Impuls-Vortrag von Stephan Schillerwein am Swiss Social Collaboration Summit 2018 in Zürich

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Impuls-Referat
Digital Workplace:
Wie (traditionelle und) neue
IT-Tools die Zusammenarbeit
in Unternehmen vereinfachen
Zürich
25.10.2018
Stephan Schillerwein
stephan@schillerwein.net
www.schillerwein.net
www.intranet-matters.com
@IntranetMatters
Offices:
- CH – Klingnau (AG)
- CH – S. Antonio (TI)
Digital Transformation of Work

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VORSTELLUNG

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About Stephan Schillerwein
 20 years of experience in Digital Media and Information
Management, specializing in Digital Transformation of Work
through “New Ways of Working” enabled by Intranets, Social
Collaboration and Digital Workplaces etc.
 Formerly Online and Intranet Manager at several large
enterprises and Director at the Intranet Benchmarking Forum
 Business computer scientist – speaks language of “both sides”
 Partner of the Worldwide Intranet Challenge
CEO & Principal Consultant
140+
Projects
75+
Clients
0
Vendor
Contracts
1
Global
Net-
work
400+
Seminar
Particip.
250+
Bench-
marks

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IMPULS

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Das Wichtigste zuerst!

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7. 7
Typische Symptome, dass die doch Technologie im
Vordergrund steht
• Getrennte Tools
• Häufiger Gebrauch von
Buzzwords und Systemnamen
• Falsche Versprechen (z.B.
«dadurch hast Du dann
weniger Emails»)
• Evangelisten gehen von sich
selber aus («False-Consensus
Effect»)
• Lösen der falschen Probleme
• Künstliche Trennung von
«Social» und «Collaboration»
• Unterschätzung der Macht
von Email
• Diskussion über «schnellere
Pferde»
• …

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Getrennte Tools waren eine schlechte Idee
Quelle: CYCL AG, www.cycl.ch

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Denken Sie bitte immer an eine der
fundamentalsten UX-Regeln
You are not
the User!

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Die falschen Probleme zu lösen ist keine Lösung!
Picture credits: Chris Tubb, http://www.christubb.com/
https://www.slideshare.net/WedgeBlack/the-spark-or-how-your-intranet-project-can-go-wrong-before-you-even-start-chris-tubb
«IT has already decided
to go to SharePoint, as it
fits their IT-Strategy
best…»
«We want to go to the
cloud for our future
Digital Workplace…»
«Office365 is constantly
bringing us cool new
features…»
«Sticking to the standard
will ensure our ability to
upgrade…»

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Die Ausrichtung: echte
Probleme lösen

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Wie können wir eine gute Employee Experience
gestalten?
“Design, by very definition, is the
act of solving problems. In order
for anything to be designed well,
we must first identify the problems
we are trying to solve and the goals
we are trying to reach.”
Quote by Jeff Croft, http://jeffcroft.com/blog/2008/jan/10/solutioneering-or-putting-solutions-problems/

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Aus der Perspektive ihrer «Kunden» gilt es vor
allem 3 Schlüsselprobleme zu lösen
«Ich finde nichts!»
«Ich muss viel zu
viele Tools
benutzen, um
meinen Job zu
machen!»
«Es gibt zu viele
Hürden in
Zusammenarbeit
und Austausch!»

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Aus der Perspektive ihrer Auftraggeber sollten
«effizientere Arbeitsweisen» ein Hauptziel sein
Skala: Zeitverlust in Minuten pro Mitarbeitendem und Tag
Datenbasis: 13 Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen mit 500 bis 28’000 MA

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Dazu müssen wir vor allem den heute wichtigsten
Arbeitstypus besser verstehen lernen
Datenbasis: wie vor

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Intrinsische Motivation, Bedeutung
Wissensarbeit ist anders!
«Handarbeit» «Sacharbeit» «Wissensarbeit»
3Arten von
Arbeit
Plan- & Steuerbarkeit, Prozesse,
Wiederholbarkeit, Standardisierbarkeit
Selbstorganisation, Autonomie,
Empowerment, Vernetzung
Kreativität, Lösungsfindung,
Soft Skills, soziale Intelligenz


  

 
Prozessfokus / automatisierbare Arbeit Personen

 
Kontrolle, Mikro-Management,
Zeit x Menge, klare Verantwortlichkeiten
  
Heute: Effizienz / Umsatz
Zukunft: Veränderung
& Innovation
Fokus 

17. 17
Was braucht der Wissensarbeitende?

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Deshalb: unser Ziel ist ein Digital Workplace der 3.
Generation
Information
(News & Content)
Collaboration
(Zusammenarbeit, Vernetzung &
Wissensaustausch)
Infrastruktur-Funktionen & übergreifende Funktionen
Transaktion
(Prozesse, Applikationen &
Integration)
Persönliches Dashboard
v. 3.0

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Das GenerationenmodellGradderArbeitsoptimierung&Mehrwertfür’sUnternehmen
GradderIntegration,Kulturabhängigkeit,Anforderungen,…
Zeit&Reife
1. Generation:
Info-Intranet
Passiv
“Systems of Record”
2. Generation:
Arbeits-Intranet
Aktiv
“Systems of Engagement”
3. Generation:
Digitaler Arbeitsplatz
Verbunden
“Systems of Context”
Generation 4+:
Zukünftige Entwicklungen
Pro-aktiv
“Systems of Intent”
Stephan Schillerwein, version 1.9 –
Licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported License
Einfach
Mittel
Fortgeschritten
Allgemeine Unterstützung von
Zusammenarbeit,
Wissensaustausch, Vernetzung,
Projekten und Prozessen
Fortgeschrittene und spezifische
Unterstützung von
Zusammenarbeit,
Wissensaustausch, Vernetzung,
Projekten und Prozessen
…
…
Kommunikation & Information
Infrastruktur &
übergreifende
Funktionen
ca. 50 %+ aller
Unternehmen
sind noch hier
ca. 40 % <10 %
Ausrichtung und
Funktionen des
Intranets
«Top-down»-Paradigma Paradigma des vernetzten, offenen, selbst-organisierten, agilen Arbeitens

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Was bietet der Markt?

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Der Markt ist alles andere als klar und einfach
nachvollziehbar!
Quellen:
• DWP Vendor Map: https://www.realstorygroup.com/
• SharePoint intranets in-a-box report: https://www.clearbox.co.uk/

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Die Angebote unterscheiden sich zum Teil
fundamental
Content Management
Systeme
Multi-funktionale
Portale
Intranet Suites Collaborations-
Plattformen
Enterprise Content
Management
Integrations-
Plattformen
Reine «Mobile
Intranet» Systeme
…
Zeit nehmen! Den Markt verstehen! Sauber evaluieren!
Schwerpunkte setzen! Die richtigen Kompromisse eingehen! …

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Technologie-Bedarf nach Generationen
Documents
Findability
1. Generation:
Info-Intranet
2. Generation:
Arbeits-Intranet
3. Generation:
Digitaler Arbeitsplatz
Other, specific
Workflow &
Processes
Stephan Schillerwein, version 1.7 –
Licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported License
Content
Social
Collaboration Portal &
Integration
geschäftskritisch
Zusammenspiel mit anderen Systemen
(generisch  spezifisch)

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Generelle Optionen nach DWP-Generationen
1. Generation
Info-Intranet
2. Generation
Arbeits-Intranet
3. Generation
Digitaler
Arbeitsplatz
Generation 4+
Zukünftige
Entwicklungen
???
???
???
???
CMS
Collaborations-Tool
Intranet Suite
Portal
Kombinationen aus den hier genannten Systemarten (und auch anderen) können sowohl die
Abdeckung der Generationen verbessern, als auch die Güte der Abdeckung innerhalb einer Generation!

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Die «üblichen Verdächtigen» in den beiden
wichtigsten Marktsegmenten
Portale
• Alfresco
• Liferay
• SharePoint + ca. 70 «Turnkey
Solutions»
• IBM WebSphere
• SAP NetWeaver
• Oracle WebCenter Portal
Intranet Suites
• Adenin Technologies IntelliEnterprise
• Akumia Digital Workplace Experience Platform
• Atlassian Confluence
• Axero Solutions ommunifire
• Bitrix «Bitrix24»
• Claromentis
• Drupal
• Igloo
• Interact «Interact Intranet»
• Intranet BOX
• Intranet Connections
• Intranet Dashboard
• Microsoft Office 365
• MyHub Intranet Solutions
• OneGov Bundle (Box/Work)
• Plone / Quaive «Plone Intranet»
• Seitenbau Intramo
• ThoughtFarmer
• United Planet Intrexx
• Vialect Noodle
• Xelos
• …

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DISKUSSION

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Vielen Dank !
Digital Transformation of Work