Innover avec SharePoint 2013
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La mise en place d'un site Internet grand public pour la Chambre de l'assurance de dommages. Ce projet a été réalisé en utilisant en autre la fonction "Cross Site Publishing" de SharePoint 2013
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- 1. Innover avec SharePoint 2013 Mise en place d’un site Internet grand public Une présentation de Joëlle Calce-Lafrenière et de Philippe Lavoie
- 2. Qui sommes-nous? Philippe Lavoie Développeur SharePoint et .NET GSoft 4 ans d’expérience Joëlle Calce-Lafrenière Directrice des communications Chambre de l’assurance de dommages 8 ans d’expérience
- 3. Plan de la présentation 1. L’équipe 2. Le projet 3. L’historique 4. Les enjeux 5. La conclusion
- 4. L’équipe Développement • Philippe Lavoie (Développeur SharePoint et .NET) • Matthieu Fenger (Développeur SharePoint et .NET) • Frédérick Pion (Développeur SharePoint et .NET) Gestion • Louis-Philippe Vallée (Scrum Master – Gsoft) • Joëlle Calce-Lafrenière (Directrice des communications – ChAD) • Juliette Belle (Gestionnaire de projet – ChAD)
- 5. Le projet • Site web (www.chad.ca) • SharePoint 2013 - Cross-site publishing • Bilingue • Sections Membres / Consommateurs • Optimisation pour les moteurs de recherche • Navigateurs supportés : IE9+, Firefox & Chrome • D’avril 2014 à août 2014 (4 mois et demi de développement)
- 6. Les objectifs Communications • Membre : Faciliter l’accès à des contenus et fonctionnalités pour les aider à se conformer à leurs obligations déontologiques. • Grand public : améliorer le référencement naturel afin que les consommateurs trouvent facilement de l’information sur leurs droits et obligations en matière d’assurance de dommages. • Image de marque : uniformiser l’image Infrastructures • Avoir des outils qui faciliteront l’entrée et la gestion de contenus au niveau du site Web et de l’extranet. • Meilleure communication entre les différentes technologies utilisées à la ChAD.
- 7. La portée du projet 1. Analyse des besoins 2. Analyse des fonctionnalités 3. Charte graphique 4. Gouvernance 5. Réalisation 6. Les imprévus Phase II et autres… Utilisation de la méthodologie agile
- 8. L’historique
- 9. Technologies Couche Données • SharePoint 2013 entreprise • Cross-site Publishing avec Variations • Service de recherche omniprésent • Result Source comme gabarit de requête de recherche Couche Présentation • Display Templates • Web Part de recherche + Knockout.js • LESS et custom pattern
- 10. SharePoint 2013 pour un site public Avantages • Support des optimisations des moteurs de recherche (SEO) • Service de recherche performant • Coût de License « Internet Sites » disparut Inconvénients • Partage sur les réseaux sociaux plus complexe • Tester en zone publique • Configuration des Zones de l’application web • Hébergement dispendieux • Manque de connaissance de SharePoint dans les agences de communication
- 11. L’architecture des sites SharePoint
- 12. Les composantes Menu principal • Navigation gérée par métadonnées • Premier niveau déguisé • Option pour faire apparaître une page dans le menu Mosaïque • Deux ensembles de données • Image et/ou couleur • WebPart de recherche + KO.js
- 13. Les composantes Formations • Lien vers la page descriptive d’une formation • Étiquetté avec une métadonnée de formation Sessions à venir • Items dans une liste de sessions • Étiquetté avec une métadonnée de formation
- 14. La démonstration
- 15. Le bilan Les bons coups • L’équipe • Excellente cohésion entre le développement et la gestion • Coopération entre la firme de design (Gauthier), la ChAD et Gsoft • Fin de projet • Livraison d’une documentation d’utilisateur à même le site • Méthodologie agile Les moins bons coups • Communication pour la mise en production laborieuse • Absence d’un spécialiste TI dans l’équipe de la ChAD • Tests de partage de réseaux sociaux insuffisant • Aucune solution d’entrée de contenu automatisée À surveiller : ne pas sous-estimer les redirections permanentes des pages.
- 16. Des questions? Merci pour votre attention! T. 514 842 2591 - 1 800 361 7288 16
Notes de l'éditeur
- Benjamin
- Joëlle : Je suis heureuse d’être parmi vous ce matin et j’espère que le café est bon Je travaille à la ChAD depuis près de 4 ans – Qu’est-ce que la ChAD fait : mission protection du public 14500 membres Partout au Qc Comme ordre professionnel Donc deux grands publics cibles : membres et consommateurs. Cette dualité là est un constant défis pour nous aux communications Aux communications, marketing, relations publiques nous sommes 6 personnes En tout nous sommes une trentaine d’employé à la ChAD Descriptions des services
- Joëlle : - Voici ce que nous présenterons ce matin
- Philippe : Présentation du l’équipe de développement Équipe de gestion Tout au long du processus 3 comités : Comité interne ChAD pour représenter les différents départements : à permis d’avoir une réponse rapide pour avoir leur expertise. Nous prenions l’information mais on gardait le pouvoir décisionnel. Groupe de membre : On commmuniquait avec eux à l’étape des maquettes. Membres rejoint par téléphone pour avoir leur sentiment. Comité de gestion : directeurs des services de la chAD pour tenir tout le monde informé du déroulement du projet.
- Joëlle : Site web (www.chad.ca) principale interface de communication avec nos membres et le grand public SharePoint 2013 - Cross-site publishing Bilingue Sections Membres / Consommateurs : publics différents pas même contenu / 2 pages d’accueil Optimisation pour les engins de recherche : un de nos critères fondamentaux. Navigateurs supportés : IE9+, Firefox & Chrome déterminé en fonction de nos statistiques D’avril 2014 à août 2014 (4 mois et demi de développement)
- Communications Membre : (beaucoup de contenu = pizza) Faciliter l’accès à des contenus et fonctionnalités pour les aider à se conformer à leurs obligations déontologiques. Beaucoup de contenu : ChADPresse, Nouvelle, changements législatifs, obligation de formation, possibilité de s’inscrire à de la formation. Beaucoup de contenu – beaucoup de sujet : doit trouver facilement réponse-qte. Principal moyen pour les rejoindre. Grand public : Améliorer le référencement naturelle afin que les consommateurs trouvent facilement de l’information sur leurs droits et obligations en matière d’assurance de dommages. Problème différent – moins connu (membres viennent directement 80 % navigation), vs consommateur ne sait pas. On n’a pas une notoriété très forte. Petits moyens donc on ne peut pas faire des grosses campagnes de notoriété. On doit donc miser sur le Web et être bien référencé. Possède beaucoup de contenu – doit avoir site qui nous permet de mettre en place les meilleures pratique de référencement. Car conso cherche sur google. Uniformiser l’image du site web avec la nouvelle image de marque de la ChAD Image : suite à une refonte Infrastructures Initialement pas de préférence dans le type de technologie : 1re On voulait de manière plus pratico-pratique : Avoir des outils qui faciliteront l’entrée et la gestion de contenus au niveau du site Web et de l’extranet. 2e : il faut savoir que le projet de refont du site web s’inscrit dans un projet plus global de mise à jour des infrastructure Web. En plus du site informationnel, nous avons un extranet des membres qui est accessible à même le site web. (dossier personnel, confidentiel des membres) À l’origine, il était technologiquement indépendant du site. Unification des méthodes de travail (SharePoint, Office, etc..) M
- Volet 1 : Le projet a duré 4 mois de développement cependant du début à la fin le projet a duré un 15 mois. La clé du succès de ce projet est qu’on savait ce qu’était nos besoins ce dont les membres et notre public avait besoin. Les décisions pouvaient alors être prisent beaucoup plus rapidement. Ça nous a aussi permis entre le volet 1 et 2 de rattacher les fils avec la direction, de rallier le conseil d’administration au projet. On a pu faire la démonstration et expliquer qu’on ne pourrait plus mettre autant l’accent sur les besoins individuels des services et mettre uniquement l’accent sur les besoins des membres et des utilisateurs. Donnée : 80% des sites Web se termine par…. Volet 2 : A cette étape on commençait à réaliser que certaines fonctionnalités étaient plus prioritaire que d’autres. C’est là qu’on a prit les décisions pour avoir un site qui répondait à nos objectifs. La liste d’épicerie est longue, il faut apprendre à faire des choix. Cette connaissance là nous a permis de faire ces choix. Volet 3 : Charte graphique, l’agence responsable de notre image de marque a réalisé le graphisme du site. On a décidé de faire collaborer Gsoft et Gauthier designer pour élaborer des maquettes graphiques qui fonctionne pour la programmation. Volet 4 : On a du rapidement identifié qui était responsable du site web, quels sont les processus d’approbation. Nous on est une petite équipe. On a une personne aux communications qui est responsable de cette tache. Si on pense à une grande entreprise, cette question est importante dès le début du projet. Pas de complexité au niveau des processus d’approbation. Volet 5 : L’équipe de Gsoft travail avec la méthode agile. A la chad on était pas familier avec cette méthode la tête dedans. Mais les avantages de la méthode : suivre le projet de prêt, être impliqué, voir les résultats rapidement. On a plongé rapidement avec eux, méthode très facile. Important d’avoir quelqu’un à l’interne qui se destine au projet (80% de son temps) car qui dit méthode agile sous entend qu’on ne peut pas prendre deux semaines pour revenir sur les décisions passées, il faut être disponible rapidement pour garder la souplesse de cette méthode, c’est important aussi d’avoir une latitude pour prendre des décisions. Rencontre toutes les deux semaines, selon des sprint. On valide les fonctionnalités au fur et à mesure. Processus itératif. Volet 6 : On ne doit jamais sous estimer les imprévus. On ne pense jamais à tout ou on réalise que ça prend plus de temps que prévu. Compter un 20% de contingence tant dans le budget que dans les délais c’est raisonnable. On avait donc prévu un mois de période tampon pour dépasser un peu sans que ça impacte le lancement + fonctionnalités indispensables. Lancement le 1e septembre. Phase 2 : volet intranet est en cours de restructuration en SP. À date on travail avec des wireframes qui reprennent ancienne technologie. Phase 2, 4, 5 : investissement de manière continue
- On est arrivé à l’étape ou on surnommait notre site « la pizza ». Tout le monde était d’accord avec ça « beaucoup de contenu sur le site », difficile de s’orienter, le moteur de recherche était plus ou moins efficace. Pas une logique de navigation naturelle pour les utilisateurs. Avant l’organisation du contenu était conçue selon nos objectifs d’affaires à l’interne, ségmenté selon notre logique d’affaires, notre organigramme. On a repensé selon comment le voit le membres (sa pratique, son encadrement, les publications ). Un des grands changements est qu’on a ramener 4 publics cible à deux publics cibles (fatiguant car contenu redondant). On a fait des choix : suppression de la section Étudiants pour se concentrer sur nos deux publics. Près de 500 pages. On n’a pas créé de nouveau contenu avec la refonte, on a seulement révisé et adapté le contenu pour le Web. Avant même de rencontrer Gsoft on avait déjà détaillé ces besoins, comment structurer les éléments. Ce travail fait en amont qui a évolué aussi dans le temps à permis de savoir ce qu’on voulait et d’orienter les premières rencontres et de présenter rapidement nos besoins. Même chose pour les graphistes, on avait fait des wireframes et maquettes.
- Philippe
- Philippe pour tout sauf hébergement Joëlle. CONTRE (irritant) Hébergement : nous avons décidé de l’héberger à l’externe (soutien, protection) ceci dit les licences Microsoft sont complexes. On a acheté les licences avant de commencer le projet, finalement ces licences n’étaient pas adaptées, on a du racheter des licences. Ça a été long et complexe pour trouver le fournisseur adéquat, qui ont le droit. Je recommande, je conseille que d’avant d’acheter les licences de bien se renseigner : combien ca coute, combien d’utilisateur on peut avoir, … Conseil : Point à régler dès le départ Manque de connaissance de Sharepoint : on l’a expérimenté récemment, quand on veut donner un petit mandat à une agence de comm pour créer une page spéciale sur notre site Web. Les agences de communication ne sont pas habituées à SP, on doit nous même les former ou faire l’intermédiaire pour développer et mener le projet à bien. Il est donc vraiment important d’avoir les connaissances à l’interne. Ça complexifie le processus vs un wordpress.
- Philippe
- Philippe
- Philippe
- Philippe
- Les bons coups : L’équipe : clés du succès! équipe complètement mobilisée autant interne que externe. Très bonne communication. Excellente cohésion / collaboration. développement et gestion. Tout le monde respectait bien son rôle (scrum master…). Facile à dire mais c’est autre chose de le mettre en place. En tant que client, on arrive nous avec notre pression, notre objectif qu’il faut livrer quelque chose mais ca passe par de la collaboration pour que ton équipe adhère. Dans un projet de la sorte et d’une telle envergure, le client ne doit pas être roi, tout le monde doit être roi et collaborer ensemble. Différents collaborateurs avec des priorités différentes (comm visuelle, TI) cela peut être difficile en tant que client, tu peux te retrouver prit entre les deux. Dans notre cas, dès le départ avait le gout de collaborer, cherchait à comprendre la réalité de l’autre : superbe expérience de plusieurs fournisseur sur un même projet. C’était une de mes plus grande crainte. Méthode agile : permet au client de s’impliquer en assistant aux rencontres aux deux semaines, naturellement c’est une bonne méthode d’apprentissage. Cela aide à comprendre les mécanismes de SP, les limites et les forces des technologies développées. Meilleures idées des capacités de SP lorsqu’on veut faire évoluer le site. Les moins bons coups : Équipe aux comms pas spécialiste Web, compétence simple en html et petite programmation. Expertise que nous n’avions pas, raison pour laquelle un spécialiste TI à l’interne aurait pu être nécessaire surtout lors de la mise en production. À surveiller : On sait tous qu’il va y avoir une transition entre les deux sites, qu’il faut faire les redirections. Quand on est dans le projet, ça semble loin et ça devient jamais une priorité tant que ça n’est pas une priorité. On l’a rattrapé un tard. Redirections sur toutes les pages avec plus de 200 visites par années