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Sommaire :Tendance : Des usages, une convergence :         Wiki         GED         CMS         RSEUne nouvelle façon ...
Introduction :                                     • Utilisateurs                                                         ...
Usage Wiki :  Une page simple  et claire avec  pourtant…4 intervenants4 versions de la page,modifiée et enrichieprogressiv...
Usage GED :              7
Usage GED :Traçabilité    desdocuments    par versions, auteurs,   dates                            8
Usage CMS :                     Des modèles de                    pages pré établis                      faciles à créerMo...
Usage RSE :    Un profilPermet de suivrel’activité d’unutilisateur et de secréer un réseaupersonnalisé avec despersonnes p...
Usage RSE :Une remontée desinformationsautomatiques pourdes informations àjourUne humanisationdes collaborateurs.Des profi...
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Un modèle : Wikipédia     Outils collaboratifs « PRODUCTION »                 les WIKISLe Wiki : outil collaboratif du web...
Un modèle : Wikipédia                  14
Logiques d’utilisation :                        Plusieurs logiques d’utilisation doivent être possibles                   ...
Apports et bénéfices :                  Pour l’entreprise                                      Pour les collaborateurs• Es...
Sommaire :Tendance : Des usages, une convergence :         Wiki         GED         CMS         RSEUne nouvelle façon ...
Le web 2.0, vers une nouvelle                                            façon de penser :           Méthode classique    ...
Un savoir construit                                                               par le collectif :                      ...
Les métadonnées vers une                                                             navigation transverse :         Les m...
Le 2.0 un système ouvert :                           Le 2.0 un système ouvert                        Intérieur            ...
Plus qu’un logiciel,                                                        une communauté :Confluence est extensible via ...
Exemple d’utilisation d’un                   plugin :                         23
Sommaire :Tendance : Des usages, une convergence :         Wiki         GED         CMS         RSEUne nouvelle façon ...
Les 7 péchés capitaux :1. L’orgueil (superbia) :   Un logiciel n’est pas une solution miracle, une mise à disposition n’im...
Les 7 péchés capitaux :5. l’impureté (luxuria) :   L’entreprise 2.0 peut être source de satisfaction pour ceux qui y parti...
Risques et besoins :                                                     Un outil collaboratif reste avant tout un outil :...
Idées reçues :                  Idées reçues                                   Réalité                                    ...
Sommaire :Tendance : Des usages, une convergence :         Wiki         GED         CMS         RSEUne nouvelle façon ...
Retours d’expérience :                   Utilisation de Confluence pour partager                   des informations dans d...
Retours d’expérience :                   Utilisation de Confluence pour centraliser                   son savoir et ses ex...
Retours d’expérience :                   Utilisation de Confluence en interne et                   avec ses clients.Une so...
Retours d’expérience :                    Utilisation de Confluence comme FAQ pour                    l’application métier...
Questions        34
Prochain webinaireRendez-vous très prochainement pour la suite :         La saga de webinaires Atlassian                  ...
Crédits :Atlassianinfgov.net/2011/03/22/entreprise-2-0Alcatel-LucentIdeo TechnologiesKnowingsWikipedia                    ...
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Projets collaboratifs : les benefices pour votre entreprise

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Comment s'adapter aux nouveaux besoins des entreprises en termes de projets collaboratifs et à la multitude des outils Web 2.0 qui sont offert aux entreprises ?Quel projet collaboratif comptez-vous mettre en œuvre ?

Nos experts en projets collaboratifs illumineront votre lanterne en vous faisant part des bénéfices que vous apportent la mise en place de projets collaboratifs de type Wiki.

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Projets collaboratifs : les benefices pour votre entreprise

  1. 1. WebinaireProjets collaboratifs :Quels bénéfices pour votre entreprise ?Tendances & retours d’expériencesBertrand Dauvillier – Gabriel Séjournant 28 avril 2011 1
  2. 2. Bienvenue Bienvenue à tous La saga de webinaires Atlassian Épisode 2 :Projets collaboratifs : Quels bénéfices pour votre entreprise ? Tendances & retours d’expériences Présenté par Bertrand Dauvillier Julie MAGGI Gabriel Séjournant Confluence Business Marketing & Consultant en projets Developper Communication collaboratifs 2
  3. 3. Déroulement du webinaire Tous les participants sont en mode « mute » : il est donc inutile de parler. Sivous rencontrez des difficultés, je vous invite à faire vos requêtes via le chat. Une phase de questions / réponses de 15min est prévue à la fin de laprésentation.Pour poser vos questions, rien de plus simple : utilisez la fenêtre prévu à ceteffet à n’importe quel moment durant la présentation. Les questions seronttriées pendant la présentation. Cette présentation est enregistrée 3
  4. 4. Sommaire :Tendance : Des usages, une convergence :  Wiki  GED  CMS  RSEUne nouvelle façon de collaborer avec des outils web 2.0  Un modèle : Wikipédia  Logiques d’utilisation  Apports et bénéficesChanger sa façon de penser  Un savoir construit par le collectif  Les métadonnées une navigation transverse  Un système ouvert  Plus qu’un logiciel, une communauté  Exemple d’utilisation d’un pluginQuelques repères :  Les 7 péchés capitaux  Risques et Besoins  Idées reçuesQuelques exemples de projets mis en place 4
  5. 5. Introduction : • Utilisateurs • Textes • Commentaires • Sécurité • Tableaux • Étiquettes (labels) • Pages Modèles • Images … • Power point Méta Administration • Vidéos données Contenus Fonctionnalités• Activités récente• Profil• Suivi des nouveautés• Favoris et pages favorites… RSE CMS Wiki GEDConfluence, un outil participatif, évolutif, paramétrable selon vos besoins 5
  6. 6. Usage Wiki : Une page simple et claire avec pourtant…4 intervenants4 versions de la page,modifiée et enrichieprogressivement Des Commentaires pour ajouter une information supplémentaire distincte 6
  7. 7. Usage GED : 7
  8. 8. Usage GED :Traçabilité desdocuments par versions, auteurs, dates 8
  9. 9. Usage CMS : Des modèles de pages pré établis faciles à créerModèle Résultat 9
  10. 10. Usage RSE : Un profilPermet de suivrel’activité d’unutilisateur et de secréer un réseaupersonnalisé avec despersonnes partageantdes problématiquesproches Une communication rapide et fluide pour désengorger les boites mails 10
  11. 11. Usage RSE :Une remontée desinformationsautomatiques pourdes informations àjourUne humanisationdes collaborateurs.Des profils saisis parles utilisateurs, pourune meilleure miseen valeur. 11
  12. 12. Sommaire :Tendance : Des usages, une convergence :  Wiki  GED  CMS  RSEUne nouvelle façon de collaborer avec des outils web 2.0  Un modèle : Wikipédia  Logiques d’utilisation  Apports et bénéficesChanger sa façon de penser  Un savoir construit par le collectif  Les métadonnées une navigation transverse  Un système ouvert  Plus qu’un logiciel, une communauté  Exemple d’utilisation d’un pluginQuelques repères :  Les 7 péchés capitaux  Risques et Besoins  Idées reçuesQuelques exemples de projets mis en place 12
  13. 13. Un modèle : Wikipédia Outils collaboratifs « PRODUCTION » les WIKISLe Wiki : outil collaboratif du web 2Permet une représentation thématique / représentation chronologique (Blog)Exemple phare : WIKIPÉDIA- Un des sites les plus consultés au monde :- 400 millions de visiteurs uniques en novembre 2010- 5ème site le plus visité dans le mondeWikipedia a déjà engendré des centaines de projets wikis 13
  14. 14. Un modèle : Wikipédia 14
  15. 15. Logiques d’utilisation : Plusieurs logiques d’utilisation doivent être possibles Accéder& Trouver & Diffuser & Valoriser & contribuer interroger alerter évaluer Je recherche des J’accède à la liste Je contacte les Contacter acteurs sur des des contacts bonnes personnes critères précis pertinents Je définis mon profil Je suis informé Ecouter de centres d’intérêt & directement via domaines d’expertise E-mail Je consulte les J’exporte et je S’informer contributions réutilise le qui m’intéressent Je contacte l’auteur contenu pertinent de la contribution qui m’intéresse Je recherche les J’accède et je lis les J’apporte mes Rechercher connaissances connaissances utiles commentaires et pertinentes pour moi mon appréciation Solliciter Je recherche les Je pose L’expert est sollicité . débats similaires sur une question dynamiquement L’expert me répondune expertise. le forum Les autres acteurs intéressés sont informés et répondent Je créé une L’expert est sollicité L’expert peut apporter un Contribuer nouvelle publication pour validation commentaire Les personnes Les abonnés peuvent intéressées sont commenter et alertées par e-mail évaluer la contribution 15
  16. 16. Apports et bénéfices : Pour l’entreprise Pour les collaborateurs• Espace de travail pour chaque entité, départements • Une information centralisée• Amélioration de la productivité des équipes carbaisse des pertes de temps liés à la lenteur de la • Un process de validation améliorécirculation des informations et documents • Une mise en valeur de ses connaissances• Gains de productivité grâce à l’expériencecollaborateur • Une humanisation des collaborateurs• Communication performante et directe : baisse des • Meilleur suivi de l’information • Gestion des versionspertes, des déformations et des transformations desinformations • Recherche des informations rapide et efficace •Fin de la duplication des informations• Maintien de la sécurité / protection desinformations • Plus d’implication des collaborateurs dans les projets • Gestion des droits flexibles • Gestion de la visibilité des informations flexible • Création de domaines d’expertise•Amélioration de la relation Client / Partenaires•Travail sur l’image de marque et la notoriété de lasociété• Implication des clients et partenaires dansl’avancement des projets 16
  17. 17. Sommaire :Tendance : Des usages, une convergence :  Wiki  GED  CMS  RSEUne nouvelle façon de collaborer avec des outils web 2.0  Un modèle : Wikipédia  Logiques d’utilisation  Apports et bénéficesChanger sa façon de penser  Un savoir construit par le collectif  Les métadonnées une navigation transverse  Un système ouvert  Plus qu’un logiciel, une communauté  Exemple d’utilisation d’un pluginQuelques repères :  Les 7 péchés capitaux  Risques et Besoins  Idées reçuesQuelques exemples de projets mis en place 17
  18. 18. Le web 2.0, vers une nouvelle façon de penser : Méthode classique Méthode collaborativeUne organisation hiérarchiqueUne hiérarchie des informations Une même information n’aura pas le même degré d’importance selon les individus mais le besoin d’y avoir accès reste constant. C’est donc une nouvelle façon de concevoir l’information et son partage qui se met en place 18
  19. 19. Un savoir construit par le collectif : Liste des différentes contributeursL’intérêt de l’entreprise estcommun à l’ensemble descollaborateurs.Son savoir est son patrimoine,enrichi par les expériences Commentairesindividuelles.Un sujet peut être traité deplusieurs points de vue : • Commercial • RH • OpérationnelLes informations habituellementexplosées et difficiles d’accèssont enrichies et réunies Étiquettes (labels) / thématiques Rating, notation par lesLa pertinence des informations lecteursvient de l’estimation desutilisateurs et des métadonnéesfluidifiant le process devalidation 19
  20. 20. Les métadonnées vers une navigation transverse : Les méta données vers une navigation transverse Liste de contenus créés par un utilisateurLe sens ne provient passeulement du contenu maisaussi de son contexte.Les métadonnées permettent Liste de contenusune navigation souple avec des récemment mis à jourliens dépassant ceux de lahiérarchie.Les informations obtenues Labels en rapportpermettent de mieux rebondir avec la page crééeet d’obtenir des informationscomplémentaires selon lescentres d’intérêts et lesproblématiques. Pages avec un label commun 20
  21. 21. Le 2.0 un système ouvert : Le 2.0 un système ouvert Intérieur Extérieur Intranet WikiAutres outils Confluence Extranet Applications métiers « La connaissance est le seul bien qui s’accroit lorsqu’on le partage » Socrate 21
  22. 22. Plus qu’un logiciel, une communauté :Confluence est extensible via un système de plugins : Plus de 300 plugins disponibles. Certains sont payants, d’autres gratuits.On peut classer les plugins en grandes familles : Mise en forme de texte (Composition plugin, LaTeX, Scaffolding, …) Ajout de fonctionnalités (Ad hoc Workflows, Copy page Tree, …) Dynamisation (Rate Plugin, IM Presence, Sticky Notes, …) Intégration (Remote API, Confluence CLI, …) Recherche avancée (InstantSearch, Advanced Search, …) Layouts et thèmes (Clickr, Intranet Theme, Theme Builder, …) Intégration de systèmes externes (Twitter, Salesforce, Wave, Flash, …) Modèles de pages (Software Development, Human Resources, …) Outils graphiques (balsamiq Mockups, gliffy, …) 22
  23. 23. Exemple d’utilisation d’un plugin : 23
  24. 24. Sommaire :Tendance : Des usages, une convergence :  Wiki  GED  CMS  RSEUne nouvelle façon de collaborer avec des outils web 2.0  Un modèle : Wikipédia  Logiques d’utilisation  Apports et bénéficesChanger sa façon de penser  Un savoir construit par le collectif  Les métadonnées une navigation transverse  Un système ouvert  Plus qu’un logiciel, une communauté  Exemple d’utilisation d’un pluginQuelques repères :  Les 7 péchés capitaux  Risques et Besoins  Idées reçuesQuelques exemples de projets mis en place 24
  25. 25. Les 7 péchés capitaux :1. L’orgueil (superbia) : Un logiciel n’est pas une solution miracle, une mise à disposition n’implique pas nécessairement une implication des utilisateurs; il est nécessaire de s’impliquer et de convaincre2. L’avarice (avaritia) : Avec les réseaux sociaux d’entreprise, le savoir, la connaissance sont partagés et il s’agit bien de lutter contre les volontés éparses d’appropriation et de conservation de l’information à des fins uniquement personnelles.3. L’envie (invidia) : Sans aller jusqu’à l’abnégation (ce que personne ne demande, ni même ne souhaite), il nous faut apprendre à considérer l’apport de l’autre comme autant d’avantages et ne pas en rester à des attitudes envieuses guidées par un arrivisme aussi dangereux qu’inefficace.4. La colère (ira) : N’est jamais bonne conseillère, c’est bien connu. Dans le modèle 2.0, la patience et le respect de l’autre trouvent une pleine signification. Qu’on se le dise, le 2.0 n’est pas un modèle pour les autocrates, ni les colériques (souvent les mêmes) de tout poil! 25
  26. 26. Les 7 péchés capitaux :5. l’impureté (luxuria) : L’entreprise 2.0 peut être source de satisfaction pour ceux qui y participent mais il ne faut pas considérer cette satisfaction, ni même le fait « d’être 2.0″ comme un fin en soi. L’entreprise 2.0 est un modèle de développement des organisations bâti autour de la valorisation de l’humain. Les objectifs de tout à chacun sont différents et leur réalisation se fait à un rythme bien loin de celui d’une quête sensuelle effrénée !6. La gourmandise (gula) : Il faut savoir rester dans (et garder) la mesure. Les projets disproportionnés, démesurés ou plus simplement ceux mis en oeuvre sans méthode, avec un certain aveuglement (ou au moins de la méconnaissance) sont voués à l’échec!7. La paresse (acedia) : L’entreprise 2.0 est un modèle basé sur une implication personnelle (quelquefois au delà du rôle), donc de l’ENGAGEMENT ! 26
  27. 27. Risques et besoins : Un outil collaboratif reste avant tout un outil : •Il doit s’inscrire dans une stratégie de communication globaleLe principal risque d’un outil collaboratif résidedans son aspect « collaboratif » et donc il n’est •Il doit avoir une utilité clairement définipas à la merci d’un manque de participation : pour des populations d’utilisateurs •Un outil en plus, du travail en plus •Il doit être conçu pour répondre aux attentes et au besoins des utilisateurs •Un outil inconnu, donc compliqué •La participation des utilisateurs se fait en •Un outil imposé par la direction amont de la mise à disposition •Un outil de surveillance •Même simple, un nouvel outil représente un changement des habitudes, il faut donc •La peur d’être dépossédé de son former les gens expertise •Un outil participatif, nécessite chaque •Un outil inadaptés aux besoins individu, ceux-ci doivent donc être encouragés, pas réprimandé : •Des débordements comportementaux • Pour la quantité de publication • Pour la qualité de leur publication •Un essoufflement rapide •C’est un outil utile mais souvent complémentaire, un responsable de l’administration peut aussi être amené à relancer les intervenants 27
  28. 28. Idées reçues : Idées reçues Réalité • La visualisation est simple • Les fonctionnalités de bases sont simples • Le paramétrage est plus complexe • Une utilisation avancée nécessite uneLe wiki : familiarité avec les nouvelles technologies1. « C’est simple il n’y qu’à l’installer » Comme tout nouvel outil, il nécessite une adaptation et un changement des habitudes qui peuvent être facilités par une formation Appliquer la règle des « 90-9-1 » : • 90% des utilisateurs se connectent et lisent2. « C’est génial tout le monde va • 9 % sont des contributeurs réguliers participer » • 1% sont des contributeurs actifs et réguliers Il est préférable de laisser la porte ouverte au plus grand nombre et ne pas appliquer trop de restrictions d’accès3. « Maintenant avec les logiciels open source, tout est gratuit » « Open source » le code est libre de droit, donc modifiable, mais une licence d’utilisation peut être vendue. Les fonctionnalités de bases sont fournies mais des fonctionnalités complémentaires nécessitent des développements. 28
  29. 29. Sommaire :Tendance : Des usages, une convergence :  Wiki  GED  CMS  RSEUne nouvelle façon de collaborer avec des outils web 2.0  Un modèle : Wikipédia  Logiques d’utilisation  Apports et bénéficesChanger sa façon de penser  Un savoir construit par le collectif  Les métadonnées une navigation transverse  Un système ouvert  Plus qu’un logiciel, une communauté  Exemple d’utilisation d’un pluginQuelques repères :  Les 7 péchés capitaux  Risques et Besoins  Idées reçuesQuelques exemples de projets mis en place 29
  30. 30. Retours d’expérience : Utilisation de Confluence pour partager des informations dans des call-centersUne grande entreprise de téléphonie mobile ainsi que ses différentes filialesassure un suivi de la relation client primordial via ses call-center. Afin degagner du temps par rapport à des GED classiques et afin de pouvoir ajouterdes informations pratiques rapidement, Confluence a été choisi.C’est aussi un moyen de communiquer au plus grand nombre lesinformations ponctuelles d’incidents techniques et d’offres promotionnelles.Les conseillers ont ainsi gagné du temps avec des informations à jour,organisée par criticité et par filiales.Les clients ont obtenus des informations précises lors de difficultésrencontrées. Le service Client est mieux noté car plus efficace. 30
  31. 31. Retours d’expérience : Utilisation de Confluence pour centraliser son savoir et ses expériencesUne société spécialisée dans la collecte et le traitement de déchets estorganisée avec des antennes partout en France, elle s’adresse aux entreprisesproduisant tous types de déchets.Subissant un fort turn over, il était devenu nécessaire de capitaliser sur lesconnaissances individuelles acquises ainsi que sur les retour d’expériences.Confluence a permit de créer un outil de gestion de connaissances et à ainsiaider à l’élaboration de réponses commerciales avec un savoir auparavantinaccessible ou introuvable. 31
  32. 32. Retours d’expérience : Utilisation de Confluence en interne et avec ses clients.Une société de marketing web a décidé d’utiliser Confluence pour créer unedocumentation à jour au sein de ses équipes de développementD’autre part Confluence va être utilisé pour partager la documentation validéeavec ses clients et pouvoir échanger avec eux de façon plus directe.La documentation est mise à jour presque instantanément par l’ensemble desacteurs et ainsi décharge des personnes auparavant chargé de la rédaction.Les retours client permettent d’identifier les attentes ou les informationsencore imprécises.Cela a permis de structurer les services et les rôles entre les équipes autourd’une proximité nouvelle avec les utilisateurs. 32
  33. 33. Retours d’expérience : Utilisation de Confluence comme FAQ pour l’application métierUne société de gestion de droits de produits immatériels est organisée enfédérations régionales ce qui complique la communication et l’assistanceutilisateurs.Dotée d’une application aussi complexe que la loi et la fiscalité le permet, lesdifficultés d’utilisations par les utilisateurs métiers sont nombreuses.Afin d’éviter une assistance téléphonique régulière et répétitive pour ceuxdont c’est la charge, Confluence à été utilisé pour récupérer les procédures,les mettre à jour, les rendre disponibles, accessibles et actualisées.La personne en charge de l’assistance métiers a ainsi pu se concentrer sur satache première, la mise à jour des procédures, laissant les utilisateurs lesconsulter. 33
  34. 34. Questions 34
  35. 35. Prochain webinaireRendez-vous très prochainement pour la suite : La saga de webinaires Atlassian Épisode 3 : Confluence in a box A très bientôt 35
  36. 36. Crédits :Atlassianinfgov.net/2011/03/22/entreprise-2-0Alcatel-LucentIdeo TechnologiesKnowingsWikipedia 36

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