3. Agenda Wie is Eric Burger Waarom een cursus over e-mail archivering? E-mail berichten archiveren Juridische, technische en archivistische aspecten van e-mail-archivering Analyse: bewaarstrategie eigen organisatie Effectieve bewaarstrategieën voor email Oplossingen voor opslag en classificatie Zelf een effectieve strategie formuleren
4. eric burger document management Wie is Eric Burger? Document management specialist Twintigjaar actief in vakgebied Van Nationaal Archief, via gespecialiseerde consultancies naar zelfstandig gevestigd adviseur Nu zes jaar ‘eric burger document management’ Sinds 2007 gevestigd te Aalten (Gld.) Kenmerken: onafhankelijk, snel, gestructureerd, betrokken Activiteiten: projectmanagement, procesondersteuning, advies en training op het terrein van digitaal werken en digitale archivering
5. eric burger document management Voerde opdrachten uit voor o.a.: Stadsdeel Centrum, Gemeente Amsterdam Staatsbosbeheer Centraal Fonds Volkshuisvesting Bouwfonds REIM Ministerie van OCW Rijkswaterstaat, Noord -Holland De Nederlandsche Bank Nationaal Archief Stadkwadraat BV http://www.ericburger.nl/site/blog/ www.twitter.com/spiekerdijk6
6.
7. Met elkaar in applicaties als Decos, Corsa, Verseon etc.
16. E-mails: juridisch (2) Rechter kan e-mail accepteren als bewijsmateriaal Disclaimers werken niet of kloppen niet E-mailberichten worden noch zorgvuldig bewaard, noch zorgvuldig vernietigd E-mailberichten printen is geen garantie voor correcte weergave van de (technische) metadata van het bericht Burgerlijk Wetboek en Algemene Wet inzake Rijksbelastingen: emails waaruit verplichtingen voortvloeien 7 jaar bewaren, tenzij bv Archiefwet of Wet Bescherming Persoonsgegevens langer of korter bepalen.
17. E-mails: juridisch (3) “Als u niet de beoogde ontvanger bent, gelieve dan deze mail te vernietigen” Dat is een hele leuke, maar in hoeverre is vernietigen vernietigen. Mijn email komt binnen via (meestal) 2 mailservers, deze machines hebben een technisch boeiend filesysteem waardoor data maar heel langzaam wordt overschreven en dus niet direct verwijdert.Ook worden er van de interne mailserver waarop ik mijn email lees door een overactieve systeembeheerder netjes backups gemaakt. En om het makkelijk te maken slaat mijn laptop informatie over email ook nog eens lokaal op zijn harddisk op omdat dat sneller leest. Om een email dus direct te vernietigen moet ik dus: de schijven van de mailservers formatterenDe backups verwijderenMijn laptop formatteren En dan heb ik het nog niet eens over mijn telefoon waar wat email op kan staan, mijn werkstation op kantoor waar ook nog wel eens een mailclient op open staat en andere details. Meestal reageert men niet meer nadat ik een offerte heb gestuurd voor het verwijderen van de email. En ze reageren al helemaal niet positief op dit soort voorstellen. Helaas. http://blog.iusmentis.com/2010/05/24/nog-even-over-die-e-maildisclaimers/
18. Analyse van de eigen organisatie Hoe is nu voorzien in het bewaren van emailberichten? Welke technische en functionele oplossingen worden toegepast? Welke procedures gelden er voor de medewerkers? Wie is vanuit welke rol bij welke aspecten van emailarchivering betrokken? Ervaart de organisatie problemen bij het terugvinden van emailberichten? Is emailarchivering een issue bij het algemene management (niet ICT of archief)
23. Gartner: acties ter voorbereiding Stel een team samen voor het vaststellen van een bewaarstrategie: Gebruikers ICT Juridisch Recordsmanagement Analyseer de IN-box! Welke e-mail om welke (externe) regels bewaren; Wat bewaren uit oogpunt van interne en externe verantwoording; Wat is relevant voor de bedrijfsvoering (business email); Wat is ter informatie, triviaal of persoonlijk (transitory email)
24. Gartner: over Inbox en back-up Strategieen om de IN-box klein te houden: Beperken In-box omvang Automatisch legen van default mappen (zoals Deleted items) Attachmentstrippinghttp://archiver.barracuda.com/outlook_demo/ Backup van email Backup is geen archief, wordt overschreven op termijn Houdt geen rekening met bewaartermijnen Restore voor beperkt doel van enkele emails, of emails van één gebruiker is technisch en juridisch risicovol Backups meestal minimale mogelijkheden voor indexering
25. Gartner: opslagbehoeften Opslagbehoeften berekenen Rekening houden met ‘transitory email’ en de kortere of langere tijd te bewaren berichten Betekent meestal dat emailbox onwenselijk groot wordt, dus alternatieve opslaglocatie noodzakelijk Is cloud-storage een optie?
26. Gartner: opslagopties Opslag-opties: Locale archieven, zoals PST-files hebben nadelen, zoals ontbreken beheer, retentie, beperkte toegankelijkheid (bv via webinterface), inefficiency of beperkte mogelijkheden bij zoeken/terugvinden, Migratie issues bij overstappen op een archiefoplossing Mailbox server store: de emailbox op de server, meestal beperkte opslag, omvang bepaald door ICT (‘uw emailbox is te groot’) Third party emailarchieven(E-vaultachtige oplossingen) Records management applicaties (“Whileit is notcommon, somecompanies push messages – typically via a client-side plug-in – to ECM systemsforlonger term preservation.” – Gartner)
27. Gartner: classificatie Classificatie “Perhaps the hardest aspect of a mail retention program is proper categorization of legal and records management messages” Vastlegging door (eind-)gebruiker, bv door ‘archiefknop’ van DMS/RMA “the downside of user declaration is itsrelianceon the user to properlyexecuteit’ ‘Tagging’ Filteren Slepen naar archieffolders Automatische classificatie
28. Gartner: classificatie Vastlegging door eindgebruiker: bijvoorbeeld in Sharepoint ColligoContributor http://www.colligo.com/products/sharepoint/contributor_pro.asp Drag-and-dropemails vanuit Outlook in Sharepoint. http://www.microsoft.com/showcase/en/us/details/d06e6d0d-e5ca-4855-b83c-72852f9b5f80 (13 min. Presentatie)
30. 14 december 2005 In het navigatie deel kan je direct een Sharepoint pagina openen
31. 14 december 2005 Email kan je slepen naar een Sharepoint locatie
32. 14 december 2005 Er verschijnt dan een registratiescherm voor metadata. Deze kan je uitbreiden met extra metadata. Automatisch kunnen de waarden to, from, date sent, date received opgenomen worden
36. 14 december 2005 Na een paar tellen verschijnt deze in je folderstructuur links in het Outlookscherm
37. Gartner: classificatie Automatische classificatie: Kan gebaseerd op rol, zender/ontvanger, onderwerpsregel, trefwoord, type attachment, etc. http://www.exedra.nl/clients/exedra/cms.nsf/vAllKW12ByTitle/D6B279715BDD49DFC125765600531FB3?OpenDocumenthttp://eval.symantec.com/mktginfo/enterprise/fact_sheets/b-ev9_archiving_DS_20465026-1.en-us.pdf “significantly more succesfulthanuser-basedclassification in that the element of relianceon proper user behavior is taken out of the equation.’ Risico is een te ingewikkeld of gediversifieerd geheel van bewaartermijnen en uitzonderingen.
38. Aan de slag met een passende bewaarstrategie voor de organisatie 14 december 2005 Combineren van categorieën email met opslagoplossingen Bepaal omvang en schonen emailboxen Wat te doen met bestaande emailarchieven Hoe classificeren?
