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Conduite et gestion de
         projet
Comment structurer, conduire et gérer un
                projet




David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)       1
PRESENTATION

   Prénom
   OLM / ONM
   Fonction JCE
   Profession
   Expérience de conduite ou de participation à un projet : Oui/Non




David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
VOS ATTENTES
                    ?????????????




David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
OBJECTIF PÉDAGOGIQUE




A l’issue de la formation les participants seront capables de:
- structurer
- conduire
- gérer
             un projet selon une méthode définie.

David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Le déroulé de la formation
1. Définition de l’environnement projet

2. Le rôle des acteurs du projet

3. Les principaux livrables dans la gestion de projet

4. La gestion de la planification d’un projet

5. La méthode « 3P »



David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Activité : Que vous évoque la « gestion de
                  projet » ?



                                       ?



David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Quelques termes à définir…
 • Qu’est ce qu’un projet ?
 • Qu’est ce qu’un objectif ?
 • Qu’est ce qu’un chef de projet ?
 • Quels sont les avantages de la gestion en mode projet ?
 • Qui sont les acteurs d’un projet ?
 • Comment gérer le risque ?
 • Etc ……




David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Qu’est ce qu’un projet ?
  • C’est une façon particulière de traiter un problème ou
    un sujet, elle repose sur l’anticipation.


  • Un projet est borné par des objectifs, qui imposent des
    contraintes de réalisation.


  • Un projet a toujours un début et une fin




David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Qu’est ce qu’un projet ?
        Exemples de grands projets historiques :

      – Le débarquement en Normandie
      – Le lancement de la fusée Ariane
      – Apollo
      – Etc……




David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Qu’est ce qu’un projet ?
                             BESOINS




                                       OBJECTIFS



               COMMANDE                PROJET      PRODUITS



                                   RESSOURCES


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Qu’est ce qu’un objectif ?
  • Un objectif est une contrainte que l’on va imposer au
    projet afin qu’il se réalise dans un cadre donné.
  • Un projet comporte 3 niveaux d’objectifs:
     – Les objectifs de qualité
     – Les objectifs de temps    Qualité
     – Les objectifs de coût.



                             Coût                    Temps
                                       Performance


 • Un objectif est toujours SMART.
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Qu’est ce qu’un objectif SMART ?
                                            SPECIFIQUE
                                            4Suffisamment précis
                                            4Formulé positivement

                  TEMPOREL
            4Limité dans le temps
            4Révisable

                                                                 MESURABLE
                                    OBJECTIF                4Critères internes ou
                                                             externes
                    REALISTE                                4Quantitatif / Qualitatif
              4Prise en compte de la
               situation actuelle
              4Intégration du contexte de         ATTEIGNABLE
               l’objectif
                                              4Ambitieux, suppose un
                                              effort, un engagement
                                              4Est-il motivant ?



David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Qu’est ce qu’un chef de projet ?
  • C’est celui qui est désigné et qui s’engage à
    organiser et à fédérer les ressources :
      –   Humaines
      –   Matérielles
      –   Financières
      –   Temporelles…

      Afin d’atteindre les objectifs définis.




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C’est quoi un
                           chef de projet ?




David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Qui sont les acteurs du projet ?

  En dehors du chef de projet :
  • Le demandeur : le commanditaire,
  • Les experts,
  • Les ressources.

          L’équipe de projet idéale est hétérogène
       (Le réalisateur, Le guide, L’ancien, Le sage, Le créatif)



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Les avantages de la gestion en mode projet ?
  • Cela permet de donner un maximum de chances
    voire toutes les chances au projet d’aboutir.

  • L’état d’esprit d’un projet :
      – Travailler en équipe
      – Être transparent
      – Avoir des objectifs SMART
      – Mesurer et accepter les risques
      – Rechercher la performance




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Comment gérer le risque ?
 Identifier les risques tout au long du processus

 Recenser l’effet ou l’impact du risque avéré

 Mesurer et pondérer les risques identifiés (AMDEC, . ..)
 Repérer les risques majeurs

 Réaliser l’analyse causale des risques majeurs

 Mettre en place des moyens de couverture des risques
majeurs.




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Activité :
   Etude des outils d’un projet => Quelques livrables
• La formulation de la commande => La commande
• La fixation des objectifs => La note de cadrage
• La communication => Le plan de communication
• La planification des coûts => Le planning et budget détaillés
• L’analyse des risques => La grille d’analyse des risques
• La conduite de réunion => Le compte rendu de réunion
• La revue de projet => Le compte rendu de revue de projet
• La présentation du projet => La fiche de reporting
• La gestion des tâches et reporting => La grille de bilan
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Une pause s’impose




David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Activité A :
     VOYAGER AVEC DES MEMBRES DE SON OLM :
Quelles sont les bonnes questions à se poser pour organiser
  une journée de sortie avec les membres de son OLM ?


  • 3 Post-it / personne
  • 1 idée / post-it
  • 3 mots maxi / post-it
  • Ecrire en MAJUSCULE


                          5 min de préparation

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Activité B :
Vous venez de finir brillamment un projet. En tant que chef
de projet, vous êtes chargé par votre direction d’organiser
un évènement convivial pour remercier votre équipe projet.
   Quelles sont les 3 premières questions à se poser pour
                 organiser cet évènement ?
  • 3 Post-it / personne
  • 1 idée / post-it
  • 3 mots maxi / post-it
  • Ecrire en MAJUSCULE

                            5 min de préparation
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Les 7 bonnes questions de base d’un chef de projet

                  Le « Q-Q-O-Q-C-C-P »
1. QUI : quels sont les acteurs du projet ?
2. QUOI : quelle est la mission, en quoi consiste le projet ?
3. OÙ : quel est le lieu ou les lieux concernés par le projet ?
4. QUAND : quelles sont les dates de début, de fin ?
5. COMMENT : quelles sont les modalités de réalisation ?
6. COMBIEN : quel est le coût ou le budget du projet ?
7. POURQUOI : quel est l’objectif ou la finalité du projet?


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Activité : Déballage

             Quelles sont les techniques
            ou outils de gestion de projet
                 que vous connaissez ?



                        5 min d’échanges

David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Des exemples de techniques et outils de gestion de projet
• PERT : Le graphique PERT est une technique de gestion de projet qui permet de
 visualiser la dépendance des tâches et de procéder à leur ordonnancement ; c'est
 un outil de planification. Le terme PERT est l'acronyme de program (ou project)
 evaluation and review technique, ce qui signifie « technique d'évaluation et
 d'examen de programmes » ou « de projets », ou encore « Technique d’élaboration
 et de mise à jour de programme » ; c'est également un jeu de mots avec l'adjectif
 anglais « pert », signifiant « malicieux », « mutin ».

• GANT : Le diagramme de Gantt est un outil utilisé (souvent en complément d'un
 réseau PERT) en ordonnancement et gestion de projet et permettant de visualiser
 dans le temps les diverses tâches liées composant un projet (il s'agit d'une
 représentation d'un graphe connexe, valué et orienté). Il permet de représenter
 graphiquement l'avancement du projet

• MS PROJECT : Microsoft Project est un logiciel de gestion de projet édité par
 Microsoft. MS Project permet de planifier les projets et les ressources, et d’assurer
 le suivi des projets pendant leur réalisation. Project permet ainsi au chef de projet
 d’assurer une gestion de projet professionnelle, et ainsi garantir le respect des
 délais et du budget.


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La méthode « 3P »
                     3 phases pour 1 méthode

                       La méthode « 3P »

                           Fabriquer

                 1              2          3

             Préparer       Piloter Progresser   Temps




                           le produit

David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
PHASE 1 : PREPARER
                       La méthode « 3P »

                           Fabriquer

                  1            2           3

              Préparer      Piloter Progresser   Temps




                           le produit



David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
PHASE 1 : PREPARER en 7 étapes
                         
                               RISQUES
                                                           
                 COUTS                         VALIDATION




                              PREPARER

             PLANNING                                COMMANDE
                                                                
        
                    COMMUNICATION        OBJECTIFS
                                                      
                   (JCI France)
David Gbedemah, ITF 151
PHASE 2 : PILOTER
                       La méthode « 3P »

                            Fabriquer

                  1             2          3

              Préparer       Piloter Progresser   Temps




                            le produit


David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
PHASE 2 : PILOTER en 2 étapes



                               REALISE     


         PREPARER               PILOTER




                               REPORTING

                                           

David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
PHASE 3 : PROGRESSER
                       La méthode « 3P »

                            Fabriquer

                  1             2          3

              Préparer       Piloter Progresser   Temps




                            le produit


David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
PHASE 3 : PROGRESSER en 1 étape




         PREPARER              PILOTER   PROGRESSER



                                                 




David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
3 phases pour 1 méthode :
                           CONCLUSION DE LA METHODE

                                6                                  8

     5                                                         7
                                Risques




                                                                   Réalisé
                                                                   Réalisé
              Co                                          on
                ût                                    a ti
                   s
                                                 a lid
                                             V



 4   Planning                   P1                                 P2          P3   Bilan   10

                           on               Co
                      ti                      m
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                                                an
                un
                                Objectifs




                                                       de          Reporting
                                                                   Reporting
               m
         C   om
     3                                                         1

                                 2                                   9

David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Activité : Travail en sous-groupe
                  EXEMPLE DE PROJET


     Organiser un voyage des
    membres de ton OLM pour
  participer au prochain congrès
           mondial JCI.




David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Conduite et gestion de projet
            Comment structurer, conduire et gérer un projet




      Les 10 points à retenir


David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Les 10 points à retenir (1/2)
1. Un projet est un ensemble fini qui a un début et une fin.
2. Le chef du projet s’engage sur l’atteinte des objectifs.
3. 80% des échecs sont liés à des objectifs pas clairs ou à
   des rôles mal définis.
4. Le triangle de la performance est composé des objectifs
   de Qualité, de Coût et de Temps.
5. L’état d’esprit d’un projet doit être centré sur l’état
   d’esprit d’équipe et l’atteinte des objectifs.



David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Les 10 points à retenir (2/2)
6. La gestion de projet nécessite la mise en œuvre des
   techniques de gestion de temps, de gestion des
   ressources humaines.
7. Il vaut mieux peu de ressources pour un projet que
   beaucoup de ressources partagées avec d’autres
   projets.
8. Tous les acteurs du projet ont un rôle important.
9. La documentation est primordiale.
10. Le temps passé sur un projet est un gain de temps pour
   les projets suivants.

David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
EVALUATION
   QU’EN PENSEZ - VOUS ???



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Conduite et gestion de projet

  • 1. Conduite et gestion de projet Comment structurer, conduire et gérer un projet David Gbedemah, ITF 151 (JCI France) David Gbedemah, ITF 151 (JCI France) 1
  • 2. PRESENTATION  Prénom  OLM / ONM  Fonction JCE  Profession  Expérience de conduite ou de participation à un projet : Oui/Non David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 3. VOS ATTENTES ????????????? David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 4. OBJECTIF PÉDAGOGIQUE A l’issue de la formation les participants seront capables de: - structurer - conduire - gérer un projet selon une méthode définie. David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 5. Le déroulé de la formation 1. Définition de l’environnement projet 2. Le rôle des acteurs du projet 3. Les principaux livrables dans la gestion de projet 4. La gestion de la planification d’un projet 5. La méthode « 3P » David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 6. Activité : Que vous évoque la « gestion de projet » ? ? David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 7. Quelques termes à définir… • Qu’est ce qu’un projet ? • Qu’est ce qu’un objectif ? • Qu’est ce qu’un chef de projet ? • Quels sont les avantages de la gestion en mode projet ? • Qui sont les acteurs d’un projet ? • Comment gérer le risque ? • Etc …… David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 8. Qu’est ce qu’un projet ? • C’est une façon particulière de traiter un problème ou un sujet, elle repose sur l’anticipation. • Un projet est borné par des objectifs, qui imposent des contraintes de réalisation. • Un projet a toujours un début et une fin David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 9. Qu’est ce qu’un projet ? Exemples de grands projets historiques : – Le débarquement en Normandie – Le lancement de la fusée Ariane – Apollo – Etc…… David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 10. Qu’est ce qu’un projet ? BESOINS OBJECTIFS COMMANDE PROJET PRODUITS RESSOURCES David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 11. Qu’est ce qu’un objectif ? • Un objectif est une contrainte que l’on va imposer au projet afin qu’il se réalise dans un cadre donné. • Un projet comporte 3 niveaux d’objectifs: – Les objectifs de qualité – Les objectifs de temps Qualité – Les objectifs de coût. Coût Temps Performance • Un objectif est toujours SMART. David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 12. Qu’est ce qu’un objectif SMART ? SPECIFIQUE 4Suffisamment précis 4Formulé positivement TEMPOREL 4Limité dans le temps 4Révisable MESURABLE OBJECTIF 4Critères internes ou externes REALISTE 4Quantitatif / Qualitatif 4Prise en compte de la situation actuelle 4Intégration du contexte de ATTEIGNABLE l’objectif 4Ambitieux, suppose un effort, un engagement 4Est-il motivant ? David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 13. Qu’est ce qu’un chef de projet ? • C’est celui qui est désigné et qui s’engage à organiser et à fédérer les ressources : – Humaines – Matérielles – Financières – Temporelles… Afin d’atteindre les objectifs définis. David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 14. C’est quoi un chef de projet ? David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 15. Qui sont les acteurs du projet ? En dehors du chef de projet : • Le demandeur : le commanditaire, • Les experts, • Les ressources. L’équipe de projet idéale est hétérogène (Le réalisateur, Le guide, L’ancien, Le sage, Le créatif) David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 16. Les avantages de la gestion en mode projet ? • Cela permet de donner un maximum de chances voire toutes les chances au projet d’aboutir. • L’état d’esprit d’un projet : – Travailler en équipe – Être transparent – Avoir des objectifs SMART – Mesurer et accepter les risques – Rechercher la performance David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 17. Comment gérer le risque ?  Identifier les risques tout au long du processus  Recenser l’effet ou l’impact du risque avéré  Mesurer et pondérer les risques identifiés (AMDEC, . ..)  Repérer les risques majeurs  Réaliser l’analyse causale des risques majeurs  Mettre en place des moyens de couverture des risques majeurs. David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 18. Activité : Etude des outils d’un projet => Quelques livrables • La formulation de la commande => La commande • La fixation des objectifs => La note de cadrage • La communication => Le plan de communication • La planification des coûts => Le planning et budget détaillés • L’analyse des risques => La grille d’analyse des risques • La conduite de réunion => Le compte rendu de réunion • La revue de projet => Le compte rendu de revue de projet • La présentation du projet => La fiche de reporting • La gestion des tâches et reporting => La grille de bilan David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 19. Une pause s’impose David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 20. Activité A : VOYAGER AVEC DES MEMBRES DE SON OLM : Quelles sont les bonnes questions à se poser pour organiser une journée de sortie avec les membres de son OLM ? • 3 Post-it / personne • 1 idée / post-it • 3 mots maxi / post-it • Ecrire en MAJUSCULE 5 min de préparation David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 21. Activité B : Vous venez de finir brillamment un projet. En tant que chef de projet, vous êtes chargé par votre direction d’organiser un évènement convivial pour remercier votre équipe projet. Quelles sont les 3 premières questions à se poser pour organiser cet évènement ? • 3 Post-it / personne • 1 idée / post-it • 3 mots maxi / post-it • Ecrire en MAJUSCULE 5 min de préparation David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 22. Les 7 bonnes questions de base d’un chef de projet Le « Q-Q-O-Q-C-C-P » 1. QUI : quels sont les acteurs du projet ? 2. QUOI : quelle est la mission, en quoi consiste le projet ? 3. OÙ : quel est le lieu ou les lieux concernés par le projet ? 4. QUAND : quelles sont les dates de début, de fin ? 5. COMMENT : quelles sont les modalités de réalisation ? 6. COMBIEN : quel est le coût ou le budget du projet ? 7. POURQUOI : quel est l’objectif ou la finalité du projet? David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 23. Activité : Déballage Quelles sont les techniques ou outils de gestion de projet que vous connaissez ? 5 min d’échanges David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 24. Des exemples de techniques et outils de gestion de projet • PERT : Le graphique PERT est une technique de gestion de projet qui permet de visualiser la dépendance des tâches et de procéder à leur ordonnancement ; c'est un outil de planification. Le terme PERT est l'acronyme de program (ou project) evaluation and review technique, ce qui signifie « technique d'évaluation et d'examen de programmes » ou « de projets », ou encore « Technique d’élaboration et de mise à jour de programme » ; c'est également un jeu de mots avec l'adjectif anglais « pert », signifiant « malicieux », « mutin ». • GANT : Le diagramme de Gantt est un outil utilisé (souvent en complément d'un réseau PERT) en ordonnancement et gestion de projet et permettant de visualiser dans le temps les diverses tâches liées composant un projet (il s'agit d'une représentation d'un graphe connexe, valué et orienté). Il permet de représenter graphiquement l'avancement du projet • MS PROJECT : Microsoft Project est un logiciel de gestion de projet édité par Microsoft. MS Project permet de planifier les projets et les ressources, et d’assurer le suivi des projets pendant leur réalisation. Project permet ainsi au chef de projet d’assurer une gestion de projet professionnelle, et ainsi garantir le respect des délais et du budget. David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 25. La méthode « 3P » 3 phases pour 1 méthode La méthode « 3P » Fabriquer 1 2 3 Préparer Piloter Progresser Temps le produit David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 26. PHASE 1 : PREPARER La méthode « 3P » Fabriquer 1 2 3 Préparer Piloter Progresser Temps le produit David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 27. PHASE 1 : PREPARER en 7 étapes  RISQUES   COUTS VALIDATION PREPARER PLANNING COMMANDE   COMMUNICATION OBJECTIFS   (JCI France) David Gbedemah, ITF 151
  • 28. PHASE 2 : PILOTER La méthode « 3P » Fabriquer 1 2 3 Préparer Piloter Progresser Temps le produit David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 29. PHASE 2 : PILOTER en 2 étapes REALISE  PREPARER PILOTER REPORTING  David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 30. PHASE 3 : PROGRESSER La méthode « 3P » Fabriquer 1 2 3 Préparer Piloter Progresser Temps le produit David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 31. PHASE 3 : PROGRESSER en 1 étape PREPARER PILOTER PROGRESSER  David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 32. 3 phases pour 1 méthode : CONCLUSION DE LA METHODE 6 8 5 7 Risques Réalisé Réalisé Co on ût a ti s a lid V 4 Planning P1 P2 P3 Bilan 10 on Co ti m ica m an un Objectifs de Reporting Reporting m C om 3 1 2 9 David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 33. Activité : Travail en sous-groupe EXEMPLE DE PROJET Organiser un voyage des membres de ton OLM pour participer au prochain congrès mondial JCI. David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 34. Conduite et gestion de projet Comment structurer, conduire et gérer un projet Les 10 points à retenir David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 35. Les 10 points à retenir (1/2) 1. Un projet est un ensemble fini qui a un début et une fin. 2. Le chef du projet s’engage sur l’atteinte des objectifs. 3. 80% des échecs sont liés à des objectifs pas clairs ou à des rôles mal définis. 4. Le triangle de la performance est composé des objectifs de Qualité, de Coût et de Temps. 5. L’état d’esprit d’un projet doit être centré sur l’état d’esprit d’équipe et l’atteinte des objectifs. David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 36. Les 10 points à retenir (2/2) 6. La gestion de projet nécessite la mise en œuvre des techniques de gestion de temps, de gestion des ressources humaines. 7. Il vaut mieux peu de ressources pour un projet que beaucoup de ressources partagées avec d’autres projets. 8. Tous les acteurs du projet ont un rôle important. 9. La documentation est primordiale. 10. Le temps passé sur un projet est un gain de temps pour les projets suivants. David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 37. EVALUATION QU’EN PENSEZ - VOUS ??? David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
  • 38. David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)