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Marchés publics : comment répondre en dématérialisation

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La démat. peut être obligatoire depuis juillet 2016, soyez prêt :

Les changements de réglementation concernant les marchés publics qui ont eu lieu depuis le début de l’année ont eu un impact sur la dématérialisation dans ce genre de marché. En effet, le numérique prend de plus en plus d’importance et les marchés publics suivent cette tendance à travers plusieurs points.

Réponse dématérialisée
Depuis le 1er avril et l’entrée en vigueur de l’Ordonnance relative aux marchés publics, l’acheteur peut imposer la remise des candidatures par voie dématérialisée, c’est-à-dire, électronique. Cette nouveauté s’inscrit dans le plan national de dématérialisation des marchés publics. L’objectif est de rendre la candidature électronique obligatoire pour tous les marchés publics de plus de 20 000€ d’ici 2018.

Les marchés publics de fournitures et services informatiques de plus de 90 000€ montrent déjà l’exemple. Toutes les offres et candidatures de ces secteurs doivent être transmises par voie électronique depuis 2010.

Signature électronique
Remettre une candidature dématérialisée implique de connaître le principe de la signature électronique et de savoir comment se procurer un certificat (cf. notre article sur la signature électronique).

Une signature électronique a une vraie valeur légale, autant qu’une signature manuscrite. Il est donc nécessaire d’avoir un certificat qui puisse prouver la validité de la signature. Ces certificats peuvent être obtenus auprès d’un PSCE (Prestataire de Services de Certification Électronique), organisme spécialisé qui a reçu sa qualification par arrêté du ministère chargé de l’industrie.

Facture électronique
La facture est elle aussi concernée par le plan national de dématérialisation des marchés publics puisqu’elle deviendra obligatoire à compter du 1er janvier 2020. Là aussi, les entreprises doivent commencer à réaliser des factures électroniques pour se préparer à l’obligation future. D’autant plus que les grandes entreprises et les personnes publiques seront dans l’obligation de fournir des factures électroniques dès le 1er janvier 2017.

À quoi sert la dématérialisation ?
Certes ces obligations à venir vont contraindre certaines entreprises à bouleverser complètement leurs habitudes en abandonnant peu à peu le papier. Mais la dématérialisation présente plusieurs avantages qui ne sont pas à négliger :

Gain de temps : plus rapide que d’imprimer et d’envoyer la facture
Gain financier : moins d’affranchissement et de papier à payer
Gain environnemental : diminution de l’empreinte carbone par la diminution du papier utilisé
Gain en matière de sécurité : archivage, suivi,…

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Marchés publics : comment répondre en dématérialisation

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  5. 5. www.libel.fr Différences entre support de veille site internet et profil acheteur | marchés publics : la dématérialisation et la réponse électronique5
  6. 6. www.libel.fr| marchés publics : la dématérialisation et la réponse électronique66 Réseau Sites généralistes (gratuits ou payants) Sites collectivités Centralisateurs (payants) www.libel.fr Les différents supports
  7. 7. www.libel.fr| marchés publics : la dématérialisation et la réponse électronique7 Contenu de la réponse du candidat Pièces de la candidature • Dossier de présentation des capacités de l’entreprise :  Qualifications  Références  Toutes pièces justifiant les capacités professionnelles de l’entreprise • Série DC • Assurances Pièces de l’offre • Offre de prix • Mémoire technique • Acte d’engagement • Acceptation CCAP • Acceptation CCTP • Bordereau de visite +
  8. 8. www.libel.fr| marchés publics : la dématérialisation et la réponse électronique8 La dématérialisation des marchés publics
  9. 9. www.libel.fr| marchés publics : la dématérialisation et la réponse électronique9 Définition Le terme de dématérialisation concerne l’ensemble des étapes pouvant être passées sans support papier • Publication de l’avis de marché • Téléchargement du DCE • Échanges avec l’acheteur • Dépôt des plis • Notifications ultérieures (rejet, attribution, demandes de complément etc…)
  10. 10. www.libel.fr Le cadre réglementaire | marchés publics : la dématérialisation et la réponse électronique10 Aucune obligation ni interdiction à ce jour < 90 000 € Depuis le 1er janvier 2012, acceptation réponse dématérialisée obligatoire > 90 000 € Tous les échanges peuvent être opérés de manière électronique (DCE, questions, courriers, notification…) Depuis le 1er janvier 2010, obligatoire pour les marchés d’informatique de plus de 90 000 € Les nouvelles règles de la commande publique rendent la dématérialisation des offres obligatoire au plus tard le 18 octobre 2018
  11. 11. www.libel.fr La signature | marchés publics : la dématérialisation et la réponse électronique11 Non obligatoire parfois dans les MAPA S’opère via un certificat de signature électronique Une signature scannée ou la signature d’un dossier zippé n’ont pas de valeur Possibilité de signer au moment du dépôt ou avant la création des ZIP
  12. 12. www.libel.fr Le certificat de signature électronique | marchés publics : la dématérialisation et la réponse électronique12 Pourra être obtenu par une personne pouvant engager la société ou une personne habilitée Même valeur qu’une signature manuscrite Supports possibles : Clé USB ou stockage sur PC via CD rom. La clé USB est conseillée car elle limite les risques d’usurpation Indispensable d’installer l'outil de signature sur le poste et d’avoir la clé physique au moment de la signature Le demandeur devra se déplacer en personne pour récupérer le certificat auprès de l’autorité d’enregistrement Délai d’obtention, 2 jours à 1 mois
  13. 13. www.libel.fr Catégories de certificats utilisables par le soumissionnaire | marchés publics : la dématérialisation et la réponse électronique13 Depuis le 18 mai 2013, seuls les certificats RGS** sont acceptés Conseil : • ChamberSign France Association créée par les Chambres de Commerce et d’Industrie (73€/an) • L’Assemblée permanente des Chambres de Métiers (75€/3 ans) • Certigreffe (237 €/ 3 ans)
  14. 14. www.libel.fr Les réductions de délais | marchés publics : la dématérialisation et la réponse électronique14 Envoi de l’avis d’appel public à la concurrence par voie électronique : Réduction de 7 jours La dématérialisation des pièces ouvre droit à des réductions de délais Accès libre, direct et complet aux documents de la consultation par voie électronique : réduction de 5 jours Ces délais réduits sont cumulables Délai de stand still en procédure formalisée : 11 jours au lieu de 16 (mail ou télécopie pris en compte)
  15. 15. www.libel.fr Conseils techniques | marchés publics : la dématérialisation et la réponse électronique15 Avoir un certificat de signature électronique valide Toujours tester votre poste dès le téléchargement du DCE Bénéficier d’une connexion Internet haut débit Possibilité d’installer le certificat sur plusieurs postes mais la clé USB physique sera requise pour l’envoi Mettre à jour ses antivirus Utiliser de préférence le navigateur Internet Explorer 8 ou 9 (attention aux mises à jour) Attention parfois au poids des fichiers C’est l’heure de fin de transmission qui sera prise en compte, non le début du téléchargement
  16. 16. www.libel.fr Utilitaires | marchés publics : la dématérialisation et la réponse électronique16 Logiciel de création de fichiers au format PDF qui installe sur votre ordinateur une imprimante virtuelle. Prenez ensuite n'importe quel fichier imprimable sous Windows et imprimez-le avec votre imprimante virtuelle. Le résultat s'enregistre au format PDF avec le nom et dans le répertoire de votre choix. Lecteur de fichier au format pdf. indispensable pour lire les très nombreux fichiers transmis au format acrobat. Machine virtuelle java indispensable pour signer vos documents et les déposer sur toutes les plateformes. ATTENTION vérifier le niveau de version qui est parfois demandé. Logiciel tout-en-un de la récupération des appels d’offres sur 100% des sources jusqu’à la dématérialisation
  17. 17. www.libel.fr| marchés publics : la dématérialisation et la réponse électronique1
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  19. 19. www.libel.fr Cette présentation vous a été proposé par Libel SA 04 72 74 22 31 info@libel.fr www.libel.fr Adresse 47 rue Cuvier 69006 Lyon Expert-AO 06 09 06 70 59 contact@expert-ao.com www.expert-ao.com Adresse Bât.23 - ZA du Puech 34970 Lattes | marchés publics : la dématérialisation et la réponse électronique19

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