El proceso de administración de inventarios, busca aplicar estrategias para lograr el equilibrio entre liquidez y rentabilidad, para ello, se deben analizar los costos que intervienen en esta decisión (Costo de almacenamiento, costo de reposición y costo de agotamiento), mediante los subprocesos de planeación, programación, ejecución y gestión.

1. OBJETIVOS
 Diferenciar los conceptos de almacén.
 Comprender los diferentes sistemas de almacenamiento, las
características a tener en cuenta a la hora de almacenar los
artículos.
 Comprender los factores que indicen en la distribución física del
almacén.
 Identificar y diferenciar los subprocesos del almacenamiento.

2. INTRODUCCIÓN
El proceso de administración de inventarios, busca aplicar estrategias para lograr
el equilibrio entre liquidez y rentabilidad, para ello, se deben analizar los costos
que intervienen en esta decisión (Costo de almacenamiento, costo de reposición y
costo de agotamiento), mediante los subprocesos de planeación, programación,
ejecución y gestión.
Los sistemas y modelos de inventarios contribuyen a tener una mejor decisión
respecto a las cantidades que se deben pedir y el tiempo en que se debe colocar
una orden de pedido. Los modelos de control de inventario se clasifican según el
comportamiento de la demanda y la velocidad de reposición.

3. 1. PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE LOS ALMACENES
El proceso de administración de los almacenes van mucho más allá que las
simples manipulaciones de unidades física, por el contrario es uno de los medios
utilizados para aumentar las utilidades de la empresa, es un poderoso instrumento
en el mercado competitivo. La empresa puede atraer a clientes adicionales al
ofrecer un mejor servicio, un ciclo de tiempo de entrega más rápido o precios más
bajos por medio de las mejoras en el proceso de almacenamiento.
El inventario de bienes terminados es la unión entre los pedidos de los clientes y la
actividad de fabricación de la compañía, los cuales nuevamente son llevados al
almacén y almacenados como productos terminados. Los pedidos de los clientes
reducen el nivel de inventario de productos terminados y la actividad de
fabricación lo eleva. Los productos terminados después de empacados son
llevados al lugar de embarque donde son transportados a su destino final.
Además, se deben tener en cuenta los factores que influyen en el establecimiento
de la organización del almacén, tales como los factores económicos, la localidad,
las composiciones físicas y químicas del producto y las condiciones del ambiente
de trabajo; y así lograr un sistema eficiente en el proceso de almacenar.
Figura 1: Pasos a dar para el proceso de almacenamiento
Fuente: Gestión efectiva de materiales- Pág. 238
Los avances en los sistemas de distribución física los han hecho posible las
tecnologías en nuevos diseños de estantería y equipo de manejo, tecnologías

4. informáticas y telemáticas. Sistemas de rastreo en productos en tránsito,
existencia e inventarios, lectores de código de barras, rastreo de embarques por
medio de satélites y toda esa información accesible por medio de internet, se
encuentran revolucionando los conceptos de la revolución física.
2. DEFINICION DE ALMACÉN
El almacén es un proceso de servicio en la estructura orgánica y funcional de una
organización comercial o industrial, con objetivos y principios bien definidos para el
resguardo , custodia, control, abastecimiento de materiales , partes , repuestos y
productos.
Según Cardozo, Duarte, Garnica (2003) definen el almacén como “estructura física
de un lugar especialmente diseñado, estructurado y planificado para proteger y
controlar los bienes de activos fijos o variados de la empresa, antes de ser
requeridos para la administración, la producción o las ventas de artículos o
productos”.
El almacén sirve como amortiguador para reducir a un mínimo los efectos de la
ineficiencia de la cadena de abastecimiento; generalmente, el proceso de
producción ve en el almacén un sitio que permite el resguardo de aquellos
materiales que no se lograron utilizar durante el proceso de producción o aquellos
productos que no se distribuyeron por motivos internos o externos de la empresa.
Los siguientes principios son básicos en todo almacén:
1. Se debe llevar un registro diario de las transacciones de entradas y salidas
del almacén.
2. Es necesario informar al control de inventario, compras, contabilidad y
programación de la producción de los movimientos diarios de entrada y
salida del almacén.
3. Se debe identificar una identificación a cada uno de los materiales o
productos que se almacén y esta debe estar codificada.
4. Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e
identificación en pasillos, estantes y espacios marcados con una
nomenclatura que facilite la colocación en el lugar y su localización cuando
sea necesaria su búsqueda.

5. 5. Preferiblemente los inventarios físicos deben ser tomados por personal
ajeno al almacén.
6. La disposición de los materiales en el almacén deberá ajustarse a las
variables de seguridad, facilidad de despacho, rotación, control, toma de
inventarios, etc.
3. PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE LOS ALMACENES
3.1SUBPROCESO DE PLANEACIÓN
En Este subproceso se estudian los aspectos relacionados con la
interrelación del proceso con los demás procesos de la empresa, la
clasificación de los almacenes, la distribución física del almacén y el manejo
de excedentes. Según Cardozo, Duarte, Garnica (2003) definen la
planeación de los almacenes como “un subproceso que comprende
básicamente el establecimiento de objetivos a corto, mediano y largo
plazo”. Para que los objetivos fijados en una nueva organización del
almacén sean alcanzables es necesario tener en cuenta, la predicción de
las ventas, con base en la cual la compañía programa la producción y los
niveles de inventario, teniendo en cuenta que los planes de producción
indican los materiales que deben pedir el departamento de compras.
Figura 2: Procedimiento de subproceso de planeación
Fuente: Gestión efectiva de materiales .Pág. 244

6. 3.1.1 Clasificación de los almacenes
Dentro de la organización es muy importante contar con un buen
sistema de almacenamiento, para ello se deben tener aspectos tales
como las diferentes actividades que realiza la empresa, artículos o
productos que ofrece, los diferentes procesos productivos que se realiza
para la obtención de estos y la naturaleza de los diversos materiales que
se necesitan para poner en marcha los procesos productivos. Para
facilitar la localización de los materiales, productos o repuestos que se
encuentran en el almacén las empresas hacen uso de los sistemas de
codificación.
3.1.2 Almacenamiento según la actividad de la empresa
Dependiendo de la actividad de la empresa, el almacén controlara,
custodiara y resguardara ciertos materiales, entre los tipos de empresa
tenemos: Manufacturera, almacenadora, comerciales y distribuidores.
3.1.3 Almacenamiento según la naturaleza del material
Dependiendo del tipo de material, el almacenamiento se puede clasificar
en productos perecederos o no perecederos, líquidos o sólidos,
inflamables o inocuos, gaseosos o no gaseosos, pequeños de tamaña o
muy grandes.
Figura 3: Especificaciones y condiciones de almacenamiento
Fuente: Gestión efectiva de materiales .Pág. 247

7. 3.1.4 Almacenamiento según los procesos productivos
En algunas ocasiones los almacenamientos de materias primas y
productos terminados son requeridos de forma descentralizada, de
acuerdo con las exigencias de los tipos de procesos productivos.
3.1.5 Sistema de Codificación
Con el fin de mantener un control e identificación a cada material y
poder determinar sus respectivas especificaciones en cuanto proveedor,
características de calidad, precio, atributos y puntos de reorden; se
hacen necesaria la codificación, que consiste en asignar códigos a cada
uno de los materiales que ingresan y salen del área de almacenaje, con
el apoyo de software diseñado para el caso.
Figura 4: Explicación Código de Barra
Fuente: Gestión efectiva de materiales .Pág. 250
3.1.6 Distribución optima de los almacenes
Los almacenes deben contar con tres áreas principales: Área de
recepción, almacenamiento (Materia prima, productos en proceso,
productos terminados y repuestos) y entrega; estas tres áreas se
distribuyen en un espacio de acuerdo al volumen de las operaciones.
Un aspecto a tener en cuenta a la hora de realizar la distribución de las
áreas del almacén, son los estudios de tiempo y movimiento los cuales

8. analizan las distancias y los tiempos que se consumen al almacenar,
transportar o manipular un material.
- Distribución del área de recepción
Es el espacio necesario para que se pueda descargar el volumen
máximo y el tiempo de permanencia debe ser mínimo.
- Distribución del área de almacenamiento
Es el paso más importante en el proceso de planeación, consiste en
obtener el costo más bajo para el movimiento de artículos desde la
fuente de la materia prima, hasta la producción y finalmente hasta los
consumidores, satisfaciendo los requerimientos de producción y de
mercadotecnia simultáneamente.
El área de almacenaje se debe clasificar según su utilización, como
en zonas, las cuales son indispensables para el debido uso del
espacio disponible del lugar. Estas zonas se clasifican teniendo en
cuenta las variables de peso, volumen, frecuencia y rotación de los
materiales a almacenar, además de la línea de producción y la
familia de los equipos. Cada empresa tendrá zonas de
almacenamiento propias de acuerdo a las variables que maneje en
su sistema de organización; a continuación se presentan las zonas
de almacenamiento que suelen presentarse:
a. De acuerdo a:
 Mayor volumen y / o peso
 Menor volumen y / o peso
 Menor frecuencia y/ o rotación
 Mayor frecuencia y / o rotación.
b. De acuerdo a :
 Menor rotación y / o mayor volumen
 Menor frecuencia y / o mayor rotación
 Menor volumen y / o menor peso
 Mayor peso y / o mayor frecuencia
c. De acuerdo a :
 Menor frecuencia y / o menor rotación
 Mayor rotación y / o mayor volumen

9.  Mayor frecuencia y / o mayor peso
 Menor peso y / o menor volumen
d. De acuerdo a:
 Mayor peso y / o menor frecuencia
 Mayor frecuencia y / o mayor volumen
 Menor peso y / o menor rotación
 Menor volumen y/ o mayor rotación
Después de realizarse la clasificación de las zonas se procede a la
realización del plano de la superficie de acuerdo a:
o Número de pisos convenientes, deseables o posibles
o Geometría en planta
o Puertas
o Suelos, carga posible y superficie de rodadura
o Techos
o Paredes y columnas
o Oficinas, ascensores
o Separación de otras edificaciones por riesgo de incendio,
explosión e inundación, etc.
Si el almacenamiento es a la intemperie se recurre al uso de toldas para
protegerlos, techos móviles formados por laminadas de cartón alquitranado
y cobertores eficientes y en la medida adecuada. Para almacenar
materiales a la intemperie se hace uso de patios, clasificados de acuerdo al
material utilizado, por ejemplo:
o Patio de carga suelta
o Patio de contenedores.
- Distribución del área de entrega
El diseño del área de entrega debe presentar espacios óptimos para
el almacenamiento provisional, mientras se revisa y se carga los
materiales, estos deben ser trasladados con medios manuales o
mecánicos adecuados; debe existir una zona de empaque lo
suficientemente ordenada y amplia para facilitar las maniobras de
fleteado, estibado y revisión de la mercancía.
3.2SUBPROCESO DE PROGRAMACIÓN

10. Este subproceso relaciona las fechas de recibo y/ o entrega de los
materiales, el lugar donde deben ser almacenados los materiales que se
reciben y los recursos que se utilizan para el almacenamiento de estos y
responde las siguientes preguntas:
- ¿Cuándo se va a almacenar?
Por medio de esta se obtiene información de la fecha y la hora en la
cual los productos llegaran al almacén o serán despachados.
- ¿Dónde se debe almacenar?
A través de ésta se conocen las diferentes zonas disponibles con
que cuenta el almacén para almacenar los nuevos productos según
las características físicas químicas de estos, y las variables de peso,
volumen, frecuencia y rotación.
3.3 SUBPROCESO DE EJECUCIÓN
Este subproceso contiene todos los procedimientos concernientes al recibo,
almacenamiento y entrega de los materiales.
Figura 5: Procedimientos y actividades del subproceso de ejecución
Fuente: Gestión efectiva de materiales .Pág. 283

11. 3.4 PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y GESTION
Los indicadores de gestión ayudan a llevar un seguimiento del
funcionamiento del proceso. Para el proceso de administración de los
almacenes los indicadores sirven para identificar las oportunidades de
mejoramiento en calidad, cantidad, entrega de material y costo de
almacenamiento y servicio en el proceso.
4. CLASES DE ESTANTERÍAS
Figura 6: Clasificación de las estanterías
Fuente: Gestión efectiva de materiales .Pág. 271
4.1Estanterías Fijas
Son muy utilizadas en las empresas por los diferentes beneficios que
ofrece, en cuanto a organizar de los diversos materiales, maximización del
espacio de tránsito, localización de los materiales y maximización de la
altura de apilamiento de acuerdo al tipo de estantería. Se acomoda al
sistema de inventario utilizado por la empresa (PEPS, UEPS).

12. - Estantería convencional: Estantería proyectada para el
almacenamiento de cargas paletizadas. Fácil y rápida localización de
todas las referencias. Acceso directo e inmediato a toda la
mercancía.
Figura 7: Estantería convencional
Fuente: http://www.estanteriasrecord.com/
- Estantería manual: Estantería para el almacenaje de todo tipo de
cargas con acceso manual a cada estante. Posibilidad de instalar
entre plantas diáfanas y/ o pasillos elevados a varios niveles en
altura.
Figura 8: Estantería manual
Fuente: http://www.estanteriasrecord.com/
- Estanterías DRIVE – IN, DRIVE –THRU: Estantería para el
almacenaje de cargas paletizadas por acumulación en profundidad y
altura. Ofrece un riguroso control de entradas y salidas. Es ideal para
productos de rotación periódica.

13. Figura 9: Estanterías DRIVE – IN, DRIVE –THRU
Fuente: http://www.estanteriasrecord.com/
- Estanterías autoportantes: Este tipo de estanterías constituye el
propio edificio almacén, al soportar el techo y los cerramientos del
mismo. Térmicamente aislado e insonorizado.
Figura 10: Estanterías autoportantes
Fuente: http://www.estanteriasrecord.com/
- Estantería Dinámica: Deslizamiento de la carga por gravedad sobre
rodillos. Para cajas y / o paletas. Solo son necesarios dos pasillos
para el acceso a todas sus calles. Perfecta rotación del producto.

14. Figura 11: Estantería Dinámica
Fuente: http://www.estanteriasrecord.com/
- Estanterías Porta Bobinas: Estantería para la preparación y
almacenaje de bobinas de diferentes tamaños. Clasificación
ordenada de todas las referencias, Adaptable a sus necesidades.
Figura 12: Estanterías Porta Bobina
Fuente: http://www.estanteriasrecord.com/
- Estantería Cantilever: Estantería en voladizo para cargas de gran
longitud, como son: Barras, tubos, perfiles, puertas, maderas,
laminados, plásticos, etc. Ajustable en altura de forma continúa.

15. Figura 13: Estantería Cantilever
Fuente: http://www.estanteriasrecord.com/
- Estantería Miniload: Estantería para el almacenamiento y
clasificación automática de componentes y pequeñas piezas en
bandejas a grandes alturas de elevación. Rapidez y seguridad en la
preparación de pedidos.
Figura 14: Estantería Miniload
Fuente: http://www.estanteriasrecord.com/
- Estantería de Entreplantas Modulares: La forma más fácil de
duplicar el espacio. Se adapta a cualquier sitio. La instalación se
realiza sin interrumpir el ritmo de trabajo.

16. Figura 15: Estantería de Entreplantas Modulares
Fuente: http://www.estanteriasrecord.com/
- Estanterías Metalpoint: Estantería sin tornillos de fácil y sencillo
montaje. Fuerte y resistente. Material modular. Acceso por los 4
lados.
Figura 15: Estantería Metalpoint
Fuente: http://www.estanteriasrecord.com/
- Estantería Especial (Sistema Dinámico por gravedad):
Estanterías especialmente diseñadas para un almacenamiento
PEPS, siendo por lo tanto, la mejor solución para el almacenaje de
producto que requieren una perfecta rotación. Además, permite un
aprovechamiento total de la superficie disponible.

17. Se trata de módulos provistos de caminos de rodillos por donde se
van deslizando por gravedad las paletas o cargas, a medida que se
retornan las que están a la salida de la estantería. En grandes
fondos, además de la función inherente de almacenamiento, realizan
una misión de transporte. Solución muy ventajosa con el máximo
aprovechamiento y mínimo costo en mano de obra.
Figura 16: Estantería Sistema dinámico por Gravedad
Fuente: http://www.estanteriasrecord.com/
4.2 Estanterías Móviles
Conserva las mismas características de las estanterías fijas, a diferencia
que estas pueden correrse para aumentar el espacio en el almacén y evitar
que los materiales almacenados se empolven o se contaminen.
- Para cargas pesadas o convencionales: Son estanterías
convencionales espaciales instaladas sobre plataformas accionadas
por un motor reductor, de forma que dejando el espacio de un solo
pasillo entre ellas, se consigue el acceso a todas sin más que
accionar el pasillo que se precise.
- Para cargas medias y pesadas: El sistema móvil supone un
considerable ahorro de espacio, eliminando todos los pasillos a
excepción de la que se necesita en cada momento. La estantería se
monta sobre estructuras que se deslizan sobre vías coladas en el
suelo del local, siendo el accionamiento asistido manual, mecánica o
eléctricamente.

18. Figura 17: Estanterías móviles
Fuente: http://www.estanteriasrecord.com/

19. CONCLUSIONES
Los avances en los sistemas de distribución física han revolucionado los
conceptos en cuanto diseño de estantería y equipos de manejo que
permiten crear una elevada productividad en el manejo de los recursos
disponibles a través de la efectividad, eficiencia y eficacia, en busca de
obtener una calidad óptima frente a las necesidades del cliente en su
integración de lograr un precio competitivo en el mercado.
Las empresas deben modernizarse en dar respuestas agiles y oportunas a
la administración en la gestión de los inventarios de tal manera que permita
buscar la mejora continua reduciendo a mínimo los inventarios para lograr
menores niveles de inversión, obteniendo alta rotación en los productos, un
mínimo de existencias, un mínimo de riesgo faltante y un menor costo de
operación, de tal manera que se maximice la gestión en la administración
en las ventas y en la producción.

20. BIBLIOGRAFIA
[1] CARDOZO Gonzalo, DUARTE Alba Luz, GARNICA Lizeth. Gestión Efectiva
de Materiales (2003). “Procesos de compras, administración de almacenes y
control de inventarios “. Corporación universitaria tecnología de Bolívar. Cartagena
de Indias, Colombia, 2003. Paginas consultadas: 237 – 286.
[2] KONZ Estephan. Diseño de instalaciones industriales. México: Limusa
Noriega Editores, 2000. Pag 405.