EFFECTUE A LA SECTION SUPPLY & LOGISTICS DE L’UNICEF-MALI
DU 14 JUILLET AU 13 AOUT 2014
SECTION SUPPLY & LOGISTICS DE L’UN...
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SOMMAIRE
SIGLES ET ABREVIATIONS.................................................................................
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SIGLES ET ABREVIATIONS
AMR : Asset Master Record
BTP : Bâtiment Travaux Publics
CRC : Contract Review Committ...
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REMERCIEMENTS
J’adresse mes vifs et sincères remerciements à tout le staff Unicef Mali en général,
à la secti...
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CONTEXTE
TechnoLAB-ISTA est un Etablissement Universitaire privé de formation des cadres
Maliens et étrangers...
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OBJECTIFS
Objectif 1 : Acquérir de l’expérience dans le processus d’achat et d’approvisionnement
en concilian...
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RESUME
Ce rapport est le résultat d’un stage pratique effectué à la section Supply & Logistics du
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INTRODUCTION
Définition et enjeux de la fonction achat
De façon simple, nous pouvons définir le concept d’ach...
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A ce niveau, tout comme les SO, ces dossiers aussi trainent souvent suit...
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V. RECOMMANDATIONS/SUGGESTIONS
Suite à certaines lacunes constatées lors du stage, il m’a paru nécessaire de...
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Aux Assistants de Programme :
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VI. CONCLUSION
Ce stage m’a permis de constater, d’une part le défi auquel la section Supply fait face
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RAPPORT DE STAGE SUPPLY-JFDAKOUO

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RAPPORT DE STAGE SUPPLY-JFDAKOUO

  1. 1. EFFECTUE A LA SECTION SUPPLY & LOGISTICS DE L’UNICEF-MALI DU 14 JUILLET AU 13 AOUT 2014 SECTION SUPPLY & LOGISTICS DE L’UNICEF-MALI DU 14 JUILLET AU 13 AOUT 2014 Présentation : Mr Jean Firmin DAKOUO RAPPORT DE STAGE
  2. 2. Page 2 of 25 SOMMAIRE SIGLES ET ABREVIATIONS.................................................................................. 3/25 REMERCIEMENTS ................................................................................................. 4/25 CONTEXTE ............................................................................................................... 5/25 OBJECTIFS................................................................................................................ 6/25 RESUME .................................................................................................................... 7/25 INTRODUCTION..................................................................................................... 8/25 Définition et enjeux de la fonction achat...................................................... 8/25 PREMIERE PARTIE I. PRESENTATION DU SERVICE D’ACCUEIL ET DU LIEU DE STAGE ....... 10/25 2.1 Unicef Mali.................................................................................................. 10/25 2.2 La section Supply & Logistics............................................................... 10/25 II. LES PROGRAMMES ET LE SUPPLY & LOGISTICS .................................... 11/25 III. DEROULEMENT DU STAGE .......................................................................... 12/25 3.1 Les différents types d’achats................................................................. 12/25 3.1.1 Les achats des Programmes........................................................... 12/25 3.1.2 Les assettes.......................................................................................... 13/25 3.2 Les différentes tâches effectuées ........................................................ 14/25 3.2.1 Au niveau du Supply ........................................................................ 14/25 3.2.2 Au niveau de la Logistique.............................................................. 16/25 DEUXIEME PARTIE IV. CONSTAT/CRITIQUE DE L’EXISTANT....................................................... 20/25 4.1 Au niveau du Supply............................................................................. 20/25 4.2 Au niveau de la Logistique ................................................................. 21/25 TROISIEME PARTIE V. RECOMMANDATIONS ET SUGGESTIONS................................................... 22/25 5.1 A l’adresse de la section Supply & Logistics ................................ 22/25 5.2 A l’adresse des Programmes ............................................................. 24/25 VI. CONCLUSION..................................................................................................... 25/25
  3. 3. Page 3 of 25 SIGLES ET ABREVIATIONS AMR : Asset Master Record BTP : Bâtiment Travaux Publics CRC : Contract Review Committee DAO : Dossier d'Appel d'Offres DAP : Dossier d'Appel à Proposition DO : Direct Order ITB : Invitation To Bid LITB : Local Invitation To Bid LTA : Long Term Arrangement ONG : Organisation Non Gouvernementale ONU : Organisation des Nations Unies PCA : Program Cooperation Agreement PO : Purchase Order PR : Purchase Requisition PTA : Plan de Travail Annuel RFP : Request For Proposal RFQ : Request For Quotation RO : Release Order SD : Supply Division SM : Supply Manual SO : Sale Order SOP : Standard Operating Process SP : Supply Plan TA : Temporary Appointment TAFD : Target Arrival Date on Field Duty T-Code : Transaction Code
  4. 4. Page 4 of 25 REMERCIEMENTS J’adresse mes vifs et sincères remerciements à tout le staff Unicef Mali en général, à la section Supply & Logistics et au Programme Nutrition en particulier, pour m’avoir offert l’opportunité d’effectuer ce stage si précieux pour moi. Qu’ils trouvent ici, l’expression de ma profonde gratitude.
  5. 5. Page 5 of 25 CONTEXTE TechnoLAB-ISTA est un Etablissement Universitaire privé de formation des cadres Maliens et étrangers dans les domaines tels que le Management, le Business administration, le Commerce et la Communication, etc. A la fin du cursus universitaire, tous les étudiants sont amenés à effectuer un stage pratique auprès d’une entreprise ou d’une organisation de son choix en relation avec le domaine de formation théorique. Ledit stage a pour but principal de lier la théorie apprise à l’école à la pratique sur le terrain. Etant déjà un staff de l’Unicef en Temporary Appointment (TA), j’ai manifesté la volonté d’effectuer mon stage pratique au sein de cette organisation humanitaire et plus précisément dans la section Supply & Logistics. Car elle sied parfaitement à ma formation théorique de base qu’est le Commerce International. Mieux encore, cela permettra assurément de renforcer mes compétences en tant qu’Assistant de Programme Nutrition, travaillant toujours en étroite collaboration avec le Supply chair.
  6. 6. Page 6 of 25 OBJECTIFS Objectif 1 : Acquérir de l’expérience dans le processus d’achat et d’approvisionnement en conciliant mes compétences théoriques avec les réalités de la pratique des échanges commerciaux, surtout ceux d’une organisation humanitaire telle qu’Unicef-Mali, à travers la connaissance de ses différentes procédures d’acquisition de biens et services pour le bonheur des enfants. Objectif 2 : Contribuer à l’amélioration du Management des achats du service d’accueil grâce à mes compétences techniques et personnelles.
  7. 7. Page 7 of 25 RESUME Ce rapport est le résultat d’un stage pratique effectué à la section Supply & Logistics du 14 juillet au 13 aout 2014. Il comprend trois parties : La première partie est relative à la présentation de l’Unicef Mali ; de la section Supply & Logistics et des tâches effectuées durant mon stage. La seconde partie traite des différents problèmes autour du traitement des dossiers entre les Programmes et la Section Supply & Logistics tels que les Sales Orders, les Release Orders, les Purchasse Orders, les Purchase Requisitions, etc. Et enfin la troisième et dernière partie fait ressortir les suggestions et les propositions de solutions pour remédier aux différents disfonctionnements relatifs au bon accomplissement des tâches.
  8. 8. Page 8 of 25 INTRODUCTION Définition et enjeux de la fonction achat De façon simple, nous pouvons définir le concept d’achat comme l’ensemble des dépenses externes négociables d’une entreprise en excluant les dépenses sociales. A travers cette définition à la fois simple et large, se trouvent donc exclus du champ des achats relatifs aux : – salaires et charges de personnel; – aux impôts, taxes, cotisations et dépenses diverses du même ordre ; – aux subventions, aux dépenses de sponsoring et de mécénat. Entrent en revanche dans le champ des achats, l’ensemble des familles de produits et/ou services (ou prestations) achetées et nécessaires à son activité telles que les assurances, les dépenses de marketing et de communication, les travaux (construction, entretien, rénovation, etc.), les honoraires juridiques et de consultants et un large périmètre de prestations de toutes natures. Outre sa mission première de maîtrise des coûts, la fonction Achats est aujourd’hui devenue une fonction Stratégique de par sa contribution déterminante à la rentabilité, à la compétitivité et à la création de valeur dans de très nombreuses entreprises, qu’elles soient industrielles, de distribution ou de services. Depuis un certain nombre d’années, ce mouvement s’est largement étendu aux organisations publiques de tous ordres : étatiques, collectivités territoriales ou autres, qui recherchent d’une part, à faire baisser leurs budgets de dépenses et d’autre part, à en faire une meilleure utilisation. Unicef, bien qu’elle soit une organisation humanitaire à but non lucratif, ne reste pas en marge de ce mouvement stratégique de la fonction achat visant une meilleure gestion des dépenses. D’où la création, avec certains fournisseurs spécifiques, des contrats dénommés Long Term Arrangement (LTA) et un central d’achat géré par le Supply Division (SD). Ce central d’achat contient, dans son magasin, presque tous les articles dont Unicef pourra avoir besoin. Quant au LTA, elle confère aux fournisseurs sélectionnés, le privilège d’avoir des commandes directes de biens et d’équipements non disponibles dans le central d’achat d’Unicef. Par conséquent, dans une telle organisation, l’approvisionnement, dans son sens large et les techniques d’achat restent un defi.
  9. 9. Page 9 of 25 PREMIERE PARTIE
  10. 10. Page 10 of 25 I. PRESENTATION DU LIEU DU STAGE ET DU SERVICE D’ACCUEIL 1.1 Unicef Mali : Le Fonds des Nations Unies pour l’Enfance (United Children Funds) est une organisation humanitaire du système des Nations Unies présente dans tous les Etats membres ; 193/197 pays depuis 2011. L’Agence du Mali existe depuis la ratification de la charte de l’ONU par le gouvernement au lendemain de l’indépendance le 28 septembre 1960. Le siège de l’Unicef Mali est à Niamakoro, route de l’Aéroport BP 96 Bamako - République du Mali Tel : +223 20204401 / 20709100 * Fax +223 20204124 E-mail : bamako@unicef.org * Web : www.unicef.org/mali A l’instar des autres Agences des Nations Unies, l’Unicef Mali contribue énormément dans le domaine humanitaire et plus précisément dans l’amélioration du bien-être des enfants à travers ses principaux Programmes de Sante, de Nutrition, WASH, de Protection et d’Education. Et cela en avec le concours du Gouvernement Malien et des autres ONGs nationales et internationales. 1.2 La section Supply & Logistics : Cette section, comme son nom l’indique, est une équipe dont sa vocation principale est d’aider l’Organisation en général et les Programmes en particulier, dans l’accomplissement de leurs tâches d’achats et d’acheminement de biens et services au bénéfice des enfants. Rôles du Supply & Logistics Les rôles de cette section s’articulent autour de la réponse aux besoins exprimés soit par les Programmes soit par les Opérations à travers :  La consultation et la sélection des fournisseurs ;  La négociation des conditions d'achats (prix, conditions de paiement...).  Le lancement des commandes,  Le suivi des livraisons,  La gestion du Magasin de stockage  Le transport des articles. Ainsi pour comprendre, les besoins sont toujours exprimés par les Programmes et/ou les Operations et leurs traitements sont finalisés par la section Supply & Logistics.
  11. 11. Page 11 of 25 II. LES PROGRAMMES ET LEUR COLLABORATION AVEC LA SECTION SUPPLY & LOGISTICS L’Unicef intervient dans le domaine humanitaire à travers ces différents programmes à savoir : - La Survie de l’Enfant, ayant sous sa coupole le WASH, la Nutrition et la Santé ; - L’Education ; - La Protection ; - La Communication (interne et externe) ; - La Politique Sociale ; - Les Urgences. L’essentiel de la collaboration de ces programmes avec le Supply & Logistics s’articule autour de la demande de satisfaction de leurs besoins d’approvisionnement. L’approvisionnement et l’achat sont deux fonctions différentes et n'ont souvent pas été dissociées selon les Organisations et/ou Entreprises, car elles travaillent conjointement non seulement dans l’acquisition des biens et services mais aussi dans l'évaluation des fournisseurs, le traitement des litiges ainsi que sur la définition des conditions de mises à disposition des produits (taille, lot, délai de livraison...). A cet effet, l’approvisionnement est du ressort des Programmes qui, sans être trop critique, connaissent leurs besoins et savent les exprimer d’une manière satisfaisante. Et pour ce faire, les Programmes doivent mettre l’accent sur certains rôles faisant partie de leurs fonctions vis-à-vis du Supply & Logistics. Ces tâches sont : - L’élaboration, si possible, d’un plan d’approvisionnement annuel ; - L’estimation de la quantité à commander et de la date de livraison ; - La mobilisation des ressources ou l’élaboration de budgets pour les achats ; - L’autorisation d’achat ; - Le suivi des livraisons chez le bénéficiaire ; - La gestion des stocks. Ces tâches susmentionnées, constituent les principales responsabilités des Programmes en matière de collaboration avec la section Supply & Logistics.
  12. 12. Page 12 of 25 III. DEROULEMENT DU STAGE 3.1 Les différents types d’achat d’Unicef : L’approvisionnement au sein de l’Unicef est réalisé avec le concours de la section Supply & Logistics. L’acquisition de tous biens et services respecte certaines règles et chaque article est catégorisé par valeur et par nature (Cf. Supply Manual). Notons qu’il existe deux types d’achat de biens et de services à l’Unicef qui sont entre autres : - Les achats des programmes (programme Supply) divisés en deux groupes à savoir : les achats internationaux (offshore) et les achats locaux. - Les assets. 3.1.1 Les achats des Programmes : Il faut savoir qu’en parlant d’achats des Programmes, il s’agit de tout achat entrant dans le cadre d’un Program Coopération Agreement (PCA) et d’un Plan de Travail Annuel (PTA) de la section concernée. Autrement dit, tout achat appartenant au Programme et destiné aux enfants à travers leurs partenaires d’exécution sur le terrain. Exemples : les Plumpy Nut (RUTF), les kits scolaires, les travaux de construction/réhabilitation, les forages, les formations réalisées, les moyens logistiques, etc. Hormis les appels d’offres et les appels à propositions, tous les autres achats de Programme sont préalablement initiés sous forme de Sales Order (SO). Ces SO sont draftes dans le Système VISION par les Assistants de Programme suivant le Standard Operating Process (SOP). Quant aux DAO et DAP, ils sont par contre initiés au niveau du Supply en contact direct avec les fournisseurs. Le tableau suivant illustre les valeurs des achats avec leurs documents de traitement Tableau 1 : Nature des achats Valeur $ Nature des achats avec documents de traitement Achats locaux Achats offshores < 2.500 Single source Sales Orders / Direct order with LTA Copenhague 2.501-10.000 SO, Request For Quotation (RFQ) 3 factures au moins Sales Orders / Direct order with LTA Copenhague 10.000 – 30.000 SO, Request For Quotation, Request For Proposal, Invitation To Bid (RFQ, RFP, ITB) Sales Orders / Direct order with LTA Copenhague 30.000 – 100.000 Contracts Review Committee (CRC) Sales Orders / Direct order with LTA Copenhague 100.000 + SO, Invitation To Bid LPA Copenhague Sales Orders / Dire corder with LTA Copenhague
  13. 13. Page 13 of 25 Le second tableau fait la liste des documents requis pour le traitement efficace des Sales Order (SO) par le Supply. Tableau 2 : Documents de support des Sales Order (SO) Documents du SO (Supporting documents) Pour les achats locaux Pour les achats offshores - la requête du bénéficiaire - le PTA du Programme/Section - le PCA (si ONG) - le Plan de Distribution - le Supply Plan - la copie AMR si nécessaire - tout autre document de justification (mail, notes etc) - la requête du bénéficiaire - le PTA du Programme/Section - le PCA (si ONG) - le plan de Distribution - le Supply Plan - la copie AMR si nécessaire - la copie du LTA si Direct Order (DO) - tout autre document de justification (mail, notes etc) 3.1.2 Les assets (actifs Unicef) : Contrairement au Programme Supply, les Assettes sont des biens et équipements appartenant à l’Unicef soit pour sa consommation ou celle du partenaire d’une manière temporaire. Exemples : les meubles, les immeubles, les moyens logistiques, les moyens de communication, les équipements ICT, etc. Le tableau suivant exhibe les différents types d’assets classés selon la nature et la valeur. Tableau 3 : Les types d’assets Types Description matériels Exemple Tangibles Assets Ce sont des matériels utilisés par l’Unicef dont l’amortissement s’étale sur 1 an et plus et leur valeur dépassent $1500. Equipement de bureau, fournitures, moyens de locomotion, etc. Intangibles Assets Ce sont des achats qui n’occupent pas physiquement de place car ils sont intouchables, non palpables. Leurs valeurs diffèrent selon leur nature, de $1500, $5000 et $100000+ Logiciels, propriété intellectuelle, applications numériques etc. Matériels attractifs Ce sont des matériels susceptibles au vol ou à la perte. Leur valeur est comprise entre $500 et $1499. ordinateurs, les appareils photos, les téléphones portables etc.
  14. 14. Page 14 of 25 3.2 les différentes tâches effectuées lors du stage : 3.2.1 Au niveau du Supply :  La revue des Sales Orders (SO) : Les SO draftés dans VISION par les Programmes sont envoyés en copie dure au Supply pour une révision selon le SOP. Les différentes étapes à observer durant cette révision sont : A- La revue manuelle : elle consiste à vérifier les documents de support cités dans le tableau 2. B- La revue dans VISION : cette vérification s’effectue au niveau des dates (Delivery, TAFD, Issue date, price date), la description technique des items, l’estimation du fret selon le moyen de transport choisi avec le rapport poids-volume, l’incoterms choisi, l’adresse de livraison en cas de livraison directe chez le partenaire. A ce niveau, le Supply Manuel est à consulter pour les différentes dates de livraison à mettre dans le SO selon le type d’achat. (Voir tableau 4 ci-dessous) Cette étape est très importante aussi sur le point de vue budget que celui des conditions. Car elle permet de conseiller le choix du moyen de transport approprié tout en réduisant le coût. Tableau 4 : choix de TAD (Target Arrival Date) et temps de traitement Délai de livraison Achat Délai /temps de traitement  Offshore par bateau 2 mois + 1 mois pour TAFD  Offshore par air 1 mois + 1 mois pour TAFD  Local procurement (achat local)  1 semaine (demande de devis)  2 semaines (RFQ 3 factures)  3 semaines (ITB/RFP, évaluation Tech & Fin  4 semaines si soumission au CRC Apres l’autorisation du SO par le budget owner de la section au programme concerné, le Supply vérifie si c’est une commande offshore ordinaire, commande offshore avec LTA (Direct order) ou commande locale. Dans le premier cas, si l’Action office concerne le Supply Division (SD) de Copenhague, le PO est automatiquement généré et le SO est classé en attendant la livraison des articles.
  15. 15. Page 15 of 25 Dans les deux derniers cas :  Le bon de commande / Purchase Order (PO) est initié au cas où l’Action office du SO concerne le Mali ou un Direct Order avec LTA. Une fois approuvé, une copie scannée est envoyée au fournisseur dont la LTA est utilisée pour la livraison des articles.  L’achat direct (Single source) pour les achats locaux < $2,500, un seul fournisseur est contacté directement pour l’offre.  La demande de cotation (RFQ) pour les achats locaux de biens tels que les consommables bureautiques et services logistiques. Trois factures proforma sont nécessaires pour choisir le fournisseur le mieux-disant. Pour les gros travaux de BTP et de forage, le Supply doit se procurer du Local Procurement Agreement (LPA) de Copenhague, si le montant dépasse $100,000 et si le montant est compris entre $30,000 et $100,000, le dossier passe au comité de Contract Review Comittee (CRC). Ce comité étudie les documents (dossiers d’appels d’offre) relatifs à l’achat afin de s’assurer du respect des procedures à l’Unicef-Mali.  La demande de propositions (RFP) ou les invitations à soumissionner (ITB) : Tous ces documents sont draftés dans le Système VISION avec des T-Codes appropriés et en fonction du poste de travail qu’occupe l’initiateur pour leurs approbations ou autorisations par le chef de section. Outre ces différents documents, l’occasion m’a été offerte de travailler sur d’autres :  Les dossiers d’appel d’offres et d’appel à propositions Il s’agit là, des dossiers techniquement rédigés par les Spécialistes du Programme concerné et finalisés par le Supply à l’endroit des soumissionnaires aptes à réaliser l’offre. Une fois le document validé par le Programme, la publication est faite sur un site national et dans certains quotidiens nationaux. En plus, les entreprises figurant dans la base de données du Programme concerné sont invitées à retirer le dossier de soumission. Cette large diffusion a pour objet de recueillir le maximum d’offres pour un meilleur choix.  Les ouvertures publiques des dossiers d’appel d’offres
  16. 16. Page 16 of 25 Durant ce stage, j’ai participé à certaines ouvertures publiques (en présence de tous les soumissionnaires et un représentant du Programme concerné) des offres techniques et financières pour des travaux de BTP et pour la fourniture d’autres biens et d’équipement pour les Programmes. Il faut noter que l’ouverture des offres techniques précède celle des offres financières. Seuls les trois meilleurs soumissionnaires dont les offres techniques ayant obtenu un total pondéré de 70 points suite à l’évaluation par le Programme concerné, seront invités pour l’ouverture financière de leurs offres. Quant à l’ouverture financière qui est aussi publique, les soumissionnaires ayant été techniquement retenus doivent valider 30 points ou plus avec leurs offres financières. Ensuite, à l’aide d’un tableau comparatif des prix, le premier ou le mieux disant est finalement retenu pour la réalisation de l’offre, cela, toujours avec l’avis du Programme concerné. 3.2.2 Au niveau de la Logistique : La Logistique est l’équipe qui coordonne avec les Programmes, la gestion de leurs stocks ainsi que d’autres biens de l’Unicef. Elle assure aussi la livraison des articles aux différents partenaires des Programmes sur toute l’étendue du territoire national. Ainsi, pour une bonne gestion de ces stocks, le magasin de l’Unicef a des règles à faire respecter par les Programme telles que : 1- Tout achat local doit être livré directement au partenaire, seuls certains achats Offshore sont à stocker, (pour raison de diminution des coûts de stockage) 2- Toute livraison dans les régions du Mali se fait sur base de contrat de transport en charge du Programme concerné, car les camions de l’Unicef ne peuvent pas à eux seuls effectuer au moment opportun toutes les livraisons sollicitées. Donc, c’est ce qui explique l’établissement des contrats de transport avec des compagnies privées. (pour raison de gestion de temps de livraison) Just in time.  Le stockage des articles Théoriquement, l’Unicef dispose d’un seul magasin divisé en quatre. Le stockage des articles est effectué suivant une structure de lot (batch) et de la nature des articles dans les différentes rangées numérotées (suivant un ordre alpha-numerique). Ce système de rangement du stock est pratiquement fiable pour le picking car il évite l’erreur de se tromper sur l’article à faire sortir.  La distribution des articles Les besoins sont exprimés par les programmes à travers des Release Order (RO) pour la sortie des items suivant un plan de distribution.
  17. 17. Page 17 of 25 Cependant, il faut rappeler que les RO sont toujours liés aux SO qui ont servi d’’acheter les articles concernés. A la réception des RO, la Logistique fait un premier travail qu’est le Picking. Cette tâche consiste à tagger les items dans VISION, ensuite les sélectionner physiquement dans le magasin pour la sortie. Après, le waybill est établit pour la livraison. Les 2 figures suivantes illustrent le processus de sortie et de livraison des articles. Figure 1 : Processus de sortie et livraison des articles avec contrat de transport Figure 2 : Processus de sortie et livraison des articles sans contrat de transport  Le Waybill C’est le document de sortie des articles établit par la Logistique d’Unicef contenant la description des articles, la quantité, le destinataire. Au départ, c’est-à-dire a la sortie des articles, le Waybill doit être signe par quatre personnes a savoir : 1- Le Logisticien Unicef, 2- Le représentant de SDV/Bolloré qui autorise toute sortie d’article, 3- Le transporteur, 4- Le récipiendaire, qui signe en dernier lieu à la réception effective des articles. Après réception des articles, le Waybill est retourné pour archivage au niveau du Logisticien Unicef dont une copie scannée est envoyée au Programme concerne pour information.  Transport/Livraison Le transport des articles de Programmes est assure par les transporteurs prives sélectionnés par appels d’offres. Release Order & draft contract (Programme) VISION Picking (Logistics) Waybill (Logistics) Picking & Loading in truck (WH officer) Delivery to partner by private transporters Release Order (Programme) VISION Picking (Logistics) Waybill (Logistics) Delivery to partner : -in Unicef Warehouse -by Unicef truck Picking & Loading in truck (WH officer)
  18. 18. Page 18 of 25 Le délai de livraison entre l’édition des RO et la réception finale par le destinataire est estimé à 05 jours ouvrables. En ce qui concerne les partenaires qui souhaitent enlever directement dans le magasin d’Unicef, le délai n’est que 3 jours ouvrables.  La réception des articles La réception des articles est certifiée par le partenaire destinataire avec la signature du Waybill tout en contrôlant la quantité, l’état des articles et la conformité par rapport à la demande faite. En cas de non-conformité des articles livrés (soit la quantité ou l’état), cela est signalé sur le Waybill par le destinataire. Et dans de pareils cas, la Logistique ainsi que le Programme concerné, sont invités à prendre des mesures correctives.
  19. 19. Page 19 of 25 DEUXIEME PARTIE
  20. 20. Page 20 of 25 IV. CONSTATS/CRITIQUE DE L’EXISTANT Tout au long de ce stage, j’ai été impressionne par l’attitude professionnelle du staff Supply & Logistics face aux multiples sollicitations des Programmes. Pour corroborer cette affirmation, il convient de rappeler qu’il existe en place, un mécanisme de travail rendant ainsi la collaboration Supply/Programmes franche et acceptable. Cela dit, il n’en demeure pas moins que des difficultés ou des problèmes non négligeables existent. Ce stage pratique m’a permis de percevoir certains problèmes dans la gestion des dossiers des Programmes par cette dynamique équipe. 4.1 Au niveau du Supply :  Sur les Sales Order (SO) Le traitement de certains SO se heurte très souvent à une lourde lenteur provoquée par soit : - Des dossiers ou documents de support incomplets, - Des informations manquantes ou mal enregistrées dans le système VISION, - Des imprécisions ou manques de détails relatifs à certains articles, etc., - De l’utilisation de plusieurs LTA dans un seul SO. Il en résulte ainsi, que cette lenteur dans le traitement des SO prend souvent naissance au niveau des Programmes, lors de leurs initiations. Cela peut être due par la non- maîtrise des règles du SOP ou par manque de formation des initiateurs sur le système VISION.  Sur les bons de commandes Pour les bons de commandes relatifs aux achats locaux, la majeure difficulté s’articule autour de l’approbation du document dans le VISION qui souvent enregistre une lenteur si la personne habilitée n’est pas disponible. Par ailleurs, l’initiation des bons de commandes des achats internationaux (Offshore), est très souvent ralenti et avec des coûts supplémentaires suite aux différents codes de LTA utilisés dans le SO.
  21. 21. Page 21 of 25  Sur les dossiers d’appel d’offres A ce niveau, tout comme les SO, ces dossiers aussi trainent souvent suite aux multiples changements dans la description technique de l’offre. Ce qui engendre souvent le changement de date d’ouverture ou la relance du dossier. Inévitablement, la réalisation proprement dite connaîtra du coup un changement de délai de livraison. Par ailleurs, la tolérance de ces changements est assez acceptable si c’est un dossier d’appel à proposition, la tâche appartient au soumissionnaire de faire un descriptif de la réalisation technique et financière de l’offre.  A l’ouverture des offres Il est souvent enregistre des dossiers non conformes ; soit l’enveloppe est mal faite, soit le dossier est incomplet. Ce qui disqualifie le soumissionnaire. Cet état de fait peut avoir comme conséquence, la réception d’un nombre assez restreint de dossiers conformes. C’est pourquoi, le risque de se retrouver avec des dossiers conformes mais techniquement invalides n’est pas écarté. A cet effet, la décision de relancer l’appel d’offres s’impose sans compter les coûts de publications et le temps perdu pour le traitement des précédents dossiers reçus. 4.2 Au niveau de la Logistique Les problèmes suivants sont rencontrés : - le retour des RO dans les Programmes pour réinitialisation par faute de mauvais numéro de SO choisi pour le picking, - des articles de Programmes achetés en DDEL se retrouvent stockés et d’autres oubliés dans le magasin, - incohérence du stock physique et celui du système VISION. A ce niveau, le nettoyage est nécessaire. - le délai court de demande de sortie d’articles qui nécessite souvent des contrats de transports dont l’initiation peut prendre du temps.
  22. 22. Page 22 of 25 TROISIEME PARTIE
  23. 23. Page 23 of 25 V. RECOMMANDATIONS/SUGGESTIONS Suite à certaines lacunes constatées lors du stage, il m’a paru nécessaire de formuler des suggestions et/ou recommandations en vue d’y remédier. 5.1 A l’adresse de la section Supply & Logistics :  Au Supply 1- Donner aux Assistants Programmes, le maximum d’information sur les techniques d’initiation de SO quand bien même le temps fait défaut ; 2- Inviter les Assistants Programme à consulter le SOP et le SM (Supply Manual) ; 3- Informer le staff, surtout les Assistants Programme, des différentes mises à jour des bases de données et des différents documents tels que le SM, le SOP, etc. ; 4- Vérifier suffisamment tous les dossiers d’appel d’offre émanant des Programmes pour éviter les pertes de temps dans les multiples changements ; 5- Donner le maximum de précisions dans les dossiers d’appels d’offres pour éviter de recevoir des offres invalides ; 6- Hormis les achats offshores, les achats locaux peuvent être négociés afin de faire une petite économie sur le budget ; 7- Le Supply Plan étant un document très important dans la gestion des approvisionnements, sa fiabilité mérite d’être renforcée par le Management à travers la section Supply & Logistics.  A la Logistique 1. Donner aux Assistants Programmes, le maximum d’information sur les techniques d’initiation de RO pour éviter les retours de documents qui sont couteux en temps et en efforts à tous les niveaux ; 2. Renforcer la responsabilité des transporteurs sur l’état des intrants chargés jusqu‘à la livraison ; 3. Etablir un état de rapprochement fiable du stock théorique (VISION) et le stock physique du magasin ; 4. Lors de la transmission des factures, surtout de transport, joindre toujours une copie signée du tableau de couts et une copie du contrat pour règlement/paiement.
  24. 24. Page 24 of 25 5.2 A l’adresse des Programmes : Aux Assistants de Programme : 1- Consulter et respecter le SOP et le SM à chaque initiation des documents d’achats, d’approvisionnement et d’acheminement de biens et services ; 2- S’assurer que les dossiers de supports sont au complet avant leur transmission au Supply & Logistics (cf. tableau 2 et 4) ; 3- Pour les SO avec LTA, l’idéal serait d’utiliser une seule LTA pour le SO. Si tel n’est pas le cas, il faudra faire un bon de commande pour chaque LTA utilisée, ce qui pourrait engendrer plus de temps et surtout de coût en fret. Alors que si la LTA est unique, le bon de commande pourra bénéficier des réductions (2% ou 3%) selon le montant de la commande ; 4- Utiliser les Template des transporteurs tel que DHL pour l’estimation des frets lors de l’initiation des SO. Ces Template sont téléchargeables sur la page de Supply Catalogues ; 5- Eviter d’utiliser plusieurs sources d’imputations (Grant & WBS) dans un seul SO ; 6- Observer la méthode FIFO (First In, First Out) lors de la sortie des articles, afin d’éviter l’avarie de certains produits avant consommation. Le respect de ces suggestions/recommandations permettra inéluctablement d’éviter des pertes de temps inutiles et favorisera un meilleur traitement des dossiers. Aux Programmes Managers/Specialists/Officers : 1- Afin d’éviter le retard dans la livraison des articles aux partenaires, il est nécessaire que les plans de distribution trimestrielle soient disponibles à temps pour permettre à la Logistique d’établir les tableaux des coûts de transport servant à initier les contrats. Car suivant le SOP, aucune livraison ne doit se faire sans contrat, et par faute de contrat de transport, certains articles pourraient parvenir aux destinataires soit en retard ou en mauvais état. Cette situation aura inévitablement des incidences sur les activités des partenaires. 2- Les Programmes ont le devoir et la responsabilité de visiter de temps en temps le magasin pour voir l’état de leurs stocks et prendre des décisions idoines. Cela dans le but d’éviter les « oublis de stocks » qui, à long terme, engendrent des dépenses supplémentaires de stockage et voire des péremptions d’articles. 3- Les Programmes ont aussi le devoir de suivi des articles livrés aux partenaires afin de s’assurer de leurs bonnes utilisations pour les résultats escomptés. Il est à rappeler à cet effet, que le rôle du Supply se limite à la livraison des articles.
  25. 25. Page 25 of 25 VI. CONCLUSION Ce stage m’a permis de constater, d’une part le défi auquel la section Supply fait face suite au traitement des différents dossiers des Programmes et d’autre part, les exigences de cette section envers les Programmes en matière de demandes d’approvisionnement. Dans un premier temps, il s’avère que la majeure partie des problèmes naissent au niveau des Programmes lors de l’initiation des documents d’approvisionnements et d’acheminements des articles aux partenaires. Ensuite, dans un second temps, les Programmes ont du mal à appliquer strictement le SOP du Supply. En toute impartialité, les recommandations formulées dans ce rapport pourront contribuer à atténuer, voire à remédier aux obstacles à tous les niveaux.

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