Werken waar, wanneer en hoe je dat wilt, dat is in het kort Het Nieuwe Werken (HNW). Het moderne kantoor bestaat niet langer uit vaste standaard, uniforme kamertjes, maar biedt werknemers de mogelijkheid te kiezen uit meerdere soorten werkplekken, afgestemd op de aard van hun werkzaamheden. Samen met interieurarchitectenbureau Concern en het bureau Veranderen met Ruimte, heeft Heembouw in 2014 de herhuisvestingswerkzaamheden voor het Openbaar Ministerie (OM) Rotterdam uitgevoerd. Vanwege de vernieuwde indeling van de landelijke gerechtelijke organisatie zijn meerdere onderdelen samengevoegd in een gebouw in Rotterdam. Hier is een nieuwe hedendaagse kantooromgeving gecreëerd.

1. Werken waar, wanneer en hoe je dat wilt, dat is in het kort Het Nieuwe Werken
(HNW). Het moderne kantoor bestaat niet langer uit vaste standaard, uniforme
kamertjes, maar biedt werknemers de mogelijkheid te kiezen uit meerdere
soorten werkplekken, afgestemd op de aard van hun werkzaamheden.
Samen met interieurarchitectenbureau
Concern en het bureau Veranderen met
Ruimte, heeft Heembouw in 2014 de
herhuisvestingswerkzaamheden voor
het Openbaar Ministerie (OM) Rotterdam
uitgevoerd. Vanwege de vernieuwde
indeling van de landelijke gerechtelijke
organisatie zijn meerdere onderdelen
samengevoegd in een gebouw
in Rotterdam. Hier is een nieuwe
hedendaagse kantooromgeving gecreëerd.
Gekozen is voor een kantoorconcept met
een flexfactor van 0,7, wat betekent dat er
voor elke 10 medewerkers 7 werkplekken
beschikbaar zijn. Zo worden in alle OM-
vestigingen in het land de principes van
het nieuwe werken gefaseerd in praktijk
gebracht. Een hele operatie voor het OM,
waar medewerkers met veel papieren
dossiers en ordners werken. Beleidsofficier
van Justitie Hélène du Croix van het
arrondissementsparket Rotterdam was als
implementatiemanager voor Het Nieuwe
Werken samen met Gerry Hofkamp,
adviseur voor Het Nieuwe Werken,
zeer actief betrokken bij deze transitie.
Nieuwe werkomgeving draagt
bij aan organisatieverandering
‘Ons kantoor was hard toe aan
vernieuwing,’ vertelt Hélène du Croix.
‘Lange gangen, met aan weerszijden
deuren met kamertjes erachter, de
werkomgeving leek op een ziekenhuis.
Hélène du Croix, Openbaar Ministerie Rotterdam
en Gerry Hofkamp, eigenaar Veranderen met Ruimte
Een nieuwe, moderne
werkomgeving
leidt niet vanzelf tot
Het Nieuwe Werken!
We zaten verspreid over drie (huur)
panden, concentratie van de
medewerkers in dit gebouw scheelt in
de kosten. Daarnaast wil het OM een
open en transparante organisatie zijn.
We werken voor de maatschappij, er is
veel samenwerking met ketenpartners
zoals politie, gemeenten, reclassering,
raad voor de kinderbescherming.
Daardoor is er veel contact en
overleg met externe partijen.
Het Nieuwe Werken faciliteert deze
samenwerking en maakt het mogelijk
om overal toegang te hebben tot
informatiebronnen en daardoor
plaats- en tijdonafhankelijk te werken.’
Het bedrijfsproces van het OM
omvat veel papier. Deze papierstroom
is een belangrijk obstakel, en dus
aandachtspunt, in de transitie naar
Het Nieuwe Werken. Digitalisering van
de fysieke strafdossiers en het gehele
werkproces is een tijdrovend proces, dat
nog niet is afgerond. Hélène: ‘Rotterdam
is een pilot arrondissement voor het
digitale dossier. Gezien de aard van het
werk van het OM, vereist dit een grote
mate van zorgvuldigheid. Met name
de grote onderzoekszaken, waar nu
meters kast voor nodig zijn, zijn nog
niet digitaal. Dit gaat in de toekomst wél
gebeuren, maar vooralsnog werken we
in die zaken nog met fysieke dossiers.’
‘Het nieuwe
werken is een
leerproces’
38 Geïntegreerd maatschappelijk en financieel jaarverslag Heembouw 2014

2. Het Nieuwe Werken
Cultuurverandering
Hélene: ‘De verbouwing en nieuwe werkwijze
passen in de toekomstvisie van het OM.
Dit is een natuurlijke stap op weg naar
een cultuurverandering, waarbij nog meer
gestuurd wordt op resultaten in plaats
van scherp gezegd “op aanwezigheid.”’
Gerry: ‘Veranderingen in de werkomgeving
maken organisatieveranderingen tastbaar.
De veranderingen die het Nieuwe Werken
met zich meebrengt, vragen om een ander
gedrag. Medewerkers krijgen meer ruimte
om hun werk te doen op een wijze die past
bij hun leven. Maar dat betekent tegelijkertijd
een grotere eigen verantwoordelijkheid.
‘Als professional
word je hier blij van’
Dat geldt zowel voor het werk als voor
het functioneren van de werkomgeving.
Deze gedragsveranderingen gaan
meestal niet vanzelf; we zien in de praktijk
nog regelmatig dat er “oud” gewerkt
wordt in een nieuwe werkomgeving.
Soms kan dat en tijdje goed gaan, maar
op lange termijn gaat dat altijd “schuren”.
Meestal uit zich dat in klachten over
geluidsoverlast, werkplekken etc.
De overgang naar Het Nieuwe Werken
is een leerproces en vraagt een actieve
betrokkenheid van medewerkers
en management. Daar zijn wel wat
spelregels en ondersteuning bij nodig,
maar als management moet je zo’n
proces niet teveel willen “dicht-timmeren”.
Dit type veranderingen vergt tijd om het
echt “eigen” te maken.’
Van regels naar afspraken
Bij het OM gingen de renovatie en
implementatie van Het Nieuwe Werken
hand in hand. Nu iedereen in de nieuwe
situatie werkzaam is, houden Hélène en
Gerry maatwerksessies per afdeling
om te horen hoe dit bevalt en welke
aandachtspunten er zijn. Gerry: ‘Deze
sessies maken deel uit van het streven
om het eigenaarschap te versterken.
Daarin passen geen regels van buitenaf,
maar afspraken die ervoor zorgen dat
medewerkers met elkaar in gesprek
gaan wanneer er dingen mis gaan.
Samenvattend kan je zeggen dat de
kwaliteit en effectiviteit van een
werkomgeving niet alleen wordt bepaald
door fysieke aspecten; minstens
even belangrijk is de wijze waarop de
werkomgeving wordt gebruikt.’
Hélène: ‘De meeste medewerkers zijn
positief over de nieuwe situatie, maar
het is nog wel wennen. Er worden naar
aanleiding van de maatwerksessies nog
een aantal verbeteringen doorgevoerd,
om de medewerkers zo goed mogelijk te
faciliteren. In de aanloop naar de volledige
digitalisering van de werkprocessen wordt
er gewerkt aan aanvullende oplossingen
voor het omgaan met en opslaan van
fysieke dossiers. Als straks de digitalisering
van de dossiers afgerond is, breekt er
weer een nieuwe fase aan. Dit is een
doorlopend proces, er is geen eindpunt.’
Hélène zelf is enthousiast over de
veranderingen: ‘Het is leuk naar een andere
werkomgeving te gaan. Je komt in contact
met andere collega’s en de onderlinge
communicatie versoepelt. Plaats- en
tijdonafhankelijk werken geeft je de
verantwoordelijkheid je eigen werk zelf in te
vullen. Als professional word je daar blij van.’
Hèlène du Croix (links) en Gerry Hofkamp
Geïntegreerd maatschappelijk en financieel jaarverslag Heembouw 2014 39