La importancia de la gestion de los riesgos en los Proyectos crece día a día, es fundamental contar con herramientas que permitan tomar decisiones para encausar los proyectos y evitar fracasos. Orador Ing Mario Pippolo PMP, Director de OrbiPM

1. Gestión de Riesgos en los
Proyectos
Ing. Mario Pippolo

2. Es muy difícil hacer predicciones
especialmente sobre el futuro
Niels Bohr

3. Proyectos
Un proyecto es un emprendimiento temporal para
crear un producto, servicio o resultado único.
Fuente: PMBOK Guide, PMI

4. Objetivos de un proyecto
Alcance
Tiempo Costo

5. Chaos Report del Standish Group

6. Porqué fracasan los proyectos?
 No hay visión corporativa de la Gestión de Proyectos
 No existen procesos formales y estándares de gestión de proyectos
 Falta de capitalización de la experiencia (lecciones aprendidas)
 Inadecuada gestión del portafolio de proyectos
 Inadecuada gestión de los riesgos

7. La Gestión de Riesgos no es Sexy

8. Riesgo
• Evento o condición que, si ocurre, tiene un
efecto positivo o negativo sobre al menos un
objetivo del proyecto.
Fuente, PMBOK Guide 4ta Ed. PMI

9. Gestión de riesgos
Objetivo
Maximizar las probabilidades y consecuencias
de eventos positivos.
Minimizar las probabilidades y consecuencias
de eventos negativos
Fuente, PMBOK Guide 4ta Ed. PMI

10. Porqué tenemos riesgos?
Requerimientos! Solución! Performance!
Plazos!
Costos!
Recursos!
Tecnología!

11. Como nos afectan los riesgos?
Margen
Costos
Satisfaccion
del cliente
Incertidumbre Estimaciones Diferencias
Cronogramas
Performance
Calidad

12. Resolución de Problemas Vs
Gestión de Riesgos!
• Existe un problema hoy!
• Un riesgo es una hipótesis sobre un
problema futuro!
La Hacer algo con los riesgos es
solución de problemas
una practiva reactiva y la
antes de que los mismos
Gestión de Riesgos es
se presenten
proactiva.

13. Gestión de Problemas vs. Gestión de
Riesgos
• Gestión de Problemas (Reactivo)
– Ante una persona que me está apuntando con un
arma,
• como esquivar el disparo
• desviar la bala
• reparar los daños
• Gestión de riesgos (Proactivo)
– Evitar confrontarse con el agresor.

14. Riesgo
Un riesgo tiene una o más causas
y si se produce tiene uno o más impactos

15. Como responder a los riesgos
• Plan de acción para eliminar o mitigar la probabilidad de
que el riesgo ocurra o para aumentar la probabilidad de
que una oportunidad se presente.
• Plan de acción para mitigar el impacto del riesgo o
aumentar el de una oportunidad.
• Plan de acción para gestionar la situación resultante del
evento.

16. Gestión de riesgos
• Proceso formal de identificar y analizar los
riesgos y la consecuente gestión para
eliminar, reducir o abordar dichos riesgos.

17. Necesitamos un proceso
Identificar
Inputs
Planificar
Analizar
Monitorear y
controlar
Responder Cuantificar

18. Si empieza uno con certezas acabará con
dudas; pero si se conforma en comenzar con
dudas, conseguirá terminar con certezas.
Francis Bacon

19. Planificación de la gestión de riesgos
• Crear el plan de gestión de riesgos para un proyecto en
particular
• Adaptar las políticas y procedimientos de gestión de riesgos
de la organización a los requerimientos de este proyecto en
particular.
• Algunas cosas a tomar en cuenta:
– Naturaleza del proyecto: Llave en mano o tiempo y material.
– Experiencia del equipo de proyecto.
– Criticidad: por los montos, plazos, impactos, etc.
– Stakeholders: críticos, difíciles, externos, desconocidos, etc.
– Tecnología: estable, nueva, conocida por el equipo, etc.

20. Identificación de los riesgos
• Brainstorming
• Entrevistas
• Checklists y Cuestionarios
• “Templates” y portafolios de riesgos de proyectos anteriores
• Diagramas de Ishikawa (espina de pescado)
• Análisis FODA
• Consulta a expertos
F O Lo más temprano
posible
D A

21. Identificación de los riesgos
Posibilidad de mitigar el riesgo
Inicio Planificación Ejecución Fin

22. Checklist SubContrato
• Existen requerimientos formales? Están claros?
• El éxito del proyecto depende del resultado de otros proyectos?
• Los subcontratistas tienen a su vez subcontratistas?
• El proyecto es sensible a eventos políticos?
• Hay soporte local para los productos tecnológicos?
• Existen ítems inaceptables en el pliego de condiciones?
• La estructura de los subcontratistas es compatible con los compromisos asumidos por estos?
• Tenemos información del contexto en el cual trabajan nuestros subcontratistas?
• Está la propuesta de los sucontratistas clara?
• Necesitamos traducir la solución? Fue presupuestado?
• Hay referencias mencionadas en su propuesas? Conocemos dichas referencias? Fueron visitadas?
• Están definidos los hitos, puntos de decisión, etc.?
• Se definieron las condiciones del mantenimiento/garantía?
• Existe una infraestructura adecuada para la ejecución del proyecto?
• Es adecuado el cronograma?
• Cuan dependientes somos de nuestros contratistas para la ejecución del proyecto?

23. Checklist Técnica
• Los componentes de la solución fueron probados y están funcionando?
• Existe migración de datos? Hay un responsable asignado para esta?
• Hay muchas interfaces con sistemas legados?
• Se necesita desarrollo o customización de software?
• Se han hecho demostraciones de la solución?
• Existe un plan de ejecución definido? Es viable? Tiene criterios de aceptación claros?
• Es necesario alta disponibilidad? Plan de contingencia?
• Fue analizado el impacto organizacional/cultural de la solución?
• Los integrantes del proyecto conocen la solución?
• Existe un responsable de la carga de datos?
• Se hizo un sizing adecuado?
• Existe plan de capacitación? Es adecuado?
• Están las especificaciones funcionales?

24. Diagrama Causa-Efecto
PROCESO RR.HH PARTNERS
Detección Externos
tardía
de errores Restructura
Baja
Productividad
Cambios sin Equipo
control Internos
Pérdida de Desmotivado
Gestión pobre Personal Clave
de proyectos
Solución
Entregada
Tarde
Tecnología
Niveles de Negociación de contrato
Expectativa
Deadline
Irreal
Deadline
Irreal Estimaciones Otros
Experiencia
ESTIMACIONES USUARIO

25. Registrar riesgos (Portafolio)
ANALISIS DE RIESGOS Nombre del Proyecto:
Fecha:
ID - Identificador Numérico del Riesgo Costo. Prob. * Riesgo
Risk Item - describe el problema potencial Causas - Evento que provoca que el riesgo se presente
Calificación del Riesgo - 1-5 Consecuencias - Daño provocado si el riesgo se confirma
Prob - probabilidad de que se produzca el efecto Risk Mngmt aproach - acción planificada para mitigar el riesgo
Loss - Perdida potencial Responsable: Persona que controla y gestiona cada riesgo
ID Risk Item Calif. Prob Loss Costo Causas Impacto Risk Management Approach Responsable
Riesgos asociados al desarrollo 0
0
0
0
0
0
Riesgos asociados a la tecnología 0
0
Riesgos asociados a la gestión del proyecto 0
0
0
0
TOTALES 0

26. Análisis de Riesgos
• Evaluación “subjetiva” de la probabilidad e impacto
de cada riesgo
• Crear una lista corta de riesgos determinando los
riesgos más críticos que luego serán cuantificados y
planificadas sus respuestas
• Decisión Go/no Go
• Selección de proyectos del portafolio
• Análisis de riesgos no cuantificables

27. Matriz de probabilidad-impacto
8
7
6
Probabilidad
5
4
3
2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Impacto

28. Cuantificación de los riesgos
• Probabilidad de la ocurrencia del riesgo
– 0-100% que determina la incertidumbre de ocurrencia del
evento
– Cerca de los límites, certidumbre de ocurrencia o no
ocurrencia del evento.
• Impacto del riesgo
– Consecuencia cuantificable del riesgo

29. Estadísticas
La próxima entrega del proyecto depende de 4
tareas, cada una de ellas con un 82% de
probabilidad de terminar en tiempo.
¿Cuál es la probabilidad de entregar en plazo?
0,82*0,82*0,82*0,82=0,52 52%
Chance 50/50 de entregar en plazo

30. Probabilidad
• Herramientas.
– Experiencias anteriores
– Datos estadísticos
– P.E.R.T.
– Delphi
– Simulación

31. Impacto del riesgo
• Costo asociado al evento: mayores recursos,
equipamiento adicional, penalidades, cambio de
proveedores, atrasos en acceso al mercado, etc.
• Herramientas:
– El costo es preciso
– Árboles de decisión
– P.E.R.T.
– Simulación
– Delphi
– Entrevistas

32. Árbol de decisión
USD 0K
Valor Esperado
1000K+12K=1012K
12%
Atraso USD 12K
USD 100K
Decisión de agregar o no
recursos al proyecto
Valor Esperado
1030K

33. Como cuantificar el riesgo?
Costo del impacto del riesgo = $r
Probabilidad del evento = p%
Valor del riesgo = $r x p%
Riesgo total = $( (r1 x p1) + (r2 x p2) + .......(rn x pn) )

34. Registrar valor del riesgo
ANALISIS DE RIESGOS Nombre del Proyecto:
Fecha:
ID - Identificador Numérico del Riesgo Costo. Prob. * Riesgo
Risk Item - describe el problema potencial Causas - Evento que provoca que el riesgo se presente
Calificación del Riesgo - 1-5 Consecuencias - Daño provocado si el riesgo se confirma
Prob - probabilidad de que se produzca el efecto Risk Mngmt aproach - acción planificada para mitigar el riesgo
Loss - Perdida potencial Responsable: Persona que controla y gestiona cada riesgo
ID Risk Item Calif. Prob Loss Costo Causas Impacto Risk Management Approach Responsable
Riesgos asociados al desarrollo 0
0
0
0
0
0
Riesgos asociados a la tecnología 0
0
Riesgos asociados a la gestión del proyecto 0
0
0
0
TOTALES 0

35. Impacto
Ranking de riesgos
100.000
No presente
Preocupación 50.000
Riesgo bajo
Riesgo medio 10.000
Riesgo Alto
1.000
Riesgo Inaceptable
Presente
0
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Probabilidad de ocurrencia (%)

36. Organizar
• Organizar riesgos en grupos. (Risk Breakdown Structure).
– Estratégicos Proyecto
– Contractuales Tecnológicos Externos Estratégicos Contractuales …etc.
– Tecnológicos Especifica-
ciones
Proveedores Dependencias Penalidades ..........
Leyes y
–
Infraestructura Recursos Compromisos ..........
Externos Interfases
regulaciones
Mercado Inversión Limitaciones ..........
– Financieros Confiabilidad Cliente Prioridades
–
Estado del
Etc. Calidad
Tiempo
Asignar responsables

37. Organizar los riesgos
ANALISIS DE RIESGOS Nombre del Proyecto:
Fecha:
ID - Identificador Numérico del Riesgo Costo. Prob. * Riesgo
Risk Item - describe el problema potencial Causas - Evento que provoca que el riesgo se presente
Calificación del Riesgo - 1-5 Consecuencias - Daño provocado si el riesgo se confirma
Prob - probabilidad de que se produzca el efecto Risk Mngmt aproach - acción planificada para mitigar el riesgo
Loss - Perdida potencial Responsable: Persona que controla y gestiona cada riesgo
ID Risk Item Calif. Prob Loss Costo Causas Impacto Risk Management Approach Responsable
Riesgos asociados al desarrollo 0
0
0
0
0
0
Riesgos asociados a la tecnología 0
0
Riesgos asociados a la gestión del proyecto 0
0
0
0
TOTALES 0

38. Hacer algo con los
riesgos!

39. Como responder a los riesgos
• Plan de acción para eliminar o mitigar la probabilidad de
que el riesgo ocurra o para aumentar la probabilidad de
que una oportunidad se presente.
• Plan de acción para mitigar el impacto del riesgo o
aumentar el de una oportunidad.
• Plan de acción para gestionar la situación resultante del
evento.

40. Como responder Impacto
a los riesgos
100.000
No presente
Preocupación 50.000
Riesgo bajo
Riesgo medio 10.000
Riesgo Alto
1.000
Riesgo Inaceptable
Presente
0
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Probabilidad de ocurrencia (%)

41. Eliminar o disminuir la probabilidad
• Seguros
• Agregar más recursos
• Manejar alternativas (varios proveedores)
• Cambiar tecnología
• Adelantar tareas o hitos
• Cambiar el Gerente de Proyecto
• ¿Tienen a quien echarle la culpa?

42. Disminuir el impacto
• Seguros parciales
• Generar planes de contingencia
• Compartir el riesgo (tercerizar una parte)
• Manejar alternativas (varios proveedores)

43. Plan de gestión del impacto
• Ejecutar contingencia
• Presupuesto de riesgos
• Aplicar recursos alternativos
• Contratar proveedor alternativo
• Aceptación

44. Presupuesto de riesgos
• Costo residual de mitigación = $m
• Costo residual del impacto = $r
• Probabilidad del riesgo mitigado = p%
• Valor del riesgo mitigado (mrv) = ($r x p%) + $m
• Presupuesto de riesgos = mrv1 + mrv2 + .......mrvn
• Costo proyecto = presupuesto original+ presupuesto riesgo
• Costo proyecto = presupuesto original+ ∑$m + ∑($r x p%)
Fijo Variable

45. Reserva de gestión
• Reserva de Gestión (management reserve)
– Monto asignado al proyecto para gestionar los
riesgos o eventos no previstos que se presenten
en ejecución y no estén en el Portafolio de
Riesgos.
– Gestión de “Unknown Unknowns”
• Costo Total = Costo del Proyecto + Reserva de
Gestión

46. Presupuesto de Riesgos
• Presupuesto de riesgos < 15%
• Si el presupuesto de riesgos es mayor a 15%
– Re-planificar generando acciones pro-activas
dentro del plan para disminuir el riesgo
– Recolectar mayor información
– ¿Vale la pena?

47. Respuestas a los riesgos
ANALISIS DE RIESGOS Nombre del Proyecto:
Fecha:
ID - Identificador Numérico del Riesgo Costo. Prob. * Riesgo
Risk Item - describe el problema potencial Causas - Evento que provoca que el riesgo se presente
Calificación del Riesgo - 1-5 Consecuencias - Daño provocado si el riesgo se confirma
Prob - probabilidad de que se produzca el efecto Risk Mngmt aproach - acción planificada para mitigar el riesgo
Loss - Perdida potencial Responsable: Persona que controla y gestiona cada riesgo
ID Risk Item Calif. Prob Loss Costo Causas Impacto Risk Management Approach Responsable
Riesgos asociados al desarrollo 0
0
0
0
0
0
Riesgos asociados a la tecnología 0
0
Riesgos asociados a la gestión del proyecto 0
0
0
0
TOTALES 0

48. Gestión de riesgos
• Monitorear y Controlar
• Comunicar
• Retornar a Identificación y Análisis
Periódicamente

49. Gestión de riesgos
Monitoreo y control de riesgos
• Monitorear y registrar impactos de riesgos
presentes
• Implementar el plan de respuesta a los riesgos
• «Cerrar» riesgos cuyo evento ya no puede ocurrir o
ya ha sucedido
• Revisar la probabilidad e impacto para cada riesgo
• Identificar, invocar y controlar acciones de
mitigación

50. Monitoreo y control de riesgos
• Gestionar el presupuesto de riesgos
• Identificar nuevos riesgos
• Actualizar el portafolio de riesgos
• Refinar y actualizar el plan de respuesta a los riesgos
• Mantener a los involucrados informados
• Lecciones aprendidas
Esta etapa es sencilla…..
siempre y cuando las anteriores se hayan
realizado correctamente.

51. Indicador de estado del proyecto
+3 Valor actual de riesgos < 50% del presupuesto de riesgos
+2 Valor actual de riesgos < 75% del presupuesto de riesgos
+1 Valor actual de riesgos < presupuesto de riesgos
0 Valor actual de riesgos = presupuesto de riesgos
-1 Valor actual de riesgos > presupuesto de riesgos
-2 Valor actual de riesgos > presupuesto de riesgos + 15%
-3 Valor actual de riesgos > presupuesto de riesgos + 30%
Valor actual Presupuesto
de los riesgos de Riesgos
$ $

52. Conclusiones
• Siempre estamos afrontando estimaciones
• Proceso de Análisis y Gestión de Riesgos debe
ser aplicado a todos los proyectos grandes y
chicos
• Para cada proyecto debe ser definido un nivel de
riesgo razonable y aceptable
• Focalizar en los riesgos mayores (top 10)
• Diferenciación entre mala suerte/gestión y
buena suerte/gestión
• Analizar lecciones aprendidas.

53. Conclusiones
El riesgo de un proyecto es producto de su
grado de innovación, su complejidad,
viabilidad de los plazos exigidos y en que
medida el producto cambiará el negocio

54. • Una persona ilustrada no debe buscar más
precisión que la que permita la naturaleza misma
del objeto de estudio.
Aristóteles
• El futuro tiene muchos nombres; para los débiles
es lo inalcanzable, para los temerosos es lo
desconocido y para los valientes es la
oportunidad.
Victor Hugo

55. Nos enfocamos en proveer capacitación
y entrenamiento de alto nivel académico
y contenido práctico, eficiente e
innovador, que constituya una vivencia
integral y no sólo la trasmisión del
conocimiento

56. Nuestros Cursos/Workshops
• Curso de Preparación Intensiva Examen PMP / • Programa de Gestión y Liderazgo (PGL©)
CAPM Instructor = Enrique Cappella, PMP y asociados
4 sesiones de 9 hrs. cada una, de 9 a 18 hrs. 11 a 13 Julio 2011 // 8 a 10 Agosto 2011 // 5 a 7 Setiembre 2011
36 horas
• Evaluación Financiera de Proyectos
• Workshop - Earned Value como medio de Nivel = Avanzado
Proyectos Exitosos
3 sesiones de 3 hrs. cada una, de 18 a 21 hrs.
Workshop - Gestión Eficiente de Riesgo
9 horas (incl. pausas) / 7 PDUs
Nivel = Medio
Instructor = Ing. Mario Pippolo, PMP
• Workshop - Cómo crear una Oficina de Proyectos
Instructor = Alfonso Bucero, PMP • Introducción a la dirección de proyectos
Dictado en conjunto con IAAP
2 sesiones de 8 hrs. cada una, de 9 a 18 hrs.
1 y 2 de Agosto 2011 - 18 horas (incl. almuerzos) / 16 PDUs
• Gestión de los Requisitos
Instructor = Alfonso Bucero, PMP
2 sesiones de 9 hrs. cada una, de 9 a 18 hrs.
3 y 4 de Agosto 2011 - 18 horas (incl. almuerzos) / 16 PDUs

57. mario.pippolo@orbipm.com
www.orbipm.com