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  1. 1. Green belt project NICOLE BELL FABIENNE DEBIAIS FRANCESCA FRATI ALVARO GIL JUIN 2013 Projet d’amélioration: Processus de mise en service des équipements médicaux de la phase 1 (nouveaux ou transférés) Résultats à jour
  2. 2. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux Plan de présentation 1. Présentation de l’équipe 2. Problématique 3. Objectifs du projet 4. Résultats visés du processus 5. Chronologie des activités 6. Résultats 7. Prochaines étapes 2
  3. 3. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux Présentation de l’équipe Partie prenantes  Génie biomédical (GBM) : Claude Foucart  IT: Vincent Cantin  Services techniques: Georges Bendavid  Construction: Michel Lauziere  Réception: Allen McCavour  Achats: Isaac Shemoly Équipe de support  Nicole Bell  Fabienne Debiais  Francesca Frati  Alvaro Gil 3
  4. 4. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux Problématique • Le grand nombre des projets (quelques uns concurrents) demandent un haut niveau de coordination de ressources physiques, technique et humaines 4 19 28 57 38 9 0 10 20 30 40 50 60 2013-Aug-19 2013-Aug-26 2013-Sep-02 2013-Sep-09 2013-Sep-16 Exemple pour la phase 1 Quantité de projets d’installation en vigueur par semaine
  5. 5. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux Résultats des entrevues semi-structurées (CLIENTS & EMPLOYÉS) 5 POINTS FORTS • Bon support du Génie Biomédical • Bon lien entre le Génie Biomédical et l’Urgence, personnes en charge au Génie Biomédical connues. • L'équipe du Receiving est performante • Bonnes relations avec l’équipe du Receiving
  6. 6. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux Résultats des entrevues semi-structurées (CLIENTS & EMPLOYÉS) 6 POINTS À AMÉLIORER • Coordination de l’installation selon les besoins des utilisateurs cliniques • Retard d’installation causé par les protocoles du contrôle des infections • Garantie de performance des serveurs informatiques dès le début • Suivi avec les clients (utilisateurs cliniques) • Conciliation travail clinique et participation à l’avancement de l’installation • Fonctionnement en silo des différents départements impliqués • Transfert automatique des données électroniques (inventaire, procédures…) du vieil appareil vers le nouvel appareil • Espace pour de l’entreposage • Coordination des ressources impliquées dans la mise en service • Coordination de la livraison • Espace restreint au GBM pour travailler
  7. 7. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux Diagnostique du processus actuel 7 DÉFICIENCES EN • Coordination des intervenants • Planification: services divers, technologie, détails à prévoir à l’avance • Installation complète de l’équipement • Support et disponibilité des ressources
  8. 8. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux Quelques mesures du processus actuel En avril 2012 de département de génie biomédical a mesuré la performance de 26 mises en service des équipements médicaux,. Voici les résultats: 8 Indicateur Quantité Taux Temps de stockage moyen par équipement 94 j na Nombre de livraison en retard 2 8% Nombre de livraison en avance 18 69% Nombre de travaux en retard 1 100% Quantité d’erreur 6 23%
  9. 9. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux 1. Créer et implanter le processus à long terme de mise en service des équipements médicaux. 2. À court terme, assurer l’installation des équipements médicaux dans les délais établis, un mois avant la date d’ouverture du pavillon k (phase 1). Objectifs du projet ? 9
  10. 10. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux En utilisant les concepts LEAN, le processus optimal visera à: – Définition claire de parties prenantes et leurs rôles – Coordination de l’installation entre les parties prenantes – Maximisation des ressources (physiques, humaine, financiers, etc.) – Élimination du gaspillage (temps, espace, déplacements, inventaire, etc.) – Respect des échéanciers (phase 1 du pavillon k) – Indicateurs clés du processus. Résultats visés du processus ? 10
  11. 11. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux Chronologie des activités • 1 mois de préparation (avril): Définition et mesures partielles • 6 Ateliers avec les parties prenantes (mai et juin) • 45 jours pour le design d’une solution conçu par les parties prenantes • Implantation à partir du 1er aout. 11 4/1/2013 8/31/2013 5/1/2013 6/1/2013 7/1/2013 8/1/2013 4/2 - 4/19 Definition phase 4/24 - 4/30 Workshop Preparation phase 5/16 W2 5/27 W3 6/13 W4 12/6 W5 5/1 W1 6/27 W6 6/19 - 7/31 Innovation Phase 7/31 - 8/31 Implementation Phase 5/1/2013 - 6/27/2013 Workshop (kaizen) period
  12. 12. Green belt project Évolution du projet Galerie des photos 12
  13. 13. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux Brainstorming d’un processus idéal 13
  14. 14. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux Création d’un processus visé 14
  15. 15. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux Validation du processus et définition des rôles et responsabilités 15
  16. 16. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux Diagramme de processus et matrice RACI finaux 16
  17. 17. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux Résultats 1. Analyse des parties prenantes 2. Analyse de champs de force 3. Diagramme de processus 4. Matrice des rôles et responsabilités 5. Plan d’action 17
  18. 18. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux Analyse des parties prenantes 18
  19. 19. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux Analyse de champs de force 19
  20. 20. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux 20
  21. 21. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux 21
  22. 22. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux Plan d’action 22 En étape de validation du leader du projet Solution identifiée Action Qui est responsable de l’action Quand l’action doit se terminer Statut Fiche standard de projet d’équipement médical (lot) - Conception de la fiche (Section ID du projet, validation de l’information, élément de livraison, si 1 équipement unique livraison directement au site final) - Chaque partie-prenante finalise sa section Alvaro avec l’équipe de projet 30 juillet 2013 Mécanisme de suivi (tableau de bord?) - Conception du mécanisme de suivi en identifiant des outils simples et réalistes dans l’échéancier (pour coordonner les différentes activités du processus) o Garder simple o Définir bien le scope o Allan will use excel until tool is ready- we can migrate later 30 juillet 2013 - Réunion avec Alvaro-GBM-IT pour définir ce mécanisme 30 juin 2013 - Identifier quelle personne fera le suivi de chaque projet (définir le suivi sur quoi exactement) 30 juin 2013 - Identifier une personne qui fera le suivi global d’avancement de la phase 1 (Christian Zarka?) 30 juin 2013 - Benchmark out of the box solutions for Phase 2/3 Alvaro & Nicole with Vincent’s help: Moving company, open source solutions, other hospitals 30 juillet Local de pré-assemblage (small lot production) - Évaluer les quantités de projet qui sont visés par le pré-assemblage Qui au GBM? 21 juin 2013 - Assigner des salles pour le pré-assemblage des équipements médicaux (fonction des quantités et de la localisation des équipements) Claude + fanny 30 juillet 2013 Local d’entreposage sécurisé (pour éviter le ?? au receiving/ et livrer le plus tôt possible (ex GG) - Assigner des salles pour l’entreposage des équipements médicaux - Crée un plan - Signalisation - Plan de formation et d’orientation des lieux pour le personnel d’installation nécessaire? (à suivre avec Marjan) Michel Lauziere demander à Yael Laroche 30 juillet 2013 Plan de communication & Gestion de changement global et par parties prenants - Équipe Agents Lean 30 juillet 2013
  23. 23. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux Prochaines étapes • Design et développement d’un outil de suivi pour les équipements. • Mise en fonction de l’outil • Création et validation des indicateurs clés du processus • Mise en marche de nouveau processus • Validation et ajustements 23
  24. 24. Green belt project Processus de mis en service des équipements médicaux Architecture générale de l’outil de contrôle pour l’installation des équipements 24 Reporting tool Standard Equipment Format · Main Users Biomedical Engineering Receiving Installation Some consultation users Control Dashboard Printed documents for different users through predefined queries (receiving, installation, etc.) Printed documents for different users through predefined queries (receiving, installation, etc.) Web access (php)? Excel report? (To be defined) Master plan of medical equipment's Master plan of medical equipment's. The Original file will be converted to a database table Current and future location of the equipment Authorized users Sources Database MySQL The same format is used for all users as a consult tool and also as the only way to update information to the database Queries and reports can be generated from the database but can’t be modifies. The control dashboard is a collection of indicators (live queries)

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