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I Sistemi Informativi nelle Imprese di
Shipping

 Modulo Specialistico Corso Papagno

 Graziano Previato

I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping

1

Scopo del Modulo e Struttura

 

 

Dare una visione del sistema informativo presente nelle
imprese di shipping e nel contempo dell'ambiente in cui opera
e con cui interagisce, incluse le modalita' di scambio con
operatori istituzionali e con gli stackholders.
Il sistema Informativo interno: principi di funzionamento e
struttura

 

La Versione Allargata: L'interazione con gli altri attori della
catena

 

Gli Strumenti del Sistema Informativo


2

Definizione e Obiettivi dell'Impresa
Definizione

  Attività economica organizzata al fine della produzione o dello
scambio di beni o servizi.
Obiettivi Quantitativi (E. Gambel - 1)

 
incremento del fatturato (anni ‘50/65)

 
incremento del reddito d’esercizio (anni ‘65/75)

 
aumento dell’indice di ritorno sugli investimenti (anni
‘75/90)

 
miglioramento dell’Indice di Resistenza Finanziaria (90/00)

 
miglioramento indice EVA o Balanced Scorecard


3

L'impresa ed I suoi partner

Fonte: Wikipedia http://it.wikipedia.org/wiki/Stakeholder

4

Definizioni: Informatica/Sistema Informatico/
Sistema informativo
Informatica: lo studio sistematico dei processi algoritmici che
descrivono e trasformano l'informazione (Wikipedia)

  Sistema Informatico o sistema di elaborazione dati è un
sistema meccanografico, un computer o un insieme di più
computer tra loro interconnessi (Wikipedia)

  Il sistema informativo si configura come un insieme ordinato
di elementi, anche molto diversi tra loro, che raccolgono,
elaborano, scambiano e archiviano dati con lo scopo di
produrre e distribuire le informazioni alle persone che ne
hanno bisogno, nel momento in cui ne hanno bisogno e dove
ne hanno necessita’

 


5

Principali Componenti del Sistema Informativo

 

 

 

 

Sistema per la raccolta delle Informazioni: moduli, sensori,
attivita', persone
Sistema per l'archiviazione delle Informazioni
Sistema per la comunicazione delle Informazioni: gestionali,
telefoni,e-mail, chat, etc
Sistema per l'accesso all'informazione


6

Visione d'Insieme

Stackeholders
Esterni
Impresa
(Organizzazione)
Sistema
informativo
Sistema
Sistema
Informatico
Informatico


7

Sistema Informativo Shipment Container
Port of Discharge
Import

Port of Loading
Export
Agenzia di Linea

Epty
Rel/
LL

Bookings

Carrier

Agenzia di Linea

Vessel and equipment
management

Invoic

Polizze

Contratto di Trasporto

Polizze

Delivery
Invoic
Empty

Comm

Manifesti

Revenue by Voyage
Management

Manifesti

Cust/
Comm


8

Organizzazione Interna dell'impresa

2 - Esempio di struttura Gerarchico – Funzionale – Agenzia di Linea

9


Board of Directors

CEO

Commercial

Documentation

CFO

Operations

ICT

Corporate

Accounting

2 - Esempio di struttura Gerarchico – Funzionale – Agenzia di Linea

10

Liner Agency: Software Layer
DSS
MIS

Abstraction Layer: Business Model Representation

Bookings

Doc. Exp.

Eqc. Cntrl

Sistema
Operazionale

Operations

Intermodal/
Logistic

Contabilita'
Civilistica

Doc. Imp.

Commissions

Contabilita'
Armatore

Contabilita'
Gestionale

Contabilita'
Generale

Collection

Tesoreria

Software Armatoriale


11

Livello di Strutturazione delle Attivita' Aziendali


12

Flusso Dati Associato ad una Esportazione

Carrier

Remittance

Booking Status

Richiesta
Booking

Booking

B/L

Rilascio
Vuoto
Conf
Uscita
Load List

Conf Imb

Gate In

Deposito
Messa
A Terra

Freight
Manifest

Debito
Vs. Carrier
Crediti
Cto Carrier

Collection

Crediti
Agenziali

Collection

Invoice

Terminal

Revenue
Agenziali

Processo di Esportazione

13

Ed Il Resto?

Una gran parte di informazioni in Azienda non sono raccolte
dai sistemi di Gestione
Es: E-Mail, telefonate, fax, pranzi, bar...
KnowHow dei singoli che tutti insieme compongono la
'competenza' aziendale ed il suo valore


14


Organizzazione di un'Impresa di Mediazione

15

Processo della medizione

Caricatore

Shipper

Broker

Broker's Company
Invoicing


16

Sistema Informativo Impresa di Mediazione

 

 

Condivisione Spazi: OpenSpace
Condivisione Competenze ed Informazioni: 'Tavoloni' per
vedere, ascoltare, parlare

 

Condivisione E-Mail: tutti leggono tutto

 

Pratiche non strutturate: raccolgono commenti, email, fax, etc

 

Software Contabilita' Generale


17

Software Access

Client

Client

Client

Client

Client

Network Clients and users Authentication and Authorization Services

Application

Application

Application

Application

Network and O.S. Services Layer

Infrastructure Hardware Layer


18

Sistema Informatico

4


19

Sessione 2: Il Sistema Informativo Esteso
Cliente
Istituzioni
Terminal

Shipping
Agency
Fornitori
Carrier

Depositi

Parti coinvolte normalmente nello shipment di un container

20

Flusso Dati Associato ad una Esportazione

Carrier

Remittance

Booking Status

Richiesta
Booking

Booking

B/L

Rilascio
Vuoto
Conf
Uscita
Load List

Conf Imb

Gate In

Deposito
Messa
A Terra

Freight
Manifest

Debito
Vs. Carrier
Crediti
Cto Carrier

Collection

Crediti
Agenziali

Collection

Invoice

Terminal

Revenue
Agenziali

Processo di Esportazione

21

Flusso Doganale

 

Scopo della Dogana: verificare il traffico delle merci fra i vari
stati e continenti, applicando le normative comuniarie in tema
di sicurezza dei prodotti (verso il consumatore, verso
l'ambiente, etc) ed applicando imposte che hanno lo scopo di
difendere l'industria ed il consumatore nazionale.

Per portare a termine la loro missione istituzionale le Dogane necessitano
di Informazioni dettagliate, complete e tempestive


22

Flusso Doganale
Esportazione/Importazione hanno un duplice effetto:
Doganale e fiscale

  Fiscale: Non Imponibilita' IVA su merci destinate
all'esportazione

  Non Imponibilita': Per essere applicata richiede la prova del
'Visto Uscire' – Ex copia 3 del DAU con timbro

  Prima del 1 Luglio 2007: Presentazione DAU presso la
dogana di partenza, consegna esemplare 3 che
accompaganva la merce sino all'uscita, Apposizione 'Visto
Uscire' con riconsegna dello stesso all'esportatore

 


23

Le Dogane: Controllo, Sicurezza e Informazione

 

 

Scopo della Dogana: garantire che il flusso delle merci in
entrata/uscita risponda alle esigenze di sicurezza e legalita
del paese, includendo l'aderenza alla normativa in essere a
difesa della competitivita' nazionale
In collaborazione colle Dogane Europee/Mondiali, bloccare I
flussi di merci che non garantiscano la sicurezza delle
persone
Per portare a termine la loro missione istituzionale le Dogane necessitano
di Informazioni dettagliate, complete e tempestive


24

Flusso Doganale In Esportazione – post 1/7/2007
DAE (MRN)

DAE
(MRN)

Record H
Chiusura

DAU

Load On Board


25

Flusso Doganale in Importazione
Port of Loading on Board

Port of Discharging (ITA)
Manifest
+
Entry Key
+
MRN

Load Containers

Stato
Container
In Import
- Svincolabile
- In Attesa Esito
- Dich. Non Svinc
- Non Dichiarabile
Processi di
Verifica


26

E-Customs - ECS


27

E-Customs - ICS


28

PCS: Port Community System

 

Un porto, visto nel suo complesso, e' un'entita' logistica
estremamente complessa, che raccorda i flussi di merci
provenienti e dirette da/per il suo hinterland con mezzi
terrestri, ferroviari e fluviali, con I flussi di merce via Mare.


29

PCS: Definizione
“Port Community Systems are centrally operated systems for
transferring data and providing other services with the help of this
data, which can be used by any party who is interested in
information concerning sea born transport. A Port Community
System avoids bilateral data transfer” [Grizell, 2001]


30

PCS: Tipologie
 

 

 

Prima Generazione: BIM o Bilateral Information Model. In
questo modello le informazioni sono scambiate direttamente
in modo bilaterale tra I singoli attori
Seconda Generazione: CIM o Centralized Information
Model. Le informazioni sono centralizzate in un unico
sistema da cui possono essere estratte dagli aventi diritto.
Seconda Generazione: DIM o Decentralizied Information
Model. Le informazioni sono a capo di ciascun attore ma
esiste un broker service che consente di estrarre le
informazioni dalla sorgente corretta
E-Port e' un PCS misto tra una struttura BIM ed una struttura CIM


31

E-Port: Caratteristiche
 

 

 

Nasce nel 2004 su iniziativa dell’Autorità Portuale e d’intesa
con l’Associazione Spedizionieri e Corrieri Trasportatori,
l’Associazione Agenti Raccomandatari e Mediatori Marittimi
di Genova, la Circoscrizione della Dogana di Genova, il
Comando Provinciale della Guardia di Finanza ed il terminal
VTE
Ha come scopo il riordino della gestione documentale al fine
di rendere piu’ fluidi i traffici tra il porto, il retro-porto e
l’hinterland in generale
Entra in produzione nel 2005


32

PCS - E-Port Export


33

PCS - E-Port: Import


34

PCS: E-Port Rimessa in Termini


35

Comunicazione tra parti
Non Strutturata: e-mail, fax, telefonata
Strutturata:

  File con formato condiviso (Edifact, Xml, Formati proprietari)

Servizi accessibili da sistemi remoti (RPC, WebServices,
etc)

Apertura del sistema di una parte all'altra (WebAccess,
telnet, rdesktop)


36

Edifact Typical Container Messages


37

UN/EDIFACT
UN/EDIFACT (the United Nations rules for Elec-tronic Data
Interchange for Administration, Commerce and Transport)
comprise a set of internationally agreed standards, directories, and guidelines for the electronic interchange of
structured data, between independent computerized
information systems

  Specifiche Pubbliche reperibili presso:
UNECE – United Nations Economic Commission for Europe
www.unece.org

  Lo User Group for Shipping Lines and Container Terminal
pubblica le specifiche sul sito:
www.smdg.org

 


38

Edifact Characteristics
Edifact si occupa esclusivamente di standardizzare il
'trasporto' dell'informazione

  Standardizzazione dei messaggi scambiati, ovvero definisce il
set dei messaggi da utilizzare durante l'intero processo

  Definisce la struttura dei Record e la dimensione dei campi,
permettendo quindi di pre-definire l'interoperabilita' degli
applicativi

  Il formato viene rivisto ogni 6 mesi

  Ciascuno tende a 'personalizzare' la propria implementazione,
in dipendenza dalla propria struttura informativa, dando vita
quindi a centinaia di 'dialetti'.

 


39

Typical Edifact Implementation
Sorgente (es: Agenzia)

Destinatario (Es. Terminal)

Sistema Informativo
Interno

Sistema Informativo
Interno

Edifact Converter

Edifact Message

Edifact Converter


40

Cosa e' un messaggio Edifact
E' un normale file 'ASCII', scambiato con mezzo a piacere
(email, ftp, etc), contenente informazioni strutturate secondo
le specifiche edifact

  Esempio(COREOR):

 

UNB+UNOA:2+01419940992:ZZZ+VTEG:ZZZ+111018:1056+NCLLGE1060473++++1'
UNH+NCLLGE1060473+COREOR:D:00B:UN:SMDG20'
BGM+129+NCLLGE1060473+5+AB'
DTM+137:201110181056:203'
RFF+RE:GE106047'
DTM+36:201110200000:203'
...
EQD+CN+WFHU4004894+42GP:102:5+2+3+5'
RFF+UCN:07877669'
RFF+BM:NDACN9N00'
MEA+AAE+AET+KGM:12880'
SEL+P1557754+CA+1'
FTX+AAA+++LIGHT-EMITTING DIODES'
CNT+16:1'
UNT+24+NCLLGE1060473'


41

Comunicazione standard tra parti distinte
• 

• 

• 

• 
• 

Il proliferare dei dialetti Edifact costituisce un freno allo
sviluppo della interoperabilita' ed un aumento di costi
Con lo sviluppo di Internet (rete diffusa a basso costo)
nascono le community per la condivisione di dati
Globali: per il supporto dello scambio tra shipper, armatori,
forwarder (INTRA, GT NEXUS, etc)
Locali: Le Port Community Systems
Dedicate a particolari flussi informativi: es: UIRNET


42

Shipping E-Commerce
A far data dal 2001 appaiono I primi portali per il commercio
Elettronico per lo shipping. Di fatto trattasi di piattaforme che
si propongono come sistemi di conversione e smistamento
delle informazioni

  I piu' noti sono INTRA, GT Nexus, Cargo Smart

  Si propongono per Booking request, Bkg Confirmation,
Shipping Instruction, Sailing Schedule

 

Carrier

Forw
Forw
Forw

E-Commerce
Platform

Carrier
Carrier


43

Sessione 3: Gli Strumenti a Disposizione
 

 

 

Occorre fare una premessa: se gli strumenti informatici
nascono allo scopo di supportare l'Organizzazione, gli stessi
incorporano al loro interno la struttura dei processi
Organizzativi
Conseguentemente, data una stessa attivita', strumenti
informatici funzionalmente equivalenti possono differenziarsi
pesantemente nel modo nel quale la stessa viene svolta
Gli strumenti informatici in se rappresentano un modo per
diffondere e distribuire il 'KnowHow' aziendale legato ai
processi ed alle attivita'


44

I Gestionali
Il software Gestionale e' un software che automatizza I
processi operativi (includendo la parte amministrativa) interni
all'azienda

  In un'Agenzia di Linea copre normalmente le aree: Booking,
Documentazione, Import, Eqc, Operativo, Emissione
Liquidate, Trasporti

Normalmente la parte di Accounting e' delegata ad un
software accessorio, che si occupa sia della contabilita'
Industriale che della contabilita' civilistica (Bilancio, etc)

 


45

Lo sviluppo del Gestionale: l'ERP

 L'ambizione del Gestionale sta nell'automatizzazione dei
processi. Lo scopo dell'ERP (Enterprise Resource Planning)
sta nella pianificazione delle risorse aziendali

 L'ERP per fare questo necessita di una totale integrazione coi
processi aziendali, e quindi si presenta come un insieme di
moduli capaci di gestire tutte le attivita' interne.

 Essendo grandi software, hanno un elevatissimo livello di
configurabilita' e di adattabilita', ma mai prescindendo dalle
'Best Practice' che implementano.

 Nel loro complesso, sono difficilemente adattabili nelle
Imprese di Shipping

 Le Imprese di Shipping normalmente ne usano I soli moduli di
Accounting (Ciclo attivo, passivo, fixed assets e GL)

46

Customizzazione del Software
Per ovviare ai problemi legati alle specificita' del settore, le
imprese di shipping normalmente usano software sviluppato
ad hoc o altamente customizzato

  Alti costi di sviluppo ed implementazione

  Lungo 'Time to market'

  Difficolta' nella diffuzione orizzontale della conoscenza tra le
imprese di settore

  Alta personalizzazione dei processi sviluppati dalle aziende –
differenzianzione interna

  Le difficolta' nel reperire software adatti a costi accettabili,
nonche' la presenza di ingombrandi sw armatoriali, implica
spesso una elevata presenza di 'Soluzioni Individuali'

47

La comunicazione delle informazioni
Comunicare non e' soltanto trasmettere informazioni: significa
far si che chi riceve la comunicazione pensi o faccia qualcosa

  In tutte le imprese la comunicazione e' fondamentale. Il nostro
business nella catena dello Shipping si occupa quasi
esclusivamente di gestire informazioni e comunicare con terzi

  La diffusione di Internet ha aumentato le modalita' e la
complessita' della comunicazione

  Oggi la Comunicazione a distanza avviene attraverso il
telefono, il fax, l'email, la chat, ma anche attraverso gli
strumenti di Social Networking. Attenzione: il fatto che sia a
distanza aumenta l'importanza dei 'dettagli' della
comunicazione vs. l'esito.

 


48

Internet: introduce Chat, VoIP ed e-mail
Chat o Instant Messaging: permette a due o piu' utenti di
comunicare on line in forma scritta (anche voice and video).
Le piu' note sono server-centered.

  VoIP: Voice Over IP. Diffuso con la diffusione di Internet.Per
funzionare adeguatamente richiede il QoS. Per la prima volta
il link tra il centralino ed il telefono diventa non fisico,
dematerializzando il PABX, il Posto Operatore e la
localizzazione del Telefono

 


49

E-Mail: invio e ricezione
E’ un sistema di invio di messaggi di tipo ‘store and forward’, il
cui primo standard risale agli anni ‘70, anche se poi il core dei
servizi attuali e’ dei primi anni ’80.
L’invio del messaggio usa il protocollo SMTP. Tale protocollo
non necessita che i singoli server siano online
contemporaneamente per effettuare la consegna. Di norma i
server sono configurati per provare sino a 5gg il delivery del
messaggio.
La ricezione dal client viene fatta o col protocollo POP3, oppure
con IMAP. Il primo sposta la posta sul client, dove vengono
effettuate le operazioni, il secondo effettua le operazioni sul
server.


50

E-Mail: PEC
PEC: Posta Elettronica Certifica. Permette di dare ad una email il valore di una raccomandata con prova certa del
contenuto.
Definita dal DPR 68/2005 e successive modifiche: il servizio
puo’ essere erogato solo da gestori accreditati presso il
CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica della Pubbica
Amministrazione ) ed il dominio puo’ essere usato solo per
posta Certificata.
Funziona col principio della terza parte (traccia informatica per
30 mesi) e delle notifiche inviate (firmate) a chi invia dai
gestori coinvolti.
La PEC non e’ uno standard internazionale ed il suo valore e’
solo Italiano

51

E-Mail: invio


52

E-Mail: Header
L’Header e’ la parte del messaggio usato dagli MTA (Mail
Transfert Agent) e dai client per inserire informazioni di invio
come mittente, destinatario, etc
All’interno e’ contenuto l’elenco degli MTA attraversati dal
messaggio per arrivare a Destinazione
Ogni MTA traccia il messaggio nei suoi LOG utilizzando il

‘Message-ID’
Nel caso di client ‘Web’ il sistema normalmente registra l’IP del
computer che effettua la connessione


53

L'informazione non strutturata in azienda
Ha una dimensione maggiore dell'informazione 'Strutturata'

  In termini di Valore e' molto piu' importante, e copre tutte le
aree aziendali

  Per trasmettersi usa la parola, l'email, le chat ed I documenti

  E' indispensabile nell'avvio, nella gestione e nella chiusura dei
processi di business

  E' molto estesa nella parte di Business che non e' core

  E' oggetto di studio e di raccolta nelle attivita' di 'Knowledge
management’

Oggi oggetti come Wiki, Motori di ricerca e forum hanno lo
scopo di raccoglierla e gestirla

 


54

Free Software
Free Software, o Software Libre o Libre Software: software
che puo’ essere usato, modificato, studiato, copiato e
redistribuito senza restrizioni, o con le restrizioni imposte dal
fatto che che il software modificato/distribuito abbia gli stessi
diritti dell’originale. ‘Free’ non ha a che fare col concetto di
‘costo’, ‘prezzo’ ma col concetto di ‘liberta’.

  Gran parte delle apparecchiature ‘di infrastruttura’ oggi
disponibili contengono software libero.

Sistemi e case blasonate (i.e. Oracle, Apple, SUN, Microsoft,
IBM, etc) fanno largo uso di software libero nei loro software
sia applicativi che di Sistemi Operativi.

 


55

Free Software
Oggi e’ disponibile in Internet praticamente qualsiasi
applicazione necessaria ad un ufficio anche di medio/grandi
dimensioni, come software libero (es: LibreOffice, OpenErp,
Bots, linux, apache, postfix, cyrus, squid, etc)

  Il Free Software e’ un fenomeno sociale, non tecnologico

  Il Free Software si fonda su un modello di Business basato
sulla distribuzione della conoscenza e sul valore che da
questa deriva


56

Cloud Computing

Fa riferimento al rilascio di capacita’ elaborativa e di storage
da un insieme eterogeneo di servizi sparsi nella rete


57

Bibliografia e riferimenti

 
 
 
 

 

 

Gambel E. L., Management & organizzazione, Franco Angeli, Milano, 1998, p.22.
S.Protto: PRINCIPI DI ORGANIZZAZIONE STRUTTURALE IN IMPRESE AD ALTA TECNOLOGIA
Erasmus University Rotterdam - MEL - Course Maritime Logistics – 2004
Grizell, P. (2001), “The Economic Potentials for a Port Community System in the Ports of the Netherlands”, MSc Thesis. Rotterdam, The Netherlands: Erasmus
University Rotterdam.
Smith S. (2004), “A framework to compare Port Community Systems and an application to the Port Community Systems of Hamburg, Rotterdam and Antwerp”
E-Port Porto di Genova – Manuale Illustrativo


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