Herramienta de Gestión de Información de Alumnos

1. Herramienta de Gestión de
Información de Alumnos
Disertante: Facundo Muñoz
Muñ
(Video Conferencia)
11 de Agosto, 2010

2. OBJETIVO
• Proveer una herramienta que permita ordenar la información de alumnos,
cursos y tutores con un criterio único dentro de todos los programas del IPAP
• Agilizar la recolección de información y como esta llega al departamento de
Alumnos
• Mostrar la información de acuerdo a las necesidades de los distintos perfiles
• Facilitar el control de Gestión dando información en tiempo real a quienes
deben realizar tareas de control y supervisión
• Automatizar tareas que hoy en día se realizan de manera manual e insumen
mucho esfuerzo y tiempo

3. OBJETIVO
• Proveer una herramienta que permita ordenar la información de alumnos,
cursos y tutores con un criterio único dentro de todos los programas del IPAP
• Agilizar la recolección de información y como esta llega al departamento de
Alumnos
• Mostrar la información de acuerdo a las necesidades de los distintos perfiles
• Facilitar el control de Gestión dando información en tiempo real a quienes
deben realizar tareas de control y supervisión
• Automatizar tareas que hoy en día se realizan de manera manual e insumen
mucho esfuerzo y tiempo

4. COMO TRABAJAMOS?
El IPAP cambia día a día, ser reinventa y transforma
constantemente y el soporte informático tiene que
acompañar ese proceso, por lo tanto tenemos que ser
AGILES
• Definimos tareas, necesidades o problemas que necesitamos solucionar
• Damos prioridades a las distintas tareas y tomamos las mas urgentes e
importantes para trabajar en ellas.
• Cada 30/45 dias generamos una nueva versión con nuevas funcionalidades
para todos los programas al mismo tiempo
• Mensualmente revisamos las prioridades de acuerdo a los cambios y
necesidades del IPAP y sus distintos programas

5. COMO TRABAJAMOS?
Si bien debemos ser Agiles no podemos dejar de lado la
visión integradora del sistema y tener un plan a largo plazo
• Vamos de lo general a lo particular
• Una vez resueltos los problemas comunes a todos los programas vamos a
trabajar sobre las particularidades de cada programa
• El sistema informático debe estar acompañado de una mejora de los procesos
internos
• Todos aquellos que participan en el IPAP deben colaborar en identificar las
necesidades para que podamos anticipar los problemas

6. Primera Etapa: Inscripciones
• Nuestro principal objetivo fue armar la base sobre el sistema informático de
alumnos y dar solución a uno de los grandes problemas, el de las inscripciones
a los distintos cursos.
• Es el primer paso por el que pasa casi todo alumnos que ingresa al IPAP
• La inscripción a un curso no es una tarea puntual sino que es parte de un
proceso que se inicia cuando el IPAP decide lanzar un curso
• En la actualidad esta parcialmente sistematizada y hay un conjunto de pasos
manuales que consumen mucho tiempo y son propensos a causar errores.
• Es un proceso común a todos los programas
• Necesidad de Normalizar la información ( hacer que sea consistente )

7. Primera Etapa: Inscripciones (proceso)
1. Apertura de la oferta de un curso
2. Inscripción de los alumnos
3. Cierre de inscripción
4. Asignación de Aulas, tutores y coordinadores
5. Descargar archivo para inscripción en moodle
6. Inicio de dictado de curso
7. Indicar en la herramienta cuales de los alumnos cumplieron un criterio mínimo
de participación (al menos ingresaron a la plataforma educativa)
8. Finalización de dictado de curso
9. Indicar la calificación final de los alumnos

8. Primera Etapa: Inscripciones (Informacion)
Transformamos los datos del proceso en
INFORMACION para el control de la gestión
Se puede obtener la siguiente información en totales, por programa y curso
• Seguimiento al instante de la evolución de las inscripciones
• Cantidad de alumnos cursando o que
• Estadísticas de deserción y razones mas significativas
• Porcentaje de aprobados y reprobados
• Asignación de tutores
• Distribución geográfica de alumnos, datos etéreos, etc.

9. Segunda Etapa: Gestion de informacion de alumnos
• Nuestro principal objetivo es armar una ficha de alumno donde este su registro
académico y sus datos personales
• Otro objetivo importante es el de automatizar ciertas tareas que insumen
mucho tiempo como por ejemplo impresión de certificados y constancias
• Permitir que el departamento de alumnos tenga una interfaz de visualización de
los datos que son cargados por los distintos programas en el formato
adecuado, es decir transformar la información.
• Evitar la ventana de tiempo entre que se genera la información de alumnos en
los programas y que esta disponible para el depto. de alumnos.
• Controlar que la información de alumnos sea cargada una vez que se finaliza el
curso

10. Segunda Etapa: Gestion de informacion de alumnos
• Herramienta de consulta acerca de la información de un alumno disponible
para todo el IPAP
• Incorporar el concepto de tramites para los pedidos de los alumnos
• Gestionar la documentación de los alumnos en conjunto con la iniciativa de
tener una carpeta de legajo por alumno
• Sistema automático de alertas y recordatorios ante distintos eventos, por ej:
nuevo curso, cierre de inscripción, fin de cursada, etc.
• Ingresar la información de 2009 y 2010 en el sistema para poder obtener
estadísticas y generar certificados de quienes tomaron cursos en el IPAP en
ese periodo

11. PLAN DE ADOPCION
Agosto
• Adoptar la nueva herramienta de inscripción de alumnos para los próximos
cursos cortos que se inicien e inscripciones de enfermería.
• Recolectar la información de los cursos dictados en 2009 y 2010
Septiembre/Octubre
• Adoptar la herramienta de gestión de información de alumnos
• Importar la información de 2009 y 2010
• Generar estadísticas e informes
• Definir tareas y prioridades para la etapa 3

12. COMO COLABORAR
Ayudar a identificar las necesidades enviando sugerencias o destacando
aquellas tareas importantes o prioritarias, un sistema informático soluciona
problemas cuando esta pensado por aquellos que lo usan día a día
Completando las planillas con la información faltante acerca de los alumnos que
cursaron en 2009/2010 que les vamos a estar enviando, solo deben completar
2 columnas en un archivo Excel
Informarnos de todos los inconvenientes que tienen con todas las herramientas
informáticas ya se plataformas o sistema de gestión de información de alumnos
abriendo un ticket en la nueva herramienta de la mesa de ayuda

13. Muchas gracias!
Contacto
email: facundomanuel@gmail.com
msn: facundomanuel@hotmail.com
Cel: (11) 4421 5793