Pengertian dan Tujuan Administrasi
September 23, 2012 by bintangbarat
“Administration has been defined as the guidance, leadership, and control of the effort of a group of
individuals towards some common goal”
(William H. Newman dalam Administration Action)
Administrasi didefinisikan sebagaibimbingan, kepemimpinan, dan kontrol dari pada usaha-usaha
kelompok, individu-individu terhadap terciptanya tujuan bersama
Administrasi dapat diartikan dalam arti sempit dan luas. Soewarno Handayaningrat mengatakan
“Administrasi dalam arti sempit berasaldari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan
catat-mencatat,surat-menyurat,pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat
teknis ketatausahaan” (1988:2).
Sedangkan dalam arti luas dapat disimpulkan pada dasarnya mengandung unsure pokok yang sama yaitu
adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerja sama serta mencapaitujuan yang telah
ditentukan sebelumnya. (lihat pengertian Administrasi menurut William H. Newman)
Mengapa Administrasi dibutuhkan
Administrasi dibutuhkan untuk menjawab kebutuhan manusia sebagaimakhluk sosial bahwa dia tidak
dapat berdiri sendiri tapi harus melakukan kerja sama dengan orang lain yang mempunyai ide dan tujuan
yang sama, dengan melakukan administrasi maka tujuan tersebut akan tercapai.
Administrasi sebagai Seni, Ilmu, dan Profesi
Administrasi sebagai seni artinya bagaimana menerapkan knowledge (science)dengan menggunakan
kemahiran, keterampilan, dan pengalaman yang dilakukan oleh para administrator (top, middle, lower)
dengan melalui peraturan ataupun kebijakan dalam kegiatan kerja sama dalam mencapai tujuan yang
diinginkan.
Administrasi sebagai Ilmu artinya administrasi merupakan hasil penyelidikan secara kritis atas
pernyataan-pernyataan yang diajukan oleh ilmuwan, baik secara empiris maupun transidental terhadap

ilmu administrasi dan administrasi adalah disiplin ilmu yang dapat mengantar para ilmuwan administrasi
untuk berpikir kritis, rasional, obyektif, efisien, dan efektif.
Administrasi sebagai profesi meruapakan suatu jenis lapangan pekerjaan yang memerlukan keahlian
dalam administrasi yang diperoleh melalui pendidikan dan latihan yang ketat. Oleh karena itu seorang
administrator atau manajer adalah professional yang spesialis, dididik dan dilatih dalam lapangan
pengetahuan administrasi.
Tujuan Administrasi
1. Efektifitas produksi
2. Efisiensi
3. Kemampuan menyesuaikan diri (Adaptability)
4. Kepuasan kerj
usul kata administrasi itu sen
diri sebagaimana bahasan sebelumnya, yakni “kegiatan tata usaha
kantor” dan “ melayani”
Menurut Prof.Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakan
administrasi dalam 2 pengertian, yaitu :
1.
Administrasi dalam pengertian sempit
2.
Administrasi d
alam pengertian luas
D
.1
.
Administrasi Dalam Pengertian Sempit
Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu
hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan
surat
menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain
sebagainya.
D
.2
.
Administrasi Dalam Pengertian Luas
Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu :
D.2.1.
Proses
D.2.2.
Fungsi
atau Tugas
D.2.3.
Kepra

nataan
/Institusi
D
.2.1.
Proses
D
i
tinjau dari sudut proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari
proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses
pengawasan sampai dengan pencapaian tujuan.
Untuk menc
apai suatu tujuan orang harus memikirkan dahulu apa yang akan dicapai dan
bagaimana cara mencapainya serta sarana dan prasana apa yang digunakan untuk mencapai
tujuan tersebut serta kemampuan seseorang untuk menjalankannya.
11
Sebagai contoh : Seseorang akan
bepergian dari Jakarta ke Jayapura, maka orang
tersebut sudah punya tujuan mengapa dia ke Jayapura, kemudian bagaimana caranya ?,
apakah
menggunakan kapal laut atau pesawat udara, lalu tersediakah biaya untuk itu dan yang tidak
kalah
penting adalah mampuk
ah orang itu untuk mengadakan perjalanan sejauh itu ?
D
.2.2.
Fungsi atau Tugas
Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi berarti
keseluruhan tindakan (aktivitas)
yang harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai “administrator” ( memeg
ang
jabatan dalam manajemen suatu organisasi).
Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu ada orang
-
orang yang menjalankan
administrasi, misalnya :
D.2.2.1.
Orang
-
orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin);
D.2.2.2.
Orang
-
orang yang melak
sanakan tugas perencanaan (perencana);
D.2.2.3.
Orang
-
orang yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas);
D.2.2.4.
Orang
-

orang yang mengorganisir (organisator)
, dan lain sebagainya.
D
.2.3.
Kepranataan (Institusi)
Ditinjau dari kepranataan (institus
i), maka tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan
dalam suatu lembaga melakukan aktivitas tertentu, misalnya: Lembaga perbankan, maka ada
orang
-
orang yang melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu; Kantor Pos, maka ada
orang
-
orang yang melakukan
kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan
lain lain);
k
antor
p
ajak,
k
antor
k
epolisian,
kantor departemen
–
departemen, non departemen
dan
lain sebagainya.
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi mempunyai pengertian
:
”Aktivitas
-
aktivitas untuk mencapai tujuan” atau “proses penyelenggaraan kerja unt
u
k mencapai
tujuan”

A. Pengertian Administrasi Pendidikan
Administrasi dipandang sama dengan konsep manajemen. Manajemen pendidikan terdiri
dari dua kata yaitu manajemen dan pendidikan. Secara sederhana manajemen pendidikan dapat
diartikan sebagai manajemen yang diterapkan dalam bidang pendidikan dengan spesifikasi dan
ciri-ciri khas yang berkaitan dengan pendidikan. Oleh karena itu pemahaman tentang manajemen
pendidikan menuntut pula pemahaman tentang manajemen secara umum.
Secara morfologis kata “administrasi” berasal dari bahasa Latin yang terbentuk dari kata
Ad dan ministrate. Kata ad mempunyai pengertian yang sama dengan kata to dalam bahasa
Inggris berarti ke atau kepada inistrare mempunyai makna yang sama dengan istilah to conduct,
to lead dan to guide atau mengarahkan, melayani, memimpin dan membimbing. Sedangan
isltilah to administer itu sendiri dalam bahasa Inggris mengandung beberpap pengertian yakni
mengarhkan, mengatur, dan memelihara.
Kegiatan administrasi itu dilaksanakan dalam setiap kelompok kerjasama sejumlah
manusia dalam berbagai bidang kehidupan termasuk di dalamnya bidang pendidikan. Oleh
karena itu, administrasi pendidikan merupakan aplikasi ilmu administrasi dalam kegiatan
pembinaan, pengembangan dan pengendalian usaha-usaha pendidikan yang diselenggarakan
dalam bentuk kerjasama sejumlah orang dengan menggunakan segala sarana dan prasarana yang
tersedia baik moral maupun material dan spiritual agar tercapainya tujuan pendidikan secara
efektif dan efesien.
Kegiatan administrasi juga merupakan usaha pengendalian rangkaian kegiatan
kependidikan yang terarah pada pencapaian tujuan pendidikan yang hendak dicapai oleh
kelompok kerjasama yang menyelenggarakan usaha kependidikan. Dengan demikian
administrasi pendidikan bukanlah kegiatan kependidikan, akan tetapi adalah kegiatan
pengendalian rangkaian kegiatan kependidikan agar berlangsung secara efektif dan efesien dalam
mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Administrasi pendidikan adalah rangkaian kegiatan atau seluruh proses pengendalian
usaha kerjasama sejumlah orang untuk mencapai tujuan pendidikan secara berencana dan
sistematis yang diselenggarakan di lingkungan tertentu, terutama berupa lembaga pendidikan.
Administrasi pendidikan adalah ilmu yang mempelajari penataan sumber daya untuk mencapai
tujuan pendidikan.

Berdasarkan pengertian-pengertian yang telah dikemukakan oleh para ahli di atas, maka
dapat dipahami bahwa administrasi pendidikan adalah tindakan mengkoornisasikan perilaku
manusia dalam pendidikan, agar sumber daya yang ada dapat ditata sebaik mungkin, sehingga
tujuan pendidikan dapat tercapai secara produktif. Administrasi pendidikan merupakan
manajemen pengelolaan seluruh kegiatan pendidikan sebagai pemandu jalannya proses
pendidikan.
B. Tanggung Jawab Administrasi Pendidikan
Administrasi pendidikan memiliki tanggung jawab besar terhadap pelaksanaan proses
pendidikan. Diantara tanggung jawab administrasi pendidikan dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Tanggung Jawab Planing atau Perencanaan.
Perencanaan merupakan kegiatan awal yang harus dilakukan dan juga merupakan
persiapan dalam kegiatan administrasi, dan dianggap syarat mutlak bagi setiap organisasi atau
lembaga baik perorangan maupun kelompok. Rancangan yang disusun dalam konteks
pendidikan meliputi:
1) Perumusan tujuan yang hendak dicapai
2) Penentuan bidang atau fungsi unit sebagai bagian-bagian yang akan melaksanakan kegiatan
untuk mencapai tujuan
3) Menetapkan jangka waktu yang diperlukan
4) Menetapkan metode atau cara mencapai tujuan
5) Menetapkan alat yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan efesiensi pencapaian tujuan
6) Merumuskan rencana evaluasi atau penilaian untuk mengukur tingkat pencapaian tujuan
7) Menetapkan jumlah dan sumber dana yang diperlukan.
Dengan demikian rancangan kegiatan administrasi pendidikan yang harus dirumuskan
mencakup 7 faktor yaituFaktor tujuan, faktor bidang atau bentuk kegiatan, faktor waktu, faktor
metode, faktor alat, faktor penilaian, dan faktor dana.
2. Tanggung Jawab Organizing atau Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah aktivitas penyusunan, pembentukan hubungan kerja antara
orang-orang atau organ-organ sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan
yang telah ditetapkan atau penyusunan bagian-bagian yang terpisah sehingga terjadi suatu

kesatuan dan tindakan untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam langkah pengorganisasian ini, ada
dua hal pokok yang menjadi perhatian:
1) Penciptaan mekanisme atau tata kerja, seirama dengan pola struktur organisasi yang dibuat-
ditetapkan.
2) Penentuan dan pendistribusian kerja yaitu, penyebaran dan pembagian tugas/ pekerjaan
sekaligus pelaksanaan-pelaksanaan beserta kewenangan dan tanggung jawab yang harus
dilakukan oleh masing-masing anggota/ staf pengurus organisasi.
3. Tanggung Jawab Penggerakan atau Actuation.
Aktuasi artinya menggerakkan orang-orang dalam organisasi agar mau bekerja dengan
penuh kesadaran secara bersama-sama mencapai tujuan yang diharapkan.
4. Tanggung Jawab Controlling atau Pengawasan.
Pengawasan merupakan kegiatan-kegiatan dan tindakan-tindakan untuk mengamankan
rencana dan keputusan yang telah dibuat atau yang sedang dilaksanakan. Bagian supervisi,
bahwa setiap pelaksanaan daripada program pendidikan memerlukan adanya pengawasan atau
supervisi.
Selanjutnya ditambahkan tanggung jawab administrasi pendidikan adalah pengarahan,
koordinasi, dan evaluasi. Pengarahan maksudnya member bimbingan dan petunjuk yang
diberikan sebelum kegiatan pelaksanaan dilakukan, untuk memelihara, menjaga dan mengajukan
organisasi melalui orang-orang yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional agar
setiap kegiatan yang dilakukan nanti tidak terlepas dari usaha pencapaian tujuan pendidikan.
Koordinasi adalah mengsingkronkan dan meluruskan semua kegiatan unit dapertemen/
satuan organisasi menuju tercapainya tujuan/ hasil akhir yang sama, koordinasi menyangkut
semua orang, kelompok unit organisasi dan semua kegiatan dalam setiap organisasi dimana
orang bekerjasama. Tanpa koordinasi terjadi pemborosan uang, tenaga dan waktu yang sangat
banyak. Evaluasi adalah untuk mengetahui berhasil atau tidaknya suatu program. Jadi, evaluasi
sebagai fungsi administrasi pendidikan, pendidikan adalah aktifitas-aktifitas untuk menentukan
sampai dimana hasil dan tujuan-tujuan pendidikan itu telah tercapai.

Kegiatan Administrasi Pada Perusahaan
Outsourcing
Posted on 17 Februari 2011 at 11:20 by khansa
Secara bahasa, pengertian administrasi perusahaan dibagi menjadi dua macam, yaitu pengertian
secara sempit dan luas, arti secara sempit yaitu kegiatan yang dilakukan berupa mencatat,
mendukung dan menyimpan data mengenai kegiatan perusahaan, sedangkan arti secara luas
adalah kegiatan merencanakan, menyediakan, mengatur, menerapkan dan mengawasi kegiatan
perusahaan oleh manajemen sebagai pelaku kegiatan untuk mencapai tujuan bersama.
Sebelum lanjut kepada pembahasan mengenai administrasi-nya, mari kita coba mengulas sedikit
mengenai outsourcing-nya itu sendiri. Menurut perundang-undangan yang berlaku seperti pasal
64 UUK dan pasal 1601 b KUHP Perdata, dapat disimpulkan secara garis bahwa besar
outsourcing di artikan sebagai sebuah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak
pengusaha/perusahaan dan pihak tenaga kerja dimana perusahaan tersebut menyerahkan
kepercayaan kepada perusahaan “lainnya” melalui perjanjian dan pembayaran tertentu.
Perusahaan “lainnya” inilah yang akan melaksanakan perjanjian pemborongan pekerjaan sesuai
dengan nilai perjanjian tersebut, dimulai dengan kegiatan perekrutan, seleksi, pelatihan,
pembuatan kesepakatan dengan tenaga kerja yang akan ditempatkan pada perusahaan pemberi
borongan tersebut.
Dibutuhkan suatu startegi jitu untuk menjalankan administrasi perusahaan di masing-masing
bagian untuk menyelenggarakan kegiatan perusahaan, dengan catatan bahwa masing-masing
bagian tersebut sudah mengerti dan memahami fungsi dan tanggung jawab (jobdesc), sehingga
tercipta hubungan kerja yang teratur. Melalui kegiatan administrasi yang baik, sebagai sebuah
sistem dalam perusahaan, maka semua pihak yang ada dalam menajemen perusahaan itu sendiri
haruslah mengerti tentang fungsi dan tanggungjawab masing-masing bagian dalam
melaksanakan tujuan yang diharapkan.
Sebagai perusahaan outsourcing, permasalahan yang muncul di dalam perusahaan tersebut
sangatlah kompleks, menuntut profesional yang cukup tinggi dari manajemen perusahaan, salah
satu upaya ini adalah dengan sistem administrasi yang diterapkan sehingga meskipun individu
atau bagian dari manajemen selalu berubah maupun berganti-ganti, aktifitas perusahaan tetap
berjalan sebagaimana mestinya.
Secara internal di perusahaan, adakalanya meskipun perusahaan ini sudah berjalan dengan
sistem administrasi yang ada, masih saja tetap dilakukan penyusunan, pengaturan dan
pengorganisasian pada perusahaan seperti seolah-olah membangun sebuah perusahaan baru.
Pimpinan perusahaan selalu ikut ambil bagian secara langsung dalam mengatur dan membenahi
sistem administrasi didalamnya, sehingga kadang terkesan bahwa manajemen perusahaan hanya
tinggal melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan instruksi dan perintah pimpinan perusahaan.
Dampak yang paling menonjol dalam menyikapi berbagai perubahan pengaturan sistem

perusahaan adalah adanya tingkat kejenuhan dari pelaku manajemen, bahkan dapat berbuntut
mundurnya orang-orang lama dan datangnya orang-orang baru dalam menajemen.
Dalam menghadapi kendala-kendala dilapangan, setiap perusahaan selalu membuat dan merubah
kebijakan atau aturan-aturannya, salah-satunya disebabkan karena adanya perubahan dari
formasi manajemennya itu sendiri, yang pada umumnya disebabkan adanya pergantian,
pengurangan maupun penambahan pekerja. Beberapa dasar tekhnis yang dapat diterapkan dalam
melaksanakan administrasi perusahaan seperti pada perusahaan outsoucing jasa pengamanan,
karena menurut saya jenis perusahaan ini menuntut konsentrasi yang cukup tinggi dalam
mengatur dan menerapkan kegiatan administrasi. Beberapa tips yang dapat dilakukan dalam
melakukan tindakan administrasi perusahaan adalah :
1. Pembuatan struktur organisasi akan membantu perencanaan dan pengaturan kegiatan
perusahaan dimana tersusun hirarki jabatan sehingga terbentuk rangkaian
pertanggungjawaban dari tingkat pimpinan perusahaan sampai tingkat anggota.
2. Menyusun dan menentukan jobdesc masing-masing bidang oleh bagian yang
mengurusinya seperti manager operasional hrd, sesuai dengan keperluan perusahaan
dengan catatan bahwa masing-masing bagian mengetahui tugas dan tanggung jawab
bidang lain untuk menghindari terputusnya kegiatan perusahaan, apabila salah satu
pelaku keluar atau berhalangan masuk kerja.
3. Langkah berikutnya dalam melakukan kegiatan administrasi adalah dengan membuat
flowchat yang berisikan petunjuk secara tekhnis rangkaian sebuah kegiatan yang terdapat
dalam perusahaan seperti bagaimana petunjuk proses penerimaan anggota baru, mutasi,
kegiatan pendidikan dan pelatihan, cara membuat permohonan dll.
4. Penyediaan sarana administrasi seperti formulir data berbagai kegiatan untuk
memberikan kemudahan pendataan, hal ini memungkinkan kegiatan administrasi
perusahaan dapat berjalan, begitu pula seperti dalam membuat laporan kejadian,
investigasi maupun laporan bulanan, dalam bentuk format yang beragam untuk
menunjukan identitas, sehingga perusahaan akan lebih terkesan baik dan tertib.
5. Menyediakan sarana petunjuk informasi dan mensosialisasikan peraturan dalam
perusahaan seperti membuat pengumuman/internal memo, petunjuk larangan-larangan
yang ditempel pada dinding, sign board, penyediaan white board, mading dll.
6. Melakukan kegiatan pengarsipan data seperti data pelamar, karyawan, kegiatan masing-
masing bidang, surat menyurat dan yang lebih penting adalah arsip lamaran karyawan
yang nantinya diperlukan untuk kegiatan pengajuan, pendaftaran sehingga apabila data
tersebut diperlukan tidak menyulitkan proses tindak lanjut.
7. Membuat kegiatan dokumentasi setiap kegiatan, fungsinya adalah untuk bahan pelaporan,
bahkan diperlukan untuk bahan dalam membuat profile perusahaan sehingga gambaran
umum perusahaan dapat ditampilkan
Perlu adanya upaya evaluasi terhadap beberapa ketentuan dan aturan perusahaan, biasanya hal
ini dilakukan oleh perusahaan dengan jenjang waktu yang cukup lama untuk menilai kelayakan
dari masing-masing ketentuan tersebut. Seperti halnya dalam penyediaan sarana administrasi pun
perlu dilakukan evaluasi mengenai penggunaan sarana tersebut, sehingga sarana seperti form
yang dibuat dapat digunakan secara efektif dan efisien.

Pada kenyataannya, kegiatan dan sarana yang disediakan untuk administrasi ditentukan oleh
bagaimana manajemen dapat dengan sadar melakukan dan menggunakan sarana tersebut untuk
ketertiban administrasi perusahaan. Diperlukan pengawasan dan penilaian mengenai kegiatan
administrasi dalam perusahaan, apalagi bagi perusahaan yang cukup besar, ini sangat penting
dalam menghadapi persaingan yang semakin meningkat. Selesai…..mudah-mudahan
bermanfaat …..