appel d'offre

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  1. 1. http://marchespublics.wallonie.be Les marchés publics ? En quelques clics ! HTTP://MARCHESPUBLICS.WALLONIE.BE HTTP://MARCHESPUBLICS.CFWB.BE
  2. 2. Appel d’offres restreint Publicité belge Texte du Volet 2 Ref Guide des marchés publics
  3. 3. Texte du Volet 2 Table des matières 1. Valider le lancement du marché 1 2. Préparer les documents du marché 2 2.1 Rédaction d’un avis de pré information 2 2.2 Rédaction d’un avis de marché 3 2.3 Préparation du cahier spécial des charges et validité du cahier général des charges 4 2.3.1 Qu’est-ce que le cahier spécial des charges ? 4 2.3.2 Que contient-il ? 4 2.3.3 Quel est son champ d’application ? 5 2.3.4 Où trouver des modèles de cahier spécial des charges ? 6 2.3.5 A propos du cahier général des charges 6 2.4 Accord de l’IF Erreur ! Signet non défini. 2.5 Accord du pouvoir compétent 9 3. Diffuser les documents du marché (publicité du marché) 10 4. Réceptionner les demandes de participation 11 5. Effectuer la sélection qualitative 11 5.1 Les conditions d’exclusion 11 5.2 La capacité financière et économique 12 5.3 La capacité technique 12 5.4 Que faire en cas de candidature incomplète ? (Source : direction de l’assistance juridique du MET) 12 6. Réceptionner les offres 14 6.1 La séance d’ouverture des offres 14 6.2 Les modèles de documents 14 7. Analyser les offres 15 7.1 Vérifier la régularité des offres et des prix 15 7.2 Examiner les offres au regard des critères d’attribution 15 7.3 A propos d’une négociation avec les candidats 16 7.4 Attribuer le marché 16 8. Notifier le marché 17 8.1 Comment notifier le marché ? 17 8.2 Que faire en cas de dépassement du délai de validité des offres ? 17 9. Informer les soumissionnaires 18
  4. 4. Appel d’offres restreint à publicité belge 1 1. Valider le lancement du marché La décision de lancer le marché ne se prend pas à la légère. Il convient de prendre ses précautions avant même d’engager toute procédure : 1. vérifier qu’un cadre budgétaire existe pour ce marché 2. s’assurer que le marché ait été accepté quand à son principe (c'est-à-dire qu’il y ait accord sur la dépense). 3. s’y prendre suffisamment à l’avance pour respecter toutes les étapes de la procédure, et notamment les délais de publicité du marché (il est conseillé de prévoir 3-4 mois pour un marché avec publicité belge, et 6 mois pour un marché avec publicité européenne). La validation du marché par le pouvoir compétent peut être facilitée par l’utilisation d’une fiche synthétique de présentation et de validation du marché. Concrètement, il s’agit de télécharger et de compléter le modèle de fiche de validation du marché, puis de le transmettre pour signature à la personne représentant le niveau de délégation compétent pour ce marché. Cas particuliers : 1) MCF Dans le cas où votre marché est de nature à influencer directement ou indirectement les recettes du Ministère, ou à entraîner des dépenses nouvelles, vous devez demander l’accord préalable du Ministre qui a le budget dans ses attributions. 2) MRW et MET En ce qui concerne les propositions de décisions relatives aux marchés publics soumis à l’accord du Gouvernement wallon, vous devez demander l’accord préalable du Ministre qui a le budget dans ses attributions.
  5. 5. Appel d’offres restreint à publicité belge 2 2. Préparer les documents du marché 2.1 Rédaction d’un avis de pré information L'avis de pré-information vise à informer le plus tôt possible les entreprises en leur faisant connaître les caractéristiques essentielles du marché que vous vous apprêtez à lancer. Il est destiné à susciter l’intérêt des fournisseurs potentiels et de les mettre sur un même pied d’égalité. Il peut être publié dès que la personne responsable du marché le juge utile. La publication d’un avis de pré information n’est pas obligatoire. Néanmoins, elle donne droit au raccourcissement des délais de publicité du marché, tel que précisé dans le tableau qui suit : Nbre de jours à compter de l’envoi de l’avis de marché Candidatures Offres Délai ordinaire 15 jours 15 jours Procédure d’urgence 10 jours 10 jours La rédaction de l’avis de pré information s’effectue à partir d’un modèle type. Il est valable un an à compter de sa publication.
  6. 6. Appel d’offres restreint à publicité belge 3 2.2 Rédaction d’un avis de marché L’avis de marché assure la publicité du marché. Si vous travaillez pour le MRW, le MET ou Easi-Wall, vous devez utiliser pour le concevoir la plateforme d’Informatisation des Avis de Marché (IAM) accessible depuis le lien suivant : http://avis- marches.pouvoirslocaux.wallonie.be/iampl/jsp/ Si vous travaillez pour le Ministère de la Communauté française ou l’ETNIC, vous avez la possibilité de remplir l’avis de marché en utilisant le lien suivant : http://publicationsonline.be. Le délai minimal à prévoir pour la réception des demandes de participation est de 15 jours après envoi de l’avis de marché, et de nouveau de 15 jours pour la réception des offres. Votre avis doit être publié au Bulletin des Adjudications.
  7. 7. Appel d’offres restreint à publicité belge 4 2.3 Préparation du cahier spécial des charges et validité du cahier général des charges En préalable, il convient d’éviter toute confusion entre le cahier spécial des charges (CSC) et le cahier général des charges (CGC). Voici ce qui les distingue : - le cahier spécial des charges est le document dans lequel vous décrivez la commande que vous souhaitez conclure et les conditions du marché. Vous aurez à le rédiger en grande partie, en vous aidant des modèles existants. - le cahier général des charges contient les clauses contractuelles générales des marchés. Nous pouvons le comparer à des conditions générales de vente, telles que vous en trouverez au dos de vos factures d’électricité ou de téléphonie par exemple. Vous n’avez pas à le rédiger mais vous devez mentionner dans le CSC s’il s’applique totalement ou partiellement (voir points « A propos du cahier général des charges » plus loin). 2.3.1 Qu’est-ce que le cahier spécial des charges ? Le cahier spécial des charges est le document dans lequel vous décrivez la commande que vous souhaitez conclure et les conditions du marché. En ce qui concerne les clauses contractuelles, la portée essentielle du cahier spécial des charges est : de compléter le cahier général des charges en ce qui concerne les clauses contractuelles et de prévoir les dérogations éventuelles à ce cahier des charges, dans la mesure où elles sont autorisées; de décrire les clauses techniques du marché, ou tout au moins de se référer à celles figurant dans d'autres documents (cahiers-type, normes, circulaires ministérielles, par exemple). C’est sur la base du cahier spécial des charges que l’offre doit être établie. Il importe donc que ce document soit précis, de manière qu’il soit possible de déposer des offres valables. 2.3.2 Que contient-il ? Le cahier spécial des charges est généralement composé de deux parties : - la première partie porte sur les clauses administratives applicables au marché - la seconde partie comporte les clauses techniques du marché considéré Le cahier spécial des charges peut en outre faire référence à des plans et documents qui sont, par cette référence, rendus applicables au marché. Le cahier spécial des charges n’est pas astreint à revêtir une structure particulière, aux termes de la législation sur les marchés publics du moins. Il faut alors réfléchir, au cas par cas, sur son contenu précis et sur sa structure. 1) MENTIONS OBLIGATOIRES : L'article 2 de l'arrêté royal du 26 septembre 1996 précise que le cahier spécial des charges indique nécessairement : le pouvoir adjudicateur; l'objet du marché, c'est-à-dire, marché de travaux, de fournitures ou de services, avec mention soit de la nature des travaux et de
  8. 8. Appel d’offres restreint à publicité belge 5 l'endroit où ils doivent être exécutés, soit du type et de l'importance des fournitures, soit du genre de prestations à accomplir; le mode de passation du marché (adjudication, appel d’offres ou procédure négociée); le mode de détermination des prix, c'est-à-dire marché à prix global, marché à bordereau de prix, ou marché mixte; le cas échéant, dans les cas où la loi autorise la conclusion du marché sans fixation forfaitaire des prix, le cahier spécial des charges précise s'il s'agit d'un marché à remboursement ou d'un marché à prix provisoires d'abord, à prix forfaitaires ensuite lorsque les conditions d'exécution sont bien connues, ou encore d'un marché en partie à remboursement, en partie à prix forfaitaires; l’adresse à laquelle les offres doivent être envoyées ou remises ; en cas de dérogation au cahier général des charges, la liste des articles auxquels il est dérogé et le cas échéant la motivation formelle requise. 2) MENTIONS FACULTATIVES : Le cahier spécial des charges indique en outre, le cas échéant, les mentions suivantes : les lieu, jour et heure de l'ouverture des offres : cette indication est essentielle, sauf en cas de procédure négociée; la référence aux descriptions et aux plans, ainsi qu'à tous autres documents rendus applicables à l'entreprise tels que cahiers-type, normes ou spécifications techniques diverses; les délais d'exécution (s’ils constituent un critère d’attribution); les modalités de paiement (en une fois après exécution complète, ou par acomptes) et de révision des prix, ainsi que l’autorité responsable du paiement et les modalités d'octroi éventuel d'avances à l’adjudicataire ; les dérogations éventuelles au cahier général des charges, compte tenu des exigences particulières du marché considéré; la désignation de l'objet des variantes éventuellement imposées ou autorisées et la description précise de leur nature et de leur portée ; s'il s'agit d'un marché de travaux, l'agréation et l'enregistrement requis; les prescriptions éventuelles en matière de vérification des prix offerts ; en cas d'appel d'offres, les critères d'attribution du marché, si possible dans l'ordre décroissant de l'importance qui leur est attribuée, ainsi que les exigences requises pour la présentation des variantes libres et éventuellement l'interdiction d’en présenter ; 3) LE METRE RECAPITULATIF ET L’INVENTAIRE POUR LES MARCHES DE TRAVAUX Il s’agit d’un tableau joint au cahier spécial des charges condensant les prestations d'une entreprise de travaux en postes différents avec indication de la quantité totale de chacun d'eux ; ce document prend le nom d'inventaire lorsqu'il s'agit d'un marché de fournitures ou de services. 4) LE MODELE D’OFFRE Vous pouvez joindre au cahier spécial des charges un modèle d’offre si vous avez pris la peine d’en établir un. 2.3.3 Quel est son champ d’application ? L’établissement d’un cahier spécial des charges complet est requis dès que le montant estimé du marché atteint 22.000 euros, dans la mesure où les
  9. 9. Appel d’offres restreint à publicité belge 6 conditions d’exécution doivent s’inscrire dans le cadre du cahier général des charges. En deçà du montant précité, vous avez la faculté de recourir à d’autres documents pour constater le marché, ainsi qu’en témoigne l’article 122 de l’arrêté royal du 8 janvier 1996, qu’il s’agisse d’un contrat signé entre parties ou d’un échange de correspondance débouchant sur la notification d’un bon de commande à une entreprise. Ces documents doivent être établis en tenant compte de l’application de plein droit au marché de plusieurs articles du cahier général des charges. 2.3.4 Où trouver des modèles de cahier spécial des charges ? Accédez à un modèle de CSC pour un marché de travaux par adjudication : http://www.wallonie.be/fr/themes/marches-publics/modeles-de-documents- administratifs/index.html#N1045C Accédez aux modèles de CSC pour les marchés en procédure négociée sans publicité : http://www.wallonie.be/fr/themes/marches-publics/modeles-de- documents-administratifs/index.html#N1045C Si vous travaillez pour le MET ou le MRW, téléchargez le CSC de type RW99 : http://qc.met.wallonie.be/fr/cahier/frame.jsp?cscmod.html 2.3.5 A propos du cahier général des charges Qu’est-ce que le cahier général des charges ? Le cahier général des charges contient les clauses contractuelles générales des marchés, c'est-à-dire les clauses qui déterminent sur le plan juridique la nature, la portée et l'étendue des engagements réciproques du pouvoir adjudicateur et de l'adjudicataire pour l'exécution de l'ensemble des marchés publics de travaux, de fournitures et de services. Etant donné que, sous des conditions plus ou moins strictes selon le cas, il est envisageable d’y apporter des dérogations, ces clauses sont dites contractuelles par opposition aux dispositions réglementaires contenues dans les différents arrêtés royaux qui intéressent les marchés publics. En quoi diffère-t-il du cahier spécial des charges ? Le contenu du cahier général des charges porte essentiellement sur les clauses administratives, les clauses techniques étant elles décrites dans les cahiers spéciaux des charges. A cet égard, les clauses administratives peuvent être définies comme celles qui ont pour objet de déterminer le cadre général de l’exécution du marché (par exemple, en matière de délai ou de paiements), tandis que les clauses techniques vont s’attacher à décrire de manière précise l’objet du marché et la prestation à réaliser, ainsi que ses caractéristiques. Que contient-il ? 1. Figurent tout d'abord dans le cahier général des charges les clauses qui sont communes à tous les marchés, qu'il s'agisse de travaux, de fournitures ou de services. Ces clauses sont détaillées dans le chapitre I du cahier général des charges qui s'étend des articles 1 à 23. 2. Le cahier général des charges contient en outre, dans un second chapitre, des clauses générales propres aux différentes catégories de
  10. 10. Appel d’offres restreint à publicité belge 7 marchés de travaux (articles 24 à 48), de fournitures (articles 49 à 66) et de services (articles 67 à 75). Quel est son champ d’application ? Pour les marchés inférieurs à 5.500 euros Pour les marchés dont le montant n'excède pas 5.500 EUR hors T.V.A., le cahier général des charges n'est pas applicable. S’il vous l’estimez opportun, vous pouvez néanmoins rendre tout ou partie du cahier général des charges applicable à ces marchés. Pour les marchés compris entre 5.500 et 22.000 euros Pour les marchés dont le montant (hors TVA) est inférieur à 22.000 EUR, mais supérieur à 5.500 EUR (hors TVA), il existe deux possibilités : - ou bien vous rendez le cahier général des charges intégralement applicable par l'insertion d'une clause dans le cahier spécial des charges; - ou bien aucune référence n’est faite au cahier général des charges dans les documents du marché et, dans cette hypothèse, celui-ci n'est pas applicable au marché, sauf onze de ses articles jugés essentiels. Pour les marchés > 22.000 euros Il régit obligatoirement tous les marchés dont le montant estimé (hors TVA) atteint 22.000 EUR Pour ces marchés, il n'est donc pas nécessaire que le cahier spécial des charges se réfère au cahier général des charges pour que ce dernier soit applicable. Il s'agit : pour l’ensemble des marchés de travaux, de fournitures et de services : - de l’article 10, §2, qui traite de l’exclusion des tiers au marché ; - de l’article 15, qui traite des paiements du marché ; - de l’article 16, qui traite des réclamations et requêtes en rapport avec les incidents d’exécution du marché ; - de l’article 17, qui traite de la remise des amendes pour retard d’exécution ; - de l’article 18, qui traite des délais relatifs aux actions judiciaires à introduire par un adjudicataire ; - de l’article 20, qui détermine le régime général des sanctions applicables aux manquements de l’adjudicataire ; - de l’article 21, qui traite de la résiliation du marché ; - de l’article 22, qui traite des sanctions en matière d’entente ; pour les seuls marchés de travaux : - de l’article 30, §2, qui traite des précautions à observer par l’entrepreneur vis-à-vis des constructions et ouvrages existants ainsi que des propriétés voisines des travaux ; - de l’article 36, qui traite des salaires et conditions générales de travail du personnel de chantier de l’entrepreneur ; - de l’article 41, qui traite de l’étendue de la responsabilité de l’entrepreneur Peut-on déroger au cahier général des charges ? Les dérogations au cahier général des charges sont possibles, mais uniquement dans la mesure ou elles sont rendues indispensables par les exigences particulières du marché considéré. Les dérogations doivent alors être indiquées en tête du cahier spécial des charges. Elles doivent, en outre,
  11. 11. Appel d’offres restreint à publicité belge 8 faire l’objet d’une motivation formelle dans le cahier spécial des charges, lorsqu’elles portent sur une des dispositions énumérées à l’article 3, § 1er de l’arrêté royal du 26 septembre 1993. 2.4 Accord de l’Inspecteur des Finances (si requis) Si vous travaillez pour la Région wallonne ou que votre administration y est rattachée, les inspecteurs des finances compétents pour votre marché sont les suivants : Michel BARBEAUX, Inspecteur général des finances Tél. : 081/32.19.59 E-mail : m.barbeaux@mrw.wallonie.be Secrétaire : Martine TILMANT-PETITJEAN : Tél. : 081/32.19.54 Serge BAWIN, Inspecteur général des finances Tél. : 081/32.19.58 E-mail : s.bawin@mrw.wallonie.be Secrétaires : Sonia BONNET : Tél. : 081/32.19.56 Jocelyne MAGIS : Tél. : 081/32.19.61 Yves CENNÉ, Inspecteur des finances Tél. : 081/32.19.52 GSM : 0476/90.76.46 E-mail : y.cenne@mrw.wallonie.be Secrétaire : Marcelle WARICHET : Tél. : 081/32.19.53 Gilbert DRUART, Inspecteur général des finances Tél. : 081/32.19.57 E-mail : g.druart@mrw.wallonie.be Secrétaire : Martine GEUNS - VAN WINCKEL : Tél. : 081/32.19.55 Marianne ZEEGERS, Inspecteur général des finances (partim, aussi accréditée à la Communauté française) Tél. : 02/413.32.03 Fax : 02/413.30.13 E-mail : Pascale.Moucheron@cfwb.be adresse : boulevard Léopold II, 44 1080 BRUXELLES Secrétaire : Pascale MOUCHERON : Tél. : 02/413.32.04 Si vous travaillez pour la Communauté française ou que votre administration y est rattachée, les inspecteurs des finances compétents pour votre marché sont les suivants : Marianne ZEEGERS, Inspecteur général des Finances Boulevard Léopold II, 44 à 1080 Bruxelles. Tel. 02/413.32.03 Fax02/413.30.13. Jean-Marie LAMBERMONT, Inspecteur général des Finances Boulevard du jardin Botanique, 20-22 1000 BRUXELLES Tél.02/690.80.15 Fax.02/600.02.32 Jean-Michel BOELPAPE, Inspecteur des Finances, Boulevard du jardin Botanique, 20-22
  12. 12. Appel d’offres restreint à publicité belge 9 1000 BRUXELLES Tél.02/690.80.16 Fax.02/600.02.32 2.5 Accord du pouvoir compétent Il s’agit d’obtenir la signature de l’autorité habilitée à passer le marché. Ceci implique la transmission des pièces utiles ainsi que la rédaction d’une note d’accompagnement explicative. Vous devez suivre les procédures administratives internes en vigueur dans votre administration pour mener à bien cette étape.
  13. 13. Appel d’offres restreint à publicité belge 10 3. Diffuser les documents du marché (publicité du marché) Dans le cas d’un marché en procédure restreinte, la publication des documents du marché se fait en deux temps : 1. vous publiez un avis de marché, invitant les candidats à vous renvoyer une demande de participation 2. vous envoyez une invitation à soumissionner aux seuls entrepreneurs que vous décidez de consulter à l’issue d’une phase de sélection. Les modalités de sélection des candidats sont détaillées dans les pages suivantes. Publication au Bulletin des Adjudications Depuis le 1er février 2006, le Bulletin des Adjudications (BDA) paraît chaque jour ouvrable. La publication au BDA est gratuite, pour autant que la transmission de l’avis réponde à un certain nombre de conditions, tout spécialement l’utilisation d’un formulaire en ligne transmis selon les modalités déterminées par l’autorité fédérale. En cas d’envoi de l’avis sous une autre forme (texte sur papier, disquette, CD Rom ou autre support digital, e-mail), la publication vous sera facturée au tarif de 1,50 EUR hors TVA par ligne publiée. Publicité complémentaire En sus de l'insertion obligatoire dans le BDA, vous pouvez discrétionnairement décider de recourir à d'autres genres de publicité. Le procédé le plus fréquent est la publication de l'avis dans la presse professionnelle ou spécialisée. La publication sur un site internet géré par l’administration se développe également. Dans les secteurs économiques où les commandes publiques ne représentent qu'une faible part du chiffre d'affaires, et où peu d'entreprises suivent avec attention le Bulletin des Adjudications, le recours à la presse professionnelle ou spécialisée sera souvent indispensable pour assurer une réelle publicité.
  14. 14. Appel d’offres restreint à publicité belge 11 4. Réceptionner les demandes de participation En principe, les candidatures arrivées tardivement ne peuvent être prises en considération, sous peine de ne pas respecter le principe d’égalité de traitement des soumissionnaires. En matière de remise de candidatures, vous pouvez néanmoins faire preuve d’une plus grande souplesse qu’en matière de remise d’offres. En effet, à ce stade, il s’agit simplement, pour les entreprises intéressées, de démontrer qu’elles satisfont à certaines conditions objectives que vous avez imposées. La compétition n’est pas encore véritablement engagée. Dès lors, des candidatures arrivées tardivement peuvent encore être prises en considération si, par exemple, il apparaît que la lettre de candidature accompagnée du dossier comportant les documents et renseignements nécessaires a été postée avant la date ultime de remise des candidatures, ou si cette lettre et ce dossier sont arrivés quelques jours en retard à la suite d’une erreur de bonne foi du candidat ou d’un événement indépendant de sa volonté. Il vous appartient d’apprécier au cas par cas, en veillant à respecter le principe d’égalité, c’est-à-dire en traitant de la même manière les candidats se trouvant dans une situation identique. 5. Effectuer la sélection qualitative Dans le cas de votre procédure, dite « restreinte », la sélection qualitative intervient à la réception des dossiers de candidature. Elle vous permet de sélectionner des candidats auxquels vous enverrez une invitation à soumissionner. La sélection qualitative s’effectue sur la base de critères de sélection qui ont trait à la situation personnelle ou aux capacités des fournisseurs ou des prestataires de services. Les critères de sélection des entreprises ne peuvent par voie de conséquence pas être confondus avec les critères d’attribution, qui servent à évaluer la valeur intrinsèque de la fourniture ou du service offert et à classer les offres. Ainsi, les références des entreprises ou la qualité des personnes auxquelles il sera fait appel pour l’exécution des services concernent la sélection qualitative et ne peuvent dès lors pas être utilisées comme critère d’attribution. Lors de la sélection qualitative, vous êtes amené(e) à prendre en compte, d’une part, des conditions d’exclusion des entreprises et, d’autre part, des éléments relatifs à leur capacité financière et économique et à leur capacité technique. Les documents à produire par les entreprises pour établir le respect des conditions et éléments requis sont à mentionner dans l’avis de marché. 5.1 Les conditions d’exclusion Les fournisseurs et les prestataires de services peuvent être exclus de la participation, quel que soit le stade de la procédure, en fonction de différentes situations, par exemple en cas de faillite, de délit, de faute grave dans l’exercice des activités professionnelles, d’arriérés de cotisations de sécurité sociale ou d’impôts ou encore en cas de fausses déclarations.
  15. 15. Appel d’offres restreint à publicité belge 12 C’est ainsi que le respect des obligations en matière de sécurité sociale constitue une cause d’exclusion des candidatures, de même qu’une condition de régularité des offres. Attention, il vous appartient de vous informer vous-même sur la situation des soumissionnaires lorsque ceux-ci soit ne produisent pas les documents exigés, soit lorsque ces documents n’ont pas été exigés dans l’avis de marché. 5.2 La capacité financière et économique Vous pouvez requérir des références en vue d’apprécier la solidité économique et financière des soumissionnaires, telles que des déclarations bancaires appropriées, des bilans ou des comptes annuels, voire des déclarations à propos du chiffre d’affaires des trois derniers exercices comptables. S’agissant de prestataires de services, vous pouvez également leur demander la preuve de la souscription d’une assurance couvrant leurs risques professionnels. 5.3 La capacité technique L’appréciation de la capacité technique repose sur les références que vous avez demandé aux candidats de fournir. 5.4 Que faire en cas de candidature incomplète ? (Source : direction de l’assistance juridique du MET) Une situation qui donne souvent lieu à des pratiques divergentes concerne le sort à réserver aux candidatures incomplètes. En principe, lorsqu’un candidat ou soumissionnaire a remis un dossier de sélection qualitative incomplet, vous pouvez, si les documents déjà transmis permettent d’avoir une première appréciation positive de ce candidat ou soumissionnaire, lui demander les documents manquants. Il vous appartient d’apprécier, en fonction du degré effectif de concurrence et de la nature du document manquant, tout en tenant compte des éléments déjà disponibles, s’il convient d’exclure le candidat ou le soumissionnaire ou de lui demander de compléter son dossier. Vous devez faire preuve de plus de sévérité lorsque le document manquant résulte de la seule initiative du soumissionnaire (ex : déclaration sur l’honneur) que lorsque sa production dépend d’un tiers (ex : déclaration bancaire). Il est recommandé, sauf urgence particulière à justifier dans le rapport d’analyse des candidatures ou des offres, lorsqu’un candidat ou soumissionnaire a remis un dossier incomplet ou des documents non conformes à ce qui était exigé (par exemple, une déclaration bancaire non conforme au modèle imposé), et pour autant que vous ayez une première appréciation positive de ce candidat ou soumissionnaire, d’inviter ce candidat ou soumissionnaire à compléter son dossier. Vous pouvez fonder votre première appréciation positive sur : - les documents ou renseignements déjà fournis par le candidat ou le soumissionnaire ;
  16. 16. Appel d’offres restreint à publicité belge 13 - les documents ou renseignements transmis dans le cadre d’un autre marché ; - le fait que le soumissionnaire soit agréé dans la catégorie et la classe d’agréation correspondant au marché, ce qui entraîne en principe une présomption d’aptitude financière, économique et technique à exécuter les travaux relevant de cette catégorie et de cette classe. Il vous est recommandé de ne pas vous référer de votre propre initiative à des documents ou renseignements transmis dans le cadre d’un autre marché pour combler les lacunes du dossier de sélection qualitative d’un candidat ou soumissionnaire, cela afin de ne pas renverser la charge de la preuve qui incombe aux candidats et soumissionnaires : en effet, il appartient à ceux-ci de prouver qu’ils satisfont aux exigences en matière de sélection qualitative. Il est dès lors préférable de leur réclamer les documents ou renseignements manquants. En revanche, pour fonder votre première appréciation positive comme indiqué ci-dessus, vous pouvez vous référer de votre propre initiative aux documents ou renseignements transmis dans le cadre d’un autre marché. En outre, vous pouvez prendre en considération pour la sélection qualitative des documents ou renseignements transmis dans le cadre d’un autre marché lorsque le candidat ou le soumissionnaires s’y réfère lui-même expressément dans son dossier de sélection qualitative ou dans son offre, à condition qu’il identifie clairement cet autre marché et que celui-ci relève de votre administration. Il est à noter qu’en matière de capacité financière et économique, lorsqu’un candidat ou soumissionnaire invoque, pour une raison justifiée, qu’il n’est pas en mesure de fournir les documents ou renseignements demandés, il doit être admis à prouver sa capacité économique et financière par tout autre document ou renseignement que vous jugerez approprié. Quand un candidat ou soumissionnaire n’a remis aucun des documents ou renseignements demandés et ne se réfère pas non plus aux documents ou renseignements transmis dans le cadre d’un autre marché, il y a lieu en principe de l’écarter : cette situation entraîne l’irrecevabilité de sa candidature (en procédure restreinte ou négociée avec publicité) ou de son offre (en procédure ouverte). Vous êtes tenu(e) d’informer dans les meilleurs délais les candidats non retenus de la décision qui les concerne.
  17. 17. Appel d’offres restreint à publicité belge 14 6. Réceptionner les offres Toute offre doit parvenir au président de la séance d’ouverture des offres avant qu’il ne déclare la séance ouverte. Il en résulte qu’une offre arrivée tardivement, c’est-à-dire après que la séance d’ouverture des offres ait été déclarée ouverte, doit être écartée. Toutefois, une offre arrivée tardivement est prise en considération pour autant que la double condition suivante soit respectée : - vous n’avez pas encore notifié à l’adjudicataire la décision d’attribution du marché ; - l’offre a été déposée à la poste sous pli recommandé, au plus tard le quatrième jour de calendrier précédant le jour fixé pour la réception des offres. 6.1 La séance d’ouverture des offres L’ouverture des offres se déroule aux lieu, date et heure fixés par l’avis de marché ou par le cahier spécial des charges. S’agissant de l’adjudication ou de l’appel d’offres restreint, seuls les soumissionnaires (ou leurs représentants) peuvent assister à l’ouverture. Le pouvoir adjudicateur est représenté à l’ouverture des offres par le président de séance et un assesseur. Les opérations se déroulent dans l’ordre suivant : - le président place dans un local les offres déjà reçues ; - ce local est rendu accessible au public ; - les offres nouvellement apportées par les soumissionnaires présents sont remises au président ; - le président déclare la séance ouverte ; à partir de ce moment, aucune offre ne peut plus être acceptée ; - il est procédé ensuite au dépouillement de toutes les offres recueillies ; - les offres et les documents annexes exigés sous peine de nullité sont paraphés page par page par le président ou un assesseur ; - le président proclame ensuite le nom des soumissionnaires et leur domicile. Un procès-verbal de la séance d’ouverture est rédigé. Les résultats proclamés par le président, ainsi que les incidents survenus au cours de la séance d’ouverture des offres, y sont consignés. Le procès-verbal est signé par le président, l’assesseur, ainsi que par toute personne présente qui en exprime le désir. Sur demande écrite, le soumissionnaire absent lors de la séance d’ouverture des offres doit être informé des données proclamées par le président. 6.2 Les modèles de documents Téléchargez le modèle de dépouillement des offres. Téléchargez le modèle de procès verbal de dépouillement.
  18. 18. Appel d’offres restreint à publicité belge 15 7. Analyser les offres 7.1 Vérifier la régularité des offres et des prix Pour pouvoir être prise en compte, l’offre remise par un soumissionnaire doit être conforme aux exigences du cahier spécial des charges. Les différents niveaux d’irrégularité des offres sont repris ci-dessous. a) Irrégularités substantielles et nullité absolue de l’offre Est nulle toute offre qui s’écarte des dispositions essentielles du cahier spécial des charges, telles que les prix, les délais (délai d’exécution, délai de paiement,…) ou les spécifications techniques. Sont notamment considérés comme des irrégularités substantielles : - une réserve formulée à l’égard du délai d’exécution précisé dans le cahier spécial des charges ; - l’indication d’une clause de révision des prix qui n’est pas autorisée dans le cahier spécial des charges ; - l’exigence d’acomptes non prévus ; - le refus de verser un cautionnement ; - l’indication d’une durée de validité plus courte de l’offre - le défaut de signature de l’offre par le soumissionnaire, ou chaque associé lorsque l’offre est remise en association momentanée ; - le défaut de signature de ratures ou surcharges. b) Irrégularités substantielles et nullité relative de l’offre Les offres peuvent être considérées comme irrégulières et, dès lors, comme inexistantes, si elles ne se conforment pas aux dispositions du Titre VI de l’A.R. du 8 janvier 1996, si elles contiennent des réserves ou des éléments ne correspondant pas à la réalité. Les dispositions du Titre VI, à savoir les articles 89 à 119 de l’A.R., concernent l’établissement, le dépôt et l’ouverture des offres, notamment. c) Vérification des prix anormaux Vous disposez d’une marge importante d’appréciation en vue de considérer comme éventuellement anormaux des prix unitaires ou des prix globaux de certains postes et, d’autre part, un montant global trop bas de l’offre. Si vous voulez éventuellement écarter une offre, en raison du caractère apparemment anormalement élevé ou anormalement bas des prix unitaires ou globaux, vous devez au préalable inviter le soumissionnaire en cause, par lettre recommandée, à fournir les justifications nécessaires dans un délai de douze jours de calendrier. Cette invitation peut également accorder un délai de réponse plus long. Si les justifications fournies ne sont pas satisfaisantes ou si elles ne sont pas fournies avant l’expiration du délai accordé, l’offre est obligatoirement considérée comme irrégulière. 7.2 Examiner les offres au regard des critères d’attribution L’examen des offres fait l’objet d’un rapport, lequel sert de base à l’élaboration de la décision d’attribution. Les éléments suivants sont traités dans ce rapport : - les données informatives, telles que la nature du marché, l’estimation, la procédure de passation, la date de la séance d’ouverture ; - la mention des offres déposées ;
  19. 19. Appel d’offres restreint à publicité belge 16 - en procédure ouverte, l’examen des causes d’exclusion et la sélection qualitative des soumissionnaires ; - l’examen de la régularité des offres tant sur le plan de la forme que sur celui de leur conformité technique, y compris l’évaluation du caractère apparemment anormal des prix unitaires et celle des justifications de prix éventuellement demandées ; - les corrections des erreurs de calcul et des erreurs matérielles manifestes décelées dans les offres ; - le classement des offres en fonction des critères d’attribution; - la proposition d’attribution du marché ou, le cas échéant, de renonciation à celle-ci. 7.3 A propos d’une négociation avec les candidats Toute négociation avec les candidats ou les soumissionnaires portant sur des éléments fondamentaux des marchés sont la variation est susceptible de fausser le jeu de la concurrence et notamment sur les prix est strictement interdite. Il peut y avoir cependant des discussions avec les candidats ou les soumissionnaires mais dans l’unique but de faire préciser ou compléter la teneur de leurs offres ou de vos exigences et pour autant que cette discussion n’ait pas un effet discriminatoire. 7.4 Attribuer le marché En appel d’offres, le choix de l’offre régulière la plus intéressante s’opère en fonction de plusieurs critères variables que vous avez la charge de déterminer. Dans le cas où plusieurs offres jugées les plus intéressantes sont tenues pour équivalentes tous éléments considérés, vous pouvez demander aux soumissionnaires de présenter des propositions d’amélioration de leur offre. La décision est suivie de la rédaction de la décision motivée d’attribution, document signé par le pouvoir compétent et qui sera transmis aux soumissionnaires qui n’ont pas été retenus.
  20. 20. Appel d’offres restreint à publicité belge 17 8. Notifier le marché 8.1 Comment notifier le marché ? Le marché est conclu lorsque l’approbation de son offre est notifiée au soumissionnaire choisi ; cette notification ne peut pas être affectée de la moindre réserve. Le contrat est conclu à cet instant. Cette notification est adressée par lettre recommandée à la poste, voire par télécopieur ou par tout autre moyen, pour autant que sa teneur soit confirmée dans les cinq jours par lettre recommandée. Il suffit que le dépôt du courrier au bureau postal ou l’envoi par télécopieur s’effectue dans le délai durant lequel les soumissionnaires restent engagés par leur offre. 8.2 Que faire en cas de dépassement du délai de validité des offres ? Si la notification de l’approbation n’a pas eu lieu dans le délai de maintien de l’offre, le soumissionnaire ayant remis l’offre la plus basse ou la plus intéressante selon la procédure n’est plus tenu d’exécuter le marché conformément aux conditions indiquées dans son offre. Vous devez dans ce cas demander au soumissionnaire concerné son accord écrit pour exécuter le marché sans réserve. Si vous constatez que le marché n’est pas notifié avant l’expiration du délai de validité de l’offre, vous devez demander expressément, au préalable, à tous les soumissionnaires de proroger la validité de leur offre.
  21. 21. Appel d’offres restreint à publicité belge 18 9. Informer les soumissionnaires Au plus tard au terme d’une adjudication ou d’un appel d’offres, vous devez informer les candidats et les soumissionnaires non sélectionnés à propos de leur non-sélection, de la décision de rejet de leur offre pour cause d’irrégularité ou de la non-sélection de leur offre. Il en est de même en cas de renonciation à la procédure.

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