1. Digitale informatie op orde
Toekomstbeeld en Groeimodel
Dutch World Interex Information Management, 20 november 2008
Programma IDEEA – Mevrouw Eiman Abu Bakr
Programma IDEEA
2. Digitale informatie op orde
”Informatie op orde betekent dat
alle informatie die nodig is voor de
bedrijfsvoering
en het borgen van de kennis
vanaf het moment van creatie en ontvangst
digitaal eenvoudig beschikbaar is en blijft.“
Programma IDEEA
3. Huidige situatie volgens
Programma IDEEA
De essentie van de IST-situatie:
Omgeving rond overheid digitaliseert sneller dan overheid zelf;
burger en bedrijfsleven willen informatie ‘at their fingertips”
Omgeving verwacht snelheid, transparantie, digitale diensten
op maat en minder bureaucratie
Kloof tussen digitale werkprocessen en papier-georiënteerde
archivering
Digitale ‘chaos’ en beperkte digitale duurzaamheid
Programma IDEEA
4. Toekomstbeeld 2011 volgens
Programma IDEEA
De essentie van de SOLL-situatie:
De digitale werkprocessen zijn leidend. Digitaal werken is de norm
Plaats- en tijdonafhankelijk werken
Contacten met de buitenwereld voornamelijk via elektronische weg
Informatie is volledig, bruikbaar en gemakkelijk toegankelijk voor
ambtenaren èn burgers
Digitale duurzaamheid en volledigheid
Programma IDEEA
5. Essentiële aspecten voor
realisatie visie
• Top-down aansturen, motiveren,
monitoren (walk your talk)
• Bottom-up realiseren en accepteren
(het is jouw visie)
• Stapsgewijs natuurlijk proces van
groei volgen
• Gehele organisatie erbij betrekken;
samen!
• De aspecten: Systemen, Processen,
Organisatie en Mensen moeten met
elkaar in balans zijn
Programma IDEEA
6. Kaders voor groei
Ontwikkeling digitale informatie op orde vindt plaats van
IST-situatie naar SOLL-situatie
aan de hand van de volgende aspecten:
Systemen
Processen
Mensen
Organisatie
Programma IDEEA
7. Digitale informatie op orde - scope
Impact /
Toegevoegde
waarde
Vernieuwen
Verbreden
Verbeteren
Tijd /
Inspanning
Programma IDEEA 7
8. Verbeteren
Systemen: Oude systemen vervangen door
nieuwe en betere systemen
Processen: Verbeterde postregistratie en
archiefbeheer; digitaal werkproces
Organisatie: Bewustwording informatie op
orde; informatie-hygiëne
Mensen: Opleidingen en infosessies over
nieuwe manier van werken;
professionaliseren van medewerkers
Programma IDEEA
9. Verbreden
Systemen: Koppeling van systemen,
uniformering en optimalisatie huidige
systemen
Processen: Pilots workflow; proces re-
engineering
Organisatie: Olievlekwerking gebruikers;
heldere aansturing en richting geven aan
verdergaande digitalisering
Mensen: Opleidingen en aandacht voor
competenties; verdere professionalisering
Programma IDEEA
10. Vernieuwen
Systemen: Enterprise Content Management
Processen: Front office – back office
principe, digitaal is leidend
Organisatie: Uniformering van organisatie;
één overheid, éénduidige aansturing
Mensen: Nieuwe functieprofielen, nieuw
bloed; Van kenniseigenaar naar
kennismakelaar
Programma IDEEA
11. ‘Toekomstbeeld IM 2011’
Het
e n SOL
groeimodel ern
ie uw L
V
Digitale
Groei naar IM
n
r e de informatie
V e rb op Orde
Proces
Digitaal
re n
rb e te Proces
Ve op Orde
IST
Papier
Digitaal
Papier
op Orde
Tijd / inspanning
Programma IDEEA
12. Randvoorwaarden bij groeimodel
Randvoorwaarden in de verschillende stadia van het
groeimodel, ondermeer:
• Digitale identiteit
• Digitale handtekening
• Ontwikkeling en vaststellen systeem architectuur
• Systeemkeuze (plus selectie next generation)
• Aandacht voor competenties Informatiemanagement
Programma IDEEA
13. Operationalisering groeimodel
Digitale informatie op
orde
Plan
‘SOLL’
Act Do
Check
Groei naar IM
ct’
r aje
eit
Kwaliteitsborging ro
‘G
‘IST’ Uitvoerings
plan
Project Project Project
1 2 n
Tijd
Programma IDEEA
