4. DEFINICIÓN:
Un informe es un documento que tiene como fin
poder comunicar un conjunto de información
recogida y previamente analizada según
determinados criterios.
5. El informe, por tanto, recoge información y hechos verificados y
analizados por su autor. Información que, habiendo sido analizada,
aporta una serie de respuestas, así como datos relevantes, a la
organización de una institución o entidad.
Un informe es un tipo de documento escrito en prosa que se lleva a
cabo con el propósito de que la persona que lo realice pueda
comunicar algo referente a una situación o temática a otras
personas. Por lo general se suelen dirigir a instancias más elevadas
(por ejemplo al Ayuntamiento o a un superior), aunque también
pueden encontrarse informes dirigidos a comunicar algo a un
profesional diferente de nosotros para que pueda trabajar con los
mismos datos y contrastarlos o ampliarlos.
Existe una amplia variedad de tipos de informe, que pueden tener
diferentes propósitos y estructuras diferenciadas. Sin embargo, en
este artículo se plantea la realización de un informe que tenga en
cuenta la estructura general de cualquiera de ellos.
6. OBJETIVO:
De esta forma, el objetivo es el uso de estos datos para,
como recomendación del autor, resolver un
determinado conflicto, o situación indeseada, de la
mejor forma posible.
8. En función del número de páginas y su extensión,
estos pueden clasificarse en dos tipos:
• Informe ejecutivo: No excede de las 10 páginas,
a la vez que se recoge información precisa.
• Informes largos: Exceden de las 10 páginas.
9. En base a su contenido, estos pueden clasificarse en cuatro
tipos:
• De carácter divulgativo: Enfocado al público en general.
• Científico: Con lenguaje riguroso, recoge información
científica como producto de una investigación.
• Técnico: Aun manteniendo el nivel de un informe
científico, está enfocado a organizaciones y entidades
del sector privado y público, con un objetivo específico.
• Mixto: Sirve para exponer una información tanto para el
público en general, como para instituciones.
10. Por último, en base a la redacción, podemos clasificar los
informes en tres tipos:
• Analíticos: Su objetivo es el análisis, como su propio
nombre indica, así como la ratificación de las decisiones
adoptadas.
• Expositivos: Contienen una información que desea
exponerse al público.
• Persuasivos: Tratan de convencer al destinatario, siendo su
objetivo el que tome una determinada decisión.
11. Otros tipos de informes
Cabe destacar que, además de los citados, existen otra serie de informes
que, debido a que son menos frecuentes, no han sido mencionados.
Un ejemplo de estos son los informes de trabajo, los informes de
investigación, los informes financieros, el informe académico, entre otros.
Estos, al igual que los otros, muestran su principal diferencia en la finalidad
para la que se ha realizado dicho informe. En este sentido, un informe
financiero tendría como fin poder exponer la situación financiera de la
empresa, o de una operación en cuestión, a la directiva de la compañía.
12. Estructura de un informe
Para la redacción de un informe escrito se puede organizar y plasmar el contenido
según la siguiente estructura:
13. Portada
La portada del informe es lo primero que observará el
destinatario. Generalmente es sobria y formal, pero debe
incluir datos básicos como:
• Título del informe
• Nombre del autor del informe
• Fecha de elaboración del documento
• Lugar de elaboración o presentación del documento
Seleccionar un buen título es importante para que el lector, de
un solo vistazo, sepa de qué se habla en el documento. El título
debe resumir una idea clara, relacionada con el tema del
documento, en una frase breve.
14. Índice
Todo informe debe incluir un índice, una parte
fundamental para estructurar el documento. En el
índice se señalan todos los apartados del informe, así
como el total de páginas. Asimismo, esta parte actúa
como guía al lector, que podrá recurrir a ella cuando
quiera buscar un apartado específico dentro del
documento.
15. Introducción
La introducción al informe es una breve reseña sobre el
tema principal del informe. Esta introducción es una de
las partes más importantes del documento, pues se
trata de una carta de presentación del trabajo y
ayudará a que el informe sea correctamente entendido
en su totalidad.
Para ello, la introducción debe destacar de forma
precisa y concreta tanto la idea como el objetivo de
este informe, teniendo en cuenta que esta parte nunca
deberá superar las 2 páginas.
16. Cuerpo del informe
El desarrollo o cuerpo es la parte en la que se expone la
información principal de la investigación. Además de
texto, el cuerpo se puede complementar con gráficas,
extractos, diagramas, notas a pie de página y otros
recursos para explicar el procedimiento a través del
cual se realizó la investigación.
Debe incluirse toda aquella información esencial del
estudio o análisis, puesto que es la parte de mayor
contenido y el eje central del trabajo
17. Conclusiones
En las conclusiones se presentan los resultados del informe, los más
importantes o con más peso. Esta parte debe responder las
interrogantes planteadas en la introducción, esas daban entrada al
desarrollo de la investigación y planteaban todas aquellas
preguntas que surgían sobre el tema en cuestión.
En algunos informes, estas conclusiones suelen ser objetivas, como
es el caso de los informes expositivos, el cual puede prescindir de
ellas en ocasiones. Sin embargo, las conclusiones también pueden
tener subjetividad, puesto que pueden intentar convencer al lector
con el análisis presentado, tal como sucede con los informes
persuasivos.
18. Bibliografía
En cualquier informe es esencial presentar las
referencias consultadas en un apartado de bibliografía.
En ella, deben aparecer por orden alfabético y por
fecha de consulta cualquier documento consultado,
tales como libros, enciclopedias, artículos, otros
estudios, medios audiovisuales.
Cualquier soporte utilizado para responder a las
preguntas del informe y concretar las ideas del mismo
debe ser referenciado en este apartado
19. Anexos
Algunos informes, como los científicos o los financieros,
pueden incluir anexos después de la bibliografía. En ellos se
agregará información que se valga por sí misma y que nos
ofrezca información adicional a la que contiene el
documento principal.
En los anexos suelen incluirse imágenes, gráficas y contenido
específico que no se ha podido explicar completamente en
el texto para no extenderlo demasiado, tales como cálculos,
planos, manuales, entre otros. Cualquier información que
pueda ayudar a ampliar el texto principal deberá aparecer
en este apartado.
20. Pasos para elaborar un informe
A la hora de elaborar un informe debemos tener en cuenta que
en primer lugar vamos a tener que reflexionar sobre el cómo,
cuándo y por qué vamos a realizarlo. Posteriormente se llevará
a cabo la propia redacción del informe en base a la situación a
reflejar y las consideraciones previas.
A continuación vamos a explicar una serie de pasos útiles de cara
a redactar un informe de manera correcta.
21. 1. ¿Qué objetivo tenemos?
Antes de empezar a escribir debemos reflexionar sobre qué queremos
conseguir con nuestro informe. ¿Vamos a solicitar la solución a un
problema o simplemente a almacenar datos para poder usarlos más
adelante? ¿Queremos reflejar una investigación científica o presentar
una queja? Hemos de tenerlo en cuenta para seleccionar el tipo de
informe que sea más pertinente según el caso.
2. Ten en cuenta el tipo de texto que vas a emplear
No todos los informes son iguales, pudiendo presentar cada uno sus
propias características distintivas. Por ejemplo, un informe expositivo va
a reflejar datos sin realizar ningún tipo de interpretación respecto a
ellos, no existiendo la posibilidad de hacer conclusiones, mientras uno
de tipo demostrativo va a requerir que el sujeto elabore hipótesis y las
ponga a prueba de manera que obtenga una serie de resultados y
conclusiones.
22. 3. Contempla el target
No solo importa el para qué o el cómo, sino que se debe pensar en
que público tiene nuestro informe como objetivo. Ello nos permitirá
adecuar el nivel de lenguaje tanto a nuestras necesidades como a las
de dicho público.
4. Selección y análisis de la información
En función del paso anterior es fundamental reunir la información que
queremos proporcionar y estructurarla adecuadamente de manera
que nuestro discurso tenga un hilo conductor. También se debe tener
en cuenta el tipo de datos a reflejar y quién o cómo se ha extraído la
información.
23. 5. Podemos usar elementos gráficos
Aunque depende del tipo de informe, es posible utilizar elementos
visuales que faciliten la comprensión de los datos. Nos estamos
refiriendo por ejemplo al uso de gráficos de barras para analizar
frecuencias o bien para realizar un análisis de ganancias y costes.
6. Título
Si bien puede parecer una tontería mencionarlo, titular
correctamente el informe de una forma clara, relativa al tema que
conlleva su realización y fácilmente comprensible es algo que
facilita mucho su comprensión por parte de los lectores.
24. 7. Redacta la introducción
En este primer apartado del informe en cuestión realizaremos un breve
resumen del tema a tratar en el informe. En él debe aparecer el
objetivo de la realización de dicho informe y el problema que genera
la necesidad de su existencia y el contexto en el que se lleva a cabo.
8. Expande las ideas y explica lo investigado en el desarrollo
En el cuerpo del informe dispondremos y expandiremos la información
sobre el sucedido o investigado, dejando claros los métodos y
acciones que muestran cómo se produjo o se desempeñó la situación
y la manera de obtener los datos. Si se trata de un informe que refleja
una investigación se incorporarán aspectos como modelos teóricos y
exploración de la situación.
25. 9. Elabora una conclusión
En la última parte del informe se debe reflejar el resultado final de lo
explorado y reflejado en el informe o la demanda o petición que se
hace de cara a resolver la situación. Debe ser clara y entendible.
10. Lenguaje a emplear
Es fundamental que en todo el redactado el lenguaje sea claro y
conciso. Ha de ser redactado de manera formal y objetiva, en tercera
persona y en voz pasiva. Se han de separar los hechos de las
inferencias que se lleven a cabo (si es que las hay) y se tienen que
ofrecer directamente los datos con los que se está tratando y explicar
claramente por qué son relevantes.
26. ¿Cómo se hace un informe?
Para realizar un informe escrito:
• Definir la temática. El objetivo del informe y el porqué de su redacción.
• Definir la audiencia. Es importante conocer quiénes serán los lectores del
informe, para a partir de allí definir el tono y el lenguaje a utilizar.
• Recolectar información. Se debe buscar la información disponible sobre el
tema a tratar.
• Consultar fuentes calificadas. En caso de ser necesario, se puede recurrir a
personas especializadas en algún tema para que su declaración avale los
argumentos expuestos.
• Definir la estructura. Antes de comenzar con la redacción del informe es
importante conocer toda la información a incluir y cómo será distribuida
dentro del escrito.
• Utilizar material de referencia. Se pueden utilizar imágenes, gráficos o
cuadros que acompañen y den soporte al texto.
• Redactar el escrito. Una vez recopilada toda la información se procederá a
redactar el informe según su estructura.
27. Para realizar un informe oral:
En los informes orales, existen algunas diferencias importantes:
En primer lugar, es recomendable realizar primero el informe escrito y
luego trasmitirlo oralmente. El orador tiene que conocer muy bien el
contenido del informe y cómo fue desarrollada la investigación.
A la hora de la exposición se sigue la misma estructura que el informe
escrito (introducción, cuerpo y conclusión). Debe ser claro y breve, sin
excederse en detalles, ni tampoco omitiendo partes importantes. Aquí
entran en juego los conocimientos sobre oratoria.
