Guide de fonctionnement du district

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Guide de la collection "Voici le Rotaract", par Cyril Noirtin

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Guide de fonctionnement du district

  1. 1. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du district Le Représentant Rotaract de District : RRD Le district Rotaract est chapeauté par le Représentant du District Rotaract : RRD (DRR terme officiel d'Evanston), qui est élu par les clubs de son district. Le RRD crée un comité de Rotaractiens chargé de développer projets et activités au sein du district; de conseiller les clubs; et de travailler avec le DGR ( Délégué du Gouverneur pour le Rotaract) pour la création de nouveaux clubs et la mise en place de journées de formation des futurs dirigeants. Pour être représenté au niveau international tout district doit avoir un RRD chargé de le représenter et de le diriger. • Responsabilité du Représentant Rotaract de District : Le RRD assure la liaison entre les clubs Rotaract et la commission Rotaract du district dans un effort de régionaliser le Rotaract. Pour réussir, le RRD doit développer un solide réseau de communications parmi les clubs. Ce réseau lui permettra de s'occuper aisément du règlement de la cotisation des clubs et de diffuser les renseignements en provenance du R.I. Le RRD est aussi chargé d'aviser le Rotary International de la création de nouveaux clubs et d'informer le Secrétariat du R.I. des renseignements sur les projets qui méritent d'être reconnus sur le plan international. Le club doit aider le RRD dans sa tâche en le tenant au courant des changements d'adresse et de responsables. Il peut vérifier que tous les clubs ont rempli leur rapport annuel et ainsi aider le Secrétariat d'Evanston à mettre à jour la base de données mondiale du Rotaract.
  2. 2. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du district Le RRD est membre du conseil d'administration de la Coordination Nationale Rotaract Club de France. Il est donc l'intermédiaire entre les clubs de son district et l'équipe de la Coordination Nationale. Le RRD reçoit régulièrement du Rotary International les documents suivants: le "kit du Rotaract", des formulaires pour ses clubs, l'annuaire mondial, Rotary World, The Rotarian,... Le RRD doit informer Rotary International et les Organisations Multidistrict comme ERIC et la Coordination Nationale de tous les projets exceptionnels qui méritent une promotion à l'échelon national ou international. • Les responsabilités du Comité de District - rédiger et distribuer une lettre d'information de district - organiser au moins 5 R.O.D. : Réunion d'Organisation de District - encourager les clubs à participer à la conférence du district Rotary - coordonner les relations publiques du Rotaract au niveau du district - mettre en place avec le DGR des sessions de formation pour les responsables de clubs - Mener des activités de promotion et d'expansion à travers tout le district, en coopération avec le D.G.R. - Conseiller et offir un soutien aux clubs Rotaract du district, dans la mise en place de leurs projets La communication entre les clubs est essentielle pour obtenir un district solide et un programme Rotaract vigoureux.
  3. 3. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du district La place du RRD au sein du Rotaract Les Représentants Rotaract de District (plus communément appelés RRD ou DRR terme officiel d'Evanston) appartiennent à la structure des districts du Rotary International. Reconnus par les instances rotariennes, ils exercent donc un rôle officiel tout comme les gouverneurs, les membres de commission du RI et les directeurs du Board appartenant au Conseil Central du Rotary International De nombreuses autres structures se sont crées au fil des ans au sein de l'organisation Rotaractienne (E.R.I.C., la C.N., etc...). Il faut savoir que ces organisations ont été reconnues par le Rotary il y a moins de 5 ans. La politique générale du Rotary International est de prôner les relations inter-districts et non des structures par pays ou par continent. Cependant, une évolution est perceptible avec la reconnaissance sous haute surveillance des Groupes Multi-Districts d'Information et le redécoupage en plusieurs zones du monde Rotary. Il est donc à noter le caractère primordial de la mission du RRD et de son Rôle, véritable interface entre son appartenance à la Coordination Nationale, sa représentation auprès des clubs Rotaract et les instances Rotariennes en France.
  4. 4. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du district Pour effectuer correctement ces tâches il est indispensable que le RDR s'entoure d'un Bureau de district organisé suivant la structure qui lui convient le mieux. Comme par exemple : Un président de district (ou RDR) Un secrétaire de district Un trésorier de district Des présidents de commissions (Communications, Internationale, ...) Chaque district comptant un club Rotaract doit avoir un RRD. Dans les districts avec un seul club Rotaract, le président sortant sert de RRD. Les RRD doivent avoir servi pendant un an en tant que président de club ou en tant que membre d'un bureau de district Rotaract. Si aucun Rotaractien n'est trouvé avant le 30 Juin pour remplir les fonctions de RRD, le gouverneur du district Rotary choisit un des anciens présidents de club Rotaract pour servir comme RRD. Il est de bon ton de multiplier les contacts avec l'ensemble des responsables Rotary du district (Gouverneur, D.G.R., Responsable Jeunesse, Responsable de la Fondation Rotary, etc....) car ils ont souvent tendance à "oublier le RRD". Il ne faut jamais oublier que le RRD est pour le Rotary un représentant officiel du Rotaract.
  5. 5. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du district Le district Rotary et son Gouverneur Le district est un ensemble géographique à l'intérieur duquel les Rotary clubs sont regroupés pour faciliter l'administration du Rotary International. Les activités et l'organisation du district ont pour seul but d'améliorer les communications entre les clubs, la formation des responsables et l'expansion du Rotary et du Rotaract sans diminuer en rien les services rendus par le club à l'échelon local. Le gouverneur, à la tête du district, est choisi par les clubs Rotary du district et élu lors du congrès du Rotary International. Il est le principal lien entre les clubs Rotary et le président du Rotary International. Il a été spécialement préparé à ses fonctions par le Rotary International au cours d'une formation de 10 jours sur la manière de représenter localement le R.I. et devenir un bon administrateur. Les organisations des districts ROTARY comprennent de nombreux membres entourant le gouverneur dans ses tâches. • Responsable de la lettre du gouverneur : La lettre mensuelle du gouverneur contient des informations destinées à tous les Rotariens du district. Le RRD doit pouvoir y faire publier chaque mois un petit filet : une action particulière d'un de ses clubs, un message de sa part aux Rotary du district ...
  6. 6. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du district • Représentant jeunesse du district : Les programmes du Rotary pour la nouvelle génération visent à préparer les jeunes de moins de 30 ans à s'armer pour la vie en tenant compte de la grande diversité des besoins de la jeunesse. Tous les clubs et districts Rotary sont encouragés par le Rotary International à entreprendre des projets qui répondent aux besoins fondamentaux de la nouvelle génération : santé, valeurs, éducation et développement personnel. Le mois de Septembre a été désigné par le R.I. comme celui de la nouvelle génération. Le Représentant Jeunesse du district connaît toutes les actions prévues par le gouverneur concernant les jeunes : Rotex ( Échange de jeunes ), bourses d'études, Echange de Groupe d'étude, RYLA, etc.... Il est souvent prêt à intégrer le Rotaract parmi les bénéficiaires de ces mesures. • La Commission Rotaract du district Rotary : Le Gouverneur peut nommer une commission Rotaract de district afin de l'aider à faire connaître le programme du Rotaract, à promouvoir l'organisation de nouveaux clubs et à administer le programme Rotaract au niveau du district. La commission Rotaract de district doit permettre d'obtenir le soutien des Rotariens et engendrer leur engagement et leur conviction du bien-fondé du programme Rotaract.
  7. 7. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du district L'administration du programme Rotaract au niveau du district consiste à : - procurer aide et conseils aux Rotary clubs parrains et aux clubs Rotaract si ceux-ci le demandent ; - oeuvrer en coordination avec le gouverneur pour établir les règlements du Rotaract dans le district ; - développer et raffermir les liens de communication entre les clubs Rotaract et les Rotary clubs du district. Comme toutes les commissions de district Rotary, ses membres sont désignés par le gouverneur et selon son autorité. La commission n'a aucune autorité sur les clubs (Rotary ou Rotaract) et ne diminue en rien leur autonomie. Son rôle, comme celui de toutes les autres commissions de district, est d'aider le gouverneur à promouvoir les programmes du Rotary - Dans ce cas, celui du Rotaract. La Commission Rotaract de District est présidée par le Délégué du Gouverneur pour le Rotaract : DGR ( DCHR terme officiel d'Evanston), qui est nommé par le Gouverneur du district Rotary. -RESPONSABILITES DU DGR : - Promotion auprès des Rotariens du district - Informer le Secrétariat du R.I. - Sensibiliser les clubs parrains aux activités du Rotaract - Motiver les clubs Rotary à prendre une part active dans le Rotaract - Être le porte-parole du Rotaract - Procurer aide et conseils auc clubs Rotary et Rotaract - S'assurer que le club Rotaract reçoit le maximum d'aide du Rotary - Conseiller et aider la création de nouveaux clubs - inciter les clubs à développer des contacts extra-district - organiser une journée de formation des dirigeants - ...
  8. 8. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du district Les ROD Les Réunions d' Organisation de District doivent être organisées par le RRD et son équipe. La fréquence est à déterminer en fonction du nombre de clubs mais il est recommandé de prévoir, au minimum, une réunion tous les deux mois, soit environ 5 par an. Ordre du jour "classique" d'une ROD : 4 présentation des présents 4 tour des clubs : • recrutement en cours • actions en cours • projets et moyens • problèmes rencontrés 4 compte-rendu de la dernière réunion CN avec • présentation des décisions • souhait des clubs au niveau national 4 action nationale : actions en cours dans le district 4 informations à faire paraître dans "Rotaract France Magazine" 4 soirées ou manifestations prévues 4 divers Un compte-rendu précis doit être rédigé et diffusé aux clubs, au gouverneur et DGR du district Rotary et à la Coordination Nationale Ne pas hésiter lors de ces réunions à rappeler l'existence et le bien-fondé des outils de communications mis à la disposition des clubs Rotaract. Ces réunions constituent généralement un important forum pour échanger des informations et des idées, pour évaluer les projets réalisés et en préparer de nouveaux, et pour renforcer l'esprit d'équipe et d'amitié.. Le format de la réunion doit être tel qu'il incite à la participation. Il faut aussi s'assurer que chaque Rotaractien du district est encouragé à y assister.
  9. 9. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du district Les modes de financement du district Une année de représentation Rotaract d'un district engendre de nombreux déplacements, internes à un district mais également en France. Afin de préparer au mieux cette année, plusieurs modes sont possibles : • Subvention du Gouverneur du Rotary Il est important, pour de multiples raisons, d'entretenir des rapports fréquents et riches avec le gouverneur et son équipe. Il est d'actualité de présenter au gouverneur une demande d'aide financière pour l'année. Il est indispensable d'établir un budget prévisionnel incluant les postes principaux des dépenses du RRD. Variant de district en district, il recense néanmoins toujours les mêmes rubriques : - frais de téléphone - frais de déplacement à chaque réunion dans le district ou visite de clubs - frais de déplacement à chaque réunion de la CN ( prévoir environ 700 à 1000F par réunion, sachant qu'il y en 4 dans l'année) - frais de déplacement à la Convention Nationale - frais de timbres et photocopies de documents envoyés aux clubs, à la CN ou à Evanston - frais d'abonnement à ERIC Une moyenne approximative peut être donnée aux environs de 12000,00 F • Cotisation de district Pour compléter l'allocation du district Rotary, le RRD doit entrevoir avec ses clubs l'obtention d'une cotisation dite "de district" dont le montant est à étudier avec eux.
  10. 10. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du district • Formalités Il est maintenant obligatoire d'ouvrir en début d'année un compte bancaire indépendant du compte personnel du RRD afin de faciliter une totale transparence vis-à-vis des clubs Rotaract et du district Rotary. Le RRD pourra ainsi publier en fin d'année le bilan de ses recettes et dépenses et les diffuser à son gouverneur, à la CN, pour information, et à ses clubs.
  11. 11. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du district Les taches administrative du RRD L'administration du programme Rotaract par le Représentant Rotaract de District consiste à procurer aide et conseil aux Rotaract clubs si ceux-ci le demandent et développer et raffermir les liens de communication entre les clubs Rotaract du district. • Etat des lieux Faire une enquête auprès de tous les clubs Rotaract du district (utiliser l'annuaire Rotaract France et l'annuaire mondial d'Evanston) Vérifier que ces clubs existent toujours et qu'ils fonctionnent correctement. Assurez-vous que tous les clubs Rotaract en activité sont présents dans l'annuaire mondial du Rotaract et attirer votre attention sur toute erreur comise à leur sujet dans cet annuaire. Envoyer, au secrétariat du R.I. (Community Programs Dept.) à Evanston, une liste à jour des clubs Rotaract de votre district ainsi que leurs adresses, lieux de réunion et nom et coordonnées du président. Lorsqu'une lettre du Rotary International retourne à Evanston à cause d'une mauvaise adresse, le club Rotaract se trouve rayé de la banque de données du R.I. Il est par conséquent impératif que le R.I. possède les coordonnées récentes et exactes de tous les clubs Rotaract du district. Il est judicieux de transmettre une copie de cette liste à la Coordination Nationale Rotaract France. • Visite des clubs Il est fortement conseillé de visiter tous les clubs Rotaract de votre district, au moins une fois par an. Durant les réunions de clubs Rotaract, insistez sur la
  12. 12. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du district nécéssité de contacts étroits entre le Rotary clubs et le club Rotaract, ainsi qu' entre les clubs Rotaract du district. Encouragez l'ensemble des membres à participer à la vie du mouvement en assistant aux réunions de district et autres manifestations nationales ou internationales. De nombreux Rotaractiens ne lisent jamais Rotaract France Magazine ou la lettre européenne car le président ne les distribue pas. Priez les dirigeants de clubs de partager toutes les informations qu'ils recoivent. Aidez également les clubs Rotaract à développer des techniques efficaces pour le recrutement de leur effectif. • La Formation Organiser au moins une fois par an, une journée de formation afin de développer l'efficacité des clubs Rotaract dans votre district. Vous et les membres de votre comité devriez diriger ce colloque avec le Délégué du Gouverneur pour le Rotaract (DGR). Les Groupes Multidistrict d'Information comme la Coordination Nationale ou le Centre Européen d'Information du Rotaract peuvent vous guider dans la préparation du programme de cette journée de formation. • La Réunion de District Vous devez présider ces réunions dont le but est de conseiller, encourager et inspirer les clubs Rotaract ainsi qu'à élargir et approfondir le programme du Rotaract à l'intérieur et à l'extérieur du district. Encourager tous les Rotaractiens à participer à ces réunions afin d'augmenter l'amitié, d'échanger des idées, de s'inspirer et de raffermir et élargir le programme Rotaract. C'est à travers ces réunions que vous pourrez concentrer l'attention des Rotaractiens sur la portée mondiale du Rotaract et le potentiel et les accomplissements de ce programme dans le cadre de la compréhension internationale. Invitez également les Responsables du district Rotary à participer a vos réunions de district Rotaract.
  13. 13. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du district • Relation avec le Rotary International En tant que Représentant Rotaract de district, vous êtes un intérlocuteur privilégié du Rotary International. Vous êtes directement en relation avec les équipes qui gèrent et administrent ce programme au siège mondial d'Evanston. Vous assurez la liaison entre les présidents des clubs et le Rotary International. Chaque année, le RRD reçoit d'Evanston de nombreuses informations dont l'annuaire mondial du Rotaract, les revues The Rotarian et Rotary World et un kit regroupant des informations pratiques sur la mission du RRD, sur les programmes du Rotary International et sur la Convention du R.I. Vous devez en échange, partager ces informations avec les clubs Rotaract de votre district, promouvoir le thème et le programme du Président du RI et envoyer à Evanston toutes les nouvelles et projets intéressants relatifs aux clubs de votre district pour d'éventuel publication dans les magazines du Rotary. Il est très important également de soumettre au Rotary International le nom de votre successeur avant le 1er Mars et les coordonnées des futurs présidents de clubs avant le 1er avril. Enfin, il vous sera demandé de faire le bilan de votre année et de retourner le questionnaire annuel du district avant le 15 Juillet. (Ce questionnaire vous sera envoyé par la Secrétaire Général du RI) • Relation avec la Coordination Nationale Rotaract France En tant que RRD, vous êtes membre du conseil d'administration de la Coordination Nationale Rotaract France. En résumé, vous êtes la Coordination Nationale !
  14. 14. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du district Le conseil d'administration de la C.N. se réunit au moins quatre fois par an et prend toutes les décisions importantes liées au fonctionnement de la C.N. (Choix de la convention nationale, éléction du coordinateur, etc..) Vous êtes le représentant de la Coordination Nationale dans votre district, et le représentant des clubs de votre district au sein de la C.N. C'est à travers la Coordination National et son Coordinateur que vous et donc vos clubs sont représentés au conseil d'administration d'ERIC (Rotaract Europe). • Cotisations Les factures correspondant aux cotisations du Rotaract pour le R.I. sont envoyées à chaque club Rotaract en juillet par Evanston et doivent être réglées avant le 30 septembre. Les cotisations des GMI (Rotaract France et ERIC) peuvent être réglées directement par les clubs et par votre intérmédiaire. Les clubs Rotaract qui ne sont pas à jour de cotisation sont rayés des banques de données puis dissouts par le R.I. Il est par conséquent impératif de vous assurer que tous les clubs ont versé leurs cotisations.
  15. 15. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du district L' Agenda du RRD Mois Description Juillet Etudier le kit RRD du Rotary International o Août & Septembre Rencontre avec le Gouverneur du district et son équipe (DGR) pour discuter des actions à organiser au cours de l'année et demander une subvention. o Réunion du conseil d'administration de Rotaract France o 30 Septembre Date limite pour le versement des cotisations o Octobre Organiser un séminaire de formation pour les clubs Rotaract o Participation à la Convention Nationale Rotaract France o Envoi des questionnaires pré-Congrès Rotaract à Evanston o Novembre Envoyer à la Coordination Nationale le projet de candidature pour l'organisation de la Convention Nationale o Promouvoir la Fondation Rotary du R.I. o Décembre Réunion du conseil d'administration de Rotaract France o Promouvoir la Convention Européenne du Rotaract et la Convention du Rotary International o Février & Mars Elire les dirigeants Rotaract pour la prochaine année o Mettre en place les activités pour la Semaine mondiale du Rotaract o Réunion du conseil d'administration de Rotaract France o Soumettre au R.I. le nom du futur RRD avant le 1er mars o 1er Mars Soumettre au RI les formulaires de Certificats de reconnaissance du Rotary pour projets Rotaract o 13 Mars Anniversaire du Rotaract o 31 Mars Soumettre les dossiers de demande en vue de participer à l'exposition de projets à la Convention du R.I. o Avril Soumettre les coordonnées Rotaract au RI pour l'annuaire mondial avant le 1er Avril o 15 Avril Soumettre au Rotary International le formulaire de participation à la Semaine mondiale du Rotaract o
  16. 16. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du district Mai Envoyer à la Coordination Nationale les projets de candidatures pour les trophées de la Communication o Organiser un séminaire de formation pour les futurs présidents de club Rotaract o Juin Réunion du conseil d'administration de Rotaract France o Convention du Rotary International et Pré-Congrès Rotaract o Faire le bilan de l'année pour retourner le questionnaire du o RI à Evanston avant le 15 Juillet. Remarques : • Organiser au moins une fois tous les deux mois une Réunion d'Organisation de District (R.O.D.) o • Participer à la Convention Européenne du Rotaract o • Participer à la Conférence et Assemblée du district Rotary o • Visite des clubs du district et participations à leur activités o • Envoyer régulièrement des informations pour les journaux du Rotaract et o du Rotary (Lettre du Gouverneur, Rotaract France Magazine, E.R.I.C., etc...)

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