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TOCfEを使って日本一の自転車競技大会、野辺山シクロクロスの受付業務を15倍効率化した(だけではない)話

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教育のためのTOCシンポジウム(2015年2月22日)にて発表した教育のためのTOCの手法を使用して野辺山シクロクロスの運営業務を効率化した事例です。
http://tocforeducation.org/

【追記:2015年2月27日】
なお、五十音順で配付するのがうまくいったのは弊大会の事情とうまくマッチしたのが大きな要因ですので、もし導入をお考えでしたらそのまま適用するのではなく一度立ち止まってお考え頂ければと思います。(『これならうまくいく』とか『これしかない』という思い込みから抜け出すのが大事です)

Publié dans : Direction et management
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TOCfEを使って日本一の自転車競技大会、野辺山シクロクロスの受付業務を15倍効率化した(だけではない)話

  1. 1. 日本一の自転車競技大会 『野辺山シクロクロス』受付業務を TOCfEで15倍効率化した(だけではない)話 It's Not About the Bike: My Journey Back to full Life
  2. 2. はじめまして • 菱岡洋志(ひしおかひろし)@野辺山シクロクロス実行委員会 • 普段はとある大学の事務職員(カリキュラム策定やシステム構築…) • 趣味:ビールクズ活動 自転車競技(2003年から) イベント運営(?) • 自転車競技好きが高じ、野辺山シクロクロスを始めた友人の誘 いにより運営をしています。
  3. 3. 野辺山シクロクロスって? • 2010年から長野県南牧村野辺山(滝沢牧 場)で始まったシクロクロス競技大会。 • 2011年からはトップカテゴリがUCI(世界 自転車競技連盟)公認大会として位置づけ られ、一般クラスとあわせて2013年には 980名、2014年には1200名の選手が参加。 アメリカやイタリアのトッププロが訪れる 大会。 • 競技性だけではなく、観戦も楽しい大会と して知られており、牧場には約3000人が 訪れる日本屈指の大会です。 実行委員長の滝澤さんと副委員長の矢野さん
  4. 4. シクロクロスとは? • シクロクロス競技は距離ではなく時間制で行われる。コースは短い距離(3-4キロメー トル)の不整地の周回コースで行われ、1周目の通過時間をもとに、規定の時間に最 も近い周回数が競技中に決定され、その周回数を最初に消化した選手が勝者となる。 コースにはまた、ところどころ人工の障害物(柵、階段など)が設けられ、必ず下 車して自転車を担がなければならない部分が作られている。競技時間はロードレー スに比べると非常に短く30分から1時間。 • また特有のルールとして、ピットでの機材交換(自転車乗り換えを含む)が可能と なっている。そのためシクロクロスでは一人の選手に対して複数のピットクルー (アマチュア選手の場合、多くは友人)が代車を用意してピットにつく事が多い。 http://ja.wikipedia.org/wiki/シクロクロス
  5. 5. しかも国際連盟から高評価(2013) 「ツーリストとして、UCIのコミッ セールとして、私にとって今回が初め ての日本でした。野辺山シクロクロス はClass2ながら非常に良くオーガナイ ズされていて、本場と比べて全く遜色 の無いレースでした。 また、昨年よりも女子の参加人数が増 えたそうですが、これは世界的にも同 じ風潮がありますね。この部分を確認 できたことも私にとって収穫でした。 UCIコミッセール:ミロスラフ・ヤーノ氏 (チェコ)Photo by So.ISOBE from Cyclowired http://www.cyclowired.jp/lifenews/node/122310
  6. 6. 要するに
  7. 7. 年齢、性別、職業、 選手・観戦者を 問わずに楽しめる 泥遊び大会
  8. 8. 野辺山シクロクロスの歩みと私 2010 •第1回大会開催 約300人強の参加者数 •WEBサイトの構築を手伝い、レースに参加(選手としての関わりの方が色濃い) •全ての準備がグダグダだが参加者数の少なさに助けられなんとかこらえきる 2011 •第2回大会 国際レース(UCIレース)として登録 •全ての準備が相変わらずグダグダの状況を目の当たりにし、データ作成等を急遽手伝う •が、当然手遅れ。 一般カテゴリーは大会結果を発行することができず大失敗(今も思い出したくない) 2012 •第3回大会 引き続き国際レース 約640名の参加者へ •二度と失敗できない=友人に細かいことを任せられないので計画当初から参画 •主に『参加者データをしっかり作ること』と『ゼッケンを間違えずに配付すること』 •大会は無事に終了。 2013 •第4回大会 日本では初の国際レース2日間開催 約1000名の参加者 •国際連盟審判から『お手本となるレース』と高評価 •引き続き『参加者データをしっかり作ること』と『ゼッケンを間違えずに配付すること』に注力
  9. 9. 手伝って いるうちに
  10. 10. 気がつけば いつの間にか
  11. 11. 私の役割 • ボランティアスタッフの業務へのアサイン • エントリー申し込みシステム提供会社との調整 • レース開始までの問い合せ対応 • エントリーデータの作成 • レース計測データの作成 • リザルト作成業務 • その他落ち穂拾い (もちろん一人でやっているわけではありません)
  12. 12. いろいろ頑張った結果 第3・4回大会はとりあえずうまくいった •でも… • 受付の渋滞は残ったまま。それどころか参加者数の増加に伴っ て増大する傾向にあった。 • 受付の渋滞によりタイムスケジュールに遅れが生じ、国際連盟 からも改善をするように指摘を受けた • 選手はイライラするし、イライラを感じるボランティアもスト レスを感じ、大会終了後の消耗感は大きなものだった。 • 自身のモチベーションも蒸発してしまっているように感じた。
  13. 13. 8時30分 スタート 10時 スタート 12時 スタート 僕何番 だっけ? 僕何番 だっけ? 隣の係、 手伝ってよ 長いなぁ スタートま で10分し かない!! 手伝いたいけ ど1つの箱に 入ってるし ヒマやぁ これ以上 増えるの 勘弁や~ スタートま で10分し かない!! スタートま で10分し かない!! スタートま で10分し かない!! スタートま で10分し かない!! もう捌かれ へん~!
  14. 14. さらに 難題追加
  15. 15. 難題その1 大会運営の 質を高める 大会参加者の レベルを高める 予算を確保する 質量ともに 日本一の大会に なる これ以上 増えるの 堪忍や… 参加者 もっと 増やそうぜ!
  16. 16. 難題その2 •選手のゼッケンを2日間で異なる番号を使用する ことに • (ゼッケンNo.=スタート順、スタート順は2日間で 異ならなければならない)
  17. 17. 1日目 Aさん Bさん Cさん 13 89 2日目 2日間で同じ 番号を使用 2013大会 2
  18. 18. 1日目 Aさん Bさん Cさん 13 23 2 2日目 71 3 89 2日間で 異なる番号 を使用 2014大会
  19. 19. 人数は増え、 ゼッケンの 組合せ倍増
  20. 20. ゼッケン 配付は大会 運営のキモ
  21. 21. 選手受付(ゼッケンの配付)業務 • 順位やタイムを計測するためには ゼッケン3枚を選手が定められた 位置に着用する必要があります。 • 大会参加者のべ1200人全員にゼッ ケンを正しく配付しなければレー スとして成立しません。 • ボランティアの多くはこの受付業 務に投入されており、間違いなく 配付しなければならないプレッ シャーから大きなストレスを覚え ています。 正確な記録を出す ためには選手が ゼッケンを着用す る必要がある 選手はレースまでの 定められた時間、 コースチェックをし たい 素早く確実に ゼッケンを配付する 必要が生じる 朝一番のレースは 8時15分スタート
  22. 22. どないか しないと
  23. 23. ゼッケン配るの 簡単なんでしょ?
  24. 24. 好き放題 言いやがって!
  25. 25. おまえがきて やってみろ!
  26. 26. ただよう モヤモヤ
  27. 27. 好きで 始めたこと なのに、
  28. 28. いつの間に かやらされ てる感が
  29. 29. 大会運営を楽にでき、 キャパを増やすことは できないか? (ついでに自分も楽しくやれるとええな…)
  30. 30. せや、TOCfEで きちんと大会運営を ゼロから考えよう
  31. 31. どうやって変えるか?
  32. 32. 受付業務のクラウド 参加者を もっと 増やす 参加者を 増やさない 素早く正確に ゼッケンを配付 する (大会運営の質を高める) 競技人口を拡大 し大会参加者の レベルを高める 野辺山CXを質 量ともに日本一 の大会にする
  33. 33. 正確に・素早くゼッケンを配るために 必要なことをブランチで考えた
  34. 34. ゼッケンを正確に配付するために 必要なことをブランチで把握する ゼッケンを 正確に配付する 運営者が 誰にどのゼッケンを 配れば良いか 把握している 参加者は 『自分が誰か』 を知っている
  35. 35. ゼッケンを素早く配付するために 必要なことをブランチで把握する ゼッケンを 素早く配付する 運営者が 誰にどのゼッケンを 配れば良いか 把握している ゼッケンが 配りやすく まとまっている
  36. 36. 今までのやり方をミステリー分析
  37. 37. 問題:受付でゼッケンを配付するのに時間がかかってしまう 質問1:問題はなんですか? 行列ができ選手がイラ イラする。漂う嫌な空 気にボランティアも逃 げ出したくなる 質問4:実際に起きてしまっ たことはなんですか? スタート組で列を作り、 選手にゼッケン番号を 申告してもらい配付し た 質問3:それを引き起こすため にどんなことをしましたか? ゼッケンを正確に 素早く配付する 質問2:もともとなにが起こ ると期待していましたか? 選手は名前を名乗 るだけにする 質問6:この原因を解消するう まい方法はありますか? ほとんどの選手は自分の ゼッケン番号を覚えてお らずまごついてしまう 質問5:なにが原因で思ったよ うに行かなかった結果を引き起 こしたのでしょう? 質問7:この解決策を実行する と期待した結果を引き起こしそ うですか?
  38. 38. 問題:受付でゼッケンを配付するのに時間がかかってしまう 質問1:問題はなんですか? レースカテゴリで列を作り、 選手にナンバーを申告して もらいゼッケンを配付した 質問3:それを引き起こすため にどんなことをしましたか? ゼッケンを正確に 素早く配付する 質問2:もともとなにが起こ ると期待していましたか? 選手は名前を名乗 るだけにする 質問6:この原因を解消するう まい方法はありますか? 五十音で受付 列を作りゼッケン を配付する 選手はニコニコし 受付も楽しい 行列ができ選手がイラ イラする。漂う嫌な空 気にボランティアも逃 げ出したくなる 質問4:実際に起きてしまっ たことはなんですか? ほとんどの選手は自分 の番号なんて覚えてお らずまごついてしまう 質問5:なにが原因で思ったよ うに行かなかった結果を引き起 こしたのでしょう? 質問7:この解決策を実行する と期待した結果を引き起こしそ うですか?
  39. 39. 問題:受付でゼッケンを配付するのに時間がかかってしまう 質問1:問題はなんですか? レースカテゴリで列を作り、 選手にナンバーを申告して もらいゼッケンを配付した 質問3:それを引き起こすため にどんなことをしましたか? ゼッケンを正確に 素早く配付する 質問2:もともとなにが起こ ると期待していましたか? 選手は名前を名乗 るだけにする 質問6:この原因を解消するう まい方法はありますか? 五十音で受付 列を作りゼッケン を配付する 選手はニコニコし 受付も楽しい 質問7:この解決策を実行する と期待した結果を引き起こしそ うですか? 選手のゼッケンを 袋詰めし配付を容 易にする
  40. 40. 受付業務のクラウドの解決策 • 選手1名につき1つの袋にゼッケンなどを詰める • 配布列をカテゴリー毎から五十音の列に変更する 参加者を 増やす 参加者を 増やさない 正確かつ素早く ゼッケンを配付 競技人口を 拡大し参加者の 質を高める 質量ともに日本 一の大会になる 1)ゼッケン を袋に詰める 2)五十音順 に選手が並ぶ
  41. 41. たったのこれだけ?
  42. 42. たったのこれだけ!
  43. 43. …ではなかった
  44. 44. 強烈な反対
  45. 45. 五十音順で配るなん てどの大会でもやって ないのはうまくいって ないからだと思うから ダメ!
  46. 46. ブランチは しっかりしてるし いってまえ!
  47. 47. (2時間近い議論を打ち切り進めた結果)どう変わったか?
  48. 48. 第3・4回大会Before (ゼッケンのピックアップに時間がかかる)
  49. 49. Before(絶望的な列の長さ)
  50. 50. Before(不安げな表情の選手達)
  51. 51. 8時30分 スタート 10時 スタート 12時 スタート 僕何番 だっけ? 僕何番 だっけ? 隣の係、 手伝ってよ 長いなぁ スタートま で10分し かない!! 手伝いたいけ ど1つの箱に 入ってるし ヒマやぁ これ以上 増えるの 勘弁や~ スタートま で10分し かない!! スタートま で10分し かない!! スタートま で10分し かない!! スタートま で10分し かない!! もう捌かれ へん~!
  52. 52. 選手1名に1つ の袋を用意し、 必要なもの全 てを詰め込ん だ結果、受け 渡しが容易に なり、ミスも 無くなった。 After(楽々ピックアップ)
  53. 53. After(待ち人0で余裕の表情)
  54. 54. After(待ち人0で余裕の表情)
  55. 55. さ か あ さとうで す 自分の名前が わからない人 はいないから 簡単! さとうさ んですね どこに 並べば良いか わかりやすい!
  56. 56. 参加者の反応
  57. 57. まとめ(1)TOCfEのプロセスで 野辺山シクロクロスに臨んだ結果得たこと • 実行した解決策はとてもシンプルなものだった。 シンプル故に参加者にもわかりやすい強力なソリュー ションだった。 • ブランチとミステリー分析を使って業務を分析したこ とで『ゼッケンはスタート組毎に配るものだ』と全員 が思い込んでいたことに気がつくことができた。 • TOCfEを使えば大会をさらに成長させるために、前例 や思い込みにとらわれず、そして恐れずに継続的な改 善に取り組むことができる
  58. 58. まとめ(2)TOCfEのプロセスを 真剣にやってみて私が学んだこと • うまくいかないことやモヤモヤはほとんどが 『思い込み』(間違った前提)に起因する • TOCfEはその思い込みや間違った前提に気づかせ、 そこから自分を解放してくれる • 思い込みに気づくことができると、相手の考えを理解 でき、私vsあなた から 私たちvs問題 へ視点を変えるこ とができる
  59. 59. もうやりたくない! 始まる前に抱えていた 気持ちが吹き飛んで、 とても前向きな気持ちに なりました。
  60. 60. みなさんへ • 仕事やコミュニティ活動が(もちろん家庭も)うまく いかずにイライラすることが時にはあると思います。 • 私もこの大会に関わりながらもモヤモヤとした気持ち を抱えていて、もう関わりたくないとすら思っていま した。 • 今回の取り組みの結果、大きく前進をしたと共に、非 常に前向きな気持ちで大会を終えることができました。 • きちんと考え、取り組むことは良い結果だけではなく、 やりがいももたらされるのです。 • 難しく考えることは横に置いて、教科書やセミナーで学んだ とおりそのままにやってみてはいかがでしょうか (失敗から学ぶことができるのがTOCfEの良いところです!)
  61. 61. 思い込みから 抜け出して楽しく ワクワクする毎日を!
  62. 62. ご参考 • 本日のスライドは slideshare から参照頂けます • 野辺山シクロクロスWEBサイト • http://nobeyamacyclocross.cc • • 野辺山シクロクロス大会の模様 • http://www.cyclowired.jp/taxonomy/term/8530
  63. 63. ご清聴ありがとうございました!

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