Znáte to. Máme vše nastaveno správně, tlačí se do všech kanálů, ale úkoly se neplní, deadliny posouvají a kampaně lepíme na poslední chvíli. S tímto tématem se potýkají malé i velké internetové obchody, takže otázka je jasná: Jak tomu předejít? V Honzově přednášce prozkoumáme ověřené cesty, jak může projektové řízení pomoci úspěchu e-shopu.

1. Funkční projektové
řízení pro e-shop
Kvasnička Jan
kvasnickajan.cz info@kvasnickajan.cz @Jan_Kvasnicka

3. UX vs projektové řízení
Co mají tyto dva obory společného?

4. Kdo z vás už viděl projekt,
který se spustil v původně
plánovaném termínu?

5. Komu funguje projektové
řízení tak, že není ve stresu?

6. Jak uvažovat
nad projektovým řízením,
aby fungovalo dlouhodobě?
Strategicky!

7. 1. Nejčastější chyby
Kompetenční matice
Checklisty
Nástroje a pravidla pro komunikaci
Tipy na zlepšení

8. “ Nejprve je potřeba si uvědomit, kde my sami
máme v projektovém řízení problémy,
než se pustíme do jakýchkoliv úprav.
Správně uvažující majitel projektu

9. Jak najít nejčastější chyby?
Získávání zpětné vazby v týmu, týdenní schůzky
Schůzky 1 na 1
Zápis problémových míst během každodenní činnosti
Anonymní dotazník
Teambuilding
Alkohol :D

10. Čas
Náš velký nepřítel

11. Největší chyby z pohledu času
Úkol nemá termín!
Úkol má termín, ale ten není splněn
Termín je splněn, ale výstup je v nedostatečné kvalitě
Neprovádí se kontrola úkolů, které jsou po termínu
Neposouvají se termíny navazujících úkolů
Některé úkoly se posouvají opakovaně

12. Lidé a komunikace
Každý tým je tak silný jako jeho nejslabší
článek

13. Největší chyby z pohledu lidí a
komunikace
Přetížení osob na projektu
Není stanoveno jedno místo pro komunikaci
Zbytečně zdlouhavá komunikace a nepřesné odpovědi
plodící další otázky
Nedodržování pravidel pro komunikaci!
Čekáme na reakci od někoho, kdo vlákno četl a
nereagoval

14. Procesy
Pokud je vůbec máme definovány

15. Největší chyby z pohledu procesů 1/2
Nedostatečné zadání úkolu
Úkol není přiřazen konkrétní osobě
Absence projekťáka, tedy nikdo nehlídá termíny
Opakované hledání dokumentů a dalších materiálů
Chybějící kontakty na členy týmu
Nedostatečná prioritizace úkolů

16. Největší chyby z pohledu procesů 2/2
Pozdní zapojení důležité osoby do procesu
Nespolupráce členů týmu
Chybí nám kontrolní revize (týdenní, měsíční, kvartální)
Chybí definice zastupitelnosti lidí na projektu

17. Vývojáři
A specifické problémy

18. Největší chyby z pohledu vývojářů
„Tak nějak to hotfixneme a pak se k tomu dostaneme“
„Trochu nestíháme, tak přeskočíme testování“
Není vyhrazen čas na bugy a hotfixy v jejich plánování
Je problém přizpůsobit se změně zadání v průběhu
realizace
Kontrola zadání a pokládání správných otázek

19. 1. Úkol
Najděte svá problémová místa

20. Nejčastější chyby
2. Kompetenční matice
Checklisty
Nástroje a pravidla pro komunikaci
Tipy na zlepšení

21. Kdo z vás využívá
kompetenční matici?

22. Kompetenční matice
Hlavní činnosti
Vedlejší činnosti
Zastupitelnost
Přímý nadřízený a přímý podřízený
KPI
Reporting

23. “ Ideální forma výstupu neexistuje. Každá
firma má svá specifika.
Správně uvažující majitel projektu

24. Příklad
SEO specialista

25. Hlavní činnosti
On-page optimalizace – 20% času
Tvorba analýzy klíčových slov – 10% času
Definice vnitřního prolinkování e-shopu – 10% času
Sledování a vyhodnocení nástrojů – 10% času
Linkbuilding – 30% času

26. Vedlejší činnosti
Připomínkování a kontrola kampaní – 5% času
Kontrola vstupních stránek – 5% času
Účastník marketingových workshopů – 5% času
Kontrola popisků kategorií dle obratu – 5% času

27. Zastupitelnost
Z technického a SEO pohledu – Zdeněk
Linkbuilding - Martina

28. Přímý nadřízený a přímý podřízený
Přímý nadřízený: Viktor, vedoucí marketingu
Přímý podřízený: není

29. KPI
Návštěvnost
Obrat z organicu
Počet získaných odkazů
Pozice ve vyhledávání našich důležitých frází

30. Reporting
Každý 5tý pracovní den v měsíci zašle report Viktorovi,
hlavnímu markeťákovi
Každé pondělí provádí kontrolu nástrojů
Každé pondělí dopíše do Collabimu získané odkazy
Každé pondělí aktualizuje tabulku pro komunikaci
k linkbuildingu

32. Tvorba kompetenční matice
Zaměstnanci a externisti udělají svůj zápis sami
Vedoucí role udělají zápis pro tyto lidi a role
Vyhodnocujeme, jak se očekávání vedení liší od reality

33. Vzory ke stažení
bit.ly/reshoper-kvasnicka

34. Dopady
Co díky tomu můžete zjistit?

35. Markeťák junior
Plnil 70% času sekci „Trháky týdne“,
na kterou se skoro nikdo neprokliknul

36. Programátor senior
Více jak 60% svého času dělal code review
juniorům po dobu více jak 1 roku

37. Člen zákaznické podpory
Do 10:20 a od 15:30 má volněji a
jeho čas je nevyužitý

38. Lidé na balení objednávek
4 lidé ve firmě. 3 stíhají okolo 80 objednávek
za den. Ten poslední 45.

39. Reporty a KPI
Konečně máme kompletní přehled o tom,
co se kde děje

40. DataStudio

41. Zastupitelnost
Díky přesné definici víme, kdo koho v jaké
činnosti zastupuje

42. “ Revize kompetenční matice by se měla
provádět každý kvartál.
Správně uvažující majitel projektu

43. Projektový manažer
Nejdůležitější role na projektu

44. Kdo z vás má na projektu
projektového manažera?

45. Projektový manažer
Koordinuje interní tým
Koordinuje externí dodavatele
Koordinuje přípravu podkladů pro obsah
Hlídá termíny a budget projektu
Styčný důstojník celého projektu
Urguje všechny, bez výjimek!

46. 2. Úkol
Vytvořte si kompetenční matici

47. Nejčastější chyby
Kompetenční matice
3. Checklisty
Nástroje a pravidla pro komunikaci
Tipy na zlepšení

48. Kdo z vás již využívá
checklisty?

49. “ Úkolem checklistu není z lidí udělat cvičené
opice, ale zrychlit celý proces a vyvarovat
se chybám.
Správně uvažující majitel projektu

50. Checklisty
Ideální pro opakované úkoly a kontroly
Naučíme se nedělat v těchto aktivitách chyby
Složitější checklisty obsahují i role nebo jména
k úkolům
Zapisujeme si zpětnou vazbu na checklisty
Provádíme revize

51. Checklist kontroly webu před spuštěním

52. Checklist kontroly webu před spuštěním

55. 3. Úkol
Začněte si vytvářet checklisty

56. Nejčastější chyby
Kompetenční matice
Checklisty
4. Nástroje a pravidla pro komunikaci
Tipy na zlepšení

57. Nejpoužívanější nástroje v ČR
Asana
Basecamp
Jira
Trello
Teamwork
Freelo

58. Asana

59. Basecamp

60. Basecamp

61. Jira

62. Trello

63. “ Neexistuje nejvíce nejlepší nástroj
pro všechny. Každý tým má jiné potřeby a
podle si svůj nástroj vybíráte.
Stejně tak jako jednotliví členové využívají
nástroj různě.
Správně uvažující majitel projektu

64. Pravidla pro komunikaci
A jejich shrnutí

65. Inbox nápadů a připomínek

66. Servisní sloupec

67. Návod na použití nástroje vždy při ruce

69. Odkazy
na všechny
dokumenty
na jednom
místě

70. Kontakty na všechny členy týmu

71. Vzorový zápis úkolu

72. Vzorový zápis úkolu a propojení úkolů

73. Vzorový zápis úkolu
Každý úkol má přiřazenou zodpovědnou osobu
Každý úkol má termín plnění, i když jej víme jen
orientačně
Každý úkol má štítek, který dle stavu aktualizujeme

74. Označování lidí, aby o úkolech věděli

75. Zápis úkolu
Vždy jej popisujte co nejvíce podrobně, abychom jsme
se vyvarovali zbytečné komunikace navíc
Pokud se k úkolu vztahují jiné úkoly nebo materiály,
vkládejte do zadání odkazy
Pokud už víte, jaké jsou možnosti řešení, uveďte je

76. Zápis úkolu

78. Ověřujte
si zadání

79. Znáte možná
řešení?
Vypište je

80. Semaforový systém štítků

83. Předávání odpovědné osoby

84. Předávání odpovědné osoby

85. Označujte si urgentní úkoly

86. Označujte si urgentní úkoly

87. Označujte
si rychlovky

88. Lajkování komentářů pro potvrzení
přečtení

89. Lajkování komentářů pro potvrzení
přečtení

90. O posunutí termínu dáváme vědět

91. 4. Úkol
Naučte se výborně ovládat váš nástroj
na projektové řízení

92. Nejčastější chyby
Kompetenční matice
Checklisty
Nástroje a pravidla pro komunikaci
5. Tipy na zlepšení

93. “ V každém projektovém řízení se dá něco
vylepšit a je to nikdy nekončící proces.
Správně uvažující majitel projektu

94. Plánování času
Abychom se pořád nehonili

95. Rozdělení dne na bloky

96. Definujte si klidové zóny

97. Volné bloky
na resty a
urgenty

98. Další možnosti
Schůzky 1 na 1
Týdenní porady daného týmu
Čas pro opravu bugů a čas pro nový vývoj
Přesné zadání úkolů do kalendáře

99. Práce v týmu
Aby nám to pěkně šlapalo

100. Vymezte si čas
pro schůzky

101. Prioritizace úkolů

102. Pozor
na pořadí
úkolů

103. Označujte si místa úprav

104. 5. Úkol
Zaveďte některé z tipů do praxe

105. Závěrem

106. Doporučení na závěr
Pravidelně získávejte zpětnou vazbu
na vaše projektové řízení
Poznávejte problémová místa a zapisujte si je
Vytvářejte checklisty a vzory
Buďte transparentní v rámci termínů a realizace
Naučte se ovládat nástroj na projektové řízení
Inspirujte se u kolegů a předávejte si zkušenosti

108. Nenuťte uživatele
přemýšlet
Kvasnička Jan
kvasnickajan.cz info@kvasnickajan.cz @Jan_Kvasnicka