Documentos Digitales
Preservación y Conservación de los Documentos Digitales

Claudia Giseth Alzate Galvis
Eliana Jasveidy Gonzalez Gutierrez
Documentos Digitales
Unidad II
Ciencias de la Información Documentación Archivística y Bibliotecología
Universidad del Quindío
2023-1

OBJETIVOS DE LA PRESERVACIÓN Y
CONSERVACIÓN DIGITAL.

Almacenar gran
información en
espacios reducidos
ha sido parte de la
evolución de los
documentos
digitales; ya que esto
ha sido una solución
no solo económica si
no que también
ayuda a reducir
espacios y tiempo en
las instituciones.

Objetivo de los Documentos
Digitales
El objetivo de los documentos
digitales es el poder tener acceso
con un propósito esencial y
autentico
Resguardo y Protección del
documento original
Optimizar el espacio físico
Simultaneidad en la consulta

Gestión de los Objetivos
Digitales
Fenómeno físico
Codificaciones lógicas
Objetos conceptuales comprensibles
Conjunto de elementos esenciales

ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS.

Estrategias de Conservación y Preservación
de los Documentos Electrónicos
Los documentos tradicionales y digitales tienen diferentes aspecto
Formato
Estado
Pertinencia
Valor
Uso
Por lo tanto siempre se deben establecer políticas de acuerdo a los interesen
institucionales.

1- Copias de Seguridad o de Respaldo
(Backup)
Las copias de seguridad o backups son de la forma más común de preservar la
información. Este proceso consiste en grabar en algún tipo de soporte físico toda la
información almacenada en un computador para poder recuperarla en caso de perderla.
Algunos soportes de respaldo pueden ser:
Cintas
DVD
CD
Blu-ray
Almacenamiento en la nube
Pendrive
Discos virtuales

2- Renovación del soporte físico
de almacenamiento (refresco)
• El refresco puede ayudarle a conservar por más tiempo sus
respaldos. Consiste en pasar la información digital de un soporte a otro
nuevo o más moderno para reducir el riesgo de pérdida debido al
deterioro del soporte físico.
• Las políticas establecidas por el centro de información
• El tipo de soporte físico
• El tipo de uso del soporte físico
• Las condiciones de almacenamiento del soporte
• Los plazos recomendados por los fabricantes del soporte físico
• Esta estrategia se complementa con las copias de seguridad.
• Sin embargo, no soluciona el problemata de la obsolescencia de los
soportes físicos. Para aumentar su efectividad, se debe combinar con
otras que sí lo hagan y así aumentar la efectividad de la preservación
digital.

3- Preservación de la
tecnología de
almacenamiento
(refresco)
• Este método se basa en la preservación del entorno técnico
que hace funcionar el sistema, incluyendo sistemas operativos,
software de aplicaciones original, controladores de medios, etc.
Esto implica conservar tanto el hardware como el software
original, y ocuparse de tenerlos en funcionamiento incluso
cuando su obsolescencia sea ya completa, lo que en algunos
casos ha conducido a la creación de verdaderos museos
cibernéticos.
• La rápida evolución de la tecnología que cada día ofrece
nuevos equipos y software con mejores funcionalidades.
• El alto costo económico de la conservación y mantenimiento
de equipos, que la mayoría de centros de información no están en
capacidad de asumir.
• El deterioro físico de los equipos que en algún momento hará
imposible su conservación y mantenimiento.

4-Migración
La migración es una de las estrategias más
utilizadas para la preservación digital pues
evita la pérdida de información por culpa de
la obsolescencia del entorno digital ya sea
hardware, software, soportes o formatos
Transferencia de un formato a otro (de
Microsoft Word a PDF)
Transferencia de un sistema operativo a otro
(de Windows a Linux)
Transferencia de un lenguaje de
programación a otro (de BASIC a PHP)

5- Emulación
Esta es otra de las estrategias más utilizadas para evitar la pérdida de información
debido a la obsolescencia del entorno digital. Para aplicar esta estrategia debe reproducir
en un entorno informático distinto al original las características esenciales de un archivo,
combinando elementos de software y de hardware con la finalidad de que un formato
obsoleto funcione en un ambiente nuevo.
Ventajas:
• Reproduce el documento real
• No requiere un seguimiento continuo de formato de recurso
• Ofrece una solución para recursos digitales complejos
• Desventajas
• Hay pocas experiencias reales
• Los emuladores deberán actualizarse con cada cambio significativo de sistema
• La programación de los emuladores es compleja y exige conocimientos especializados
que representan un costo elevado

6- Encapsulamiento
El encapsulamiento consiste en preservar el
recurso digital y toda la información
necesaria para codificarlo y traducirlo. Se
guardan datos sobre cómo interpretar el
archivo en cualquier sistema futuro. Para
aplicar esta estrategia se pueden utilizar
estructuras como archivos XML, que
mantienen la relación entre todos los
componentes de la información que se debe
preservar (objeto digital, metadatos,
identificador y especificaciones del
software).

7- Metadatos de Preservación

CREACIÓN, CONSERVACIÓN, Y DIFUSIÓN DE LOS
ARCHIVOS DIGITALES

Creación La creación del documento digital consiste en digitalizar el archivo
físico.
Digitalizar, definido de forma muy simple, es traducir información a un
formato que puedan entender los ordenadores.
Se trata de una operación mediante la cual se convierte un texto, una
imagen, un sonido, etc., en una serie de códigos binarios
Conservación: El término conservación se deriva de dos voces latinas:
“cum, con", que significa juntos, y "servare", que significa mantener o
guardar. Literalmente, por consiguiente, conservación significa mantener o
conservar unidos. La conservación digital consiste en una serie de
actividades reguladas de modo sistemático que permite la conservación por
largo tiempo del “byte stream” (serie de bytes) incluyendo los metadatos.
Difusión: Se entiende por difusión tanto la que se hace por medio de
copias en DVD del master, como la que se efectúa a través de internet.
Para la divulgación y difusión de los recursos documentales se debe
establecer un flujo continuo de información con los usuarios, es decir, una
retroalimentación que permita actualizar periódicamente los contenidos y
servicios en relación a las demandas de investigadores y usuarios.

Conservación y Difusión del Archivo Digital
El objetivo de un proceso de digitalización de documentación de Archivo y
creación de Registros digitales es doble:
1- Generar un archivo digital original de conservación de modo que no sea
necesario volver a manipular los documentos originales.
2- Generar una copia de difusión, con buena calidad de lectura e
impresión y posibilidad de su difusión en web

Problemas que se presentan en la
Conservación Digital

En varios estudios se han detectado
un conjunto de problemáticas de
preservación digital describiendo un
grupo general e ilustrando algunas
particulares de acuerdo a los
siguientes recursos electrónicos.
La conservación de documentos
digitales y electrónicos presenta un
gran reto para los profesionales, ya
que la vulnerabilidad de los soportes,
el avance tecnológico
indescriptiblemente rápido y por ende
la rápida obsolescencia de los
soportes hace que la información
contenida en soportes digitales corra
un gran riesgo.

Patrimonio Digital

El patrimonio digital está formado por los materiales
informáticos de valor perdurable dignos de ser
conservados para las generaciones futuras, y que
proceden de comunidades, industrias, sectores y
regiones diferentes. No todos los materiales
digitales poseen valor perdurable, pero los que lo
tienen exigen metodologías de conservación activas
para mantener la continuidad del patrimonio digital.

Referencias
https://urbest.io/blog/es/los-objetivos-de-la-
digitalizacion/#:~:text=La%20digitalizaci%C3%B3n%20consiste%20en%20almacenar,organizados%20y%20sean
%20f%C3%A1cilmente%20explotables.
https://aulasvirtuales.uniquindio.edu.co/mod/resource/view.php?id=1576420
Video Documentos Digitales
https://youtu.be/QIAKOF1bl7U