2. Confidentia
Στόχοι του Σεμιναρίου
Με την ολοκλήρωση του σεμιναρίου :
– θα έχετε κατανοήσει τη φιλοσοφία του Οδηγού
Βασικών Γνώσεων στη Διοίκηση Έργων
«PMBOK® Guide» του PMI
– και θα είστε σε θέση να εφαρμόσετε με επιτυχία
τις αρχές του για την Εκκίνηση, το Σχεδιασμό, τη
Διοίκηση και το Κλείσιμο των έργων
Project
Management
Funtamentals
2
3. Confidentia
Ορισμός του Έργου
(Defining the Project)
Project
Management
Funtamentals
3
4. Confidentia
Τι είναι έργο;
• Μια προσωρινή προσπάθεια που
εκτελείται προκειμένου να δημιουργηθεί ένα
μοναδικό προϊόν, αποτέλεσμα ή υπηρεσία
PMBOK® Guide Glossary
Project
Management
Funtamentals
4
5. Confidentia Έργο ή Λειτουργία ;
(Projects vs. Operations)
Έργα Λειτουργίες
• Προσωρινά • Συνεχείς
• Μοναδικά • Αφορούν οργανωτική
εκτέλεση δραστηριοτήτων
• Έχουν προοδευτική
ανάπτυξη • Μόνιμες &
επαναλαμβανόμενες
• Απαιτούν διεργασίες
• Αποτελούν μέρος της
διοίκησης έργων
επιχειρηματικής διαχείρισης
Project
Management
Funtamentals
5
7. Confidentia Γραφείο Διοίκησης Έργων
(Project Management Office)
Ένα οργανωτικό σώμα ή οντότητα στο οποίο
έχουν ανατεθεί διάφορες ευθύνες σχετικές με τη
κεντρική και συντονισμένη διοίκηση των έργων.
Οι ευθύνες ενός ΡΜΟ εκτείνονται από την
παροχή υποστηρικτικών υπηρεσιών διοίκησης
μέχρι την πραγματική ευθύνη για την άμεση
διοίκηση ενός έργου.
PMBOK® Guide – Fourth Edition
Project
Management
Funtamentals
7
8. Confidentia
Διεργασίες Διοίκησης Έργων
Το παρόν πρότυπο τεκμηριώνει την ανάγκη χρήσης 42
διεργασιών για την ορθή διοίκηση ενός έργου και ομαδοποιεί
αυτές σε πέντε κατηγορίες
Εκκίνησ Σχεδιασ Κλείσιμ
Εκτέλεση
η μό ο
Project
Έλεγχος & Παρακολούθηση
Management
Funtamentals
8
9. Confidentia
Process groups and knowledge areas
Ομάδες
Initiating Planning Executing Closing
Διεργασιών
Monitoring and Controlling
Διαχείριση Ενσωμάτωσης του έργου
Διαχείριση Φυσικού Αντικειμένου
Διαχείριση Χρόνου του έργου
Γνωστικές
Περιοχές Διαχείριση Κόστους του έργου
Διαχείριση Ποιότητας του έργου
Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού
Project Διαχείριση Επικοινωνιών
Management Διαχείριση Κινδύνων του έργου
Funtamentals Διαχείριση Προμηθειών του έργου
9
PMBOK® Guide – Fourth Edition
10. Confidentia
Περιορισμοί στο Έργο
Φυσικό Αντικείμενο
Κίνδυνοι Ποιότητα
Πόροι Χρόνος
Project
Management
Funtamentals Χρήμα
10
11. Confidentia Για την επιτυχή διεξαγωγή ενός έργου
απαιτούνται …
• Βασικές γνώσης Διοίκησης Έργων
ΚΑΙ…
• Τεχνικές γνώσεις
• Γνώσεις, πρότυπα και κανονισμοί των
περιοχών εφαρμογής
• Κατανόηση του περιβάλλοντος του έργου
• Γνώσεις και ικανότητες γενικής διοίκησης
• Διαπροσωπικές ικανότητες
Project
Management
Funtamentals
11
12. Confidentia
Διεργασίες Εκκίνησης του
Έργου
(Initiating the Project)
Project
Management
Funtamentals
12
13. Confidentia
Εκκίνηση του έργου
Οι διεργασίες εκκίνησης περιλαμβάνουν:
–Τη διαμόρφωση του καταστατικού του
έργου
–Την αιτιολόγηση του έργου
–Την περιγραφή του τελικού προϊόντος
–Τη διατύπωση των στόχων του έργου
–Την αναγνώριση και αποδοχή των
Project
κριτηρίων αξιολόγησης
Management
Funtamentals
13
14. Confidentia
Το καταστατικό του έργου
• Είναι το πρώτο επίσημο έγγραφο του έργου
• Υπογράφεται από το χρηματοδότη του έργου
και παρέχει στον PM την εξουσία για
εμπλοκή των πόρων
• Περιλαμβάνει όλες τις βασικές πληροφορίες
για το έργο
Project
Management
Funtamentals
14
15. Confidentia Διάλογος με τον χρηματοδότη ή/και
πελάτη
Στοιχειώδεις ερωτήσεις:
– Ποια επιχειρηματική ανάγκη καλύπτει το εν
λόγω έργο;
– Ποιες είναι οι απαιτήσεις που ικανοποιούν
αυτήν την ανάγκη;
– Πότε πρέπει να έχει δοθεί η λύση;
– Ποιοι πόροι πρέπει να δεσμευτούν;
– Ποια προτεραιότητα δίνεται σε : χρόνο,
κόστος, φυσικό αντικείμενο;
Project
Management
Funtamentals
15
16. Confidentia Δήλωση των στόχων του έργου
• Περιγραφή σύντομη και περιεκτική, σε
γλώσσα απλή, όχι μόνο τεχνική αλλά και
επιχειρηματική του αναμενόμενου
αποτελέσματος και των επιβαλλόμενων
περιορισμών
• Προτεραιοποίηση σε χρόνο, κόστος,
φυσικό αντικείμενο ή αλλού
Project
Management
Funtamentals
16
17. Confidentia Διαμόρφωση και αποδοχή κριτηρίων
αξιολόγησης
Για κάθε έναν από τους στόχους ποιο είναι το
κριτήριο με το οποίο θα αξιολογηθεί η
επιτυχία;
Τα κριτήρια ορίζονται με τρόπο που τα
καθιστά συγκεκριμένα και μετρήσιμα
Project
Management
Funtamentals
17
18. Confidentia Οργανωτική Δομή κατά λειτουργίες
(Functional)
– Το προσωπικό ομαδοποιείται ιεραρχικά κατά
περιοχές ειδίκευσης
– Διοικείται από άτομο με εμπειρία στην περιοχή αυτή
– Ο ΡΜ έχει περιορισμένη εξουσία
Συντονισμός Έργου
Γενική Δ/ση
Λειτουργικός Λειτουργικός Λειτουργικός Λειτουργικός
Δ/ντής Δ/ντής Δ/ντής Δ/ντής
Σχεδιασμός Παραγωγή Πωλήσεις Οικ. Υπηρεσίες
Project
Management
Funtamentals
18
19. Confidentia Οργανωτική δομή κατά Έργα
(Projectized)
– Το μεγαλύτερο μέρος του παραγωγικού δυναμικού
του οργανισμού συμμετέχει στην εκτέλεση του έργου
– Ο ΡΜ έχει μεγάλο βαθμό ανεξαρτησίας και εξουσίας
– Αποτελεσματικότητα στην επικοινωνία
– Μη αποτελεσματική χρήση των πόρων
Γενική
Δ/ση
Συντονισμός Έργου Δ/ντής Δ/ντής Δ/ντής Οικ.
Έργου Α Έργου Β Έργου Γ Υπηρεσίες
Project
Management
Προσωπικό
Funtamentals
19
20. Confidentia Σύνθετη Οργάνωση
– Η ομάδα περιλαμβάνει προσωπικό από
διαφορετικά λειτουργικά τμήματα
– Αποφυγή κατασπατάλησης πόρων
– Το «σύνδρομο των δύο αφεντικών»
– Δυσκολία στη δέσμευση προσωπικού και
προτεραιοποίηση των εργασιών
Γενική
Δ/νση
Δ/νση Δ/νση Δ/νση Δ/νση
Σχεδιασμού Παραγωγής Πωλήσεων Οργάνωσης
Project Project
Προσωπικό Προσωπικό Προσωπικό Προσωπικό
Manager
Management
Funtamentals
20
21. Confidentia
Κύκλος ζωής Έργου
Ένα σύνολο από εν γένει σειριακές ή επικαλυπτόμενες
φάσεις των οποίων το όνομα και ο αριθμός
καθορίζονται από τις ανάγκες ελέγχου του οργανισμού
PMBOK® Guide – Fourth Edition
Project
Management
Funtamentals
21
22. Confidentia
Κύκλος ζωής Προϊόντος
Είσοδος, Ανάπτυξη, Ωριμότητα, Απόσυρση
Ξεκινά με την εμφάνιση
του προϊόντος
Διαρκεί όσο αυτό
αναπτύσσεται
Ολοκληρώνεται με
την απόσυρσή του
Project
Management
Funtamentals
22
23. Confidentia
Κύκλοι ζωής Έργου και Προϊόντος
Κύκλος Ζωής Προϊόντος
Έργα Αναβαθμίσεων
Έργο Παραγωγής
Έργο Απόσυρσης
Project
Management
Funtamentals
23
25. Confidentia
Ο χρηματοδότης (Sponsor)
• Υποστηρίζει το έργο
• Εξασφαλίζει τους απαραίτητους
πόρους
• Λαμβάνει αποφάσεις
• Διορίζει τον ΡΜ και συνεργάζεται
μαζί του
• Διαχειρίζεται τις προτεραιότητες του
έργου
Project
Management
Funtamentals
25
26. Confidentia Ο Δ/ντής του Έργου (Project
Manager)
• Συνθέτει και ηγείται της ομάδας έργου
• Εφαρμόζει τις Διεργασίες Διοίκησης
Έργων
• Επιτυγχάνει τους στόχους
Project
Management
Funtamentals
26
27. Confidentia
Απαιτήσεις (Requirement)
•Μία συνθήκη ή δυνατότητα που πρέπει να
επιτευχθεί ή να υφίσταται σε ένα προϊόν,
υπηρεσία, αποτέλεσμα ή συστατικό ώστε να
ικανοποιηθεί μία σύμβαση, ένα πρότυπο, μια
προδιαγραφή ή άλλα επίσημα επιβεβλημένα
έγγραφα.
•Οι απαιτήσεις περιλαμβάνουν
ποσοτικοποιημένες και τεκμηριωμένες ανάγκες
και προσδοκίες του χορηγού, του πελάτη και
άλλων συμμετεχόντων.
Project
Management
Funtamentals PMBOK® Guide - Fourth Edition
27
28. Confidentia
Η συλλογή των απαιτήσεων
Πηγή άντλησης των απαιτήσεων αποτελεί το
καταστατικό του έργου ή άλλα επίσημα έγγραφα
και οι ίδιοι οι συμμετέχοντες
Προσοχή απαιτείται στη διάκριση των
απαιτήσεων έργου
Τρόπος διαχείρισης
Οικονομική πολιτική
Τρόποι παράδοσης
απαιτήσεων προϊόντος
Τεχνικά χαρακτηριστικά
Θέματα ασφάλειας
Project
Management Θέματα ποιότητας
Funtamentals
Επιδόσεις
28
29. Confidentia Καταγραφή και Διαχείριση
Απαιτήσεων
• Όλες οι απαιτήσεις του έργου
καταγράφονται με τρόπο σαφή,
περιεκτικό και λακωνικό
• Το αναμενόμενο αποτέλεσμα πρέπει να
είναι γνωστό και μετρήσιμο
• Την παρακολούθηση κάθε απαίτησης
αναλαμβάνει συγκεκριμένο άτομο της
ομάδας έργου
Project
Management
Funtamentals
29
30. Confidentia Προοδευτική Ανάπτυξη
(Progressive Elaboration)
Η διαρκής βελτίωση και ανάπτυξη λεπτομερειών ενός
σχεδίου ενόσω όλο και πιο συγκεκριμένες
πληροφορίες και περισσότερο ακριβείς εκτιμήσεις
καθίστανται διαθέσιμες καθώς προοδεύει το έργο,
παράγοντας με αυτό τον τρόπο περισσότερο
ακριβή και πλήρη σχέδια που προκύπτουν από
διαδοχικές επαναλήψεις της διεργασίας (process)
σχεδιασμού και προγραμματισμού
Project
Management
Funtamentals
30
31. Confidentia Έκθεση Φυσικού Αντικειμένου
(Project Scope Statement)
–Περιγραφή του έργου και του προϊόντος
–Αναμενόμενα ενδιάμεσα και τελικά
παραδοτέα
–Κριτήρια αξιολόγησης
–Εξαιρέσεις / Αποκλίσεις (τι να μην
αναμένεται)
–Περιορισμοί (ημ/νίες λήξης, budget,
ειδικότητες, κλπ)
Project
–Παραδοχές (αξιολογούνται ως προς τους
Management
Funtamentals
κινδύνους)
31
32. Confidentia
Σχεδιασμός του Έργου
(Planning the Project)
Project
Management
Funtamentals
32
33. Confidentia
Προαπαιτούμενα του Σχεδιασμού
–Κοινή αντίληψη στόχων και παραδοτέων
–Καθορισμένος κύκλος ζωής έργου με φάσεις,
σημεία έγκρισης και τερματισμού
–Ποσοτικός και ποιοτικός προσδιορισμός
παραδοτέων και κριτηρίων αξιολόγησης
–Εφαρμογή αποκτηθείσας εμπειρίας
–Εφαρμογή μιας ενδεδειγμένης διαδικασίας
σχεδιασμού
Project
Management
Funtamentals
33
34. Confidentia Δομή Ανάλυσης Εργασιών
(WBS)
–Μία προσανατολισμένη στα παραδοτέα
ιεραρχική αποδόμηση της εργασίας που
πρόκειται να γίνει προκειμένου να επιτευχθούν
οι αντικειμενικοί στόχοι του έργου.
–Αναλύεται σε πακέτα εργασίας (work
packages) και λογαριασμούς ελέγχου (control
accounts)
–Διευκολύνει την επικοινωνία, προσφέρει κοινή
αντίληψη και στηρίζει τη «μεγάλη εικόνα»
Project
Management
Funtamentals
34
35. Confidentia WBS – Μέθοδος δημιουργίας
– Αποδόμηση των παραδοτέων στα
συστατικά τους μέρη (top-down or
bottom-up)
– Ανάλυση μέχρι ποιού βαθμού;
Μέχρι για κάθε παραδοτέο να μπορεί
να εκτιμηθεί αξιόπιστα το κόστος, τα
άτομα της ομάδας έργου, ο χρόνος
ολοκλήρωσης, τα κριτήρια αποδοχής
Project
Management
Funtamentals
35
36. Confidentia
WBS – Εναλλακτικές αποτύπωσης
Γραφική Περιεχομένων
Project Project
Major Deliverable 1.0
Work package 1.1
1.0 2.0 3.0 4.0 Work package 1.2
Work package 1.3
Work package 1.4
1.1 1.2 1.3 1.4 Major Deliverable 2.0
Major Deliverable 3.0
Major Deliverable 4.0
Project
Management
Funtamentals
36
37. Confidentia Αναγνώριση Ορόσημων
(Milestones)
•Ένα ορόσημο έχει μηδενική διάρκεια και
•Σηματοδοτεί ένα σημαντικό σημείο στην
εξέλιξη του έργου
•Π.χ.:
-Ολοκλήρωση δοκιμών
-Έναρξη παραγωγής Milestone
- αποπληρωμή Α’ Φάσης
Project
Management
Funtamentals
37
38. Confidentia
Αλληλουχία Δράσεων
– Υποχρεωτική / Αναγκαία Εξάρτηση
o Αναγκαία για την εκτέλεση των εργασιών
o Συμβατική υποχρέωση
– Προαιρετική Εξάρτηση
o Βασίζεται σε καλές πρακτικές
o Προκαλείται από τη διαθεσιμότητα των πόρων
– Εξωτερικά επιβεβλημένες
o Δεν σχετίζονται με δράσεις του έργου
Project
Management
Funtamentals
PMBOK® Guide – Fourth Edition pp. 139 - 140
38
39. Confidentia
Τύποι Λογικών Εξαρτήσεων
Προκάτοχη Διάδοχη
Predecessor Successor
Task A Task B
Finish-to-Start (FS)
Task A Task A
Task B Task B
Start-to-Start (SS)
Finish-to-Finish (FF)
Project
Management
Funtamentals
39
40. Confidentia Προπορεία και Καθυστέρηση
(Leads and lags)
• Μεσολαβούν μεταξύ των εργασιών και
συχνά χρησιμοποιούνται ως εργαλείο
διαμόρφωσης της χρονικής τους σχέσης
Task A
Finish-to-Start
with a Lead
Task B
Task A Task A
FF
SS Task B + 4 days
+ 2 days Task B
Finish-to-Finish
Project Start-to-Start
Management with a Lag
with a Lag
Funtamentals
40
41. Confidentia Δικτυακή Απεικόνιση Χρον/τος Έργου
(Network diagram)
• Όταν όλες οι εργασίες μπουν σε λογική
ακολουθία διαμορφώνεται το
χρονοδιάγραμμα του έργου
• Στο χρονοδιάγραμμα αποτυπώνεται η
χρονική σχέση και εξάρτηση των
εργασιών
Project
Management
Funtamentals
41
42. Confidentia
Στελέχωση των εργασιών
Αναγνωρίζω:
– Όνομα
– Ρόλους και αρμοδιότητες
– Απαιτούμενες δεξιότητες
– Πρότερη εμπειρία
– Διαθεσιμότητα
Δίδω την κυριότητα:
– Κάθε πακέτο εργασίας «ανήκει» σε κάποιον
– Ο «ιδιοκτήτης» κάνει εκτιμήσεις, παρακολουθεί, δίνει αναφορά
προόδου
– Οι «ιδιοκτήτες» δεν είναι απαραίτητα αυτοί που ενεργούν αλλά
είναι αυτοί που παραδίδουν το τελικό προϊόν
Project
Management
Funtamentals
42
44. Confidentia
Εκτιμήσεις Χρόνου & Κόστους
–Πρέπει να λαμβάνονται υπόψη:
o Η συνθετότητα το έργου
o Επιβεβλημένοι περιορισμοί
o Το πλήθος και η διαθεσιμότητα των πόρων
o Γνώσεις, δεξιότητες, εμπειρία των
ανθρώπων
o Ιστορικά στοιχεία από παρόμοια έργα
o Εμπειρογνωμοσύνη (SME, Expert judgment)
Project
Management
Funtamentals
44
45. Confidentia
Μέθοδοι Εκτιμήσεων
– Αναλογική Εκτίμηση
• Χρησιμοποιεί μεγέθη κατ’ αναλογία από άλλη παρεμφερή
δραστηριότητα
• Είναι μια μορφή εμπειρογνωμοσύνης
– Παραμετρική Εκτίμηση
• Χρησιμοποιεί στατιστικές συσχετίσεις μεταξύ ιστορικών
δεδομένων και άλλων μεταβλητών
• Παράγει υψηλότερα επίπεδα ακρίβειας
– Μέθοδος PERT (program evaluation and review technique)
(Ο + 4Μ + Ρ) / 6
Project
Management
Funtamentals
45
46. Confidentia
Χρόνος
– Προσπάθεια (Effort): μονάδες εργασίας που απαιτούνται για
την ολοκλήρωση μιας εργασίας. Εκφράζεται σε Α/Ω, Α/Η, …
– Διάρκεια (Duration): εργάσιμες (χωρίς αργίες) περίοδοι
εργασίας που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας
εργασίας.
– Ημερολογιακός χρόνος (Calendar time): το σύνολο των
εργάσιμων και μη περιόδων που απαιτούνται για την
ολοκλήρωση μιας εργασίας.
Project
Management
Funtamentals
46
47. Confidentia Διαμόρφωση Χρονοδιαγράμματος
Ένα πλήρες χρον/μα περιλαμβάνει:
1. Όλες τις δράσεις
2. Αλληλουχία δράσεων
3. Πόρους και διαθεσιμότητα
4. Εκτιμήσεις για Ανθρωποπροσπάθεια και διάρκεια
5. Προγραμματισμένες ημ/νίες έναρξης και λήξης
6. Ορόσημα
7. Εναλλακτικά σενάρια
Project
8. Ενδεχόμενα αποθεματικά σε χρόνο
Management
Funtamentals
47
48. Confidentia Η Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής
(CPM)
– Χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό
• της ευελιξίας (χρονικού περιθωρίου) στις διάφορες λογικές
διαδρομές του δικτύου
• της ελάχιστης διάρκειας
– Η κρίσιμη διαδρομή
• προσδιορίζει τη συνολική διάρκεια του έργου (εν γένει)
• είναι η μακρύτερη διαδρομή
• έχει τη μικρότερη ευελιξία (το μικρότερο ή μηδενικό
περιθώριο)
– Κάθε καθυστέρηση σε δράσεις στην κρίσιμη διαδρομή
επιφέρει καθυστερήσεις στο έργο
– Η κρίσιμη διαδρομή μπορεί ν’ αλλάξει κατά την εξέλιξη του
Project έργου
Management
Funtamentals
48
49. Confidentia Συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του
έργου
Που είχε δοθεί προτεραιότητα (φυσικό
αντικείμενο, κόστος, χρόνος)?
Ανάπτυξη εναλλακτικών σεναρίων
A B C
A B
C
Project Αλλαγή στη
Management λογική ακολουθία Επεμβάσεις στο Αλλαγές στη
Funtamentals
των δράσεων φυσικό αντικείμενο χρήση πόρων
49
50. Confidentia Συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του
έργου
– Υποβολή νέου σχεδίου προς έγκριση
– Ενημέρωση τρίτων για αλλαγές
Project
Management
Funtamentals
50
51. Confidentia Αλλαγή της λογικής συνέχειας των
δράσεων (fast-tracking)
– Όπου το φυσικό αντικείμενο το επιτρέπει
οι δράσεις εκτελούνται παράλληλα αντί εν
σειρά
!!! Μια τεχνική που αυξάνει το ρίσκο !!!
Project
Management
Funtamentals
51
52. Confidentia Αύξηση Συντελεστών Παραγωγής
(Crashing)
• Επιπλέον βάρδιες, υπερωρίες, κλπ
• Επιπλέον μηχανές ή μηχανές μεγαλύτερης
ιπποδύναμης, κλπ
• !!! Μια τεχνική που αυξάνει το κόστος !!!
Project
Management
Funtamentals
52
53. Confidentia
Εκτιμήσεις κόστους
• Αποτυπώνεται
– Τι αποτέλεσε τη βάση των εκτιμήσεων (μισθοί,
ωριαία αποζημίωση, ταξίδια, κόστος
εξοπλισμού, κλπ)
• Ποιες υποθέσεις / παραδοχές έγιναν
(διαθεσιμότητα πόρων, πλήθος ταξιδιών,
ποσότητες, κλπ)
• Υπολογίζονται αποθεματικά
Project
Management
Funtamentals
53
54. Confidentia
Η βάση του έργου
•Η δομή ανάλυσης εργασιών,
•το χρονοδιάγραμμα και
•ο προϋπολογισμός του έργου
αποτελούν τη Βάση Αναφοράς για τη μέτρηση
της απόδοσης του έργου
(Performance Measurement Baseline)
Project
Management
Funtamentals
54
55. Confidentia
Εκτίμηση Κινδύνων
• Οι κίνδυνοι είναι συνυφασμένοι με την
αβεβαιότητα.
Υπάρχουν
– Αρνητικοί κίνδυνοι / απειλές
– Θετικοί κίνδυνοι / ευκαιρίες
• Η εκτίμησή τους
– Δημιουργεί πιο ρεαλιστικά πλάνα δράσης
– Εξασφαλίζει αμεσότητα ανταπόκρισης
– Προβάλει ωριμότητα και αναπτύσσει εμπιστοσύνη σε
εργαζόμενους και λοιπούς εμπλεκόμενους
Project
Management
Funtamentals
55
56. Confidentia
Διαχείριση Κινδύνων
– Αναγνώριση Κινδύνων
– Προσδιορισμός πιθανότητας και επιπτώσεων
– Ιεράρχηση κινδύνων
– Διαμόρφωση πλάνων δράσης
– Παρακολούθηση
!!! Συνεργαστείτε με όλους τους
εμπλεκόμενους !!!
Project
Management
Funtamentals
56
57. Confidentia
Τεχνικές Αναζήτησης Κινδύνων (1/2)
• Ανασκόπηση όλων των εγγράφων
o Έκθεση φυσικού αντικειμένου
o Χρονοδιάγραμμα
o Προϋπολογισμός
o Μητρώο παραδοχών
o Μητρώο κινδύνων
o Απαιτήσεις
• Αξιοποίηση εμπειρίας παρελθόντος
Project
Management
Funtamentals
57
59. Confidentia
Μητρώο κινδύνων
• Ξεκινά να συντάσσεται όταν εντοπιστούν οι
κίνδυνοι
• Εμπλουτίζεται καθώς σωρεύονται πληροφορίες
• Υποστηρίζει τη διαρκή παρακολούθηση και
διαχείρισή τους
Project
Management
Funtamentals
59
60. Confidentia Ποσοτική & Ποιοτική Ανάλυση
κινδύνων
• Οι κίνδυνοι αξιολογούνται ως προς
– την πιθανότητα να συμβούν
– τις επιπτώσεις που θα φέρουν σε φυσικό
αντικείμενο, χρόνο κόστος, κλπ
• Κατά την αξιολόγηση λαμβάνουν είτε
αριθμητική αξία είτε χαρακτηρισμό (υψηλό,
μέσο, χαμηλό…) που βοηθούν στην κατάταξή
τους
Project
Management
Funtamentals
60
61. Confidentia
Εναλλακτικές αντιμετώπισης
– Στρατηγικές για κινδύνους - Απειλές
o Αποφυγή (αλλαγές στο έργο για την εξάλειψή τους)
o Μεταβίβαση (ασφάλιση, ρήτρες απόδοσης, εγγυήσεις,
κλπ)
o Μετριασμός πιθανότητας ή επιπτώσεων (λιγότερο
πολύπλοκες διεργασίες, περισσότερες δοκιμές, κλπ)
o Αποδοχή
– Στρατηγικές για κινδύνους - Ευκαιρίες
o Εκμετάλλευση – εξάλειψη αβεβαιότητας
o Βελτίωση – ενθάρρυνση συνθηκών ενεργοποίησης
o Κοινοχρηστία (εμπλοκή τρίτου πιο ικανού)
Project
Management o Αποδοχή
Funtamentals
61
62. Confidentia Απάντηση στον κίνδυνο
Ε
π
ί
π
ε
δ
ο Ε Ά
ξ μ Ε
Κι
ν ά β κ
δ
λ λ τ
ύ ρ
ν ε υ
ο ι ν ο
υ
ψ σ π Αποδοχή όταν οποιαδήποτε άλλη
η η ή ανταπόκριση είναι δαπανηρή
Κόστος
Project • Ανάλυση Κόστους/Οφέλους για την αντιμετώπιση
Management
Funtamentals κινδύνου
62
63. Confidentia Τύποι Συμβάσεων ως μέσο
αντιμετώπισης κινδύνων
• Fixed Price
Σύμβαση κατ’Αποκοπή
• Cost Reimbursable Contract
Σύμβαση ανταπόδοσης Κόστους
– Cost plus Fee
– Cost plus percentage of cost
– Cost plus Fixed Fee
– Cost plus Incentive Fee
• Time and Material Contract
Σύμβαση Χρόνου & Υλικών
Project
Management
Funtamentals
63
64. Confidentia Τύποι Συμβάσεων ως μέσο
αντιμετώπισης κινδύνων
Ελάχιστη Σύμβαση κατ’ αποκοπή
Σύμβαση Χρόνου & Υλικών
Ευελιξία Πελάτη Επ
ι με
ρι Απόδοση Λογ/σμού +
σμ Σταθερή Αμοιβή
ός
Απόδοση Λογ/σμού
Μέγιστη
+ Ποσοστιαία Αμοιβή
Ελάχιστος Κίνδυνος για Μέγιστος
τον Πελάτη
Project
Management Ελάχιστο Κίνητρο για τον Μέγιστο
Funtamentals Ανάδοχο
64
65. Confidentia Οριστικοποίηση του Σχεδίου Διοίκησης του
Έργου
The project management plan
• Είναι το επίσημο εγκεκριμένο έγγραφο που
ορίζει πως
• Εκτελείται
• Παρακολουθείται
• Ελέγχεται το έργο
– Συνοδεύεται από μια σειρά άλλων
διοικητικών εγγράφων
Project
Management
Funtamentals
65
66. Confidentia
Διοίκηση του Έργου
(Managing the Project)
Project
Management
Funtamentals
66
67. Confidentia Διοίκηση του Έργου
• Διερχόμενοι μέσα από όλες τις γνωστικές περιοχές
– Διαχείριση Φυσικού Αντικειμένου
– Διαχείριση Χρόνου του έργου
– Διαχείριση Κόστους του έργου
– Διαχείριση Ποιότητας του έργου
– Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού
– Διαχείριση Επικοινωνιών
– Διαχείριση Κινδύνων του έργου
– Διαχείριση Προμηθειών του έργου
Project
Management
Funtamentals
67
68. Confidentia
Με την εκκίνηση του έργου
– Συνάντηση γνωριμίας –
kick-off meeting
– Αναγνώριση των εμπλεκομένων μερών
και δέσμευσή τους στο έργο
– Διαμόρφωση ομάδας έργου
Project
Management
Funtamentals
68
69. Confidentia
Διαμόρφωση ομάδας έργου
• Αναγνωρίζουμε δομή και σύνθεση
• Ορίζουμε τρόπους, μέσα, συχνότητα
επικοινωνίας
• Ξεκαθαρίζουμε ρόλους και υπευθυνότητες
• Συναποφασίζουμε κανόνες και όρους
συνεργασίας
Project
Management
Funtamentals
69
70. Confidentia
Το δέσιμο της ομάδας - Στάδια
• Γνωριμία (Forming)
• Σύγκρουση (Storming)
• Επικοινωνία (Norming)
• Συνεργασία (Performing)
• Διάλυση (Adjourning)
Project
Management
Funtamentals
70
71. Confidentia Η δύναμη του ηγέτη (ΡΜ)
Προκειμένου να κερδίσει συνεργασία ο ΡΜ :
• λειτουργεί ως Ειδικός (Expert)
• κάνει Αναφορά σε προϊσταμένους (Referent)
• ακολουθεί πιστά κανόνες (Formal)
• ανταμείβει (Reward)
• Τιμωρεί (Penalty)
Project
Management
Funtamentals
71
72. Confidentia
Επικοινωνία
• Η επικοινωνία καλύπτει το 70-90% του
χρόνου του ΡΜ
• Γίνεται από & προς όλα τα μέρη και
μπορεί να είναι
o Επίσημη ή ανεπίσημη
o Οριζόντια ή κάθετη
o Γραπτή ή προφορική
Project
Management
Funtamentals
72
73. Confidentia Πόσο αποτελεσματική είναι?
Προσεκτική επιλογή του κατάλληλου μέσου
• 93% του νοήματος χάνεται με τη χρήση e-mails
Project
• 55% χάνεται με τη χρήση του τηλεφώνου
Management
Funtamentals
73
74. Confidentia Σχέδιο Διαχείρισης Επικοινωνίας
(Communication plan)
• Περιλαμβάνει :
o Ποια πληροφορία θα επικοινωνηθεί
o Σε ποιον
o Πότε και με ποια συχνότητα
o Σε τι μορφή
o κλπ
Project
Management
Funtamentals
74
75. Confidentia Διαχείριση Αλλαγών
Change management
Στο σχέδιο διαχείρισης αλλαγών διευκρινίζεται
– η διαδικασία :
• Εντοπισμού ανάγκης αλλαγών
• Υποβολής αυτών προς έγκριση
• Αποδοχής ή απόρριψης
• Ενσωμάτωσης αυτών στο έργο
• Παρακολούθησης των αποτελεσμάτων που
επιφέρουν
– και η ανάγκη διαμόρφωσης μητρώου αλλαγών
Project
Management
Funtamentals
75
76. Confidentia
Αλλαγές ή Αναθεώρηση;
•Το Σχέδιο Διοίκησης του έργου ορίζει μέχρι
ποιο βαθμό γίνονται δεκτές οι αλλαγές σε ένα
έργο και που χρειάζεται η αναθεώρηση (με τη
σύμφωνη γνώμη του εμπλεκομένων μερών)
σε φυσικό αντικείμενο, χρόνο ολοκλήρωσης,
πόρους, κλπ
Project
Management
Funtamentals
76
77. Confidentia Προοδευτική Ανάπτυξη ή
Διολίσθηση Φυσικού Αντικειμένου;
•Η διολίσθηση φυσικού αντικειμένου (Scope
creep) αφορά στην προσθήκη χαρακτηριστικών
και λειτουργιών ή παραδοτέων χωρίς την
ανάλογη αύξηση σε χρόνο και χρήμα.
•Διαφωνίες υπάρχουν στο ποιες από τις
αλλαγές αυτές δύναται να χαρακτηριστούν ως
προοδευτική ανάπτυξη ή ως διολίσθηση
Project φυσικού αντικειμένου
Management
Funtamentals
77
78. Confidentia
Αποκλίσεις & Απειλές
• Απόκλιση : μια ποσοτικοποιημένη
παρέκκλιση από τη γνωστή βάση αναφοράς
ή αναμενόμενη τιμή
• Απειλή : συνθήκη μη ευνοϊκή για κάποια από
τις παραμέτρους του έργου που απαιτεί
ανάληψη δράσης
Π.χ. αποκλίσεις <5% καμία ενέργεια
αποκλίσεις 5-10% δράσεις πρόληψης
αποκλίσεις >10% δράσεις θεραπείας
Project
Management
Funtamentals
78
79. Confidentia
Υποβολή Αλλαγών προς έγκριση
• Υποβάλλονται γραπτά (ιδεατά σε
προτυπωμένη φόρμα)
• Τεκμηριώνονται επαρκώς
• Υποβάλλονται από οποιονδήποτε εμπλεκόμενο
• Σε ποιον υποβάλλονται;
(Συμβούλιο Ελέγχου Αλλαγών-
Change Control Board)
Project
Management
Funtamentals
79
80. Confidentia
Ανταπόκριση σε Αίτημα Αλλαγών
• Ερευνώνται οι επιπτώσεις και η
αναγκαιότητα
• Αποφασίζεται η απόρριψη, η αποδοχή, η
μετατροπή
• Κάθε απάντηση τεκμηριώνεται
• Ενημερώνεται το μητρώο αλλαγών
• Επικαιροποιούνται τα σχετικά έγγραφα
• Ενημερώνονται τα εμπλεκόμενα μέρη
Management • Παρακολουθείται η εξέλιξη εφαρμογής
Project
Funtamentals
80
81. Confidentia Παρακολούθηση & Έλεγχος
Monitoring & Controlling
• Κάθε στιγμή αναρωτιόμαστε:
1. Κάνουμε το σωστό?
2. Το κάνουμε με το σωστό τρόπο?
Project
Management
Funtamentals
81
82. Confidentia Παρακολούθηση & Έλεγχος
Monitoring & Controlling
• Monitoring : η διεργασία συλλογής δεδομένων
απόδοσης του έργου σε σχέση με το αρχικό πλάνο,
η παραγωγή μετρήσεων απόδοσης, η αναφορά και
διάχυση των πληροφοριών απόδοσης
• Controlling : η διεργασία σύγκρισης της πραγμα-
τικής απόδοσης με την προγραμματισμένη, η
ανάλυση των αποκλίσεων εκτιμώντας τις τάσεις,
προκειμένου να ενεργοποιηθούν βελτιώσεις
Project αξιολογώντας εναλλακτικές
Management
Funtamentals
82
83. Confidentia
Εκθέσεις Προόδου / Αναφορές
– Συντάσσονται ανά τακτά χρονικά
διαστήματα, όπως ορίζεται από το Σχέδιο
Διοίκησης του Έργου
– Αποτυπώνουν την παρούσα χρονική στιγμή,
συγκρίσεις με το παρελθόν και τις τιμές
βάσης, εκτίμηση μελλοντικών τάσεων
– Συντάσσονται, παραδίδονται και
επικοινωνούνται στα αρμόδια άτομα όπως
ορίζεται σε σχετικά πεδία (βλ. Πιν. RACI)
Project
Management
Funtamentals
83
84. Confidentia
Κλείσιμο του Έργου
(Closing the Project)
Project
Management
Funtamentals
84
85. Confidentia Η διεργασία κλεισίματος
• Ένα έργο δεν τελειώνει με την ολοκλήρωση
του φυσικού αντικειμένου.
Τελειώνει ΜΟΝΟ όταν ολοκληρωθεί και η
διεργασία κλεισίματος.
• Αυτή περιλαμβάνει :
Project
Management
Funtamentals
85
86. Confidentia Η διεργασία κλεισίματος
• Τεχνικές εργασίες που εξασφαλίζουν την
αποδοχή του προϊόντος
• Πρωτόκολλο παραλαβής
• Μέτρηση ικανοποίησης του πελάτη
• Διοικητικές εργασίες
• Περαίωση συμβάσεων
• Υπογραφές
Project
Management
Funtamentals
86
87. Confidentia
Αλλά και πάλι δεν τελειώσαμε …
1. Επικοινωνία με την ομάδα
• Επαινώ την καλή απόδοση
• Προβληματιζόμαστε για τα κακώς κείμενα
2. Συγκέντρωση εμπειριών και διδαγμάτων
(lessons learned)
3. Σύνταξη Έκθεσης Ολοκλήρωσης του Έργου
4. Διαμόρφωση Αρχείου (αρχικά σχέδια δράσης,
αναθεωρήσεις, εκθέσεις προόδου, έγγραφα
τεκμηρίωσης, αλληλογραφία)
Project
Management
Funtamentals
87
88. Confidentia Προσωπικό πλάνο δράσης
“lessons learned”
από το παρόν σεμινάριο
• Τι θα αλλάξω ?
• Τι θα σταματήσω να κάνω?
• Τι θα αρχίσω να κάνω?
Project
Management
Funtamentals
88
