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Nouvelles obligations pour les comités d’entreprise en matière de transparence financière.

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La loi du 5 mars 2014 définit de nouvelles obligations pour les comités d’entreprise en matière de transparence financière.
Comment les Grands Comités d'entreprises doivent-ils se préparer aux nouvelles obligations en matière de transparence financière ?

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Nouvelles obligations pour les comités d’entreprise en matière de transparence financière.

  1. 1. ›Transformer la contrainte en opportunité ›pour renforcer la légitimité des instances représentatives du personnel Obligations comptables des grands CE Journées Sémaphores28 novembre et 11 décembre 2014
  2. 2. ›Après une première édition en juin 2013, le cabinet Sémaphores (groupe ALPHA) a organisé de nouvelles journées d’échanges à l’attention des grands comités d’entreprise, les 28 novembre et 11 décembre derniers. ›Ces deux rencontres ont permis de constater un bon degré de préparation des comités présents, mais aussi, à travers les nombreuses questions posées aux experts comptables de Sémaphores et au commissaire aux comptes du cabinet APC, de mesurer le chemin restant encore à parcourir. ›Ces grands CE ont forcément pris des habitudes en décalage parfois avec les modes d’organisation imposés par la récente loi. Les échanges de ces deux journées ont permis d’illustrer le besoin de conjuguer autonomie des élus dans le cadre de l’exercice de leurs mandats électifs et respect des procédures et des obligations légales. ›Ce nouveau cadre réglementaire sous-entend également une surcharge de travail pour les élus et les salariés des CE qui doivent rapidement construire un nouveau mode d’organisation. ›Ces deux journées ont permis aux participants, notamment lors des ateliers de l’après-midi, de saisir le sens de l’accompagnement des experts-comptables qui ne peuvent pas faire « à la place », mais « avec » les comités d’entreprise. L’appropriation opérationnelle de cette loi passe par un investissement non négligeable en temps des élus et des salariés des CE. Ces permanents salariés étaient d’ailleurs très bien représentés pendant ces deux journées. Journées Sémaphores / 28 novembre et 11 décembre 2014 / 2 Les grands comités d’entreprise face à leurs nouvelles obligations
  3. 3. Les nouvelles obligations de la loi du 5 mars, quelle aide de Sémaphores ? Comment se préparer et quelles sont les procédures à mettre en place ? Les nouvelles contraintes étant destinées à être appliquées à « budget constant » dans la mesure où la nouvelle loi n’a rien prévu en termes de moyens spécifiques, les élus ont été invités à se mobiliser pour négocier une aide financière et un temps de déléga- tion supplémentaires avec leurs employeurs respectifs. Idéalement, cette aide pourrait figurer, par avenant, dans la convention collective de branche à laquelle le comité appartient. Les experts de Sémaphores ont toutefois précisé que ce point restera difficile à négocier. Question de la salle ›Comptabilitéanalytique Elle fait partie des grandes obligations comptables qui pèsent désormais sur les CE afin de gérer distinctement les activités sociales et culturelles (ASC) du budget de fonctionnement et de pouvoir renseigner le rapport de gestion devenu lui aussi obligatoire. Au quotidien, des méthodes structurées devront être mises en place pour notamment conserver et classer les pièces justificatives (archives à conserver pendant dix ans à compter de 2015). « La saisie des opérations courantes est en général déjà maîtrisée », a rappelé Pascale Torralba, directrice de missions chez Sémaphores, mais il importe de passer en comptabilité d’engagement sur toute la chaîne (et plus en « trésorerie » sur certaines parties de l’activité). Toutes ces contraintes nécessiteront, dans de nombreux grands et moyens CE, de former des salariés à l’utilisation de nouveaux outils. À noter également qu’un trésorier est désormais obligatoirement nommé au CE.  Pourquoi un tel formalisme dans le classement ?  « À partir d’une ligne comptable, il faudra pouvoir remonter à la pièce justificative, afin de permettre une traçabilité complète », a répondu Guillaume Sauvage (expert-compable Sémaphores).  Faut-il ventiler l’activité des salariés du CE au regard de la séparation des budgets ?  « Des clefs de répartition dans l’activité des salariés du CE, au travers de feuilles de temps, s’imposent en effet pour justifier ce qui relève du budget de fonctionnement et ce qui relève du budget ASC. Cela sous-entend que les fiches de poste soient bien à jour », souligne Pierre-Olivier Higi (directeur régional Sémaphores). Journées Sémaphores / 28 novembre et 11 décembre 2014 / 3
  4. 4. Les nouvelles obligations de la loi du 5 mars ›bilan d’ouverture Il devra respecter un certain nombre d’obliga- tions, en vue d’être certifié par le commissaire aux comptes lors de son arrivée (voir son rôle plus loin). Ce « premier » bilan va dépendre de la situation antérieure, il faudra par exemple reconstituer tous les éléments pour valoriser l’actif du patrimoine du CE, les appartements détenus, les titres de SCI etc. et permettre d’en suivre les entrées et les sorties. Jusqu’ici, beau- coup de CE se sont en effet contentés de suivre uniquement leurs dépenses et leurs recettes. ›Règlement intérieur (RI) À remettre obligatoirement à jour, voilà un gros morceau que vient dépoussiérer la nouvelle loi du 5 mars 2014. « Le règlement intérieur devient un élément essentiel de la vie du CE et dont l’employeur n’est pas forcément signataire. Le « RI » va toucher à la gouvernance du comité (les modalités de vote, les règles d’activités du comité, les organes, faut-il créer par exemple des commissions spécifiques, comme une com- mission financière, une commission de contrôle des réalisations ?). Ce document fait foi entre les élus et il a force de loi entre eux », souligne Florence Margarita, directrice de mission chez Sémaphores. Il va aussi définir la procédure budgétaire, celle-ci étant un acte majeur de la vie du comité : quand se réunir pour décider du budget, avec quelle fréquence, etc. ? Le RI dé- finira également les modalités de communica- tion des documents financiers aux salariés de l’entreprise. Le cas des moyens matériels et humains Le « RI » s’intéresse aussi aux moyens et doit renseigner la mise à disposition de per- sonnel pour le CE, en particulier pour les établissements éclatés. Y a-t-il des perma- nents, des salariés, un directeur administra- tif et financier ? Si oui, quels sont les rôles de chacun ? Tout devra être précisé dans le « RI ». Ce document définit également les modalités de remboursement de frais des élus (déplacement, choix du régime réel ou pas, barème, etc.). À noter que le « RI » peut préciser la modalité de calcul de la sub- vention, souvent issue de négociations his- toriques : y faire inscrire par conséquent le pourcentage consacré aux ASC. Énumérer de la même manière toutes les ressources complémentaires (les locaux pour les grands CE, la bibliothèque, etc.). « Mais, at- tention, toutefois, à ne pas en faire un cor- pus trop épais et bridant. S’il devient une entrave, ce n’est plus un outil de pilotage. Dans certains cas, des avenants peuvent être suffisants », indique Pascale Torralba. Il est également précisé que le « RI » ne doit pas être confondu avec le règlement dit « d’activité », chargé de définir les grandes lignes d’accès aux activités, les conditions de tarifs, etc. Journées Sémaphores / 28 novembre et 11 décembre 2014 / 4
  5. 5. Les nouvelles obligations de la loi du 5 mars Question de la salle ›Commission des marchés C’est une nouveauté de la loi du 5 mars 2014 qui a pour objet de contraindre les grands CE à respecter certaines règles dans la passation de marché. Le règlement intérieur devra détailler la façon dont cette commission est structurée. La commission des marchés suscite un flot d’interrogations, une grande ma- jorité d’élus ayant l’impression que cette commission vient remettre en cause tout le mode de fonctionnement des commissions thématiques. Des élus glo- balement peu convaincus par l’efficience des procédures d’appels d’offres en place dans leurs entreprises respectives où la seule finalité vise à réduire les prix. Des élus qui ne veulent pas devenir des professionnels de l’appel d’offres. Les équipes de Sémaphores ont bien expliqué en quoi il était parfai- tement possible d’aménager les processus de sélection des prestataires pour prendre en compte des indicateurs qualitatifs. ›Les conventions passées Elles doivent faire l’objet d’un rapport spécifique dans lequel doivent être identifiés les contrats ou conventions passés par le comité d’entreprise qui ont un lien direct ou indirect avec au moins un élu. Par exemple, un élu a son frère dans une société de reprographie avec laquelle le comité d’entreprise a passé un marché : l’information sera à signaler. Le CE devra-t-il demander à tous les élus s’ils ont des relations directes ou indirectes avec un prestataire ?  Faut-il consolider les comptes en cas de délégation de la gestion à une association, par exemple, d’une salle de sport ?  « Deux critères jouent : l’aspect financier et l’influence de gouvernance, c’est- à-dire une réelle représentativité dans les prises de décision de l’association. Si vous avez, par exemple, une influence de gouvernance dans une association sportive au sein de laquelle le comité est représenté et à laquelle vous donnez de l’argent, effectuer une consolidation entre le CE et l’association sera obligatoire. À ce stade, l’appréciation du caractère de consolidation intervient, car la situation est différente, pour un budget de 3 millions d’euros, par exemple, selon que vous donnez 200 000 euros ou seulement 5 000 euros à l’association sportive ! Dans ce dernier cas, il y aura dispense de consolidation ». Journées Sémaphores / 28 novembre et 11 décembre 2014 / 5
  6. 6. Peut-on désapprouver les comptes par un vote sanction, dit « politique » ? Globalement, cette stratégie n’est pas souhaitable car elle dissimule probablement des enjeux cachés. D’un point de vue financier, il doit logiquement y avoir approbation des comptes. Ne pas voter un bilan suppose que l’on n’est pas d’accord avec les informations financières transmises ou que l’on a connaissance de faits délictueux. Si le cas se présente, le CAC a le devoir de demander pour quelle raison une personne a pris cette décision. La prise de renseignements peut être faite, par exemple, lors d’une suspension de séance si la personne souhaite échanger en toute confidentialité. Le CAC sera ensuite en mesure de porter une ou plusieurs corrections, voire de détecter si une information de nature délictueuse (jusqu’ici non communiquée) a motivé le refus de voter l’approbation des comptes. D’où la nécessité de ne pas confondre vote « financier » et vote « politique » sur les comptes. « Ou alors, il est préférable de procéder à deux votes différents : un premier, sur les comptes, suivi d’un second, visant à sanctionner ou pas telle ou telle majorité pour des raisons strictement politiques », ajoute Cyril Merlin, commissaire aux comptes chez APC. ›Bilan financier Il est destiné à être présenté aux tiers (salariés, employeur, etc.) et doit être approuvé en séance plénière (attention à ne pas confondre ce vote avec ce- lui qui vise à donner un quitus sur la gestion et sur les choix faits en matière d’ASC par l’équipe en place).Question de la salle ›Rapport de gestion Il développe les éléments financiers figurant au bilan et au compte de résul- tat et apporte une dimension qualitative. Il s’agit, par exemple, d’illustrer le nombre et les profils des participants aux opérations. À l’instar d’un rapport de gestion institutionnel, l’exercice consiste à énoncer les principaux faits marquants de l’année écoulée et à mettre en perspective les chiffres avec la politique du CE en matière d’activités sociales et culturelles... Les nouvelles obligations de la loi du 5 mars Journées Sémaphores / 28 novembre et 11 décembre 2014 / 6
  7. 7. « Un contentieux potentiellement porté par une organisation syndicale minoritaire ou même par des salariés qui verraient un préjudice dans la gestion des comptes est possible. Mais, au-delà de ce contentieux, le véritable enjeu est électoral. Voilà la plus redoutable des sanctions ! » À la question des risques encourus par les élus en cas non-respect des nouvelles obligations, Guillaume Sauvage précise : Le nouveau cadre réglementaire est riche et les risques de contentieux sont donc importants ! Quels sont les risques encourus par les élus en cas de contentieux ? Journées Sémaphores / 28 novembre et 11 décembre 2014 / 7
  8. 8. Demain, si un CE n’obtient pas de certification, l’entreprise voudra-t-elle encore lui verser sa subvention ? Probablement non. C’est l’hypothèse très sérieuse que fait aujourd’hui Cyril Merlin, commissaire aux comptes chez APC. D’où l’importance de demander le plus tôt possible des moyens supplémentaires pour se mettre en conformité : une façon de responsabiliser les entreprises vis-à-vis de la loi du 5 mars 2014. Il importe de faire acter la demande, même en cas de refus. Les enjeux de la certification Journées Sémaphores / 28 novembre et 11 décembre 2014 / 8
  9. 9. Le commissaire aux comptes, un auditeur impartial Question de la salle ›Sa mission À la différence de l’expert-comptable, le commissaire aux comptes est as- sermenté devant la Cour d’appel, il dépend du ministère de la Justice. Une différence capitale, car le CAC est tenu de dénoncer au Procureur de la Ré- publique tout fait délictueux dont il a connaissance. Son intervention, obli- gatoire pour les grands CE, contribue à la qualité et à la transparence de l’information financière. Sa nomination doit être votée lors d’une séance plénière et s’effectue pour une durée de six exercices comptables. La bonne connaissance du secteur des comités d’entreprise est un critère primordial dans le choix d’un CAC. « Nous avons un rôle d’interface entre les élus du CE et le CAC afin de garantir une bonne qualité dans les échanges d’information », souligne Pierre-Olivier Higi. ›Un rôle parfois déstabilisant comment s’y préparer ? Dans la mesure où le commissaire procède à des sondages sur différentes procédures et dans les bases de données comptables internes, il peut de- mander à un CE de revoir sa façon de procéder. Par exemple, en matière de gestion de la billetterie, de paiement de la participation... Cela peut aller, si nécessaire, jusqu’au changement du logiciel de traitement comptable. En pareille situation, ni les élus ni les salariés du service comptable ne doivent considérer que le CAC remet en cause une (ou des) personne(s), voire des postes, mais uniquement des procédures non conformes. Les comptes audi- tés du CE ne pourront être certifiés si le CAC constate trop de manquements. Ils peuvent l’être avec réserve si une zone de risque limitée a été identifiée. Quand des points mineurs sont à améliorer, le CAC certifie les comptes mais ajoute ce que l’on appelle des « observations ».  Comment changer de CAC, y compris en cours de mandat ?  « Il est très difficile de récuser un commissaire en cours de route et il faut présenter de solides arguments pour engager une telle procédure. Au bout de six ans, c’est une assemblée plénière qui doit prendre la décision de changer de CAC. » Journées Sémaphores / 28 novembre et 11 décembre 2014 / 9
  10. 10. Le commissaire aux comptes, un auditeur impartial ›Exploration des moindres détails, morceaux choisis : Personnel mis à disposition : des conventions obligatoires La loi Cherpion de juillet 2011 impose d’établir des conventions de mises à disposition de per- sonnel, ainsi que des avenants au contrat de tra- vail. « Un CE auprès duquel je suis intervenu avait 45 salariés mis à disposition par l’employeur. Après échanges avec la direction, il s’est avéré que les 45 salariés mis à disposition n’étaient pas refacturés par l’entreprise », rapporte Cyril Mer- lin. L’information financière, pour être complète, doit le mentionner. Ce groupe n’avait en fait ja- mais établi de telles conventions. Les mises à dis- position « gratuites » n’existent plus aujourd’hui : on parle désormais de convention de finance- ment entre le CE et l’entreprise qui vient neutra- liser les coûts refacturés. Petite histoire d’une fraude : la gestion des RIB Disposer d’un CAC ne signifie pas pour autant que le comité d’entreprise est à l’abri de la fraude. Un détournement de fonds peut être très bien ca- mouflé, même si le CAC se met en position de dé- tecter ce type d’anomalies. « J’ai connu le cas d’un CE au sein duquel une personne s’occupait de la gestion des RIB en les collectant, puis les inté- grant dans le système informatique interne. Cette même personne générait les paiements à partir des RIB. Il lui suffisait de reporter les données de son propre RIB au moment de l’envoi pour que cela passe inaperçu ! L’expert-comptable et le CAC n’ont rien vu au niveau des écritures comp- tables car il n’y avait aucune information liée à la modification du RIB », raconte Cyril Merlin. Il faut systématiquement que deux personnes diffé- rentes interviennent et ne pas confondre procé- dure et points de contrôle interne. Exemples de points de contrôle : qui informe que des relevés ont été modifiés ? L’outil fait-il des alertes ? Les modifications sont-elles historicisées ? Les fournisseurs du CE peuvent-ils aussi être contrôlés ?  Le CAC peut faire une demande de confirmation auprès de tiers, ce que l’on appelle dans le métier la « circularisation » : celle-ci s’applique auprès des banques, des fournisseurs, etc. Cela concerne en particulier les activités dites à risque, celles où s’effectuent des échanges ou transactions en espèces, comme une activité de restauration, de billetterie, etc. En cas de doute, le CAC peut, dans le cadre de la circularisation, demander aux fournisseurs toutes les factures du CE. Ce sont des informations externes qui permettent de corroborer celles inscrites dans la comptabilité interne. Si un achat a été payé en espèces et n’a pas été enregistré, il y a un soupçon de détournement de la recette. Le CAC peut également « circulariser » la direction. Il a toute latitude pour vérifier le bon calcul de la subvention dont le détail est souvent difficile à obtenir par les membres du CE. Question de la salle Journées Sémaphores / 28 novembre et 11 décembre 2014 / 10
  11. 11. ›Coût du commissaireaux comptes Les honoraires sont fixés par décret par la profession. Mais le barème légal, fixé en fonction de la taille de la structure, comme pour les syndicats, ne sera pas forcément applicable. Considérer que le tarif varie entre 900 et 1 200 euros HT la journée. Il est très important que l’expert-comptable connaisse bien le métier des CE. Cela vaut aussi pour le commissaire aux comptes. « J’ai connu un cas où un expert-comptable ne séparait pas le 0,2 % du budget de fonctionnement des ASC ! », explique Cyril Merlin. Le commissaire aux comptes, un auditeur impartial Tirer vers le haut son entreprise Un grand comité d’entreprise est un acheteur important faisant appel à de nombreux fournisseurs ; c’est aussi un employeur direct et un acteur social engagé à l’égard des salariés qu’il représente. Cette institution représentative du personnel porte tous les ingrédients pour mettre en place une politique d’achat responsable (responsabilité sociale des entreprises). Ce peut être l’occasion pour elle de témoigner de sa capacité à entretenir des relations avec des fournisseurs soucieux des conditions de travail de leurs salariés. La commission des marchés pourra intégrer des éléments qualitatifs sur les fournisseurs et au travers des critères retenus, et permettra aux CE de promouvoir leur exemplarité. ›Journées Sémaphores / 28 novembre et 11 décembre 2014 / 11
  12. 12. Journées Sémaphores28 novembre et 11 décembre 2014 Vous souhaitez en savoir plus, contactez : Guillaume SAUVAGE Expert-Comptable - Commissaire aux comptes Tél. +33 1 43 90 53 38 - Port. 06 75 60 08 40 guillaume.sauvage@semaphores.fr Guillaume MARTIN Directeur du Développement Grands Comptes chez Sémaphores Département Expertise Tél. +33 1 43 90 53 29 - Port. 06 22 84 47 92 www.semaphores.fr 6/8 rue André Voguet 94207 Ivry sur Seine Cedex Expertise - Conseil et accompagnement des entreprises des territoires Une société du Groupe Alpha PRODUCTION : MIROIR SOCIAL - CRÉATION : OLIVIER CRENON - OCRENON.COM - PHOTOS (DROITS RÉSERVÉS) : FLORENT RAYNAL - FÉVRIER 2015

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