avant 1/2 • Etablir un ordre du jour (items importants en premiers, évaluer leur durée de manière réaliste) • Inviter les (bons) participants « Dernier CRI": – Compétents, – Responsables, – Impliqués par rapport au sujet • Inviter les participants à réfléchir avant : ex. questionnaires de mise sous tension
  22. 22. A faire avant (2/2) • Réserver la salle et le matériel • Rassembler le matériel et les documents • Vérifier que les participants ont préparé leurs interventions • Préparer la salle (la disposition et le confort importe)
  23. 23. A faire après • Ranger ! • Rédiger et archiver le CR • Envoyer le CR
  24. 24. Merci !

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